市政工程檔案的管理策略

董永紅

摘 要： 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的市政工程建設(shè)有了很大進(jìn)展，在市政工程建設(shè)與管理過(guò)程中，做好市政工程施工期間的各類(lèi)文字資料與影像資料等的管理工作顯得尤為重要。這些檔案資料是市政工程整個(gè)建設(shè)過(guò)程中最真實(shí)、最具體的記錄，可為市政工程后續(xù)管理、維修、擴(kuò)建等提供可靠依據(jù)。因此，要提高對(duì)市政工程施工檔案管理的重視，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升其管理水平和管理質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效利用而發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞： 市政工程;施工檔案;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

【中圖分類(lèi)號(hào)】TU99 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.277

引言：市政工程檔案記錄了市政工程完整的施工過(guò)程，從工程項(xiàng)目的施工計(jì)劃、施工準(zhǔn)備一直到最后市政工程的動(dòng)工、完工等各個(gè)環(huán)節(jié)都有完整詳細(xì)的記錄。這些檔案資料對(duì)以后的城市建設(shè)工作有著非常重要的意義，因此如何有效發(fā)揮市政工程檔案的作用是當(dāng)前市政管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考的重要問(wèn)題。

1 加強(qiáng)市政設(shè)計(jì)檔案管理的重要意義

市政設(shè)計(jì)檔案的管理水平直接關(guān)系到檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。近年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展加速，因此，必須做好市政設(shè)計(jì)檔案管理工作，越來(lái)越多的市政設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的核心理念更加重視，在前進(jìn)路上要更加大膽地進(jìn)行市政設(shè)計(jì)檔案管理新模式的摸索。只有把檔案管理工作作為市政設(shè)計(jì)企業(yè)日常管理的一部分來(lái)抓，才能明確未來(lái)的前進(jìn)方向，同時(shí)對(duì)于提高市政設(shè)計(jì)企業(yè)的整體管理質(zhì)量與效率有著重要的推動(dòng)作用。

2 目前市政工程檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案不齊全，存檔質(zhì)量差

市政工程施工流程較為復(fù)雜，整個(gè)工程施工期間需要的文件資料數(shù)量較多，因此需要做好海量工程文件資料的管理，只有這樣才能為工程的順利進(jìn)行及后續(xù)管理提供依據(jù)。然而在檔案管理實(shí)踐中，相關(guān)工作人員往往將工作重點(diǎn)放在實(shí)體工程的建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量上，忽視對(duì)工程建設(shè)細(xì)節(jié)的記錄，從而導(dǎo)致工程施工檔案資料的缺失，也就無(wú)法為工程后續(xù)管理工作提供全面的資料。有些規(guī)模較小的市政工程項(xiàng)目，甚至對(duì)基本的文件資料都沒(méi)有進(jìn)行收集和歸檔，導(dǎo)致市政工程施工檔案嚴(yán)重殘缺。另外，市政工程建設(shè)期間，相關(guān)文件資料收集歸檔不及時(shí)，以及工作人員規(guī)范管理意識(shí)差、標(biāo)準(zhǔn)操作程度低等問(wèn)題的存在，都會(huì)引發(fā)檔案丟失、破損等情況的發(fā)生，嚴(yán)重影響了市政工程施工檔案的存檔質(zhì)量。

2.2 市政設(shè)計(jì)檔案管理內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單

目前市政設(shè)計(jì)檔案服務(wù)僅限于檔案實(shí)體的服務(wù)，沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行深入的探索和發(fā)展。單一的原始檔案服務(wù)，很難適應(yīng)信息化水平顯著提高的當(dāng)下社會(huì)。這樣，檔案使用的及時(shí)性受到了嚴(yán)重影響。

2.3 市政工程監(jiān)督檔案信息化集成難度大

為了監(jiān)督工作有序開(kāi)展，對(duì)于一些沒(méi)有明文規(guī)定統(tǒng)一，但作為行為檢查記錄和監(jiān)督機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程文件，也應(yīng)當(dāng)保存歸檔。這些表單、文件，每個(gè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)有不同的要求，尤其是市政監(jiān)管工程涉及橋梁、道路、給排水、構(gòu)筑物、環(huán)境整治、搶險(xiǎn)救災(zāi)等各個(gè)方面，數(shù)量多、情況復(fù)雜，每個(gè)工程存在特殊性、唯一性，檔案內(nèi)容無(wú)法統(tǒng)一，檔案條目編制規(guī)范度較低。

3 解決市政工程施工檔案管理問(wèn)題的有效對(duì)策

3.1 提升存檔質(zhì)量，健全管理機(jī)制

為確保市政工程施工檔案存檔質(zhì)量，要從工程建設(shè)初期開(kāi)始，在每個(gè)不同的項(xiàng)目管理部門(mén)抽調(diào)專(zhuān)職檔案管理人員組建專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理目標(biāo)與檔案管理職責(zé)，并要求市政工程施工檔案管理工作隨著工程建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)而同步進(jìn)行，只有這樣才能確保檔案資料的完整與真實(shí)。檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理流程實(shí)施規(guī)范化管理，檔案資料的收集、整理、審核、歸檔和移交等各環(huán)節(jié)需要多部門(mén)共同配合協(xié)作才能完成。

3.2 市政設(shè)計(jì)檔案資源整合

檔案資源的統(tǒng)一管理，可以避免檔案管理工作中存在的分散管理、各自為政等弊端。此外，統(tǒng)一檔案管理能有效保證檔案管理環(huán)節(jié)的安全效果。具體來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案資源整合時(shí)，首先要根據(jù)實(shí)際情況建立和完善檔案體系，增強(qiáng)檔案管理的綜合專(zhuān)業(yè)水平。第二，做好資源整合工作，還能促使檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置變得更加有序、合理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)機(jī)構(gòu)設(shè)置方面存在的種種弊端與不足。這一過(guò)程中，要解決好檔案管理環(huán)節(jié)中不同部門(mén)之間存在的各自為政的問(wèn)題。

3.3 維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息

為響應(yīng)國(guó)家推行的市場(chǎng)監(jiān)管與工程質(zhì)量安全監(jiān)管信息化和誠(chéng)信體系建設(shè)，在監(jiān)督檔案信息化改革的建設(shè)初期就應(yīng)預(yù)留數(shù)據(jù)傳輸接口，并考慮到后續(xù)信息交互，滿(mǎn)足數(shù)據(jù)源獲取和資源融合的共享需求。數(shù)據(jù)交互的資源共享必然帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)安全隱患，首先在系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)建設(shè)時(shí)就要研發(fā)安全保障的技術(shù)，既要防止病毒和木馬篡改數(shù)據(jù)，更要防止黑客惡意攻擊。其次是定期做好系統(tǒng)安全維護(hù)升級(jí)，再者應(yīng)當(dāng)引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的第三方信息安全管理團(tuán)隊(duì)，定期進(jìn)行漏洞監(jiān)測(cè)，協(xié)助系統(tǒng)管理，共同維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全環(huán)境。

3.4 吸取市政工程檔案中的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)

市政工程檔案所記載的內(nèi)容不僅可以作為日后開(kāi)展市政工程管理工作的依據(jù)，更重要的是可以為城市的建設(shè)與發(fā)展提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。市政工程檔案中存儲(chǔ)了很多城市建設(shè)運(yùn)用到的技術(shù)成果和管理經(jīng)驗(yàn)，看不同時(shí)代的市政工程檔案就像是在讀城市的發(fā)展史。這些經(jīng)驗(yàn)可以運(yùn)用到現(xiàn)代城市建設(shè)中去，讓城市建設(shè)越來(lái)越科學(xué)化、智能化。因此，市政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分重視對(duì)市政工程檔案的了解和掌握，積極學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)城市的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。為了更好地吸收市政工程檔案中記載的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，不同城市之間可以進(jìn)行交流，對(duì)市政工程檔案中值得學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)充分挖掘和利用。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，市政工程建設(shè)關(guān)系到城市發(fā)展，關(guān)系到人們的生產(chǎn)生活，市政工程施工檔案可直接反映出整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，是市政工程建設(shè)的重要組成部分。近年來(lái)，隨著市政工程建設(shè)難度的加大和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的提升，使得市政工程施工檔案管理難度也隨之加大。因此，需要相關(guān)人員根據(jù)市政工程檔案特點(diǎn)，從優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式、提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)、構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制、拓展檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域等多角度入手，確保施工檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，最大限度地提升檔案資料技術(shù)優(yōu)勢(shì)和社會(huì)價(jià)值，為促進(jìn)市政工程步入良性發(fā)展軌道貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1] 嚴(yán)弘.淺談市政工程檔案管理工作新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：73.

[2] 吳麗珍.簡(jiǎn)析市政工程檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].中華建設(shè)，2018（5）：76-77.

[3] 李維娜.如何做好新形勢(shì)下的市政工程檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2017（27）：72+74.