基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式的探究

李雅丹

摘 要： 科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使很多先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到各行業(yè)中，使其發(fā)展更為迅速，現(xiàn)代化管理模式是在信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步背景下誕生的一種新型工作方式，與傳統(tǒng)工作模式相比有著良好的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，不僅可以提高管理工作的水平及效率，而且可以保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及取用的安全性和穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的檔案管理工作，減輕員工的工作壓力，這符合時(shí)代發(fā)展的基本需求。

關(guān)鍵詞： 基層計(jì)劃生育檔案;現(xiàn)代化管理模式

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.274

引言：近年來(lái)，我國(guó)加大對(duì)于人口普查力度，已經(jīng)取得了非常不錯(cuò)的成就。計(jì)劃生育是我國(guó)的基本國(guó)策，近年來(lái)，我國(guó)計(jì)劃生育工作已經(jīng)取得不小的成就。但是，如何加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理卻成為了重要的問(wèn)題。目前我國(guó)基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理中出現(xiàn)了不少問(wèn)題，導(dǎo)致基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理水平較低，不利于促進(jìn)基層計(jì)劃生育檔案的發(fā)展。

1 基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理工作應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

結(jié)合現(xiàn)代化管理模式的應(yīng)用效果來(lái)看，其依靠于信息技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)收集及管理工作。在檔案數(shù)據(jù)不斷增多的當(dāng)下，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化管理，能夠有效減輕檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率。同時(shí)，讓管理人員可以將更多的工作精力放在如何有效開(kāi)發(fā)和利用檔案資源上，推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的有序開(kāi)展。最后，應(yīng)用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息共享，方便受眾群體根據(jù)自己的需求查找個(gè)人檔案，還可以充分發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)屬性，提高受眾對(duì)檔案管理工作的滿意度。因此，現(xiàn)代化檔案管理工作模式符合時(shí)代發(fā)展的基本需求，值得推廣應(yīng)用。

2 基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理工作的發(fā)展策略

2.1 加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理工作信息管理水平

現(xiàn)代信息化社會(huì)背景下，在原有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理工作的信息化管理水平，可以讓基層計(jì)劃生育檔案管理工作質(zhì)量、效率得到根本上的提升。基層計(jì)劃生育檔案應(yīng)該建立起電子檔案，在固有的信息管理系統(tǒng)和信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上劃分文書(shū)檔案類型，分為不同的檔案管理子系統(tǒng)，有目的地對(duì)現(xiàn)有基層計(jì)劃生育檔案進(jìn)行分例、修編、保存，讓基層計(jì)劃生育檔案管理工作的信息化水平得到根本上的提高。除此之外，在加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理工作信息管理水平的同時(shí)，還要完善信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，確保基層計(jì)劃生育檔案的信息安全，避免出現(xiàn)信息丟失、信息遺漏等情況。

2.2 加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度

工作效率的提升除了提升人員綜合素質(zhì)和引進(jìn)現(xiàn)代化管理辦法，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的監(jiān)管也是必不可少的環(huán)節(jié)。要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，提高基層計(jì)劃生育內(nèi)部管理效率，切實(shí)有效的實(shí)際管理非常重要，在具體操作中，從檔案基礎(chǔ)的日常工作抓起，對(duì)內(nèi)部歸檔準(zhǔn)確性、檔案存儲(chǔ)完整性、內(nèi)部服務(wù)完善性，以及檔案資源的利用率等進(jìn)行全面監(jiān)督。尤其是當(dāng)今電子化辦公，一定要確保資料的安全性，加強(qiáng)對(duì)管理體系的安全防范設(shè)置，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題必須及時(shí)加以整改，進(jìn)一步推動(dòng)基層計(jì)劃生育日常檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要符合基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)，就要注重管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化培養(yǎng)。強(qiáng)化培訓(xùn)及提高技能是基本要求。基層計(jì)劃生育工作應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)新知識(shí)，給檔案工作者多提供培訓(xùn)、外出調(diào)研、會(huì)議交流的機(jī)會(huì)，提升其綜合工作能力和綜合素質(zhì)。基層計(jì)劃生育檔案管理人員在平日的管理工作中，應(yīng)及時(shí)掌握檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)、積極創(chuàng)新工作思路，不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，掌握一定的現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高信息分析能力，成為具備高等文化素質(zhì)、現(xiàn)代化管理技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)的掌握度、工作的組織和協(xié)調(diào)能力和綜合管理技能、一專多能、一專多才的綜合性檔案人才。

2.4 規(guī)范數(shù)據(jù)收集及整理環(huán)節(jié)

在實(shí)際開(kāi)展現(xiàn)代化管理工作時(shí)，必須要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化的收集及整理工作。通常情況下，檔案管理部門(mén)需要統(tǒng)一檔案的存儲(chǔ)格式，比如，利用TXT格式存儲(chǔ)文檔，利用JPG格式存儲(chǔ)圖片。存儲(chǔ)類型的選擇要注重于考慮不同系統(tǒng)的兼容性問(wèn)題，避免出現(xiàn)檔案內(nèi)容無(wú)法顯示的問(wèn)題。同時(shí)，由于檔案管理部門(mén)不僅涉及到檔案存儲(chǔ)的問(wèn)題，還需要考慮檔案的開(kāi)發(fā)及利用功能。這就需要管理人員在前期檔案數(shù)據(jù)整理環(huán)節(jié)，利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，再按照類別把所屬的條目?jī)?nèi)容打印出來(lái)，用來(lái)替代傳統(tǒng)以“卷”為單位案卷目錄的檢索工具。通過(guò)這種方式，可以給后續(xù)檔案查找工作提供便利，而且也可以為后續(xù)檔案存儲(chǔ)工作的有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而減輕員工的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

2.5 建立完善的檔案管理模式

首先，檔案管理人員要制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理人員的工作職能和工作范圍，制定有效的考核和獎(jiǎng)懲制度，督促管理人員提高管理效率;其次，檔案管理人員要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，創(chuàng)新信息技術(shù)管理模式，提高管理的效率和質(zhì)量;最后，要求管理人員要加強(qiáng)對(duì)人員崗位安排和人員素質(zhì)的重視，切實(shí)提高工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)基層計(jì)劃生育檔案管理工作的發(fā)展。

2.6 建立互動(dòng)交流平臺(tái)

基于城市當(dāng)中每天的新增人口數(shù)量不斷增加，為了確保基層計(jì)劃生育檔案管理工作的有序發(fā)展，計(jì)劃生育部門(mén)的檔案管理工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)登記工作的時(shí)候，還需要與受眾群體進(jìn)行密切的溝通交流。由于以往的溝通交流方式存在信息滯后性的問(wèn)題，影響著檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在現(xiàn)代化管理工作模式當(dāng)中，工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)渠道建立互動(dòng)交流平臺(tái)。讓基層受眾通過(guò)登錄平臺(tái)來(lái)自主登記個(gè)人信息，完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在信息化和現(xiàn)代化不斷進(jìn)步、飛速發(fā)展的新時(shí)代，基層計(jì)劃生育檔案管理要和時(shí)代發(fā)展要求密切聯(lián)系起來(lái)，不斷更新理念、提高服務(wù)意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)最新的管理技術(shù)和手段，利用新軟件、新技術(shù)、新知識(shí)，利用有效的措施和檔案理論知識(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。

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