基層計劃生育檔案現代化管理模式的探究

李雅丹

摘 要： 科學技術的快速發展使很多先進技術運用到各行業中，使其發展更為迅速，現代化管理模式是在信息技術不斷發展進步背景下誕生的一種新型工作方式，與傳統工作模式相比有著良好的應用優勢，不僅可以提高管理工作的水平及效率，而且可以保障數據存儲及取用的安全性和穩定性，實現統一化的檔案管理工作，減輕員工的工作壓力，這符合時代發展的基本需求。

關鍵詞： 基層計劃生育檔案;現代化管理模式

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.274

引言：近年來，我國加大對于人口普查力度，已經取得了非常不錯的成就。計劃生育是我國的基本國策，近年來，我國計劃生育工作已經取得不小的成就。但是，如何加強基層計劃生育檔案現代化管理卻成為了重要的問題。目前我國基層計劃生育檔案現代化管理中出現了不少問題，導致基層計劃生育檔案現代化管理水平較低，不利于促進基層計劃生育檔案的發展。

1 基層計劃生育檔案現代化管理工作應用優勢

結合現代化管理模式的應用效果來看，其依靠于信息技術手段可以實現規范化、統一化的數據收集及管理工作。在檔案數據不斷增多的當下，應用信息技術進行自動化管理，能夠有效減輕檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率。同時，讓管理人員可以將更多的工作精力放在如何有效開發和利用檔案資源上，推動新時期檔案管理工作的有序開展。最后，應用信息技術可以實現信息共享，方便受眾群體根據自己的需求查找個人檔案，還可以充分發揮出檔案管理工作的服務屬性，提高受眾對檔案管理工作的滿意度。因此，現代化檔案管理工作模式符合時代發展的基本需求，值得推廣應用。

2 基層計劃生育檔案現代化管理工作的發展策略

2.1 加強基層計劃生育檔案管理工作信息管理水平

現代信息化社會背景下，在原有基礎上，進一步加強基層計劃生育檔案管理工作的信息化管理水平，可以讓基層計劃生育檔案管理工作質量、效率得到根本上的提升。基層計劃生育檔案應該建立起電子檔案，在固有的信息管理系統和信息管理數據庫基礎上劃分文書檔案類型，分為不同的檔案管理子系統，有目的地對現有基層計劃生育檔案進行分例、修編、保存，讓基層計劃生育檔案管理工作的信息化水平得到根本上的提高。除此之外，在加強基層計劃生育檔案管理工作信息管理水平的同時，還要完善信息系統的網絡安全防護體系，確保基層計劃生育檔案的信息安全，避免出現信息丟失、信息遺漏等情況。

2.2 加大對檔案管理工作的監管力度

工作效率的提升除了提升人員綜合素質和引進現代化管理辦法，加強對現有工作人員的監管也是必不可少的環節。要想適應社會發展的需求，提高基層計劃生育內部管理效率，切實有效的實際管理非常重要，在具體操作中，從檔案基礎的日常工作抓起，對內部歸檔準確性、檔案存儲完整性、內部服務完善性，以及檔案資源的利用率等進行全面監督。尤其是當今電子化辦公，一定要確保資料的安全性，加強對管理體系的安全防范設置，定期檢查，發現問題必須及時加以整改，進一步推動基層計劃生育日常檔案管理工作的有序開展。

2.3 加強檔案管理隊伍建設

要符合基層計劃生育檔案現代化管理的實現，就要注重管理人員素質的現代化培養。強化培訓及提高技能是基本要求。基層計劃生育工作應加強檔案管理隊伍綜合素質，鼓勵檔案管理人員學習新知識，給檔案工作者多提供培訓、外出調研、會議交流的機會，提升其綜合工作能力和綜合素質。基層計劃生育檔案管理人員在平日的管理工作中，應及時掌握檔案事業發展的動態、積極創新工作思路，不斷學習和實踐，掌握一定的現代化辦公技術，提高信息分析能力，成為具備高等文化素質、現代化管理技術、檔案業務的掌握度、工作的組織和協調能力和綜合管理技能、一專多能、一專多才的綜合性檔案人才。

2.4 規范數據收集及整理環節

在實際開展現代化管理工作時，必須要對數據進行規范化的收集及整理工作。通常情況下，檔案管理部門需要統一檔案的存儲格式，比如，利用TXT格式存儲文檔，利用JPG格式存儲圖片。存儲類型的選擇要注重于考慮不同系統的兼容性問題，避免出現檔案內容無法顯示的問題。同時，由于檔案管理部門不僅涉及到檔案存儲的問題，還需要考慮檔案的開發及利用功能。這就需要管理人員在前期檔案數據整理環節，利用計算機模擬人工立卷，再按照類別把所屬的條目內容打印出來，用來替代傳統以“卷”為單位案卷目錄的檢索工具。通過這種方式，可以給后續檔案查找工作提供便利，而且也可以為后續檔案存儲工作的有序開展奠定基礎，進而減輕員工的工作負擔，提高工作效率。

2.5 建立完善的檔案管理模式

首先，檔案管理人員要制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理人員的工作職能和工作范圍，制定有效的考核和獎懲制度，督促管理人員提高管理效率;其次，檔案管理人員要跟隨時代發展的腳步，創新信息技術管理模式，提高管理的效率和質量;最后，要求管理人員要加強對人員崗位安排和人員素質的重視，切實提高工作人員的綜合素質，促進基層計劃生育檔案管理工作的發展。

2.6 建立互動交流平臺

基于城市當中每天的新增人口數量不斷增加，為了確保基層計劃生育檔案管理工作的有序發展，計劃生育部門的檔案管理工作人員在進行數據登記工作的時候，還需要與受眾群體進行密切的溝通交流。由于以往的溝通交流方式存在信息滯后性的問題，影響著檔案管理工作的質量及效率。在現代化管理工作模式當中，工作人員可以利用網絡渠道建立互動交流平臺。讓基層受眾通過登錄平臺來自主登記個人信息，完成對檔案數據的實時收集。

結語：綜上所述，在信息化和現代化不斷進步、飛速發展的新時代，基層計劃生育檔案管理要和時代發展要求密切聯系起來，不斷更新理念、提高服務意識，不斷學習最新的管理技術和手段，利用新軟件、新技術、新知識，利用有效的措施和檔案理論知識，逐步實現資源共享。

參考文獻

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