淺談新時代數字化、信息化在辦公室文秘工作中的應用

聶字彬

摘 要：新時代背景下，大量信息技術的不斷涌現，極大改變著辦公環境，對辦公室文秘工作提出了新的更高要求。本文基于信息化背景下，闡述了辦公室文秘工作現狀，并在此基礎上，提出了幾點建議，希望借此有效提升辦公工作效率。

關鍵詞：辦公室文秘;數字化;信息化;工作現狀

辦公室文秘崗位作為一個上情下達、聯通內外的重要崗位。在繁雜的工作中如何通過信息化手段做好本職工作顯得尤為重要。21世紀是信息時代，在標準化、流程化、信息化管理模式下，借助于信息化技術，辦公室文秘整體工作水平、效率不斷提升，并向智能化、數字化方向邁進。

1 數字化時代下辦公室文秘工作現狀

辦公室作為單位的中樞部門，工作的好壞直接影響著整個單位的發展。為了更好地發揮辦公室的優勢作用，保證整個單位正常運轉，文秘工作的重要性不言而喻。隨著數字化、信息化時代的到來，文秘工作方法和模式的不斷改進，以往受操作技術、工作方法限制的低效率辦公一去不返。在信息技術加持下，數字化在文秘工作中發揮了重要作用，辦公室文秘工作也發生了變化，其變化主要反映在以下幾點：

1）信息來源多樣且真偽難辨。傳統文秘工作信息收集、整理、分析均需通過手工完成，極大地限制了信息來源。隨著大數據、云計算、物聯網等先進技術的不斷涌現，極大地豐富了信息來源，擴寬了信息存儲容量和渠道，加快了信息收集、分析、處理的速度，讓文秘工作更加輕松、方便、快捷。與此同時，隨著信息量的增加、信息真偽更加難辨，影響文秘人員的判斷力，給工作帶來不必要的麻煩。

2）數據更新加快。第三次科技革命以后，信息技術更新速度加快，數字化時代背景下，數據化的發展模式，改變了傳統辦公室文秘工作的模式，將文秘工作從繁雜的信息處理工作中解救處理，讓文秘工作更加簡單高效，為文秘工作提供了便利。數據更新速度的加快，也加速了文秘工作人員的效率和敏捷的思維。

3）保密壓力陡增。近年來，隨著信息技術的迅速發展，高科技竊密手段層出不窮，泄密渠道激增，保密工作面臨著嚴峻的挑戰。傳統保密工作已無法適應當前信息技術的發展，在新形勢下，面對信息保密壓力陡增的現狀，必須做好信息安全保密工作。要做到從保信息隱秘延伸到保信息完整、可用、可控等整體安全，從保信息安全延伸到保信息系統安全上來，切實提高文秘人員保密防范的政治警覺性和免疫力。

2 數字化辦公在文秘工作中的具體應用

互聯網的普及，讓計算機成為最常見的辦公設備，在日常工作中，需要頻繁用到大量辦公軟件，但也僅限于一些簡單操作。針對網絡平臺資源，很難做到整合、共享，從而導致數據信息傳輸不暢，導致重復性工作倍增。因此，在數字化辦公中，應充分發揮數字信息的各項功能，并將其合理運用到辦公室文秘工作當中，例如溝通聯絡功能、業務管理功能、個人辦公功能等。

1）溝通聯絡功能。數字化辦公涵蓋海量信息，包羅萬象，溝通聯絡功能的實現需要搭建不同的信息平臺，如信息發布平臺、會議管理平臺等等，如表1所示。通過不同平臺的設立，可以更好地與各部門建立良好的關系，便于信息交流與溝通，實時將上級指示傳達出去。

2）業務管理功能。處理文件、撰寫文件、準備會議等均屬于辦公室文秘的工作內容，在業務管理方面，數字化辦公可建立協同辦公平臺和信息管理平臺。第一，協同辦公平臺，滿足辦公室文件收發、傳閱的自動流轉，并做好電子存檔工作，便于文件后期查詢。第二，服務管理平臺。辦公室是一個綜合服務部門，文秘除了每天接收大量文件，服務上級領導，還要發揮協同、保障作用，服務好身邊同事。因此，建立服務管理平臺，做好印章管理、固定資產管理、后勤服務、應急保密、安全維穩等工作，切實做好服務管理職能。具體如表2所示。

3 數字化時代提升文秘工作效率的有效對策

1）始終堅持終身學習的理念。隨著時代的發展，大量先進技術不斷涌現，網絡辦公軟件更新速度加快，使得文秘工作更加便捷、高效。然而，面對不斷更新的新技術，對文秘人員也提出了更高的要求。那就是要求文秘人員始終保持一個積極進取的心態，始終堅持終身學習的理念，多學習、善思考，善于利用工作零碎時間，及時為自己充電，借助于網絡工具，不斷提升自我學習能力，讓學習融入到工作的點點滴滴，讓自己不被時代所淘汰。立身百行，以學為基。將學習作為一種精神食糧、生活態度，以提高素質能力為目標，以崗位工作實際需要為出發點，最大限度發揮數字化時代辦公的能力，時刻保持學習熱情，不懂就學、不留盲點，不斷通過學習修煉提升自身業務水平，增強適應時代發展要求的能力。

2）加大辦公室文秘人員的培訓力度。截止目前，辦公環境發生了巨大變化，以往辦公室文秘工作人員多采用“手抄手寫”的手工作業模式，時至今日，越來越多電子辦公設備廣泛用于辦公室工作，大幅提升了辦公效率。此外，各類辦公軟件的應用，同樣改進了傳統辦公方法，實現了跨時空、跨地域高效辦公，加速了信息采集、處理、利用等各個環節。隨著時代的不斷發展，辦公管理更將實現無紙化、無人化、集成化、知識化、智能化發展。而這一切都需要辦公室文秘人員具有與之匹配的知識能力，能夠充分運用網絡辦公技術，向適用型、技能型、復合型人才邁進。這就要求必須加大文秘人員的培訓力度，注重專業知識傳授，通過系統的專業化培訓，增強崗前、崗后培訓力度，努力提升文秘工作人員的專業能力，幫助文秘人員熟練掌握計算機、網絡化技術，從而為文秘工作發展提供堅實的技術支持。

3）加強考核、明確獎懲。在工作中有獎有罰才能調動員工的工作積極性，辦公室文秘工作者任務重、責任大，制訂完善的工作考核獎懲管理辦法，才能嚴明紀律、明確獎懲，才能與崗位職責掛鉤，充分提高工作效率。要求進一步完善具體的管理制度和管理內容，真正使文秘工作人員待得住、融得進、干得好，在文秘崗位上出成效。通過制訂可操作性強、實效性強、導向性強的考核辦法，推動文秘工作人員主動履職，有效化解各類矛盾和問題，確保新機制規范有效運行。

4 結束語

總之，通過數字化、信息化技術的應用，可以有效解決傳統辦公模式中存在的信息傳輸慢、辦事周期長、重復性嚴重等缺陷，很大程度上有利于保證辦公管理決策的正確性。通過數字化辦公系統的建立，可以進一步提高文秘工作效率，減少勞動強度，是現代化辦公發展的重要趨勢。

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