企業檔案數字化應遵循的原則

唐杏

摘 ?要：檔案管理工作一直面臨著工作量大、難度大的問題，本文深入分析了在建設數字化企業檔案管理系統時應當嚴格遵循的原則，以期可以提高企業檔案管理效率，創新企業檔案管理工作模式，發揮檔案管理工作在企業管理中的作用。

關鍵詞：企業;檔案;數字化;原則

科技革命催生了多種技術，如大數據技術、人工智能技術等，都是信息時代的產物，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。在信息時代下檔案管理人員需要認識到信息技術使用的重要性，使檔案管理工作可以適應時代的發展。

一、檔案數字化管理的內涵

對檔案實施數字化管理是一種新的管理模式，打破了以往檔案管理工作中存在的局限性，可以利用信息化手術收集檔案、鑒別檔案、整理檔案、存儲檔案、轉遞檔案、統計檔案以及查閱檔案。數字化管理系統支持線上瀏覽檔案功能以及遠程查閱檔案功能，只需要經過管理員的認可即可在檔案管理系統中進行相關操作。整體而言檔案管理工作的效率整體提高，可以構建共享型檔案管理系統，可以推動檔案管理工作的信息化建設進程。如圖1所示，即為數字化檔案管理系統所涵蓋的各項功能。

二、企業檔案數字化應遵循的原則

（一）遵循可行性原則

數字化檔案管理系統的建設和創新需要將信息技術作為基礎，同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要配備專業的計算機人才。因此，在建設數字化管理系統之前企業必須要保證自身能夠滿足系統建設的基本需求，保證系統建設具有可行性。企業在進行數字化改革之前需要對自身檔案管理工作進行分析和評估，找出目前存在的優勢和缺陷，進而制定出數字化檔案系統建設的計劃，保證系統建設的有序性和可操作性。

（二）遵循價值性原則

檔案是記錄數據、保留信息的重要方式，其中不單單有顯性信息，還包括著大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這也決定了檔案和檔案管理工作的價值。企業在過去發展的過程中存儲了大量的數據，因此要想在短時間內完成數字化檔案建設具有較大的難度，這就需要企業根據檔案的價值對其進行數字化處理。理論上來講，對于企業而言最好的方案是將所有的檔案信息全部數字化，但是由于數據量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優先選擇重要的資料進行數字化。第一，選擇對于企業而言重要的檔案進行數字化處理，如記錄企業重要活動項目的檔案或者人事檔案等，可以為企業現階段工作的開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進行數字化處理，提升企業內部的工作效率，將工作中不常使用的檔案或者無價值的檔案信息剔除。在建設數字化系統時需要上傳大量的數據，通過對檔案信息的價值進行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。

（三）遵循安全性原則

檔案信息中包含著很多與企業運營發展有關的信息，例如企業工作人員的個人資料、企業有關工作的核心信息等，對于企業的發展有著重要影響。一旦出現檔案信息丟失的問題，就很有可能會影響到企業正常運營和發展，降低企業的競爭力。在這種情況下必須要重視對檔案信息實施安全保護，利用有效的防范技術來提高檔案信息的保存效果，避免信息出現丟失或者不完整的現象。當檔案資料全部轉化為電子數據之后，企業需要在其中添加相應的信息化安全保護技術，例如防火墻、病毒監測技術等，及時發現在電子管理系統中入侵的病毒或者木馬，在其未入侵到數據系統之前實施攔截或者處理。同時針對檔案管理系統制定密碼保護限制，即需要通過相應的密碼才可以進入到檔案資料庫中提取檔案，能夠在一定程度上提升安全保護效果。

（四）遵循規范性原則

規范性原則所指的是在建設數字化管理系統的過程中需要保證每一個流程都處于標準化的狀態，按照相關的規范和要求開展建設工作。只有規范化的數字化檔案管理系統才能夠為檔案管理工作提供重要的輔助，保證數據的存儲質量，提升工作的實際效率，保證檔案信息的安全性。不規范的現象則會引起檔案信息上傳錯誤、安全防護系統建設不完善等多種問題出現，給檔案管理工作甚至會造成一定的阻礙和效率影響。因此企業在進行檔案建設之前需要設置規范化的操作流程，并在流程中設計相應的標準，在建設過程中對系統的質量進行評估和審核，及時發現在建設過程中存在的問題，并加以改正。除此之外，企業也需要保證信息化的檔案管理系統符合國家相關法律規定的要求以及行業標準，否則一旦觸碰到法律的界限會給企業的發展帶來嚴重影響。在信息技術快速發展的今天，網絡環境雖然帶給了人們便利，但是也同樣為不法分子提供了盜竊信息的環境，必須要保證檔案管理系統的規范化，防止檔案管理系統出現建設不規范的問題。

（五）遵循特色性原則

每個企業都擁有屬于自己的特色文化和特色項目，這也是企業可以在市場中形成特色品牌的關鍵因素，因此在進行檔案系統設計和規劃的過程中也需要重視特色性原則。第一，需要根據自身行業的特色建設檔案管理系統。每個行業都有著不同的特點，在日常工作過程中所重視的數據類型也有所不同，需要將和自身涉及領域有關的數據進行數字化處理和分析，進而分析出未來市場的發展趨勢，由此來達到提高檔案管理效率的效果。第二，需要結合企業特色文化建設系統。企業文化在一定程度上會影響企業的未來發展，會影響到員工隊伍的凝聚力和向心力，這就需要企業注重在檔案管理系統中增加有關企業文化的信息以及人事檔案信息。員工通過查看企業文化檔案數據可以了解企業的發展歷史，感受企業所蘊含的人文氛圍;管理人員可以通過人事檔案信息分析員工對于企業工作氛圍的態度，進而加強企業文化體系建設。

（六）遵循實用性原則

在市場經濟快速發展的背景下，如何提升自身的經濟收益成為了每個企業所注重的工作內容，只有獲得更高的收益，才能夠保證企業在市場競爭中可以獲得一席之位。這時就需要企業選擇利用率較高的檔案數據進行數字化管理，滿足不同部門在日常工作中對檔案信息的需求。企業應當安排專業人員定期對數字化管理系統進行調整和優化，對檔案數據實施更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數據可以對企業的日常經營活動開展起到促進作用。

結束語

信息技術不僅可以存儲大量的數據，還可以對數據進行分析和處理，為人們自動展現信息資料所展現的規律。企業應當堅持可行性原則、價值性原則、實用性原則、特色性原則等對數字化檔案管理系統進行建設，提升檔案管理效率。

參考文獻

[1] ?王強.治理現代化背景下的企業檔案制度體系建設：基于中石油的案例研究及啟示[J].檔案學研究，2020（04）：50-55.