淺談大數據時代事業單位檔案文件管理的信息化建設

薛辰兵

[摘 要]在大數據技術高速發展的時代，信息公開是一項重要的政府公共服務。文章針對事業單位文件管理信息化進程中存在的人事建設、觀念層次、文件查詢、文件數據安全方面的問題，提出相應的解決方案，以提升事業單位檔案文件管理信息化能力，推動檔案文件管理信息化建設工作。

[關鍵詞]大數據時代;信息化;檔案文件管理;事業單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.088

[中圖分類號]G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

檔案文件管理信息化指數據信息技術在日常文件管理中的綜合應用及對檔案文件內容信息的數字化管理和應用。大數據時代，事業單位檔案文件管理方法將由關注紙質文件管理轉化為通過電子設備對檔案文件進行數字化存儲、管理。在檔案文件管理工作者統一規劃下，對文件信息資源進行數字化利用，能夠提高公共事業服務效率，提升對外服務水平;推動事業單位檔案文件管理工作向信息化、數據化、科學化、社會化發展。

1? ? ? 事業單位檔案文件管理信息化建設存在的問題

1.1? ?檔案文件管理工作者專業知識與技能水平偏低

由于部分機構對文件管理工作的重視程度不夠或經費限制，事業單位缺乏對相關檔案文件管理工作者進行系統性的專業學習與入職培訓。公共事業單位從事文件管理工作的人員普遍存在學歷等級偏低;文件管理信息化思維薄弱;身兼多職，難以保證文件管理工作的質量，導致文件管理信息系統難以應用新技術和新體系。在沒有專業培訓的情況下，文件管理工作人員只能完成一些基礎的統計、整理工作，難以對文件信息數據進行多輪精密處理，甚至并不熟悉計算機的操作，在實際工作中存在效率低、質量差，遇到問題無法及時、有效地反饋給上級部門的情況，導致事業單位文件管理信息化建設項目無限停滯。

1.2? ?領導及職工管理觀念和方式相對落后

在開展事業單位檔案文件信息管理過程中，相關領導對該工作的重視程度直接影響各項檔案文件管理信息化建設任務的進度。大多事業單位領導及職工對檔案文件管理工作缺乏正確的理解、認識，僅僅認為檔案文件資料只需要進行妥善保存，避免丟失、損壞或遺漏，他們對檔案文件管理信息化工作的督促力度不足，未能對檔案文件管理信息化建設進程進行總體規劃與系統設計。文件管理人員的管理方式落后，容易導致檔案文件遺失、破損或者開展低效率的檔案文件管理活動，給檔案文件管理工作、來往查詢人員帶來很大的困擾和麻煩。

1.3? ?傳統紙質文件管理過程存在缺陷

目前，大多數事業單位的文件管理工作仍沿用傳統紙質文件進行存儲和管理。在實際的查詢與借閱過程中：首先，需要通過當面登記或電話預約的方式，向檔案文件管理工作人員提出文件調度申請;其次，經多方批準后由文件管理部門代為查找所需卷宗;最后，由申請人登門拜訪，實地閱覽所需文件。在此期間，無論是在等待檔案文件查詢申請的批準環節，還是需要配備相關文件管理人員在檔案儲藏室查找所需要的卷宗環節，都會消耗大量人力、物力、財力和時間，嚴重影響雙方的效率。此外，傳統紙質檔案文件在公開借閱、查詢的過程中存在缺陷，任何意外行為都會造成檔案受到不同程度的損壞，且難以進行監督。

1.4? ?數據安全問題尚未受到足夠重視

事業單位文件涉及眾多企業、個人的隱私文件，具有極強的私密性，這是在事業單位檔案文件管理部門在檔案文件管理信息化建設工作中不得不考慮的一個問題。但是，就目前的情況而言，公共機構文件管理人員進行文件管理信息建設時往往容易忽視文件數據的私密性、安全性，特別是在將紙質文件轉換為電子文件的過程中，受到諸多外界因素的影響，導致文件信息泄露、遺失，嚴重影響檔案數據的安全性和完整性，為未來的檔案文件管理工作留下重大安全隱患。此外，檔案管理信息化建設主要利用電子計算機系統、局域網服務器站點等電子設備開展信息化管理工作，一旦遭到黑客入侵，電子文件數據就會泄露，而任何檔案內容的泄露，都會產生嚴重的連鎖反應，直接影響企事業單位及所屬員工的人身、信息、財產安全。

2? ? ?事業單位檔案文件管理信息化建設的改進策略

2.1? ?提升對檔案文件管理信息化建設的認識

為了彌補傳統檔案文件管理信息建設中存在的漏洞，事業單位檔案文件管理部門應該加強對負責單位文件管理工作的相關負責人的思想教育工作。事業單位領導小組在實際的檔案文件管理信息化工作的建設過程中，要積極轉變傳統的管理理念，了解文件管理信息化的重要意義和作用，加大資源投入力度，提高信息化管理水平，實現信息化管理的可持續發展。首先，事業單位行政決策者需要改變認識，當代的文件管理工作不僅僅是單一的管理工作，更是一項具有公共、公開特征的社會性服務，這需要事業單位檔案文件管理部門從文件保存、共享、調取、人才隊伍建設、資金、設備等多方面對檔案資料進行信息化處理。其次，端正對檔案信息化管理建設的態度，把該工作當作一項公共事業單位重要的內部管控工作內容進行發展和構建，促使檔案管理工作適應時代的發展變化，為國家、社會公眾提供準確、實時、高效的文件信息數據，滿足當前社會文化、政治和經濟等多角度發展需要。最后，考慮檔案文件管理工作的安全性和保密性問題，設立獨立檔案文件儲存室，選擇合適位置放置文件資料及相關電子設備;建設綜合監控系統，分別進行供電;加固門窗，安裝電子鎖;建立面部識別登記系統，嚴禁無關人員出入，最大限度地保證文件數據的安全。

2.2? ?提高檔案文件管理工作者的專業知識與技能

可靠先進的檔案文件信息化管理體系需要由專業人員建立和維護。在文件管理工作中，人才屬于決定性因素，因此，事業單位在文件管理信息化建設中應尤為注意對事業單位文件管理工作者進行專業知識與技能培訓，這是事業單位檔案文件管理信息化建設的基礎工作。首先，公共事業單位應組織統一、規范的在職培訓，對參加檔案文件管理工作的人員進行專業評估，評估合格后方可錄用入職，保證相關檔案管理從業人員具備檔案文件管理的專業知識和技能。其次，邀請知名大學檔案學、管理信息科學的教授，對現有的檔案文件管理工作者定期進行輔導、培訓。在培訓過程中，事業單位應針對檔案學中有關檔案文件管理的信息化技術等內容建立課程體系，保證檔案工作者提高計算機操作水平，在日常檔案文件管理工作中建立信息化思維。同時，提高檔案工作者的整體素質和工作技能，培養出既具有檔案文件管理專業知識又能熟練運用計算機對文件信息進行信息化錄入、開發、管理的綜合型人才。最后，檔案文件管理部門還應積極引進人才，招聘時應優先考慮檔案學專業、管理科學專業的優秀畢業生或有相關文件管理工作經驗的社會人士，不斷充實、優化檔案文件管理工作隊伍，提高檔案文件管理部門整體信息化管理建設程度，為事業單位檔案文件管理信息化建設提供內在驅動力。

2.3? ?建立全新數字化檔案文件管理模式

事業單位在檔案文件管理信息化建設的過程中，要逐漸推行數字化的工作方式，不斷完善檔案管理數字化系統，促進檔案資源實現信息共享。第一步，以電腦儲存方式為主，通過掃描儀、照相機、錄像機、錄音器等設備對紙質檔案文件進行數字化轉換，再存儲到各個儲存節點。第二步，運用電腦對零散的電子檔案文件進行掃描、整合、分類、修改，使其逐步轉化為系統的結構，并合理排列數字化電子檔案文件庫。第三步，升級并完善數字化電子檔案文件庫，分案卷錄入卷宗號、年份、全宗號、目錄等相關文件信息，方便之后的搜索查詢，提高使用效率。

2.4? ?建立全方位的檔案文件管理信息數據安全機制

2.4.1? ?做好單位內部的有效保護工作

事業單位檔案文件管理部門應設計文件錄入、讀取、修改的訪問限制程序，將事業單位負責文件管理工作的人員身份信息錄入系統中，訪問限制程序會默認這些用戶進入白名單，操作不受限制，而對未在系統內登記身份、沒有提前預約、未識別的外部訪客，系統可以進行攔截，同時驗證他們的網絡IP和身份信息，保證文件的機密性。同時，建立針對文件管理人員的文件訪問監督機制，記錄每一位內部管理者的登錄信息，如使用身份，登錄時間，文件錄入、讀取、修改等操作行為，并實時上傳到主服務器鎖碼區，設立專人負責每日審查。做好文件管理信息化建設的監督工作，讓文件管理人員隨時處在有力的監督體系下，規范他們的檔案文件管理工作。

2.4.2? ?保證物理環境和硬件環境安全

想要確保物理環境的安全，事業單位不僅需要將內外網進行物理隔離，還要將內部網絡各個網段進行有效隔離。根據國務院及有關安全保密部門的網絡安全規定，涉及國家秘密的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其他公共信息網相連接，必須實行物理隔離。因此，檔案部門必須嚴格分離內部網絡和國際互聯網，防止內部數據和機密通過網絡流出，危害檔案部門的信息安全。

2.4.3? ?確保系統安全和應用安全

事業單位檔案文件管理部門應設立多種應急預案，做好應對互聯網攻擊的準備，并在電子計算機中安裝獨立安保系統，及時抵御黑客攻擊、竊取行為，提高電子文件數據的安全性和可靠性，盡量避免文件丟失或泄露。想要確保檔案管理系統的安全，最主要的是確保檔案數據的安全。為了有效防止惡意攻擊和惡意篡改，事業單位檔案文件管理部門要采用數字證書、動態口令、加密等手段。同時，還要采取多種儲備方式，在系統遭到惡意攻擊時能夠迅速恢復數據，保證檔案管理工作正常開展。

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