社會保險業務檔案管理創新途徑研究

張靜

[摘 要]社會保險在今天已經逐漸被人們接受，從大城市的專屬產物開始走向鄉村，人們參與的主動性和積極性越來越高，推動社會保險行業不斷發展。但是，大數據時代信息千變萬化，給社會保險行業的檔案管理工作帶來了很大的挑戰。目前，人們開始追求更加便捷的生活方式，推動行業的未來發展由傳統模式逐漸向信息化、電子化、數字化的發展方向轉變，社會保險行業的管理和運營也不例外。社會保險行業想要融入大時代的發展趨勢，需要更加高效地開展工作，提升整體管理水平。其中，檔案管理工作是非常關鍵的一環，只有加快檔案管理工作轉型，才能盡早跟上時代步伐，滿足時代需求。基于此，文章主要從社會保險檔案管理在信息化過程中遇到的問題入手，逐條分析后提出了相應的建議，旨在為相關研究提供參考。

[關鍵詞]社會保險檔案管理;信息化;大數據

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.089

[中圖分類號]G271;F842.6[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

我國社會保險行業的發展呈穩定上升態勢，社會保險體制越來越完善，這是深化保險體制改革給社會保險行業帶來的優勢，但也對社會保險行業提出了更高的要求。參保人數的大幅度增長，使社會保險檔案管理任務增多，管理工作日漸艱巨。為了建立更加優質的管理方式，提高檔案管理水平，社會保險行業必須充分利用大數據時代的優勢，將資源檔案管理工作向信息化管理轉型，實現數據電子化。這需要身處社會保險行業的工作人員認識到目前檔案管理工作的不足，并根據企業的實際情況，提出應對方案，早日建立檔案管理信息系統。

1? ? ?社會保險檔案管理存在的問題

1.1? ?體制陳舊，阻礙社會保險檔案管理的創新發展

對于大多數機構來說，信息化建設不是一朝一夕就可以完成的事情。對于信息化在社會保險檔案管理工作中的推進，部分人感到心有余而力不足。例如，領導層提出了對檔案管理轉型的需求，下級部門也做出了響應，學習了運用大數據工具進行管理的相關知識，但隨后準備開展工作時，卻發現無從入手。因為社會保險機構并未形成一套完整的信息化管理體系，部門與部門之間缺乏溝通，信息不能有效傳達，具體執行任務還停留在規劃階段，并沒有落到實處。現階段，檔案管理人員利用大數據技術管理社會保險檔案時，管理體系不完善，各個環節缺少溝通，執行人員孤立無援，沒有得到應有的支持和幫助，接二連三的問題給管理工作打上了“無法完成”的標簽，導致檔案管理信息化的發展規劃無法真正落到實處。

1.2? ?社會保險檔案管理方式老套，信息化意識薄弱

社保檔案工作作為黨和國家檔案事業的一部分，如果擁有的信息資源非常齊全且豐富，就可以起到為人們服務的良好作用，不過不同部門對檔案管理的重視程度存在差別，導致該工作還存在一些問題。與其他行業相比，社會保險的運營工作具有一套獨特的體系。社會保險具有獨特性，是為了保障一部分在生活中遭受損失的人的權益而衍生的保險體系。現階段，隨著社保檔案信息的健全和完善，各項缺陷也隨之暴露出來，難以滿足社會各方面要求，社會保險檔案管理方式老套，信息化意識薄弱，特別是失業職工退休、特殊工種提前退休等在退休年齡上存在誤差，因此，更大規模地收集、記錄社保信息，是時代賦予相關部門的責任。隨著時代的發展，人們對社保檔案工作提出了更高的要求，現在的社保檔案工作起到承前啟后的嶄新作用，檔案工作要發揮主觀能動性和積極性，更好地服務社會各界。

1.3? ?設備落后，檔案數據缺失

檔案管理關乎社會保險行業的長遠發展，是社會保險機構總結過去經驗、科學規劃未來方向的重要依據。由于很多社會保險機構一貫采用傳統的檔案管理統計模式，即目前默認的文件、影音等資料保存方法，導致社會保險檔案數據缺失現象時有發生。這主要因為政府機構對檔案管理不夠重視，使用的設備陳舊，文檔存檔環境惡劣，達不到國家統一要求的標準。除此之外，還存在這樣的情況，社保機構為了減少支出，不愿意在檔案管理上投入更多的資金和資源。即使管理人員已經報告過設備落后無法使用的情況，也被管理層選擇性地無視。這些都不利于社會保險檔案管理與信息化融合，改革之路困

難重重。

1.4? ?安全問題無法保障，檔案管理轉型困難

社會保險的檔案大多涉及公民的個人隱私，能夠接觸到的人員都經過相關部門的授權，因此，檔案管理部門應謹慎選擇檔案保管方式。采取信息化的新型管理方式，意味著將這些珍貴的檔案儲存在“肉眼不可見”的虛擬世界。而近年來，網絡黑客盛行，即使是世界知名的互聯網企業，也頻頻發生各種網絡安全事件，令人憂心忡忡。例如，目前很多企業主要通過一些社交平臺或者郵箱傳輸電子文檔，一旦賬號泄露，相關機密文件可能被不法分子竊取。這樣不安全的網絡環境，給數字化檔案管理增加了難度，給檔案管理部門提出了更高的要求。因此，保險管理機構必須采取強有力的措施，應對這種充滿風險的網絡環境。

2? ? ?促進社會保險檔案管理信息化建設的舉措

2.1? ?建立健全新體制，為檔案信息化建設提供良好開端

想要實現社會保險檔案管理從傳統方式到信息化的轉變，社會保險機構必須由信息收集、數字處理、電子傳遞等環節逐層遞進，這些環節需要有一個完善的平臺作為支撐。因此，社會保險機構必須加強基礎設施建設，從設立一個研發部門開始，投入足夠的資金，給予政策上的支持，快速搭建一個能為管理人員所用的“云檔案室”，包括完善與之配套的處理設備，營造良好的氛圍等。這需要社會保險機構制定規范化的管理標準，并督促各部門工作人員認真執行。

2.2? ?全面提升數據意識，深入了解時代需求

在數字化、信息化、電子化的時代，每個人都是時代的一朵浪花，如果不能汲取時代快速前進的動力，不了解最新的科學技術，最終只會被留在原地，看著時代浪潮漸行漸遠。因此，社會保險機構的管理層必須首當其沖，系統學習信息化建設的相關知識，充分認識到信息化建設對社會保險檔案管理的重要性，并制訂相關方案，系統開展信息化建設。同時，管理層還要樹立科學的管理理念，幫助社會保險機構在時代的快速變化中穩健掌舵，不被互聯網的浪潮吞沒。在社會保險的實際工作中，相關負責人應將信息化的建設理念盡可能地落到實處，充分了解信息化技術在生活中的各種應用，提升自己在面對信息化挑戰時的能力。

2.3? ?優化管理環境，完成設備的更新換代

檔案管理對環境的要求很高，但是很多政府機構并不明白這一點。從國家層面上看，各個省市級的美術館博物館之所以能夠完好無損地保存中華民族5 000年來的藝術瑰寶，主要因為檔案管理人員背后的默默努力。要達到怎樣的存儲條件，才能讓陶瓷藝術品一直擁有盛世時期的光澤;保持什么樣的溫度和濕度才能保證書畫不易破損腐朽等，這些都是管理人員經過無數的研究和不斷的學習后總結出來的經驗。然而社會保險檔案管理工作部門經常灰塵飛舞，這些珍貴的資料在如此惡劣的環境下，逐漸褪去墨跡，失去意義，甚至很多文檔已經被老鼠咬爛。陳舊的設備、惡劣的儲存環境，既不能滿足信息時代的檔案管理需求，又阻礙了社會保險機構的檔案管理工作。這要求機關單位必須采購最新型號的管理設備，改善檔案存放環境，根據信息化的要求創新性地改變檔案管理方式。

2.4? ?做好人員培訓工作，提高社保檔案管理隊伍的業務技能

社會保險檔案工作具有很強的政策性與業務性，這要求檔案管理人員不但要全面了解相關法律法規與業務知識，還要具有較強的計算機實際操作能力。因此，社會保險機構應加強和檔案行政管理部門的聯系，積極組織社保檔案管理人員參與相關業務培訓，相互交流經驗，穩定隊伍，使檔案工作的連續性不受影響，打造一支作風優良、業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

2.5? ?實現信息化檔案管理

社保建檔完成后，社會保險機構還需要不斷補充材料，使其具有連續性，進一步發揮人事檔案的作用。所以企業應加強檔案管理，充分利用信息化技術，加強社保檔案信息化建設，制定社保電子檔案歸檔規范，使電子檔案的收集、整理、存儲有明確的依據，保障電子系統的安全性。同時，還應積極引進信息技術人才，采用良好的信息設備，促使社保檔案管理更加規范、安全。

3? ? ?結 語

現階段，信息技術的進步為檔案管理工作帶來了諸多新機遇，但也引發了一定的風險。傳統的檔案管理模式已經無法適應新時代的發展，因此，社會保險檔案管理人員應抓住機遇，增強信息化建設理念，完善信息化平臺建設，提升工作素養，養成數據化、信息化管理的習慣。同時，社會保險機構在招聘時，要吸納更多專業性的人才，提升信息化建設水平，并采取有力的措施保護網絡安全。

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