談如何進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用管理

摘要 本文從健全組織體系、制度流程建設(shè)、現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的具體管理、加大培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲力度這4個(gè)方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的全面管理，以提升企業(yè)管理水平。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用;預(yù)算;全面管理

一、前言及定義

大型企業(yè)生產(chǎn)的重型設(shè)備一般都需要在業(yè)主的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安裝調(diào)試，設(shè)備才能啟動(dòng)正式運(yùn)行，現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試時(shí)間少則半個(gè)月多則數(shù)月，因此現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用管理顯得尤為重要。

現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用指為施工準(zhǔn)備、組織施工生產(chǎn)和管理所需的費(fèi)用，包括現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)采購(gòu)和現(xiàn)場(chǎng)辦公等一系列費(fèi)用。

二、如何進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用管理

（一）健全職責(zé)明確的組織體系

健全組織體系，加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)，明確企業(yè)各部門間的協(xié)同配合職責(zé)。

營(yíng)銷部是供貨合同現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的牽頭管理部門，負(fù)責(zé)審核現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理制定的現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用預(yù)算表及過(guò)程中的變更，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中根據(jù)預(yù)算對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)管，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的申請(qǐng)、使用及報(bào)銷。

生產(chǎn)部是現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)管理責(zé)任部門、現(xiàn)場(chǎng)拖期扣款的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)制定生產(chǎn)安裝調(diào)試方面的現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用預(yù)算表及過(guò)程中的變更，向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)備。

財(cái)務(wù)部是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷賬務(wù)處理的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的使用情況進(jìn)行審批和監(jiān)管。

質(zhì)管部是現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用質(zhì)量扣款的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理進(jìn)行監(jiān)管，防止發(fā)生質(zhì)量扣款及事故，明確現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用發(fā)生的責(zé)任、質(zhì)量罰款是否屬于供應(yīng)商責(zé)任和是否轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，明確對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行責(zé)任追究和款項(xiàng)轉(zhuǎn)移的流程。

安環(huán)部是現(xiàn)場(chǎng)的安全管理責(zé)任部門、現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用安全扣款的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)安全方面進(jìn)行監(jiān)管，防止發(fā)生安全扣款及事故。

（二）建立流程清晰的制度流程體系

制定現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用管理制度工作操作流程，實(shí)現(xiàn)有章可循。

1.預(yù)算編制

項(xiàng)目經(jīng)理結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況以及經(jīng)驗(yàn)編制和審核費(fèi)用預(yù)算，充分考慮現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，如現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的氣候及人文條件。

2.費(fèi)用預(yù)算的審批與調(diào)整

項(xiàng)目組成立后由項(xiàng)目經(jīng)理制定現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用預(yù)算表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管審核后上報(bào)總經(jīng)理審批，審批后將預(yù)算表交到財(cái)務(wù)部備案。相關(guān)費(fèi)用發(fā)生前，項(xiàng)目經(jīng)理要與預(yù)算進(jìn)行對(duì)照，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用項(xiàng)目未在預(yù)算范圍內(nèi)、超出預(yù)算，由項(xiàng)目經(jīng)理提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，履行上述審批流程后進(jìn)行報(bào)銷。

3.費(fèi)用報(bào)銷

費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要填報(bào)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)處置審批表，包含客戶名稱、合同號(hào)、產(chǎn)品名稱、合同總金額、合同簽訂人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、處置金額、發(fā)生時(shí)間、費(fèi)用分類、費(fèi)用發(fā)生原因說(shuō)明、費(fèi)用處理說(shuō)明等內(nèi)容，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，此表原件作為財(cái)務(wù)記賬原始憑證附件。財(cái)務(wù)部在費(fèi)用報(bào)銷前要與預(yù)算進(jìn)行對(duì)應(yīng)再給予報(bào)銷。

（三）規(guī)范有序開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用管理工作

下面分類闡述現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的具體費(fèi)用及管理要點(diǎn)、如何通過(guò)全面管理來(lái)提升管理水平。

1.租賃辦公用房

在現(xiàn)場(chǎng)需要辦公用房用于辦公及工人住宿，有時(shí)是客戶免費(fèi)提供，大多數(shù)是企業(yè)自行解決。一般調(diào)試安裝現(xiàn)場(chǎng)地理位置比較偏僻，這就需要在成本效益原則的基礎(chǔ)上考慮是自建活動(dòng)板房還是租賃辦公用房，如租賃辦公用房，要簽訂辦公用房租賃合同，同時(shí)索要發(fā)票或到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局代開(kāi)發(fā)票。

2.現(xiàn)場(chǎng)辦公費(fèi)

辦公設(shè)施等要結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況進(jìn)行配置，從降低成本角度考慮，盡量利用其他現(xiàn)場(chǎng)撤場(chǎng)后的剩余物資，避免重復(fù)購(gòu)買造成浪費(fèi)。現(xiàn)場(chǎng)使用水電費(fèi)要留存相關(guān)憑據(jù)。

3.現(xiàn)場(chǎng)招待費(fèi)

招待費(fèi)用按照公司相關(guān)制度要求，必須履行事前審批手續(xù)，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如實(shí)列支，不允許費(fèi)用串項(xiàng)。

4.聘用當(dāng)?shù)貏趧?wù)工、代繳社保及考勤管理

現(xiàn)場(chǎng)一般需要聘用當(dāng)?shù)貏趧?wù)工，聘用當(dāng)?shù)貏趧?wù)工要與當(dāng)?shù)卣?guī)勞務(wù)公司簽訂用工合同，并按照規(guī)定繳納社保。要對(duì)雇傭的勞務(wù)工實(shí)施考勤管理，最好用電子考勤機(jī)，便于管理，工資要與考勤相符。

5.租賃辦公用車

為提高現(xiàn)場(chǎng)工作效率，現(xiàn)場(chǎng)一般需要租賃辦公用車，這時(shí)必須簽訂租賃用車協(xié)議，明確是否配司機(jī)、租賃有效期等信息，租賃協(xié)議必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，超過(guò)協(xié)議有效期的不允許報(bào)銷，油費(fèi)報(bào)銷時(shí)要注明里程數(shù)及用車用途。

6.租賃吊車

現(xiàn)場(chǎng)承租吊車時(shí)要與吊車的出租方簽訂租賃框架協(xié)議。租賃雙方每天要在“吊裝工單”小票上對(duì)使用日期、車型、工時(shí)、加班情況及作業(yè)內(nèi)容等進(jìn)行簽字確認(rèn)，租賃結(jié)束后根據(jù)此小票形成吊車臺(tái)班登記表進(jìn)行最終結(jié)算，結(jié)算時(shí)要核對(duì)小票與登記表，兩者必須保持一致。

7.現(xiàn)場(chǎng)使用的設(shè)備及工裝

現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試使用的設(shè)備及工裝通常是單位發(fā)運(yùn)過(guò)來(lái)，設(shè)備及工裝在這個(gè)現(xiàn)場(chǎng)完成后要運(yùn)往下一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)或返回單位，是循環(huán)使用的，因此在現(xiàn)場(chǎng)要做好對(duì)設(shè)備及工裝的臺(tái)賬登記管理，在領(lǐng)用前履行相關(guān)申請(qǐng)審批手續(xù)，做到不遺漏不丟失，現(xiàn)場(chǎng)使用后發(fā)運(yùn)需要做好交接工作。

8.從單位發(fā)運(yùn)現(xiàn)場(chǎng)的增補(bǔ)件流程

現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)營(yíng)銷部下屬的服務(wù)科下發(fā)申請(qǐng)工作聯(lián)絡(luò)單，由服務(wù)科再把所需的增補(bǔ)件通過(guò)工作聯(lián)絡(luò)單的形式反映給設(shè)計(jì)、采購(gòu)等部門，重新設(shè)計(jì)制造加工或采購(gòu)補(bǔ)發(fā)。

9.現(xiàn)場(chǎng)零星采購(gòu)物資

生產(chǎn)急需或臨時(shí)增加可采購(gòu)小額物資，如金額不足1萬(wàn)元的，可在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行零星采購(gòu)。

10.材料出入庫(kù)管理

建立材料的庫(kù)房管理臺(tái)賬，現(xiàn)場(chǎng)物資出庫(kù)需要領(lǐng)用人簽字，對(duì)應(yīng)入庫(kù)物資進(jìn)行出庫(kù)，實(shí)時(shí)查詢、動(dòng)態(tài)掌握庫(kù)房物資余額。避免現(xiàn)場(chǎng)物資入庫(kù)時(shí)由多人管理，職責(zé)不清，防范未按照計(jì)劃到貨而未及時(shí)發(fā)現(xiàn)、影響調(diào)試安裝進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)。

11.領(lǐng)用甲方物資

現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用甲方物資要做好備查登記，與甲方共用庫(kù)房，要簽訂協(xié)議，注明看護(hù)保管責(zé)任，對(duì)物資的數(shù)量盤點(diǎn)清晰。

12.繳納的安全保證金、車輛押金、設(shè)備使用押金

要留存繳納收據(jù)，注意保證金和押金的用途及時(shí)間，便于及時(shí)結(jié)算和清理。

13.現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的安全罰款、質(zhì)量扣款、拖期罰款及對(duì)現(xiàn)場(chǎng)單位或人員損失的賠償

現(xiàn)場(chǎng)施工過(guò)程中，發(fā)生的各種扣款問(wèn)題，要由甲方及本單位項(xiàng)目經(jīng)理簽字認(rèn)可，并提供相關(guān)依據(jù)，再最終結(jié)算。

14.撤場(chǎng)物資的管理

項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)撤離時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理按材料庫(kù)房的物資臺(tái)賬盤點(diǎn)相關(guān)物資，明確物品名稱、數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格等內(nèi)容，提出處置建議，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將可用物資及設(shè)備轉(zhuǎn)移至新開(kāi)工施工現(xiàn)場(chǎng)，或者對(duì)外處置，并將處置結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。

15.現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的其他成本費(fèi)用

必須履行相關(guān)審批手續(xù)，并保存相關(guān)憑據(jù)，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。

16.現(xiàn)場(chǎng)檔案管理

現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要、施工記錄日志、與各部門工作聯(lián)絡(luò)單、與用戶往來(lái)傳真、庫(kù)房管理臺(tái)賬、現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)處置審批表復(fù)印件等資料必須留存，以便存檔備查。

（四）加大培訓(xùn)和考核力度

1.加強(qiáng)培訓(xùn)

在現(xiàn)場(chǎng)較多的情況下，共享和利用前期現(xiàn)場(chǎng)成熟的管控經(jīng)驗(yàn)。要針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的主要問(wèn)題，制定規(guī)范的項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理模板，照章執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，提升項(xiàng)目經(jīng)理的現(xiàn)場(chǎng)管理水平。

2.加大獎(jiǎng)懲力度

對(duì)發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題，舉一反三，加強(qiáng)督辦整改。如項(xiàng)目經(jīng)理超出預(yù)算額較大的要進(jìn)行考核、出現(xiàn)質(zhì)量及拖期扣款問(wèn)題對(duì)責(zé)任人進(jìn)行考核罰款等，而針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理較好、大大降低預(yù)算的項(xiàng)目經(jīng)理，要給予獎(jiǎng)勵(lì)，做到獎(jiǎng)罰分明。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的全面管理，可嚴(yán)格把控現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的合理支出，減少現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的發(fā)生，同時(shí)實(shí)施必要的現(xiàn)場(chǎng)管理，使現(xiàn)場(chǎng)施工順利有序進(jìn)行，大大降低成本，進(jìn)而提高企業(yè)效益。

（作者單位為大連華銳重工集團(tuán)股份有限公司）

[作者簡(jiǎn)介：邊欣（1970—），女，遼寧昌圖人，本科，高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的提升、風(fēng)險(xiǎn)防控及降本增效等。]

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