流程化管理 信息化控制

徐怡旻 劉剛

摘 要：近年來內部控制、業財融合、財務信息化成為會計界的熱點問題，如何建設學校的內部控制體系？如何將學校內部控制流程貫穿于學校經濟活動信息化管理系統中？構建一個怎樣的基于內部控制體系的財務內控信息化平臺？針對以上問題，以山東某高職院校為例，詳細介紹了該校內控信息化建設的做法、步驟及經驗，以期為進一步提高高校財務信息化管理水平提供參考。

關鍵詞：內部控制? 高職? 財務信息化? 業財融合

一、項目建設背景

2014年，財政部下發了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，規范要求在全國范圍內開展行政事業單位內部控制建設工作。2016年教育部也出臺了配套的《高等學校內部控制指南（試行）》，自此高等學校內部控制建設開始推行，指南要求高等學校建立一套合理、完善、有效的內部控制體系，以此規范學校日常經濟活動，保證經濟活動合法合規、資產安全和使用有效，財務信息真實完整等。

二、學校的現狀分析

利用SWOT分析法，結合行政事業單位內部控制要求，對學校目前的運行管理及財務信息化建設情況進行分析，找出了自身的優勢和劣勢。

（一）優勢

1、領導重視，各項制度較為健全，執行效果好

學校不斷完善以學院章程為核心的內部管理體制和運行機制體系。按照“科學、規范、可操作性強”的原則，全面開展規章制度檢查和清理工作。明確學院管理過程中的各種責權利關系，形成健全、規范、統一的制度體系。

2、校內預算以業務事項為預算項目，達到財務與業務深度融合，有利于內部控制向業務事項的延伸

學校從2007年開始推行二級預算管理，期間進行了數次的改進和完善，目前形成以業務事項為主線的校內預算管理模式。學校所有預算資金都有業務事項作為載體，每個業務事項都有財務經費作為保障，財務經費與實際業務相對應，有明確的功能用途和經濟用途，使得業務更具有可執行性。

（二）劣勢

1、 信息系統缺項，不能涵蓋業務流程管理的全周期

多年來，學校一直很重視信息化建設，各個部門也都有各自的信息化管理系統。但從高校內部控制建設的視角出發，我們的信息系統存在缺項，不能涵蓋業務流程管理的整個周期。

比如學校雖然建立了財務預算管理系統、資產管理系統、政府采購管理系統，但是按內部控制的要求，資產管理系統之前缺少合同管理系統;會計核算管理系統之后缺少預算績效評價系統等，諸如此類系統的缺失，使學校經濟活動內部控制存在管理缺項，增加了管理風險。

2、系統之間各自為政，缺乏數據的交互共享

學校各部門信息系統相互獨立，各系統之間缺少必要的對接和數據交互。比如政府采購管理系統與財務預算管理系統各自獨立，致使采購經費資金來源控制不嚴。財務預算系統與會計核算管理系統無聯系，導致預算執行信息滯后，數據準確性不高。

（三）機遇

2016年6月，財政部發布《管理會計基本指引》明確提出了管理會計應嵌入單位相關領域、層次、環節，以業務流程為基礎，利用管理會計工具和方法，財務和業務有機融合。由此可以得出“業財融合”，是學校事業發展的必然選擇。

（四）挑戰

目前“業財融合”模式沒有范本，處于探索期。

三、項目建設目標及實施步驟

基于上述情況，學校確定啟動“以業財融合”為目標的業財一體化財務內控信息化平臺建設。

該項目立足“管控前移、流程融合、信息共享”理念，通過科學的管控手段對學校業務、財務等管理流程進行重新構建，進一步實現學校管理的流程化、規范化、科學化、信息化，使學校業務系統與財務系統數據信息實現無縫銜接，數出一門、數據共享，達到內部控制的目的，充分發揮財務監督管控職能，最終實現學校經濟業務的全過程閉環管理目標，提升工作效率、提高學校管理水平。

項目按“整體規劃，分步實施”的原則，分成三個建設階段，第一階段為“內控體系建設”階段，第二階段為“內控信息化”階段。第三階段為“業財一體化”階段。

四、項目建設情況

（一）內控體系建設階段

為確保《行政事業單位內部控制規范》的順利實施，學校以“領導干部熟悉內控、一般干部理解內控、紀檢監察掌握內控”為目標，深入開展內部控制體制機制建設宣傳教育。成立內部控制領導小組及工作機構，以問題為導向對單位層面、業務層面的內部控制工作進行有針對性、實效性的摸底調查，對單位未涉及或缺失的制度進行完善和補充，按預算業務、收支業務、采購業務、資產業務、合同業務、基建業務六大模塊進行梳理，編制相應流程圖，編寫整理流程說明以及詳細風險點說明，規范單位各項經濟活動。

內部控制體系的建設為學校下一步財務內控信息化建設打下了很好的基礎。

（二）內控信息化建設階段

學校啟動財務信息化建設，編制財務內控管理系統方案，建立基礎信息庫，確定輔助核算項目、各類人員權限、進行數據初始化，將內部控制流程植入財務信息化系統。收費系統、工資系統、預算編報、經費申請、網上報銷、會計核算均已上線運行。系統上線后，大大提高了工作效率和財務服務水平，取得的成效主要有：

1、預算管理方面

系統上線之前，校內預算編制、執行全部依靠財務人員手工完成，費時費力，工作量大。二是由于預算系統與核算系統各自獨立，財務預算執行情況反饋不及時。三是財務預算執行績效考核缺乏量化分析依據，由于財務預算管理系統自身功能限制，業務事項不能細明記錄，與核算系統對賬產生困難，使得財務預算管理的績效考核缺乏有力的數據支撐。

系統上線后，預算編報模塊，支持N上N下的上報模式，使財務人員從大量的匯總數據中解脫出來，提高了工作效率。二是經費申請、網上報銷、會計核算系統的無縫對接，實現不同業務模塊間數據傳遞，強化財務預算管理與會計核算的聯系，預算執行反饋更加及時。

2、經費申請、報銷方面

系統上線前，經費申請和報銷全部線下完成，報銷人員整日奔波在找各級領導簽字的路上，辦事效率極低。

系統上線后，經費申請、報銷全部線上完成，通過智能化處理，讓教職員工體驗自助式的服務，避免重復工作，解決了報賬難、報賬慢的問題。

3、各類專項資金支出查詢方面

系統上線前，對于各類項目資金驗收工作財務部門要有專人去負責原始單據的查找和復印，牽扯了財務人員大量時間和精力。

系統上線后，原始發票以電子附件的形式上傳系統，項目負責人可以在系統中查詢到該項目的所有支出及所屬附件，并可自行打印，大大減少了財務人員的工作量。

4、精細化管理、成本管理方面

多年來學校一直以業務事項為校內預算項目，但是由于學校財務預算系統和財務核算系統各自獨立，以業務事項為主線的預算無法與會計科目形成一對一的對應，成為預算實現“業財融合”的最大瓶頸，無法發揮這種預算模式的優勢。

系統上線后，財務預算和財務核算實現了無縫對接，為我們探索“業財融合”模式下的財務管理提供了很大空間，以分專業生均培養成本為例，對于二級學院自己的預算支出，我們可以通過各專業學生人數、教師人數、教師課時量，實驗實訓耗材領用量等計算出各專業直接費用，對于行政管理部門、后勤保障部門形成的間接費用，我們可以分析其成本動因，按成本動因將各類間接費用歸集到各專業培養成本中，最后除以本專業學生人數，得出本專業生均培養成本。

（三）“業財一體化”階段

學校OA辦公、人事、學生、教務、資產等系統與財務內控信息化平臺對接，將學校經濟活動內部控制功能嵌入“業財一體化”平臺。可實現對學校各項經濟活動進行有效的監控與全面評估。該平臺的建設，打通了學校原有系統之間的障礙，提高了原有系統之間的協同能力，將財務活動與業務活動、管理活動產生的關鍵信息集于一個數據庫中，使財務數據具有了管理數據的特點，實現數據共享，提升數據價值，最終實現財務實時反映業務并推動業務改善，業務及時自我糾偏并實時反饋到財務，從而有效提高學校各職能部門的整體協同性，不斷提高學校運行效率和效果。

五、項目建設中的體會

（一）領導的重視與支持是信息化建設的有力保障

內部控制是“一把手”工程，財務內控信息化建設更要各級領導的大力支持，保證項目的順利實施。

（二）結合實際，扎實推進是信息化建設的根本

不論是內控體系的建設還是財務信息化的建設，都要立足自身情況并結合先進的管理理念，理論與實際相結合，避免生搬硬套，使設計的流程、采用的管理模式具有較強的操作性，便于落地實施。

（三）建全制度，規范流程，是信息化建設的基礎

“沒有規矩，不成方圓”這句古語充分說明了規范的重要性，缺乏明確的規章、制度、流程，再先進的信息化手段也達不到提高管理水平的目的。

（四）做好項目實施的事前預案，保證項目有效施實

編寫《學院財務信息化操作手冊》明確了各類業務經辦人、審核人的職責、權限，對各類具體業務需上傳的附件、各審核人應審核的事項做了詳細描述，具有很強的可操作性。為財務信息化項目順利實施提供了有力保證。

參考文獻

[1]周艷娥.業財融合助推高校財務管理轉型的路徑探討[J].欽州學院學報，2018.

[2]彭威.基于內控視角的高校經濟活動信息化平臺研究[J].會計之友，2018.