加強印章檔案管理的若干措施分析

韓英

【摘? 要】印章檔案具有一定的特殊性，作為一種實體檔案，對其進行管理顯得尤為重要。印章對事業單位來說更為重要，印章的管理也需要更嚴格的約束。印章的管理不僅體現在日常工作的使用上，還體現在其綜合安保工作上。比如，印章遺失時，事業單位可以在第一時間使印章失去法律效力，避免給后續工作帶來麻煩。分析了印章檔案管理中存在的問題，提出了加強印章檔案管理的有效措施，以期對事業單位提高印章檔案管理水平有所幫助。

【關鍵詞】印章檔案;管理;問題;措施

引言

對于事業單位來說，印章起著重要的作用。在文件上加蓋印章，可以表明該機構對該文件的識別或簽署，可以代表該機構，具有一定的法律效力。印章由金屬、木材、石頭、玉石等制成，無論何種材料，印章檔案與證書、獎杯、獎章一起，屬于事業單位實物檔案。人們對印章一般不完全了解，通常認為只要印章失去法律效力，就可以銷毀，對其不良影響認識不足，因此在印章檔案管理上可能或多或少存在疏漏。印章檔案的法律效力不會因其銷毀而消失。它是公共機構的象征。雖然實體印章不存在，但仍會產生影響。它是事業單位權利的象征，是事業單位的重要憑證，是其行政行為和商業行為的證明。因此，有必要加強印章檔案的管理。事業單位管理者在日常工作中，必須更加注意保證印章檔案的使用按規范進行。

1.印章檔案管理的現存問題

1.1印章檔案管理意識有待提升

由于印章檔案的效力不同，在日常管理和使用過程中，往往需要不同的方法。對于事業單位來說，在正常情況下，印章不會過于集中在一個部門或一個人的手中，因為在業務發展過程中，不同部門需要使用不同的印章，這使得一部分印章往往會在不同部門之間流動。印章檔案管理意識不高，在流通過程中易丟失或使用不當，容易造成管理效果不理想。而少數事業單位由于員工印章檔案管理意識淡薄，造成印章丟失，這不僅影響了工作的正常開展，也給事業單位帶來了一定的風險。

1.2印章檔案的收集范圍不夠明確

為了提高印章檔案的管理質量，事業單位需要對印章檔案的收集范圍作出明確規定。一般來說，印章檔案的收集比較簡單，需要相關人員填寫記錄信息表，以便于保存和管理。然后機構需要備份印章的批準材料。但是，在實際收文過程中，有些管理者為了節省時間，對記錄工作沒有嚴格控制，容易導致記錄結果不準確，降低印章收繳工作的準確性。

1.3使用規范落實不到位

在任何單位，印章的使用都需要嚴格規范，尤其是事業單位。印章的使用必須遵守規范。要實現這一目標，機構需要有內部的規章制度來使用印章。但不可否認的是，雖然一些事業單位有明確的規章制度，但其執行效果并不理想，印章的使用仍屢禁不止。印章代表著事業單位的最高權利，鑒于印章的法律效力，各事業單位仍需加大改進印章使用的力度，并嚴格執行。印章在使用過程中如有損壞，應作相應的銷毀記錄。

2.加強印章檔案管理措施

2.1提高印章檔案管理意識

毋庸置疑，印章檔案對事業單位具有重要意義。為達到印章檔案管理的預期效果，單位應加強員工印章檔案管理意識。各單位領導要以身作則，督促各部門加強印章管理，推動印章使用標準的實施，并領導各部門對廢棄、閑置的印章進行收集，由檔案管理部門統一處理。檔案管理部門對各類印章建立檔案，按使用情況歸檔，定期對各類印章進行檢查，確保印章檔案管理工作穩步推進。

2.2進一步完善印章檔案的管理規范

事業單位要加強印章檔案管理，還需要對已備案的印章檔案進行登記，并按印章檔案登記順序移交。在編制登記記錄時，要堅持實用性原則，方便有關人員查閱記錄。一般來說，印章檔案目錄可以根據印章名稱、啟用時間、廢止時間進行標注，使印章檔案管理更加規范。

2.3提高印章使用管理水平

管理人員登記印章檔案時，應保證預留印鑒牌編號準確。在印模制作中，相關人員還應做好印模工具和印模材料的清潔工作。事業單位在印章檔案使用過程中，可以根據印章的使用過程，指派專人對印章進行管理。由于事業單位內部部門眾多，很多企業在發展過程中需要多個部門使用印章。事業單位可以完善管理制度，確保不同部門、不同業務環節有專人負責印章。這樣，工作人員的印章管理意識就會提高，相關負責人也可以更加關注印章的使用情況，使用完畢后妥善移交有關部門使用或保存。

2.4加強對老舊印章的處理工作

在印章的使用過程中，由于磨損、墨跡頑固等一系列原因，難免造成使用效果不好，字跡不夠清晰。印章檔案管理部門需要定期對印章進行處理。例如，可以將密封件放入裝有清洗液的容器中，浸泡適當時間后，再取出清洗，清洗效果會更好。如果有些印泥太頑固，不能用細毛筆擦干凈，可以用小竹簽把它撿起來，并注意力度，以免損壞印章。密封件清洗后，應置于通風干燥處，自然干燥。因使用過多而不能正常使用的印章，交檔案管理部門統一處理，并在監督下銷毀，并做好銷毀記錄。

3.結論

第三條檔案館是事業單位的重要權利代表，具有法律效力，必須加強印章檔案的管理。事業單位領導和檔案管理人員要高度重視，解決存在的檔案管理問題，如通過宣傳教育提高員工印章檔案管理意識，健全印章管理制度，嚴格印章使用管理等，最后做好舊印章的處理工作。分析了事業單位印章檔案管理中存在的問題，并提出了相應的解決辦法。

參考文獻

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