規劃管理機要檔案工作的思考

王蕊

摘要：本文簡要介紹了規劃管理機要檔案的工作現狀，指出目前在制度建設、密級標識、檔案信息化管理上存在的問題，并提出以下幾點做好檔案工作的意見：健全管理制度，構建規范、安全的管理體系；規范密級標識，促進檔案信息資源的合理利用；推進機要檔案信息化建設，適應時代發展趨勢；創新工作方法，提高工作效率；提高檔案管理人員的保密意識及綜合素質。

關鍵詞：專業檔案 機要工作 檔案管理

規劃管理機要檔案（以下簡稱“機要檔案”）是北京市規劃自然資源委在涉及國家秘密建設項目的規劃審批過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄；是委機關專業檔案的重要組成部分，在制定規劃、依法行政、促進科學決策上發揮著不可或缺的憑證和參考價值。隨著國家檔案局第13號令的頒布、北京市優化營商環境的改革，機關檔案工作面臨新挑戰和新要求。如何管理好機要檔案，使其適應時代發展，更好地發揮作用？對此，筆者結合工作實踐談點淺見。

一、機要檔案工作現狀

委機關重視機要檔案的管理，專門設置機要檔案室，由經委機關保密部門審查合格的正式在編黨員負責機要檔案的接收、整編、保管和利用；在工作中貫徹執行國家和北京市檔案法規與政策，并結合業務實際，建章立制，明確工作要求。目前使用的制度有：《檔案室防火安全保密制度》《規劃管理檔案整編工作要求及做法》《機要檔案利用規定》《機要檔案利用須知》。因為機要檔案是圍繞著涉密工程（項目）規劃審批工作而產生的，其檔案內容有保密要點，一直以來采用傳統紙質化存放和人工管理模式[1]，即實體檔案整編以手工方式進行，卷內目錄、案卷封皮、各類機要檔案檢索目錄使用涉密計算機人工著錄，以紙質檔案原件為委機關和建設單位提供利用。

二、機要檔案管理中存在的主要問題

（一）管理制度仍需完善

委機關為進一步優化營商環境，進行了建設項目行政審批流程改革，這對于機要檔案的直接影響是歸檔內容發生了變化，需要重新制定相應的歸檔制度。檔案鑒定工作的核心是檔案價值的判定和預測。[2]對于機要檔案鑒定來說，其密級會產生重要的影響，檔案價值的大小、保管期限的長短與檔案內容涉密程度有著直接的關聯。[3]而目前沒有制定密級鑒定方面的規定，存在疏漏。雖然保管環節有規章，但隨著委機關搬遷，機要檔案的保管條件、閱覽環境發生了變化，而制定的《檔案室防火安全保密制度》已不適應新形勢，急需根據現實情況制定有關人防、物防、技防的具體規定。

（二）部分檔案案卷密級需要標識

《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》第十五條指出：“國家秘密載體以及屬于國家秘密的設備、產品的明顯部位應當標注國家秘密標志。國家秘密標志應當標注密級和保密期限?！币罁隧椧幎?，相關部門在整理機要檔案時要特別注意其密級、保密期限和保管期限，應在案卷封面上根據工程項目密級注明，以便提供利用時控制好知悉范圍。由于歷史原因，2017年以前整編的機要檔案沒有進行案卷密級標識，不利于做好機要檔案的密級管理工作。

（三）檔案信息化管理工作相對滯后[4]

由于機要檔案有保密性，依據《中華人民共和國保密法》中有關涉密信息系統按照涉密程度實行分級保護的規定要求，工作中使用的涉密辦公系統（內網）只能具備項目級的信息條目。案卷級、文件級信息需使用另外單機的涉密電腦，對照每卷檔案的文件和圖樣內容，人工著錄案卷及卷內目錄，工作量大、整理周期長。此外，2000年以前的機要檔案只有手工檢索目錄，此目錄缺少利用者經常使用的“許可證號”項目的著錄，給檢索帶來不便。

因擔心數字化工作處理不當造成泄密，所以對于機要檔案未進行數字化加工掃描。而當前20世紀50年代至90年代用地證、工程證檔案由于多年的查閱利用，已出現了紙張破損、字跡褪色、藍圖脆裂的問題，再使用原件提供服務，不利于檔案的有效保護。

三、做好機要檔案管理工作的思考

（一）健全管理制度，構建規范、安全的管理體系

一是根據委機關適應優化營商環境進行的規劃審批工作調整，制定機要資料歸檔制度，明確歸檔范圍、時間、要求。如編制的移交目錄既要標注機要檔案的密級，又要指出卷內所含涉密文件或圖紙的密級及數量，以便移交時雙方核對清點，確保收集齊全完整。二是國家秘密事項總是處在矛盾運動的狀態，絕對靜止不變，永久性地處于一種秘密狀態下的國家秘密事項，從客觀上講是不存在的，[5]因此要制定機要檔案密級鑒定制度。而檔案密級變更和解密工作需由檔案部門、業務部門和保密部門協作完成。[6]所以制度內容應包含各方責任、鑒定標準、工作原則和方法，從頂層設計上保證檔案密級鑒定工作的實用性。三是在實踐中不斷修改、完善現有制度。例如整編環節需對重份資料進行剔除。但如果剔除的資料內容含有敏感信息，應先登記造冊再放入銷毀保密麻袋，因此需要在整編制度中，增加有關銷毀檔案內容、數量、密級、原因的登記規定。再比如委機關內部使用的機要檔案利用規定，應按照機要檔案密級的情況，分密級管理，添加有關絕密、機密、秘密工程的機要檔案應由哪些人員負責查閱的規定。此外，機要檔案利用規定還應細化復印要求，明確哪些文件資料可以復印。

（二）規范密級標識，促進檔案信息資源的合理利用

為使機要檔案不泄密又便于使用，機要檔案室應集中開展2017年以前整編的機要檔案案卷密級標識工作。具體做法為：先進行數量統計、摸清工作量，結合實際確定承擔具體任務的人員和完成時間；對照制定的工作任務表，依照案卷內國家或地方保密管理部門出具的定密文件，進行案卷密級標識。標識工作進行時，須同步形成機要檔案知悉范圍工作臺賬，以便利用時查閱。

（三）推進機要檔案信息化建設，適應時代發展趨勢

檔案管理部門應站在如何妥善處理檔案保密與信息化技術利用的角度思考，一方面強化對涉密計算機和網絡的保密管理，另一方面提供有關業務系統檔案功能完善的建議，實現檔案全流程管理，解決數據二次著錄浪費時間的問題。同時檔案管理部門要利用條形碼或RFID技術補錄歷史機要檔案數據，改善其檢索不便的現狀；根據《國家秘密載體印制資質管理辦法》規定選擇資質單位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法進行機要檔案數字化加工掃描[7]；制定好風險防控措施，從生成、流轉、存儲、利用環節上嚴密監控與管理，筑牢數字檔案安全保密防線[8]。

（四）創新工作方法，提高工作效率

北京市城市建設檔案館在《關于加強北京市“十三五”時期城建檔案工作的指導意見》中指出：“城建檔案工作要按照科學高效的規劃管理管控體系，加強行業管理，創新工作方式。做好城市規劃、建設專項任務的檔案服務保障工作。”因此，應適時改變機要檔案工作方法。

第一，為提高檔案整編工作進度、減少整理時間，建議業務部門對建設單位提出圖樣材料規范，比如制定疊成A4幅面且不要用膠裝方式裝訂的要求；簡化文件排列程序，按照規劃行政審批階段辦理時的“附件”順序進行卷內文件排序，且著錄的卷內目錄題名也要以“附件”中委機關經辦人所列名稱編制，以便查找；本著《中華人民共和國保密法》第四條“既確保國家秘密安全，又便利信息資源合理利用”的原則，建議按照涉及項目的內部資料和可供建設單位查閱的相關資料進行區分，分別組卷，控制好涉密信息的知悉范圍；同時做好機要檔案利用追蹤、著重記錄建設單位利用目的、利用內容的保密協議。

第二，為做好檔案實體保護工作，一方面要對破損的歷史檔案進行修復，另一方面可采取提前制作檔案證明（20世紀50年代至90年代用地證、工程證附件）和檔案復制本（復印附圖）的方式為日后提供利用。

（五）提高檔案管理人員的保密意識及綜合素質[9]

涉密檔案人員是檔案保密管理的核心要素，也是檔案保密工作的重要主體。[10]所以筆者認為要做好機要檔案工作，首先要不斷強化涉密檔案管理人員的保密意識。除了參加單位組織的保密教育培訓外，涉密檔案管理人員還需經常瀏覽國家保密局網站，從“兩識教育”欄目中學習保密知識，從“警鐘長鳴”欄目中加強工作作風建設、防微杜漸；牢記保密這根弦，無論在何種場合，都應做到守口如瓶，把保守黨和國家秘密作為自己的神圣職責和應盡義務[11]。其次要加強關于規劃、檔案、信息技術等知識的學習，勤于思考、善于發現工作中的問題，總結管理經驗，提升業務素質。涉密檔案管理人員要朝著以檔案基礎知識為根基、保密專業知識為主干、計算機網絡知識為補充的復合型專業檔案人員努力。[12]

注釋及參考文獻：

[1]李靜.新時代做好廣播電視干部人事檔案工作的思考[J].中國廣播電視學刊，2019（8）：77-79.

[2]解曉鮮.推動城建檔案鑒定工作的幾點思考[J].北京檔案，2013（11）：20-21.

[3][5]嚴雪林.試論檔案密級鑒定[J].檔案學通訊， 2011（5）：30-33.

[4]魏華.土地整治檔案管理現狀分析及建議[J].中國土地，2016（7）：42-43.

[6]趙卉.關于檔案密級問題的再思考[J].蘭臺世界，2015（S5）：52-53.

[7]褚蓮清.軍工單位紙質數字化風險辨識及控制措施[J].機電兵船檔案，2019（6）：77-79.

[8]燕楊.數字檔案保密管理探析[J].保密工作，2017（10）：53-54.

[9][12]吳明麗.新時期軍工科技檔案保密工作[J].中國檔案，2012（10）：74-75.

[10]周莉.機關檔案保密工作研究[J].辦公室業務，2017（12）：89-90.

[11]孔梅.淺析涉密檔案的管理[J].山東檔案，2017（2）：72-73.

作者單位：北京市城市建設檔案館