大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案管理研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的當前形勢下， 每個行業(yè)都需要處理更加復雜的數(shù)據(jù)信息，這也在無形之中讓檔案管理領域的工作人員面臨著極為重要的挑戰(zhàn)，每個工作人員都意識到新型科學技術(shù)應用于實際工作的重要性，也知曉了大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用已經(jīng)成為了社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理工作的順利進行是每個單位順利發(fā)展的重要基礎，此項工作存在的價值和意義就在于能夠?qū)⒘艘呀?jīng)發(fā)生的重要事件的各類信息進行更加合理化地歸納和總結(jié)，方便各個工作人員在需要的時候可以將其中的信息調(diào)取出來進行觀察和研究。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展下，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，檔案管理部門的工作人員必然需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用到日常生活中。本文對現(xiàn)階段當企業(yè)領域檔案管理工作的主要形式進行了分析和總結(jié)，并提出一些切實可行的工作方案，旨在幫助更多企業(yè)能夠依據(jù)自身的實際情況合理應用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案管理工作。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);企業(yè)管理;檔案管理

1 研究大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要意義

首先，此項技術(shù)的研究部能夠讓相關工作人員具備更多檔案管理理論知識，在執(zhí)行工作的時候能夠更加順利，管理人員在進行指導工作的時候能夠具備更為寬廣的思路。在這種新的時代背景下，檔案管理工作在開展的過程中也需要進行一系列的變革，并對其中存在的工作問題進行全方位地研究，將各類問題加以更加精細化地完善，這對于整個檔案管理事業(yè)的發(fā)展都具有著極其重要的促進作用，有助于檔案管理工作的順利開展。

其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用能夠進一步推進檔案管理工作的改革進度。在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的當前形勢下，對于檔案管理部門工作人員的總體素質(zhì)具備了更高的要求，工作人員還需要對當前檔案管理工作的發(fā)展趨勢進行更加精細化地分析，讓檔案管理工作能夠進行得更加完善，并可以充分激發(fā)相關工作人員的創(chuàng)新熱情，讓所有工作可以在每個員工的不懈努力下有條不紊地運作下去。

最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)的實施能夠促進相關工作人員基本素質(zhì)的不斷優(yōu)化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠徹底改變工作環(huán)境的運作方式，檔案管理工作人員的教育問題也可以在這樣的環(huán)境下得到各方面的完善，并能夠切實激發(fā)每個員工的學習積極性，并可以在實際的工作中運用更多先進的科學技術(shù)，讓相關工作人員能夠擁有更高的工作積極性，工作人員的工作效率能夠獲得顯著提升。

2 現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)技術(shù)實施過程中面臨的困難

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在現(xiàn)代社會中的積極應用，檔案管理領域工作者在執(zhí)行工作任務的時候需要對原有的工作技術(shù)進行多方面的審視，及時摒棄其中落后的工作觀念，并將其中存在的工作經(jīng)驗加以融合，這樣才能夠從根本上強化大數(shù)據(jù)技術(shù)的實際作用。但是，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用尚未成熟，檔案管理工作在進行創(chuàng)新的時候依舊會面臨多方面給予的壓力。

2.1 大數(shù)據(jù)技增強了檔案存儲工作的難度

大數(shù)據(jù)技術(shù)在應用過程中，數(shù)據(jù)輸入的數(shù)量要遠遠高于輸出的量。絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)庫在進行系統(tǒng)設置的時候，主要依據(jù)系統(tǒng)的更新讓大數(shù)據(jù)技術(shù)獲得更加先進的操作方式。其中，搜索和檢測技術(shù)的加入能夠讓大數(shù)據(jù)系統(tǒng)更加完善。檔案數(shù)據(jù)本身數(shù)量巨大，如果被錄入到某個經(jīng)營范圍較大的站點中，很有可能構(gòu)建成為大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。由于各個領域的數(shù)據(jù)信息都在呈現(xiàn)出逐漸上漲的趨勢，檔案管理部門所需要處理的信息數(shù)量日益攀升，甚至會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息無法及時得到完善處理的情況。數(shù)據(jù)存儲數(shù)量的提升意味著信息訪問量的提升。所以，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，檔案管理工作在開展的途徑中逐漸出現(xiàn)了數(shù)據(jù)訪問速度下降的情況，這也造成了檔案管理工作的運作障礙。

2.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透下檔案資源管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著傳統(tǒng)文明逐步向現(xiàn)代社會文明的方向發(fā)展，檔案管理工作在運行的過程中不再依賴于紙質(zhì)材料，而逐漸呈現(xiàn)出數(shù)字化的特性，再進一步發(fā)展成先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)。由于檔案信息的存儲量已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)量暴增的情況，當前的信息化技術(shù)的應用雖然能夠解決較為簡單的數(shù)據(jù)整理問題，但是已經(jīng)遠遠無法滿足現(xiàn)階段社會各界的實際需要。但是，由于檔案工作技術(shù)是相對落后的，資源管理工作的整體方式正在處于停滯不前的狀態(tài)，信息技術(shù)的使用也處于極為匱乏的狀態(tài)，社會當中的檔案管理工作并沒有引起更多人的注意力。工作人員應該積極利用更加先進的信息化技術(shù)，這樣才能夠為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，將資源進行更加科學合理的整合，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案中挖掘潛在價值。所以，數(shù)據(jù)信息的整合以及檔案信息安全性得到保障，都能夠促進檔案資源的合理利用。

2.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作管理者業(yè)務能力帶來考驗

首先，當前形勢下，檔案信息的收集工作都服務于企業(yè)經(jīng)營活動，或者具有較高價值的文件，這些文件都會經(jīng)過加工后儲存在檔案室當中。多數(shù)的檔案管理工作成果都處于半成品的狀態(tài)。但是，大數(shù)據(jù)技術(shù)所需要的數(shù)據(jù)都是通過資料信息進行錄入的，大數(shù)據(jù)本身更加注重信息的完整性特征和時效性特點。所以，檔案信息的儲存工作也需要具備及時性的特點，這樣才能夠滿足大數(shù)據(jù)時代的基本需要，此項工作的順利進行已經(jīng)成為檔案管理部門需要面對的重要問題。

其次，計算機技術(shù)的應用逐漸替代了手工技術(shù)的統(tǒng)計，傳統(tǒng)的工作方式都是較為落后的，已經(jīng)不能及時適應大數(shù)據(jù)時代的基本要求，無法進行更為詳盡的數(shù)據(jù)管理工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用更加強調(diào)開放化的檔案管理方式，這樣才能夠適應社會多元化的工作發(fā)展走向。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用能夠?qū)⑤^大規(guī)模的數(shù)據(jù)信息加以整理，并利用云端系統(tǒng)對數(shù)據(jù)信息進行加工和整理。所以，信息技術(shù)領域的人才是較為缺少的，同時也限制了檔案管理工作本身良好的發(fā)展走勢。

最后，在以往的檔案管理工作當中，信息的存儲和查詢都是被動進行的工作，現(xiàn)代技術(shù)的應用依舊無法對更多的資源進行合理開發(fā)，不能對社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。但是，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應用的過程中，將會有大量的信息可以實現(xiàn)科學合理的整合，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)可以獲得更為廣闊的應用空間。

2.4 大數(shù)據(jù)技術(shù)的加入對工作人員素質(zhì)提出更多要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷延伸和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，大數(shù)據(jù)技術(shù)本身能夠為檔案管理工作提供更加完善的工作思路，能夠讓更多的工作人員擁有發(fā)展機會，但同時也需要其擁有更高的工作素質(zhì)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷延伸的當今社會，傳統(tǒng)管理技術(shù)的核心理念也應該積極應用到檔案管理工作中，還需要對所有相關的工作人員進行培訓，讓更多的工作人員能夠接受到更高質(zhì)量的培訓內(nèi)容。比如，大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)信息進行更加精細化地整理，但是此項技術(shù)本身就具有著極強的綜合性，工作人員在進行操作的時候會面臨很多方面的困難，技術(shù)系統(tǒng)的操控需要具備專業(yè)知識的技術(shù)人員加以掌控，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息透徹分析和總結(jié)，這樣才能夠?qū)ふ业阶钸m合企業(yè)發(fā)展的檔案管理方式。面對大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應用，企業(yè)同樣需要多名掌握先進數(shù)據(jù)整理技能的高級管理人才，及時分辨出數(shù)據(jù)信息未來的發(fā)展態(tài)勢。由此可見，檔案管理工作的進行必然需要大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持。由于企業(yè)類別較多，企業(yè)所需要使用的檔案管理系統(tǒng)也存在較大差異，需要更多不同類型技術(shù)人員參與到大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究中。這樣才能夠?qū)n案管理工作中存在的各種挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)變?yōu)閺V泛發(fā)展的良好機會。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作帶來的發(fā)展機遇

從多個角度觀察大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的特點能夠明顯察覺到，檔案管理工作需要進行多方面的變革，但同時讓檔案管理工作具備了更多的生機。

3.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作帶來發(fā)展機會

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員通常情況下都會采用紙質(zhì)介質(zhì)進行數(shù)據(jù)的歸納整理，使用的分類單位通常情況下為“件”或者是“卷”。紙質(zhì)檔案受到取締是歷史發(fā)展的必然趨勢，也是社會高效發(fā)展的必然需要。檔案管理部門的工作人員所需要做到就是將原先的工作重點內(nèi)容進行轉(zhuǎn)移，將原本的搜集工作的管理程序等，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息的監(jiān)測工作面，確保云端信息的精確度和安全性，并及時進行數(shù)據(jù)整理分析工作。所有工作都會產(chǎn)生更高的效率，社會的發(fā)展也會因此加快進程。

3.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案價值的提升

以往的檔案管理工作在進行過程中，主要應用紙質(zhì)檔案以及電子文檔信息實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理和分析，檔案在傳統(tǒng)的工作模式中始終處于被動利用的狀態(tài)。多數(shù)情況下只能被存儲到檔案柜或者是計算機系統(tǒng)當中。其中所包含的數(shù)據(jù)信息很少得到專業(yè)技術(shù)人員的分析及總結(jié)，難以彰顯出其應有的價值。通過對數(shù)據(jù)信息的總結(jié)和分析，以及云計算技術(shù)的應用，能夠及時搜索出工作人員所需要的信息，并對其進行關聯(lián)或者提取處理。通過對數(shù)據(jù)信息的挖掘和處理，讓原本抽象的數(shù)據(jù)信息能夠發(fā)揮其實際存在的價值。這能夠在最大限度上展現(xiàn)出大數(shù)據(jù)技術(shù)所能夠具備的劃時代意義。

4 大數(shù)據(jù)技術(shù)影響下檔案管理工作的重點內(nèi)容

面對大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展趨勢，檔案管理工作者面臨著更多方面的挑戰(zhàn)任務。在面對大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)后，相關工作人員進行工作模式轉(zhuǎn)型的時候需要更加迅捷，這樣才能夠積極應對所有的挑戰(zhàn)機會。為了能夠幫助相關工作人員更好地適應新時代的基本要求，筆者主要提出了以下幾個方面的具體工作方案。

4.1 創(chuàng)建新型工作理念

檔案管理領域的工作人員需要及時進行工作方式的革新，積極轉(zhuǎn)變自己原有的心態(tài)，進行思想層面的解放，讓每個員工都能夠有更多的機會施展自己的才華，有機會利用自己智慧解決相關的管理工作問題。管理人員需要將工作眼光放得長遠一些，及時進行工作方式的革新，積極利用工作之余時間研究與大數(shù)據(jù)相關的技術(shù)領域知識，并結(jié)合企業(yè)的實際需要，思考如何將大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地融合到檔案管理工作當中。在實踐工作中也要充分展現(xiàn)自身的思想理念，進行大膽創(chuàng)新，讓每個員工都能夠充分意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有重要價值，每個員工都可以在執(zhí)行工作任務的時候積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓所有的員工都能夠在這樣良好的工作氛圍中實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活掌握。

4.2 強化對人才的培養(yǎng)

當前形勢下，企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員的總體質(zhì)量良莠不齊，很多人員并沒有經(jīng)受過專門的訓練，對于檔案管理工作內(nèi)涵缺乏足夠的領悟能力，在執(zhí)行工作任務的時候經(jīng)常會出現(xiàn)一些列的差錯，導致工作效率是極為低下的，公司整體的運行進度都會因此受到嚴重的影響。在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷得到重視的當今社會，管理人員如果不具備足夠的專業(yè)水準，將導致企業(yè)受到較大的經(jīng)濟損失，很多決策也難以在較短的工作時間得出正確結(jié)論。這將不利于企業(yè)的順利發(fā)展。因此，企業(yè)需要積極引進專業(yè)型的技術(shù)人才，讓大數(shù)據(jù)工作都能夠在嶄新的社會環(huán)境中獲得高效利用。同時也需要對現(xiàn)有的工作人員進行多方面的培訓，這樣才能夠保證現(xiàn)有的人力資源能夠獲得優(yōu)化，讓企業(yè)內(nèi)部能夠時刻保持較好的生機活力。

4.3 強化檔案宣傳活動

為了能夠讓每個員工能夠在內(nèi)心深處意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對于企業(yè)發(fā)展的重要價值，企業(yè)管理人員需要抓緊每一次能夠進行大數(shù)據(jù)技術(shù)宣傳的機會，在國際檔案日當天或者利用講座宣傳的形式講解大數(shù)據(jù)技術(shù)當中所具有的深刻含義。為了能夠加深員工對于此種技術(shù)的印象，管理人員還應該及時組織員工參與到相關的社會活動中。這樣，所有員工都能夠在實際工作中意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的價值。同時也能夠?qū)n案管理工作的重要性具有更加深刻的印象，并能夠積極配合相關工作人員進行數(shù)據(jù)收集。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)在執(zhí)行各種任務的時候需要進行多方面的考慮。尤其在面臨檔案管理工作的時候需要加以多方面的考慮，及時察覺到自身存在的不足之處，將原有的管理技術(shù)水平加以精細化地完善。相關的工作人員一定要積極面對隨之而來挑戰(zhàn)，積極提升自身的專業(yè)水準，將檔案管理工作進行進一步地精進，促進企業(yè)的順利發(fā)展，讓企業(yè)能夠在復雜的經(jīng)濟環(huán)境下獲得良好的發(fā)展前途。

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作者簡介：林梅（1967-），女，四川成都人，本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案管理。