建設工程檔案歸檔移交存在問題淺析

文/符聯雙

城市建設工程檔案是對工程項目全過程的記錄，是項目交付使用后的重要查考依據。隨著城市化建設的不斷加快，工程檔案的數量急劇增加，但與之不相匹配的是實際工作中依然存在著諸多問題，應予研究解決

近年來隨著城市化進程的不斷加快，工程檔案的數量急劇增加，但與之不相匹配的是檔案管理工作滯后、管理質量良莠不齊，一定程度影響了建設工程后續的運營管理。楊凌示范區檔案館協助當地建設行政主管部門承擔了楊凌地區建設工程檔案的接收和保管利用等工作職能，本文就工作實踐中遇到的問題和應對策略做了粗淺的歸納與探討。

一、存在的問題

建設工程檔案是工程項目從立項、審批、勘查、設計、施工、監理、竣工驗收等過程形成的并應歸檔保存的文字、表格、音像、圖紙等資料，是工程項目全過程的記錄，更是工程交付使用后的重要依據，理應做好歸檔。然而，由于多種原因造成建設工程檔案歸集整理、審驗接收等工作環節存在一些較為突出的問題，歸納起來主要反映在以下三個方面：

問題之一是參建單位的檔案意識較為淡薄。項目建設過程中，建設、施工、監理等工程參建主體往往重視程度不夠，存在著“重建設、輕管理”的問題，將工作重點放在施工質量管理與工程進度控制等方面，而對工程檔案管理的價值認識不足。在這樣的思想主導下，對工程檔案建設管理的投入不足，檔案人員配備不夠，沒有專職的資料員，檔案管理技術和設備落后，這些問題必然導致建設工程資料的收集、編制與工程項目不能同步進行，有的甚至到了竣工之后相關資料還沒有歸集和整理，隨之也就出現了資料收集不齊全、內容缺項漏項、記錄不嚴密等問題，而這些又無疑影響了后期檔案移交的順利進行。

問題之二是建設工程檔案管理人員自身業務能力水平不高。如前文所言，參建單位對檔案工作重視不夠投入不足，很多單位并未配備專職的工程檔案管理人員，普遍為兼職人員而且流動頻繁，這些人員在崗在職期間很少參加專業的檔案建設管理培訓，沒有系統學習過工程檔案管理知識，無法扎實全面地掌握工程檔案立卷歸檔技能，其業務能力水平與承擔的工作不相適應。這些不足勢必影響到工程檔案整理歸檔工作上，于是就出現了檔案記錄不完整、收集不齊全、歸檔不及時等問題，最終導致建設工程檔案的整體質量難以得到保證。

問題之三是建設工程檔案管理機構的靠前指導不夠。保障建設工程檔案的真實與完整是城建檔案管理機構的重要職責，而在工作實踐中，往往是只有在建設項目竣工驗收完畢并申請移交工程檔案時，城建檔案管理機構才去核查檔案資料的真實完整情況。但即使就是這個時候發現了問題，移交單位只能是事后彌補和完善，往往就把應付審驗作為目的，很容易導致個別檔案資料出現不真實的情況，一定程度上降低了檔案的保存和利用價值。反思這些問題，就是因為城建檔案管理機構沒有開展建設項目的靠前指導、跟蹤服務和有效監管，在工程施工環節未對工程資料的立卷歸檔工作進行監督、檢查和指導。

二、采取的舉措

針對存在的上述問題，工作實踐中，我們盡可能地發揮各方力量，想方設法彌補欠缺、堵塞漏洞，主要采取以下三項舉措：

舉措一，強化監督管理與引導，提升參建單位檔案主體意識。作為城建檔案管理機構和檔案行政管理部門，一定要發揮自身工作職能，首先要將宣傳工作做到一線，利用國際檔案日、工程質量宣傳月等時間節點，開展多種形式的工程檔案教育活動，引導參建單位重視加強工程檔案歸集移交工作，提升檔案主體意識；協助工程參建單位明確各自職責，簽訂必要的責任承諾書，確保工程檔案及時有效收集；提請參建單位制定完善檔案資料管理制度，明確有責任心、業務能力強的人員專職負責檔案管理工作，要求人員相對固定盡量不要更換；督促參建單位及時收集資料文件，工程資料員要堅守在施工現場，做到資料收集與工程施工同步進行，確保工程資料如實反映工程實體狀況。

舉措二，創造條件加強檔案人員培訓交流，提高從業人員業務水平。建設行政主管部門、城建檔案管理機構要拓展培訓工作，積極向上爭取，定期為工程參建單位組織檔案專項培訓，開展新《檔案法》，以及《建筑法》《城市建設檔案管理規定》《建設工程文件歸檔規范》等行業法律法規和制度的學習培訓，掌握當前工程檔案資料歸檔移交的新規定、新要求，保障歸檔工程檔案的合法性和規范性；要適時開展建筑工程行業內的交流學習，選擇檔案工作規范有序的先進單位進行現場展示觀摩和經驗介紹，直觀便捷地進行溝通交流，以先進促后進，幫后進，促使檔案管理人員業務水平快速提升。

舉措三，轉變觀念深入一線，推行工程檔案現場監督指導。建設工程檔案的編制任務重、難度大，而相關法規的宣傳教育又做不到常態化，加之新版《建設工程文件歸檔規范》取消了工程檔案預驗收的環節，所以，將檔案審驗關口前移，推行工程檔案現場監督指導就顯得尤為重要。為此，首先是加強城建檔案管理機構自身的指導力量，確保足夠的專業人員來應對一線指導工作的需要；其次是要順應形勢，轉變觀念，變被動為主動，深入建設項目一線，及時了解和掌握參建單位資料歸集整理工作的需求，開展檔案項目跟蹤服務，指導工程檔案驗收業務流程告知、接收范圍和檔案編制、收集情況以及核查等，務必使檔案人員盡快掌握工程檔案的歸檔要求、進館范圍和整理方法；建設行政主管部門還要切實加強對參建單位工程檔案移交的事前承諾、事中提醒、事后監管和失信處罰，充分發揮行政管理職能，促進建設工程檔案歸集質量和管理水平再上新臺階。