辦公室檔案管理規(guī)范化對(duì)策研究

陳嬿文

【摘 ?要】檔案管理就是用科學(xué)的原則與方法管理檔案，提供檔案為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)的一項(xiàng)工作，具有理論性和應(yīng)用型的統(tǒng)一，綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一，社會(huì)性與服務(wù)性統(tǒng)一的特點(diǎn)。檔案是構(gòu)成國(guó)家記憶、社會(huì)記憶、民族記憶不可或缺的重要信息資源。檔案管理?yè)?dān)負(fù)著記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的歷史重任，是各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體進(jìn)行各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，具有輔助管理的性質(zhì)。同時(shí)，檔案作為一種原始文獻(xiàn)資料，蘊(yùn)含了大量信息資源，需要及時(shí)進(jìn)行鑒定和開(kāi)發(fā)以挖掘其深層次的價(jià)值，發(fā)揮其強(qiáng)大的信息資源的作用。隨著社會(huì)對(duì)檔案利用的需求的日益提高，檔案管理的重心逐步從保管好檔案實(shí)體向檔案信息的開(kāi)發(fā)利用方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;信息化

一、引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及行政辦公室職能的不斷轉(zhuǎn)變，辦公室的檔案管理制度、管理方式以及人員結(jié)構(gòu)等逐漸發(fā)生了變化。檔案管理作為一項(xiàng)耗費(fèi)眾多人力物力的工作，其根據(jù)時(shí)代的發(fā)展而逐漸更新管理方式、簡(jiǎn)化管理程序等是其獲得持續(xù)發(fā)展的重要方向。辦公室的檔案作為單位的重要信息資源載體，其管理工作是辦公室的職能之一，是公共管理的一部分，因此研究當(dāng)前辦公室檔案管理情況具有重要的意義。有利于辦公室檔案管理工作相關(guān)理論的進(jìn)一步完善。檔案管理是一門歷史比較悠久的學(xué)科，國(guó)內(nèi)外己經(jīng)對(duì)其概念進(jìn)行了系統(tǒng)的、全面的界定，但是辦公室檔案管理作為檔案管理的特殊形式，當(dāng)前學(xué)術(shù)界對(duì)其概念還沒(méi)有形成統(tǒng)一的界定。本文通過(guò)對(duì)辦公室檔案工作概述、現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題等的研究，有利于辦公室檔案管理更加的明確，有利于更加深入的剖析辦公室檔案管理的內(nèi)涵，有利于辦公室檔案管理相關(guān)理論的豐富和發(fā)展。

二、辦公室檔案管理工作規(guī)范化面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

為了提高辦公室的檔案管理效率，辦公室管理逐步信息化，另外還傳統(tǒng)的方式相比，效率明顯提升，和傳統(tǒng)的方式相比，無(wú)論是硬件還是軟件方面，都需要更加規(guī)范化，不能滿足檔案管理的基本規(guī)范，檔案信息就不能共享，開(kāi)發(fā)，利用，檔案的價(jià)值不能發(fā)揮出來(lái)，另外不同辦公室的檔案管理工作是不同的，需要結(jié)合更多屬性來(lái)分析。

（二）檔案管理工作作用體現(xiàn)不明顯

現(xiàn)如今對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，而且重視程度不高，不能合理的利用檔案資源，很多問(wèn)題遇到瓶頸，不能通過(guò)檔案中獲取有用的方式來(lái)解決，不熟悉檔案工作的基本流程，不了解工作歷史和過(guò)往歷史，無(wú)法合理的利用檔案推動(dòng)當(dāng)前工作，不能發(fā)揮檔案工作作用，影響了對(duì)檔案工作管理，長(zhǎng)此以往，將會(huì)降低對(duì)檔案的潛力發(fā)掘。

（三）從業(yè)人員專業(yè)水平較低

檔案管理工作逐漸規(guī)范化，對(duì)于工作人員而言，其能力要求比較高，但是從目前辦公室檔案的建設(shè)情況來(lái)看，部分檔案工作管理人員一般都是兼職或者非專業(yè)，缺少專業(yè)技能，阻礙了辦公室檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、推進(jìn)辦公室檔案管理規(guī)范化的對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)程度，樹(shù)立管理意識(shí)

隨著工作的逐步推進(jìn)，辦公室的工作推進(jìn)離不開(kāi)規(guī)范化，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚瑥母境霭l(fā)就是讓檔案管理人員具備檔案已是，通過(guò)定期的學(xué)習(xí)，宣傳讓管理人員工作更加規(guī)范化，需要提升檔案管理人員的工作積極性，自覺(jué)地加強(qiáng)檔案管理工作，全面推進(jìn)檔案管理，辦公室要加強(qiáng)管理，在硬件，軟件方面給與最大的支持，另外還需要配套行之有效的管理制度，要讓管理工作更加流暢的開(kāi)展，檔案管理工作可以納入到考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)中。檔案管理工作人員無(wú)論是學(xué)習(xí)能力和技術(shù)要求，還是整體素質(zhì)上都提出了更高、更全面的要求，不僅要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，更要具備基本的電腦操作技能以及相關(guān)的檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息處理能力。檔案管理工作人員要以服務(wù)理念為先，按照單位對(duì)檔案管理提出的新要求，來(lái)不斷提高自身的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。然而，現(xiàn)下大多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)和數(shù)字化處理能力水平還不能滿足當(dāng)前檔案信息管理的要求，數(shù)據(jù)處理設(shè)備的更新也不是很及時(shí)，所使用的設(shè)備完全不能滿足當(dāng)前檔案信息管理的要求。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責(zé)

在信息化時(shí)代，可以建立現(xiàn)代化的的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，首先要明確領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理公祖的職責(zé)，建立任務(wù)分解制度，要將檔案管理納入到具體的工作中，第二要督促內(nèi)部建立檔案管理工作監(jiān)督小組，要細(xì)化管理，提高規(guī)范，科學(xué)化管理。

（三）加強(qiáng)信息化管理

辦公室在尋找資料的過(guò)程各種，需要更多的現(xiàn)代化技術(shù)，可以有效的選取歷史數(shù)據(jù)，讓辦公室的發(fā)展有據(jù)可依，字啊開(kāi)展工作的過(guò)程中，選取歷史數(shù)據(jù)，制定完善的計(jì)劃，針對(duì)檔案管理工作結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，要制定實(shí)施措施，嚴(yán)格的按照計(jì)劃執(zhí)行。信息技術(shù)一定程度上已經(jīng)覆蓋覆蓋越來(lái)越廣泛，檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)勢(shì)不可擋。而單位檔案管理工作是促進(jìn)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，它為單位的各種業(yè)務(wù)提供必要的信息數(shù)據(jù)。由此可知單位檔案管理工作是為單位服務(wù)工作的。單位檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)單位發(fā)展的目標(biāo)，科學(xué)定位檔案信息資源，轉(zhuǎn)變以保存檔案為目的的思想，進(jìn)行服務(wù)理念的革新，堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)原則，根據(jù)用戶的個(gè)性化需求將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將單一的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣姆?wù)，為用戶提供更加方便快捷的信息服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上述的內(nèi)容，在高速發(fā)展的睡中，必須要結(jié)合辦公室的實(shí)際情況，構(gòu)建辦公室的管理模式，只有這樣才能做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高校的服務(wù)，要堅(jiān)持規(guī)范化，積極的選取相關(guān)技術(shù)，通過(guò)檔案規(guī)范化管理，提高辦公室管理效率，讓檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

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