財務檔案管理信息化建設分析

謝長偉

中圖分類號：F275 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-106-02

摘 要 企業最重要的業務就是開展商品交易，為此，必須要積極按照市場規律，對所需要的資料進行合理優化配置，為企業發展及商品交易提供重要參考依據和數據支撐，保證商業利潤。在信息化時代下，企業的財務檔案管理水平也必須與時俱進，推動企業的全面發展。本文對財務檔案管理信息化建設的意義進行分析，明確了推進信息化建設在財務檔案管理中的重要作用。

關鍵詞 財務檔案 管理信息化 建設策略

對財務檔案管理的問題進行分析，提出相應的對策建議，保證財務檔案管理工作有序開展，為企業的全面發展打下重要基礎。對于企業而言，財務檔案管理應與時俱進，采用先進的技術和理念，推動財務檔案管理信息化，符合企業的實際發展要求。財務檔案作為社會科學，有其存在的重要價值，財務檔案資料能夠為領導、部門審查提供依據，也可以確保企業自身的資源得到有效配置。在新時期，必須采用信息化技術，保證財務檔案管理效率大幅度提高。

一、財務檔案管理信息化的重要意義

隨著互聯網信息技術的快速發展，財務檔案管理工作已經無法適應新時代的發展要求，在企業財務檔案管理的過程中，必須確保財務檔案內容準確、完整、真實、齊全，財務檔案管理要符合國家的統一規范標準，保證質量。做到會計憑證、賬簿、報表、財務收支計劃、相關文件、圖表、數據等財務檔案清晰無損，無擅自涂改的問題，方便核對[1]。

隨著財務檔案管理數量和利用范圍不斷增加，傳統的財務檔案管理方式已經無法適應新時期的發展要求，反而會阻礙企業財務管理效率，在新形勢下，最主要的就是積極促進財務檔案管理由傳統管理模式向信息化管理模式轉型，只需錄入原始數據或者外部系統接入機制，就能夠在計算機財務軟件中對相關數據進行自動處理。對于憑證制作、審核匯總登賬都能夠實現自動化完成，借貸平衡工作也都可以利用計算機自動操作，還能夠同時生成會計報表，極大地減輕財務人員的工作壓力，避免因為人工計算而出現的各種錯誤，財務檔案管理信息化還能夠直接利用磁盤對數據進行讀取，拷貝，傳輸等方式，能夠減少數據重復記錄的問題，也可以節省紙質財務檔案的空間，降低企業運營成本。

二、財務檔案管理的主要問題

（一）企業財務檔案管理數量較多且繁雜

隨著企業發展，商貿業務交易頻繁，商品交易數量不斷增加，相關財務檔案數量也相應增加，導致財務檔案管理非常復雜。除上級主管部門有權查閱財務檔案外，企業的財務檔案原則上一般不得外借或查閱，如需查閱，須經主管機關核準，并提供復制查閱資料。但是很多企業在實際執行過程中，財務檔案內容眾多，所以很難進行全方位管理，就給企業的財務管理和經營管理留下巨大安全隱患。

（二）財務檔案管理手段落后

財務檔案信息介質不斷發生變化，要想提高財務檔案資源的時效性，就必須運用新的技術手段和方式方法。但是一直以來在企業財務檔案管理的過程中，在工作內容不斷增加的同時，并沒有合理地對財務檔案進行分類管理，甚至將財務檔案與其他非財務檔案混合在一起管理，也進一步導致財務檔案的資源利用效率不高，無法為企業的經營管理活動提供服務和幫助[2]。

三、企業財務檔案管理信息化的主要策略

（一）提高認識，建立健全財務檔案管理機制

對企業而言，企業財務檔案對企業的發展至關重要，但是有很多企業負責人和財務檔案管理人員對財務檔案信息化管理認識不到位。在今后企業發展時，必須要組織相關人員加強學習，加強對財務檔案管理工作的正確認知，企業要不斷完善和健全財務檔案管理制度水平。根據企業的自身實際情況，建立并完善企業財務檔案管理機制，明確管理負責人和責任人，對于違反財務檔案管理制度的人員要及時處罰，保證制度有效落實，在財務檔案管理信息化建設的同時，還要突出責任制和規范制，為財務檔案管理工作打下堅實基礎。

（二）強化責任，提高財務檔案質量

信息化管理制度的執行機制，只有建立完善的財務檔案管理制度，真正推動信息化建設的深入落實，確保信息化技術發揮應有的作用，才能提高財務檔案質量。在新時期，一是要積極加強對財務檔案管理人員的培訓工作，讓他們能夠熟練掌握并運用電子財務檔案信息化管理技術，二是提升電算化知識水平，確保整個財務管理工作有效開展，三是要求管理人員必須按照相關法律法規，對財務檔案立卷、歸檔、分析、保存、復制，銷毀等都應符合相關規定。

在檔案數字化管理的過程中，要積極利用數字化管理規章制度由上級檔案部門進行統一管理。結合檔案實際工作單位的特點，建設相應電子檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實[3]。在檔案信息建設的過程中，要堅持系統性、安全性、規范性、效益性的原則，保證企業中檔案數字化管理工作順利開展，促進檔案管理的水平得到有效提高。同時，提升管理人員的綜合素質是必不可少的。首先，財務檔案管理工作需要由文化素養高、業務能力強的人員來擔任，檔案管理人員必須能夠熟練掌握基本的財務知識和信息技術，為財務檔案信息化建設提供必要的支持；其次，加強對財務檔案管理人員的信息技術培訓，讓其能夠運用新的方法、設備、技術開展工作，提高管理人員對信息技術手段的運用意識和能力，強化他們的法制意識、市場意識、信息意識以及財務檔案信息化建設意識，讓管理人員充分認識到財務檔案信息化建設的作用、價值、意義和地位。

（三）規范程序，嚴格執行財務檔案信息化安全管理

財務檔案信息化管理時，必須要保證信息安全，同樣又能夠為企業的經營和管理提供重要幫扶工作，財務檔案涉及企業經營管理的信息，一旦泄露，必然會導致企業的經濟損失受到巨大影響，所以除相關監督管理部門查閱之外，一律不得外借，即便是經濟監督管理部門檢查需要，也必須經過企業負責人同意[4]。隨著“互聯網+”的快速普及與推廣，對各行各業產生了較為深刻的影響。變化隨之而來，如企業以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存。企業財務檔案管理數字化平臺建設，不僅可以節約大量的人力、物力，也能夠及時對企業財務檔案資料進行在線收集、整理，提高財務檔案管理的整體質量與水平，還能夠探索出更加先進的管理系統，豐富企業財務檔案信息資源管理體系。就企業建設財務檔案管理數字化平臺前期而言，不管是自建還是向第三方購買，近期看，勢必會增加企業的成本，但從遠期來看，對于企業發展及降低人力物力等成本仍利大于弊。

要想完善保證財務檔案的安全管理，最主要的就是從企業負責人開始，摒棄傳統、落后的思想觀念，重視檔案管理，特別是財務檔案管理工作的重要價值，對財務檔案信息化管理的重要作用進行深入分析，這樣才可以確保財務檔案數字化管理順利有效開展。在財務信息檔案建設的過程中，要加強對財務人員檔案管理方面的特定培養，確保財務檔案管理人員能“知行合一”“知”即是了解企業財務框架，熟悉相關法律法規，“行”即是熟練信息化操作流程，嚴格對企業財務檔案進行保密。因此，通過對財務檔案管理人員進行素質及技術培訓，使其提高財務檔案管理人員的忠誠度，并把握信息化資料的基礎知識，確保財務檔案管理的操作水平全面提高。加強對財務檔案管理人員的培訓，讓管理人員的綜合素質得到全面增強，正確運用信息管理技術對計算機軟件進行管理，確保財務檔案數字化管理利用效率及在檔案信息安全性上全方位提升。

（四）加強數據挖掘，建立財務檔案信息資料庫

財務檔案信息數字化是確保財務檔案信息化管理的重要基礎，也是其他一切工作的重要保障。財務檔案管理信息化建設，必須實現數字化、信息化，建成數字化管理體系，對存儲、查閱、處理、檢索、傳遞等一系列信息服務，能夠讓整個財務檔案管理工作效率得到全面提升。資料庫建立后，應根據企業的實際情況，建立不同的資料庫，包括賬簿、原始憑證、工作資料等，并將資料準確輸入[5]。從現階段來看，在財務檔案數字化管理的過程中，必須要從資金、技術、設備、管理等方面加大投入，這樣才能夠確保財務檔案數字化管理管理水平全面增強，通過制定合理的檔案規劃及目的，能夠確保企業各個資源項目得到優化和配置，保障信息化系統的順利開發及應用，也能夠改善檔案硬件設備和軟件設施。在財務檔案數字化管理中，管控模式及方式具有多樣性，其出發點是以更好地滿足檔案規范化管理要求以及適應企業自身實際情況，實現企業管理現代化、隊伍專業化、效益最大化，以適應新時期下企業整體檔案工作的發展要求，做實、做深、做好企業財務檔案管理工作。

（五）加強財務檔案信息化網絡建設

提高財務檔案資料的利用效率，信息化財務檔案最大的價值在于幫助企業的發展，為其提供重要數據、指標等參考。所以在新時期，企業必須要積極建立和健全財務檔案制度和體系，完善和強化財務檔案的管理模式，保障財務檔案信息化的建設質量，保證財務檔案信息真實、有效、完整，同時也要建立企業內部公共目錄查詢，異地遠程搜索等相關業務，根據電子郵件或BBS等多種方式確保財務檔案信息咨詢質量。

（六）加強財務檔案管理，輔助決策系統建設

科學管理財務檔案信息建立網絡傳輸機制，必須要依托先進智能的輔助決策系統、科學、計算機科學等基礎理論知識，結合計算機技術人工技術，人工智能技術數學、大數據等手段，建立完善的信息決策系統，保證對財務檔案資料深入挖掘，確保財務檔案管理信息得到保障，為企業財務數據提供強有力支撐。

四、結語

企業財務檔案信息化建設，具有系統性、連續性和復雜性的特點，財務檔案管理人員一定要增強職業素養和綜合能力學習，既要有豐富的財務知識，又要懂得一定的檔案管理知識，并在思想和行動上重視財務檔案信息化建設。財務檔案信息化管理需要循序漸進不斷完善，保障財務檔案管理資料真實可靠。在新時期財務檔案管理工作必須做到與時俱進，將傳統管理模式與現代管理理念有機結合，利用多種技術手段，提高現代財務檔案管理的水平。

參考文獻：

[1]黃海清.試論當前財務檔案管理存在的問題及對策[J].中國集體經濟，2020（13）：141-142.

[2]謝智莉.企業單位財務檔案管理信息化及發展趨勢研究[J].蘭臺內外，2020（12）：52-53.

[3]南顯著.基于“互聯網+”背景分析企業財務檔案的創新管理[J].才智，2020（10）：222.

[4]孫思遠.試論會計電算化背景下財務檔案管理的信息化建設[J].蘭臺內外，2020（10）：7-8.

[5]宋海鷗.探究高校財務檔案管理的時代價值及優化路徑[J].商業觀察，2020（01）：138-139.