檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

趙曉霞

中圖分類號：G270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-035-01

摘 要 檔案的收集整理是檔案管理工作中的核心一環，其直接影響著檔案價值的有效發揮。本文簡單闡述了檔案收集整理的重要性，同時對如何提高檔案收集整理工作水平展開了重點研究。

關鍵詞 檔案收集整理 檔案管理 措施

一、檔案收集整理的重要性

從檔案管理方面分析，檔案的收集整理是一項基礎性工作，但在檔案管理中占據著關鍵性地位。檔案收集整理在檔案管理工作中的重要性，具體表現如下：首先，檔案收集整理可以進一步挖掘檔案資源蘊含的潛在價值。大部分檔案資源蘊含的價值都是通過前期收集整理而發現的，所以針對此類檔案資源，需要檔案工作人員進行認真、仔細記錄，以便充分發揮檔案資源價值與作用[1]。其次，檔案收集整理是形成檔案資料的重要一環，也是檔案形成的根本性前提，檔案的收集整理影響著檔案資料形成的最終效果，所以必須高度重視檔案收集整理工作。最后，檔案的收集整理作為檔案管理工作的一種方式，也是最基本的工作要求，通過檔案的收集整理能夠實現檔案資料的分類、記錄等，所以檔案管理工作人員必須高度重視檔案收集整理工作。

二、提升檔案收集整理工作水平的措施

（一）提高檔案收集整理意識

為了能夠有效提升檔案的收集整理工作水平，就需要增強工作人員的檔案收集整理意識，深刻地認識到檔案收集整理在檔案管理中的重要性，從而認真、仔細完成檔案收集整理工作[2]。由此檔案部需要實施培訓與教育，不斷地提升檔案管理工作人員的收集整理意識，使其能夠全面地了解與有效掌握檔案的收集整理有關知識、方法等，促進檔案收集整理工作的有序、有效落實。

（二）優化檔案收集整理體系

檔案的收集整理工作，需要根據檔案管理工作基本要求與檔案部實際狀況，不斷地優化與創新檔案收集整理工作體系，科學地應用信息化技術與網絡化技術，以現有的組織結構為前提逐步優化檔案收集整理工作體系，厘清檔案收集整理工作網絡，切實提升工作效率，從而為檔案管理工作的全面落實夯實基礎。此外，還需要對檔案收集整理工作環節進行優化，促進檔案收集整理工作人員之間的科學協調與配合，有效提升檔案收集整理效率。

（三）完善管理制度，將責任落實到部門

綜合分析檔案管理實際情況與檔案部人員配置狀況，構建完善的檔案收集整理工作管理制度，通過各種途徑或者是不同場合積極宣傳檔案管理知識與相關法律法規，把制度有效貫穿到檔案收集整理工作之中，明確檔案部需要承擔的責任，深化其檔案管理意識，促使其自覺、認真完成檔案收集整理工作[3]。針對檔案收集整理工作管理制度的構建，需要包括檔案的移交歸檔制度、檔案崗位規范制度與責任落實制度等，從而使檔案收集整理工作的落實能夠有制度可循。

（四）主動收集，提升歸檔率

檔案收集整理工作不僅要構建檔案收集歸檔機制，需要高層領導與各個部門之間的密切配合，也需要檔案管理工作人員嚴格落實“三勤”基本原則，也就是腦勤、手勤與腳勤，樹立端正的工作態度，認真履行工作責任。檔案管理工作人員要結合檔案資料的來源廣突出特點，積極主動上門收集，并進行跟蹤。針對沒有按照規定移交檔案資料的部門，檔案管理工作人員必須上門催交，積極與其進行溝通，要有耐心，從而切實提升歸檔率。

（五）提升服務水平，化被動為主動

檔案工作人員是檔案資料的管理者，也是檔案資料使用者的服務者。檔案人員必須樹立服務意識，克服傳統的“守攤式”服務工作理念，突出助手作用，借助信息化技術實現遠程服務，通過網絡信息載量大與傳輸效率高等優勢，實現檔案資料的分享與共享。高度重視編研工作，檔案工作人員需要掌握檔案資料具備保存情況，綜合分析與研究檔案資料中的各項信息，然后通過收集、篩選、歸納以及摘編等編印成相關的檔案參考資料，讓檔案資料使用者深刻地認識到檔案資料的價值與作用[4]。以實際作為立足點，有目標性的編制檔案資料檢索工具，從而提高檔案資料使用的便利性。

（六）建立檔案職業道德規范，提升檔案工作人員道德水平

為了能夠使檔案工作人員在檔案收集整理工作中有效落實檔案職業道德，檔案部應該制定檔案職業道德規范制度，借助制度約束與規范檔案工作人員的行為。與此同時，應綜合分析與研究檔案工作人員內心需要，使其認識到檔案管理工作價值需要通過與社會交往體現，當檔案工作人員獲得了社會滿足感，真正的看到檔案職業價值，就會端正工作態度，并自覺遵守檔案收集整理工作制度。

三、結語

隨著時代的進步與發展，檔案管理工作也變得十分復雜，為了切實提升檔案管理效率，就需要以檔案管理實際情況為立足點，以檔案收集整理為切入點，通過一系列措施提升檔案收集整理工作水平，從而保證檔案管理工作的有序、有效落實。

參考文獻：

[1]唐霞.檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析[J].辦公室業務，2015（23）：74.

[2]韓芳.文書檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018（08）：48-49.

[3]王璐.如何做好機構改革期間檔案的收集與整理工作——以大慶市機構改革期間檔案收集與整理為例[J].黑龍江檔案，2019（03）：102.

[4]卜娟娟.文件材料的平時收集在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業務，2017（22）：115.