事業單位提升人事檔案管理水平的探究

張俐

中圖分類號：G270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-019-02

摘 要 近年來，隨著社會主義的發展，事業單位的改革和更進，檔案種類和數量也隨之不斷增加，加之傳統的管理方法，使得檔案管理效率低下，為管理工作帶來一定的難度。事業單位檔案管理部門，應該跟隨信息化現代化技術廣泛應用發展的潮流，加強自身檔案管理數字化建設，保證檔案管理的真實性和有效性，構建信息化檔案數據庫，為各部門的檔案提取應用工作提供信息化基礎，提升事業單位檔案管理的運行效率。

關鍵詞 事業單位 人事檔案管理

人事管理工作指的是相關部門為了實現相應的管理目標，對部門范圍內的員工開展選拔使用、提升培養、考核獎懲等一系列的管理活動。人事管理工作的目的在于通過對員工的科學合理管理，通過良好完善的制度以調整員工與組織、員工與員工之間的健康關系，充分優化人力資源配置并激勵員工勞動熱情，對優化部門人員管理效果、強化部門管理工作效果等均有積極作用。而人事檔案管理作為事業單位在人事管理工作中的基礎工作內容，其工作質量的好壞將直接決定著人事管理工作的工作質量[1]。

一、事業單位人事檔案的重要性

現今，信息是一項不可或缺的重要社會資源，人事檔案作為信息的一個分支，是最具有社會屬性的信息，而人才也已是單位贏得競爭主動的戰略性資源。事業單位通過高效率的人事檔案運轉，幫助單位和個人搭建和諧的聯系橋梁，實現對人才的科學配置，更大程度地有助于單位人才隊伍建設，人才儲備、后備干部儲備，促進人力資源管理工作順利進行。具體來說，事業單位人事檔案管理的重要性主要體現在以下兩個方面。①人事檔案對員工個體的重要性。通常，員工個體通過人事檔案，能夠幫助個人辦理護照以及港澳等通行證，方便出行；能夠辦理社會保險，提供婚姻狀況和資產證明，有效證明個人的社會身份，進而使自己能夠獲得更多的社會保障，在一定程度上改善個人的生活狀況，使自身的社會安全得到保障。②人事檔案對單位管理工作的重要性。高質量的人事檔案信息資料能夠幫助單位選拔更優秀、更合適的人才。為單位人才隊伍的構建和發展、遠景規劃及預測，干部選拔、聘用，員工評優、薪資待遇調整、職稱評審、晉升等，以及退休員工年齡推算，以便做好養老保險等相關系列重要工作，提供有用的證明材料或參考依據，從而推動事業的健康發展[2]。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理意識較薄弱

雖然人事檔案管理工作在事業單位中占據十分重要的地位，但該項工作與單位的經濟效益和社會效益沒有直接聯系，使得部分單位領導缺乏對人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認識到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來，人事檔案管理就是對個人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業知識，從而對相應工作產生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對人事檔案管理工作的重視程度越來越低，出現了應付工作的現象，導致檔案管理工作質量逐漸降低，不能為單位的人才隊伍建設提供有效服務[3]。

（二）人事檔案管理能力的問題

基于人事檔案管理工作對事業單位人事管理工作的基礎性和重要性，其管理人員的個人能力與綜合素質也必須伴隨著事業單位的發展進步而不斷進步。尤其是當前信息時代的發展背景下，多數事業單位在人事檔案管理工作中已經應用信息化技術并對人事檔案管理工作的方式、標準、內容進行了多個方面的改革，如果管理人員本身素質能力不達標或者不能適應當前事業單位與時代技術的發展形勢，那么其個人能力勢必會對人事檔案管理工作的開展效果造成不利影響[4]。

（三）人事檔案管理信息化建設速度較慢

雖然人事檔案管理的信息化建設已經被部分學校提上日程，但信息化建設的速度和程度卻不盡如人意。學校的人事檔案管理依舊處于較低的水平，許多管理人員依然習慣于手動操作和傳統的紙質檔案保存方式，缺乏對現代化信息技術的科學合理應用，這是造成人事檔案管理信息化效率較低的重要原因[5]。

三、事業單位提升人事檔案管理水平的建議

（一）增強人事檔案管理工作意識

為創新事業單位人事檔案管理工作，相關領導首先應從思想上認識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，只有這樣才能加強單位干部隊伍建設，以便為單位內部的相關工作和崗位輸送優質人才。第一，成立人事檔案管理領導小組，要求相關人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導與監督工作，及時發現問題并提出相應的解決措施。第二，采用分級分類指導、級別動態升降等原則來進一步促進單位內部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據單位各基礎設施設備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機、打印機和掃描儀等現代化設備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質保障[6]。

（二）強化事業單位人事檔案管理人員能力

事業單位應結合當前人事檔案管理人員的實際工作能力對其進行培訓引導，要求管理人員在完成人事檔案管理工作的同時，對其保密能力、交流能力、綜合能力、服務能力等進行積極培訓，依照事業單位的實際發展情況對其檔案管理技術進行考察培訓，確保管理人員在順利有效開展人事檔案管理工作的基礎上擁有更加全面綜合的素質能力，以此適應人事檔案管理工作的發展變化，適應現代化人事檔案管理技術的應用需求，幫助人事檔案管理人員從檔案管理向信息管理積極轉變[7]。

（三）提高人事檔案管理的信息化水平

當前科學技術迅速發展，事業單位內部人事檔案管理工作只有具備高度的信息化水平，才能適應我國市場經濟發展的要求。根據我國基層人員對人事檔案管理的現狀來看，使用過去那種傳統的檔案管理手段進行工作，已經嚴重不符合當前社會的發展要求，并且這種傳統的管理方式由于其自身的復雜性會導致人事檔案管理發生錯誤或者檔案丟失。為此，需要對檔案管理制度進行更新，其中需要做到：首先，事業單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來，配備與更新先進的信息化設備軟件系統。其次，要學習其他事業單位人事檔案管理的先進經驗[8]。

（四）完善措施，確保安全

事業單位需要加大對檔案管理的資金和精力投入，配備先進的計算機管理設備，及時更新檔案管理軟件。加強檔案工作基礎設施建設，例如檔案室要做到堅固，消除安全隱患。對防火、防潮、防光、防高溫等設備要定期檢查。檔案柜及相關用品用具要具備安全、防盜、防蟲蛀等條件。空調、除濕、滅火、滅鼠等器材要齊全。建立相應的管理規范，做到責任到人，監管到位。盡可能創造條件將檔案室、閱檔室和管檔人員的辦公室分離。在檔案管理過程中，做到準確、及時地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案信息的利用效率[9]。

（五）規范人事檔案管理工作流程

評定人事檔案管理工作成效的關鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標準。因此，事業單位有必要對人事檔案管理工作流程進行科學合理的規范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉遞等工作真正落到實處。第一，認真做好人事檔案的收集工作。在單位規定的期限內按照規范要求及時收集年度考核、干部任免、調研考察等檔案信息，以確保個人材料的完整性。第二，認真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個環節需要高度關注檔案材料的日期與真偽，判定檔案材料是否屬于該員工、相關手續是否完備，如缺少有關材料應及時進行登記、收集與補充。第三，認真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進行編號與歸檔，比如為材料編“類、頁、號”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號等等。第四，認真做好人事檔案的查借閱工作。根據查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應的服務，經審查符合規定后進行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關的借閱手續。第五，認真做好人事檔案的轉遞工作。必須針對所需檔案填寫“人事檔案轉遞通知單”，并批注檔案轉出時間和轉往單位，同時還要填寫轉出檔案登記表，確認無誤后在回執單上簽名蓋章，完成檔案轉出。

（六）端正日常管理服務態度

人事檔案部門是服務窗口，是為廣大教職工和學校的發展提供數據支持和查閱服務的部門。服務意識是服務部門工作人員的基本意識，從事人事檔案管理的人員應該要端正服務態度，提升服務意識，始終把為人民服務作為根本宗旨，始終把用戶的需求放在首位。通過在窗口服務積累經驗和網上問卷調查，及時發現新時期用戶對人事檔案管理的需求，并提出有針對性的解決方案，從而在不斷發展過程中加強服務能力，提升服務質量。

四、結語

總而言之，制定規范的事業單位人事檔案管理制度，加強人事檔案管理工作的收集整理，完善相關功能，提高其利用率，引用先進的信息技術運用在人事檔案管理中，同時處理好管理與保密的關系，就一定能實現提高人事檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務于事業單位經營管理，從而促進事業單位的可持續發展。

參考文獻：

[1]白雪.淺析新形勢下機關事業單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發，2017（8）：14-15.

[2]石毅.新形勢下事業單位人事檔案管理探析[J].中國高新技術企業，2008（10）：277.

[3]王曉衛.新形勢下事業單位人事檔案管理的有益思考[J].辦公室業務，2014（23）：174.

[4]薛翔蕓.探究如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平[J].老字號品牌營銷，2020，10（07）：117-118.

[5]盧榮平.行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].辦公室業務，2020，29（07）：153-154.

[6]閔天媛.立足本職優化創新——全面提升事業單位檔案管理的水平[J].科技創新導報，2019，16（32）：230-231.

[7]遲永生.如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平[J].現代營銷（創富信息版），2018，16（09）：103.

[8]任園柯.事業單位人事檔案管理水平的提升途徑分析與研究[J].中國管理信息化，2017，20（06）：169.

[9]張衛英.探討如何提升事業單位檔案管理工作水平及創新工作[J].才智，2016，16（19）：275.