事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的探究

張俐

中圖分類號：G270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-019-02

摘 要 近年來，隨著社會主義的發(fā)展，事業(yè)單位的改革和更進，檔案種類和數(shù)量也隨之不斷增加，加之傳統(tǒng)的管理方法，使得檔案管理效率低下，為管理工作帶來一定的難度。事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)該跟隨信息化現(xiàn)代化技術(shù)廣泛應(yīng)用發(fā)展的潮流，加強自身檔案管理數(shù)字化建設(shè)，保證檔案管理的真實性和有效性，構(gòu)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫，為各部門的檔案提取應(yīng)用工作提供信息化基礎(chǔ)，提升事業(yè)單位檔案管理的運行效率。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案管理

人事管理工作指的是相關(guān)部門為了實現(xiàn)相應(yīng)的管理目標，對部門范圍內(nèi)的員工開展選拔使用、提升培養(yǎng)、考核獎懲等一系列的管理活動。人事管理工作的目的在于通過對員工的科學合理管理，通過良好完善的制度以調(diào)整員工與組織、員工與員工之間的健康關(guān)系，充分優(yōu)化人力資源配置并激勵員工勞動熱情，對優(yōu)化部門人員管理效果、強化部門管理工作效果等均有積極作用。而人事檔案管理作為事業(yè)單位在人事管理工作中的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，其工作質(zhì)量的好壞將直接決定著人事管理工作的工作質(zhì)量[1]。

一、事業(yè)單位人事檔案的重要性

現(xiàn)今，信息是一項不可或缺的重要社會資源，人事檔案作為信息的一個分支，是最具有社會屬性的信息，而人才也已是單位贏得競爭主動的戰(zhàn)略性資源。事業(yè)單位通過高效率的人事檔案運轉(zhuǎn)，幫助單位和個人搭建和諧的聯(lián)系橋梁，實現(xiàn)對人才的科學配置，更大程度地有助于單位人才隊伍建設(shè)，人才儲備、后備干部儲備，促進人力資源管理工作順利進行。具體來說，事業(yè)單位人事檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面。①人事檔案對員工個體的重要性。通常，員工個體通過人事檔案，能夠幫助個人辦理護照以及港澳等通行證，方便出行；能夠辦理社會保險，提供婚姻狀況和資產(chǎn)證明，有效證明個人的社會身份，進而使自己能夠獲得更多的社會保障，在一定程度上改善個人的生活狀況，使自身的社會安全得到保障。②人事檔案對單位管理工作的重要性。高質(zhì)量的人事檔案信息資料能夠幫助單位選拔更優(yōu)秀、更合適的人才。為單位人才隊伍的構(gòu)建和發(fā)展、遠景規(guī)劃及預(yù)測，干部選拔、聘用，員工評優(yōu)、薪資待遇調(diào)整、職稱評審、晉升等，以及退休員工年齡推算，以便做好養(yǎng)老保險等相關(guān)系列重要工作，提供有用的證明材料或參考依據(jù)，從而推動事業(yè)的健康發(fā)展[2]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理意識較薄弱

雖然人事檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)十分重要的地位，但該項工作與單位的經(jīng)濟效益和社會效益沒有直接聯(lián)系，使得部分單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認識到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來，人事檔案管理就是對個人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業(yè)知識，從而對相應(yīng)工作產(chǎn)生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對人事檔案管理工作的重視程度越來越低，出現(xiàn)了應(yīng)付工作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量逐漸降低，不能為單位的人才隊伍建設(shè)提供有效服務(wù)[3]。

（二）人事檔案管理能力的問題

基于人事檔案管理工作對事業(yè)單位人事管理工作的基礎(chǔ)性和重要性，其管理人員的個人能力與綜合素質(zhì)也必須伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展進步而不斷進步。尤其是當前信息時代的發(fā)展背景下，多數(shù)事業(yè)單位在人事檔案管理工作中已經(jīng)應(yīng)用信息化技術(shù)并對人事檔案管理工作的方式、標準、內(nèi)容進行了多個方面的改革，如果管理人員本身素質(zhì)能力不達標或者不能適應(yīng)當前事業(yè)單位與時代技術(shù)的發(fā)展形勢，那么其個人能力勢必會對人事檔案管理工作的開展效果造成不利影響[4]。

（三）人事檔案管理信息化建設(shè)速度較慢

雖然人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)被部分學校提上日程，但信息化建設(shè)的速度和程度卻不盡如人意。學校的人事檔案管理依舊處于較低的水平，許多管理人員依然習慣于手動操作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，缺乏對現(xiàn)代化信息技術(shù)的科學合理應(yīng)用，這是造成人事檔案管理信息化效率較低的重要原因[5]。

三、事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的建議

（一）增強人事檔案管理工作意識

為創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從思想上認識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，只有這樣才能加強單位干部隊伍建設(shè)，以便為單位內(nèi)部的相關(guān)工作和崗位輸送優(yōu)質(zhì)人才。第一，成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要求相關(guān)人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的解決措施。第二，采用分級分類指導(dǎo)、級別動態(tài)升降等原則來進一步促進單位內(nèi)部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據(jù)單位各基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機、打印機和掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質(zhì)保障[6]。

（二）強化事業(yè)單位人事檔案管理人員能力

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當前人事檔案管理人員的實際工作能力對其進行培訓(xùn)引導(dǎo)，要求管理人員在完成人事檔案管理工作的同時，對其保密能力、交流能力、綜合能力、服務(wù)能力等進行積極培訓(xùn)，依照事業(yè)單位的實際發(fā)展情況對其檔案管理技術(shù)進行考察培訓(xùn)，確保管理人員在順利有效開展人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上擁有更加全面綜合的素質(zhì)能力，以此適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需求，幫助人事檔案管理人員從檔案管理向信息管理積極轉(zhuǎn)變[7]。

（三）提高人事檔案管理的信息化水平

當前科學技術(shù)迅速發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作只有具備高度的信息化水平，才能適應(yīng)我國市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。根據(jù)我國基層人員對人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，使用過去那種傳統(tǒng)的檔案管理手段進行工作，已經(jīng)嚴重不符合當前社會的發(fā)展要求，并且這種傳統(tǒng)的管理方式由于其自身的復(fù)雜性會導(dǎo)致人事檔案管理發(fā)生錯誤或者檔案丟失。為此，需要對檔案管理制度進行更新，其中需要做到：首先，事業(yè)單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來，配備與更新先進的信息化設(shè)備軟件系統(tǒng)。其次，要學習其他事業(yè)單位人事檔案管理的先進經(jīng)驗[8]。

（四）完善措施，確保安全

事業(yè)單位需要加大對檔案管理的資金和精力投入，配備先進的計算機管理設(shè)備，及時更新檔案管理軟件。加強檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，例如檔案室要做到堅固，消除安全隱患。對防火、防潮、防光、防高溫等設(shè)備要定期檢查。檔案柜及相關(guān)用品用具要具備安全、防盜、防蟲蛀等條件。空調(diào)、除濕、滅火、滅鼠等器材要齊全。建立相應(yīng)的管理規(guī)范，做到責任到人，監(jiān)管到位。盡可能創(chuàng)造條件將檔案室、閱檔室和管檔人員的辦公室分離。在檔案管理過程中，做到準確、及時地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案信息的利用效率[9]。

（五）規(guī)范人事檔案管理工作流程

評定人事檔案管理工作成效的關(guān)鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標準。因此，事業(yè)單位有必要對人事檔案管理工作流程進行科學合理的規(guī)范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉(zhuǎn)遞等工作真正落到實處。第一，認真做好人事檔案的收集工作。在單位規(guī)定的期限內(nèi)按照規(guī)范要求及時收集年度考核、干部任免、調(diào)研考察等檔案信息，以確保個人材料的完整性。第二，認真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個環(huán)節(jié)需要高度關(guān)注檔案材料的日期與真?zhèn)危卸n案材料是否屬于該員工、相關(guān)手續(xù)是否完備，如缺少有關(guān)材料應(yīng)及時進行登記、收集與補充。第三，認真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進行編號與歸檔，比如為材料編“類、頁、號”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號等等。第四，認真做好人事檔案的查借閱工作。根據(jù)查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應(yīng)的服務(wù)，經(jīng)審查符合規(guī)定后進行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。第五，認真做好人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。必須針對所需檔案填寫“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并批注檔案轉(zhuǎn)出時間和轉(zhuǎn)往單位，同時還要填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表，確認無誤后在回執(zhí)單上簽名蓋章，完成檔案轉(zhuǎn)出。

（六）端正日常管理服務(wù)態(tài)度

人事檔案部門是服務(wù)窗口，是為廣大教職工和學校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持和查閱服務(wù)的部門。服務(wù)意識是服務(wù)部門工作人員的基本意識，從事人事檔案管理的人員應(yīng)該要端正服務(wù)態(tài)度，提升服務(wù)意識，始終把為人民服務(wù)作為根本宗旨，始終把用戶的需求放在首位。通過在窗口服務(wù)積累經(jīng)驗和網(wǎng)上問卷調(diào)查，及時發(fā)現(xiàn)新時期用戶對人事檔案管理的需求，并提出有針對性的解決方案，從而在不斷發(fā)展過程中加強服務(wù)能力，提升服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語

總而言之，制定規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案管理制度，加強人事檔案管理工作的收集整理，完善相關(guān)功能，提高其利用率，引用先進的信息技術(shù)運用在人事檔案管理中，同時處理好管理與保密的關(guān)系，就一定能實現(xiàn)提高人事檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)營管理，從而促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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[3]王曉衛(wèi).新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理的有益思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：174.

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[5]盧榮平.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，29（07）：153-154.

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[9]張衛(wèi)英.探討如何提升事業(yè)單位檔案管理工作水平及創(chuàng)新工作[J].才智，2016，16（19）：275.