高校校慶檔案收集工作的經驗與思考

王卉喬

摘 要：校慶是高校對過去一階段辦學經驗、發展建設、文化建設的總結，是高校發展過程中的大事要事，具有重要意義和深遠影響。本文從中央財經大學70周年校慶檔案收集活動的實踐出發，總結了校慶檔案收集工作的特點、經驗和啟示。基于校慶檔案收集工作時代性鮮明、時間跨度長、來源廣泛、類型多樣、整體布局的特點，認為高校檔案館應從制度建設、全過程參與、數字化建設等全面的參與校慶檔案收集工作。

關鍵詞：校慶檔案;重大活動檔案;檔案收集

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 22-0-02

2019年是中央財經大學（以下簡稱“中財大”）建校70周年，以“龍馬奮進”為主題，學校各單位、部門開展了一系列籌備工作和特色活動，形成了大量珍貴的檔案資料，這些材料真實地反映了校慶各項工作的面貌，是學校寶貴的資源和財富，對學校發展、校史傳承和文化建設有著重要的參考價值和意義。本文結合中財大70周年校慶的工作實際，回顧和思考了校慶檔案收集和歸檔的全過程，并進行了相關工作經驗的總結和思考。

一、校慶檔案收集工作的特點

校慶活動是高校辦學成就的階段性總結，對傳承校園文化，弘揚辦學精神，彰顯辦學理念，樹立學校形象，加強高校和社會各界聯系，擴大學校的社會知名度和影響力等，發揮了重要作用，其是學校繼續開拓奮進的新起點。校慶活動是一項龐大、繁雜和系統的工程，校慶檔案產生于校慶活動的各個環節，能夠充分反映整個校慶活動的是否充實和完整。校慶檔案屬于重大活動檔案，與其他類型的檔案相比，具有以下幾個特點：

（1） 鮮明的時代性。中財大校慶檔案的收集工作始終以習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神為指導，堅持檔案工作的基本原則，緊密結合檔案工作的實際，積極探索新時代校慶檔案工作的新發展和新變化，具有鮮明的時代性。檔案館不僅全面、全過程的參與了校慶工作當中，而且對期間承擔的每一項工作都通過制度加以規范、通過機制加以完善，任務到崗，責任到人，在工作過程中嚴守政治紀律和政治規矩，著力服務學校、服務師生、服務校友、服務社會，推動工作有力、有序進行，努力提升校慶檔案工作質量和水平，努力開創新時代校慶檔案工作的新局面。

（2） 時間的長期性。2018年9月，中財大發布了《中央財經大學七十周年校慶公告（第一號）》，標志著學校的校慶工作正式拉開帷幕。2019年10月，中財大發布《關于做好保護和利用校慶活動形成的資源進一步凝心聚力促進學校發展的通知》，其中規定以校慶資料的歸檔為標志，關于本次校慶的總結工作將于12月底正式結束。中財大70周年校慶持續了一年有余，是學校建校以來歷時時間最長的一次校慶活動。校慶周期長是近年來各高校校慶活動的共性之一，這也直接決定了校慶檔案材料的數量之多，類型之復雜，收集工作的難度之大。

（3） 來源的廣泛性。70周年校慶是中財大2018-2019年度的重點工作之一。中財大向廣大師生、海內外校友以及社會各界人士發出公告，并舉辦了一系列學術與文化并舉、內涵與特色并重的活動。其中，檔案館牽頭發起了校慶校史文物征集活動，向社會各界征集校史資料。由于參與校慶的主體層次豐富、角色不同，使得校慶檔案資料的來源涵蓋了學校各單位/部門、師生個人、校友單位、校友個人等各個方面。除了校內檔案的收集渠道，檔案館直接對接校外的個人和單位，進行校慶檔案以及學校歷史檔案的征集，嘗試從孔夫子舊書網等網站鑒別和購買與學校相關的老檔案材料等，造成校慶檔案收集工作的頭緒十分繁雜。

（4） 類型的多樣性。校慶檔案類型的多樣性一方面是由校慶活動的豐富性所決定的，另一方面則是當今經濟社會向數字化轉型的必然要求。校慶活動形成的資料是學校這一階段的歷史的縮影，從籌備到慶典和總結，都會形成不同類型的檔案材料。例如，以公文、會議紀要、會議議程、講話稿等為代表的行政、黨群類檔案，以學術論壇等為支撐的科研類檔案，以出版的校史、畫冊等為代表的出版類檔案，以照片、音頻、視頻為代表的聲像類檔案，以捐贈、贈送為來源、以校慶宣傳為目的的實物類檔案等，以校慶校園基礎建設形成的基建類檔案等。各種類型的檔案雖然載體形式可能不同，來源可能不同，但彼此之間卻又相互聯系、相互支撐。

（5） 內容的整體性。基于同一個校慶主題，向著共同的目標，每一件檔案資料共同構成了校慶檔案的整體。校慶檔案是全校師生共同的心血凝集，是全校共同的文化傳承和精神財富，中財大校慶檔案收集在規劃階段，始終牢記“忠誠、團結、求實、創新”的校訓和“求真求是、追求卓越”的辦學理念，從整體上設計和考慮，打破部門、類別的框框以尋找其內在的聯系，檔案館根據不同的主線對校慶檔案進行多層次、多角度的梳理，從而保證校慶檔案材料收集的完整、準確、系統。

二、校慶檔案收集工作的經驗

根據《中央財經大學重大活動、重要項目檔案管理規定》，校慶檔案（屬重大活動檔案）的立卷部門需要在校慶結束后兩個月內，完成向檔案館的校慶檔案移交工作。如前文所述，本次中財大校慶活動持續時間長、項目廣、活動多，但收集時間短，因此校慶檔案的收集工作十分龐雜、任務非常繁重。結合中財大校慶檔案收集的工作實際，本文總結了以下幾條工作經驗：

（1） 制度建設是做好校慶檔案收集工作的有力保障。規范嚴格、程序合理、行之有效的管理制度，能夠使校慶檔案的收集工作事半功倍。在中財大校慶工作籌備期間，根據《中央財經大學檔案管理辦法》，檔案館發布了《中央財經大學70周年校慶校史文物征集活動的通知》，通知中明確規定了征集的對象、內容、方式、時間，使校慶檔案的征集工作有章可循。在校慶結束后，檔案館發布了《關于做好70周年校慶檔案材料歸檔工作的通知》，明確了校慶檔案的收集部門、分工、范圍、要求等，并責任到部門，責任到人，成為后續工作順利開展的重要制度依據。制度的建設和規則的制定極大地避免了工作中的矛盾與沖突，提高了檔案收集工作的效率，保證了檔案收集工作的質量，也是本次校慶檔案收集工作中最重要的經驗之一。

（2） 全過程參與是做好校慶檔案收集工作的前提條件。基于檔案工作的功能和定位，檔案館全程參與了校慶的籌備至收尾工作的全過程。作為校慶辦公室、校慶綜合協調組、宣傳報道和文化藝術組的成員，中財大檔案館分別擔當了不同的工作職能。另外，在各單位、部門籌備校慶工作的過程中，檔案館通過提供檔案、校史資料的方式，直接或間接地參與到其他部門的校慶工作當中。了解和掌握校慶中學校整體及各國二級單位、部門的工作，在檔案館日后有重點、有目的地進行檔案收集工作中發揮了重要作用。在各單位、部門歸檔的過程中，檔案館對其提供耐心的指導、服務和監督，使檔案的收集工作更加精益求精。

（3） 全面、優質是做好校慶檔案收集工作的基本原則。校慶檔案是校慶各項活動的原始記錄，檔案的自然屬性和社會需求的兩方面共同決定了檔案的收集工作的基本原則——全面、優質。全面是指檔案的收集要齊全和完整，能夠準確反映該事項的來龍去脈。校慶活動深入到學校教學、科研、基建、文化、對外合作、國際交流等各項工作之中，檔案的收集不能厚此薄彼，而是要根據檔案事件進行具體衡量和判斷，力求能夠較好地反應校慶活動的整體面貌。優質是指檔案的收集要以日后的利用為中心進行設計，重點事項的檔案資料要全過程收集，重點人物的檔案資料收集要有的放矢等。校慶檔案的收集要以服務學校的中心工作為主線，以全員育人為根本目標，做好切實行之有效的設計，形成學校辦學歷史的幼稚載體。

（4） 數字化建設是做好校慶檔案收集工作的必然要求。在大數據時代的背景下，校慶檔案的收集也應順應信息化和數字化的時代趨勢，探索和更新工作方式，優化工作機制。包括行政、黨群、科研、聲像、實物等各種類型的檔案，檔案館均要求歸檔的部門進行雙套歸檔，即除了紙質檔案，建議歸檔部門能夠提交電子文件。對于從校外或者其他渠道征集而來的檔案資料，檔案館也對其進行了數字化處理。這不但保證了日后檔案的利用更加高效、便捷，也很好地保護了珍貴的檔案實體在多次利用中造成的磨損甚至損壞。

校慶是高校對過去一階段辦學經驗、發展建設、文化建設的總結，是高校發展過程中的大事要事，具有重要意義和深遠影響。以上總結的中財大70周年校慶中檔案收集工作的經驗，以及從中得到的啟示，與檔案同仁分享，以期批評指正，共同發展。

參考文獻：

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