干部人事檔案管理隊伍建設常見問題及策略

陳歡

摘要：進入新發展時期后，在內部管理需求的影響下，各單位不斷加強了對檔案管理的重視，而檔案管理隊伍作為檔案管理工作開展的主要執行者，其人才隊伍建設情況直接關系到單位干部人事檔案管理的水平，是單位檔案管理改革的重要一環，但目前而言，多數單位的檔案管理隊伍不夠精銳，檔案管理效率較低。基于此，本文結合當前各單位人事檔案管理隊伍建設現狀來分析其中存在的問題，再根據問題成因提出相應的優化策略，以期為單位干部人事檔案管理工作的優化提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理;隊伍建設;問題;策略

一、引言

近年來，我國檔案管理快速發展，檔案管理隊伍建設也得到進一步推動。在內外部的推動下，檔案管理隊伍建設投資增大，高學歷的青年管理人員占比有所上升，人才隊伍結構得到進一步優化。而且在十八大后，各單位也在積極落實檔案目標管理，嚴抓作風問題，這使得檔案管理人員工作質量有了大幅提升，在日常工作中，各管理人員嚴格按照檔案管理要求開展工作，工作狀態良好，并在完成日常管理工作的基礎上，主動參與檔案管理信息化建設等工作，更好地支持檔案管理改革。整體而言，相比以往，雖然現階段檔案管理隊伍專業素養有了明顯的提升，但對比工作中的實際需求，檔案管理人才隊伍整體水平還難滿足現代化管理要求，干部人事檔案管理隊伍建設工作還需進一步精進。

二、干部人事檔案管理隊伍建設中存在的問題

結合實踐管理經驗，目前干部人事檔案管理隊伍建設中，還存在以下幾方面問題：

（一）檔案管理隊伍建設缺乏戰略支持

同單位的投融資、主營業務開展等項目活動相比，檔案管理是經常容易被各單位忽略的一項管理活動，尤其是在當前我國經濟改革進一步深化的嚴峻形勢下，各單位或多或少都面臨改革壓力，單位管理者也自然將管理重心放在內控或預算控制等方面，由此使得單位的干部人事檔案管理隊伍建設工作缺乏戰略支持。在此環境下，多數單位的檔案管理隊伍建設進展緩慢，甚至使得單位的檔案管理隊伍建設和單位管理出現割裂，檔案管理隊伍建設工作并未參與到單位整體管理中，導致招募的檔案管理隊伍不能滿足單位現代化檔案管理的需求。

（二）檔案管理人員配備失衡

目前我國多數單位的檔案管理人員數量都較為有限，檔案管理人員配備不能滿足需求。這其中一方面原因是由于單位想要控制人力成本，另一方面原因則是由于單位檔案管理人員流動較為頻繁，新舊檔案管理人員更替中，很容易出現人員短缺問題。當前，信息化技術在檔案管理中的應用較為淺顯，而檔案管理工作涉及記錄、入檔等多種程序，工作簡單但較為繁瑣，檔案管理人才的短缺常使得檔案管理人員“一人兼多職”，加大管理人員工作壓力，而且在實際工作中，混崗、亂崗問題時有發生，容易出現人員為謀私利而隨意篡改檔案數據等情況。

（三）檔案管理人才隊伍培養計劃缺失，復合型人才不足

完善的人才培養計劃是單位檔案管理隊伍建設的主要內容之一，但目前來看，多數單位針對檔案管理人員的培訓主要集中在檔案管理專業知識層面，知識衍生性不足，難以培養出復合型管理人才。相比其他崗位而言，檔案管理對于青年人才的吸引力不大，尤其是鄉鎮級單位，這就導致單位檔案管理人員出現“大年齡”“、臨時化”的趨勢，而年齡稍大的管理人員對新事物的接受能力較弱，自身檔案管理意識也不強，能力較為單一，難以滿足現代化檔案管理所需要的綜合型人才需求;部分吸收進來的青年管理人員，自身檔案管理經驗較少，起步較低，再加上沒有完善的培訓計劃，雖然具備一定的專業知識，但整體綜合能力也不高。

（四）缺乏有效的考核激勵制度，管理人員“后勁不足”

在普遍認知中，檔案管理工作屬于“后勤”工作，檔案管理人員不直接參與單位業務開展，也基本上沒有業績考核壓力，這就使得多數單位對檔案管理人員的考核主要集中在基礎的工作作風、檔案歸檔出錯率等指標上，考核指標循規蹈矩、墨守成規，難以從“根本”上督促管理人員自我學習。再加上激勵不足，檔案管理人員在實際工作中，常存在“后勁不足”的問題，即“三分鐘熱度”，檔案管理人員工作中缺乏創造性和創新性熱情，只做制度規定或領導吩咐的事，導致單位檔案管理內部動力不足。

三、優化干部人事檔案管理隊伍建設的策略

（一）做好檔案管理隊伍建設頂層設計

各單位管理者應從戰略層面來對當前的檔案管理工作進行規劃設計，明確檔案管理隊伍建設目標，并從以下幾方面來在內部樹立檔案管理意識：首先，從單位文化角度出發，點明檔案作為單位各階段發展的見證者和參與者身份，是單位獲取過往管理情況的重要依據，使得各人員認識到檔案管理隊伍建設的重要性。其次，從實際業務流程出發，單位各干部人事的調動、任命、“三齡兩歷”的認定等都要以干部人事檔案為依據，而相關檔案保存、調取等工作直接關系到檔案數據的準確性和完整性，檔案管理人才隊伍建設則是重要的保障。

（二）科學編制檔案管理隊伍

首先，各單位應在遵循國家檔案管理人員配備相關要求的基礎上，根據自身實際檔案工作量來制定合理設定的檔案管理崗位，并根據人員缺口及時補充人才。其次，適當提高檔案管理人員招募門檻，在考量人員專業度的同時，加大對招聘人員思想認識、責任行以及作風等方面的考量，盡可能給單位留存一批可以中長期從事檔案管理工作的人才隊伍。最后，完善檔案人員交接管理制度，針對當前存在的管理人員離任空白期，單位應做好應對準備。比如根據單位檔案管理崗位招募難易度來調整人員離職審批時間，若招募難度較大，單位應延長申報時間，要求離職人員提前3—4個月提出申請。同時，在新管理人員上任后，舊管理人員還需帶領其熟悉相關工作內容等。

（三）完善檔案管理人才培養機制

一方面，單位應多元化開展培訓計劃，從檔案管理專業知識、管理知識等多方面來培養人才。同時，建立動態學習制度，定期在部門內或和兄弟單位間開展研討交流會，分析檔案管理中存在的問題以及疑難點，彼此交流，在研究中學習，取長補短，不斷完善個人能力水平。此外，單位還應開展技能化培訓，主要關注以下幾個方面：第一，收集歸檔程序化。按照相關規定，借助信息化技術，將干部人事檔案的收錄、歸集工作程序化，并對人員進行操作培訓。第二，鑒別整理規范化。即對檔案管理中的鑒別和整理工作進行統一規范，明確各項審批手續、流程等，做到層次分明。

（四）建立健全績效考核制度

首先，優化績效考核指標體系。在制定績效考核指標時，單位需從前期所設定的檔案管理目標出發，將其細化到具體個人，再以各人員目標達成率為主要考核指標，同時以人員工作責任感、日常作風、工作積極性以及創新性等作為輔助考核指標，開展個人績效考核。其次，完善激勵制度。單位在制定激勵制度時，應從個人利益出發，通過將績效考核結果和個人崗位升遷、績效工資等掛鉤的方式來將單位利益和個人利益進行結合，進而促使檔案管理人員積極主動地進行學習，開拓思維，針對檔案管理提出創新性意見，推動單位檔案管理改革。

四、結束語

從當前管理來看，受單位認知、人員能力等多方因素的影響，單位干部人事檔案管理隊伍建設實際進展多數未達到預期，檔案管理改革進程緩慢。新時期，面對單位檔案管理隊伍建設中存在的挑戰，單位還應從做好檔案管理隊伍建設頂層設計、科學編制檔案管理隊伍、完善檔案管理人才培養機制以及建立健全績效考核制度等來入手，為單位儲備一批專業過硬、綜合能力較強且具有創新力的檔案管理人才隊伍，從而更好地推動單位檔案管理的開展。

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