新時代下高校檔案管理的困境與改革路徑探析

單位林西縣教育局

1 新時代下高校檔案管理存在的困境

高校的檔案管理工作主要包括高校人事檔案、教學檔案、科研檔案、校史檔案等幾大部分，通常以紙質(zhì)、電子、照片膠片、錄音錄像等形式為載體保存，是高校各項工作的有效記錄，也是服務師生、校友和社會的重要方式。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在各行各業(yè)的普及應用，高校檔案也在慢慢由傳統(tǒng)管理方式向互聯(lián)網(wǎng)、信息化管理方式轉(zhuǎn)變。當前中國進入中國特色社會主義新時代，更加注重人才培養(yǎng)與高校建設(shè)，高校檔案管理面對新時代的要求仍有一些發(fā)展困境亟待解決。

1.1 檔案信息利用率低

高校檔案管理的目的在于有效的利用檔案的價值，除了本身所具有的事實記錄可供查閱之外，高校檔案中還蘊藏著豐富的精神資源和人文財富。比如，學生黨員等各類優(yōu)秀學生的個人檔案對于高校進行思想政治教育工作有極大的幫助，高校可以積極發(fā)揮黨員的模范帶頭作用，推進高校的思想政治教育工作和對外宣傳工作。據(jù)有關(guān)學者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案資源中最常被利用的往往是教學檔案，主要包括學生成績單、學位證明等，這與當下用人單位對于畢業(yè)生的要求有關(guān)；其次為財會和黨群類檔案利用較多，而科研和外事類檔案利用率普遍較低。這說明，當前高校的檔案信息利用率較低，且分布不均勻，尤其在學術(shù)研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空間。

1.2 檔案管理技術(shù)滯后

信息時代數(shù)據(jù)更新非常之快，數(shù)字檔案越來越受歡迎，它將資源數(shù)字化加工后，運用計算機軟件對檔案信息進行管理，并運用網(wǎng)絡(luò)工具對用戶提供服務。高校在建立數(shù)字檔案之初，開發(fā)信息錄入、檢索、整合等工具，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到數(shù)字信息化的進步。然而，很多高校存在管理技術(shù)滯后，不能及時跟上信息的更新速度，導致很多檔案信息陳舊甚至不準確的現(xiàn)象依然存在。當用戶再次檢索查詢時，出現(xiàn)數(shù)字檔案信息不全面、不準確的情況，往往也無法找到最原始的紙質(zhì)數(shù)據(jù)，無法滿足用戶對最新數(shù)據(jù)的需求，這就大大降低了數(shù)字檔案的利用價值，失去了它應有的優(yōu)點。

1.3 檔案機構(gòu)功能局限

目前大部分高校的檔案機構(gòu)工作內(nèi)容主要以“保存、管理、查詢”等基礎(chǔ)業(yè)務為主，這與用戶主體的需求和當下高校檔案管理體制有關(guān)。《高等學校檔案管理辦法》中提到，“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”。在實際工作中，大部分的高校檔案機構(gòu)并未能實現(xiàn)這些功能。加之當前高校的檔案機構(gòu)基本被定性為學校的輔助業(yè)務部門，同時還受到一些因素的制約，比如檔案保密限制，由于檔案本身涉及到用戶個人的權(quán)利隱私，有些甚至是高校乃至國家級別的文件，因此對其進行嚴格的保密管理成為制約檔案機構(gòu)功能開發(fā)的一大阻礙。高校通常選擇保守管理，寧愿舍棄功能延伸，也要保障檔案安全。

2 新時代下高校檔案管理改革的路徑

新時代下對教育行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展不斷提出更高要求，高校檔案管理面臨著緊跟新時代步伐、積極發(fā)展創(chuàng)新的新挑戰(zhàn)。近年來檔案信息化建設(shè)已經(jīng)逐步走入各大高校，然而新時代發(fā)展不應止步于此，“智慧檔案”的提出是當下高校檔案管理發(fā)展的新突破。智慧檔案重在功能的延展，通過資源整合、協(xié)同工作、服務互動等，最大化的發(fā)揮人的主動性，賦予檔案管理人的智慧，達到主動服務、預知需求等更高層次的創(chuàng)新。因此，要符合新時代下新的發(fā)展要求，高校檔案管理可以從以下幾個方面思考。

2.1 轉(zhuǎn)變檔案服務模式

為了更好的服務師生和社會，高校檔案管理應從被動服務轉(zhuǎn)向主動服務，擴大功能范圍，進行資源整合，簡化查詢等流程，更高效、便捷地發(fā)揮自身作用。首先，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校可以利用資源聯(lián)合共享與互聯(lián)網(wǎng)，加強同有關(guān)部門的合作，跨專業(yè)、跨領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢互補，結(jié)合現(xiàn)代傳媒技術(shù)，開拓更多平臺，擴大檔案信息的影響力。其次，注重技術(shù)引進與開發(fā)。例如，適當運用最新檢索工具更新數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同用戶特征分門別類建立專項索引，并從不同角度和深度增加檢索功能。再次，適當簡化查閱流程，提高效率。可以在嚴格把握注冊用戶身份安全性的前提下，允許已注冊的用戶只需登錄網(wǎng)站即可便捷的查詢個人相關(guān)檔案資料，大大提高效率和檔案信息的利用率。

2.2 引進復合型檔案人才

新時代高校檔案管理對于工作人員的要求已不止于本專業(yè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)技能，同時擁有計算機、互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)技術(shù)甚至其他各專業(yè)專項技能的綜合能力人才越來越被需求。高校針對現(xiàn)有的人員應提供充足的學習培訓機會，挖掘潛力；另一方面要招賢納士，廣泛吸收優(yōu)秀的綜合素質(zhì)人才，以此來加快高校檔案管理整體水平的提升速度。同時加強職業(yè)分工，細化工作內(nèi)容和專業(yè)角度，從決策、管理、開發(fā)等多層次區(qū)分人才，合理利用專業(yè)領(lǐng)域尤為突出的高精尖人才，實現(xiàn)資源利用最大化，更有利于專項人才的培養(yǎng)和提高。同時，高校應爭取建立教育基地，開設(shè)檔案學相關(guān)選修課程，甚至增加檔案學相關(guān)專業(yè)招生，為高校檔案管理不斷走向更加規(guī)范化、標準化培育專業(yè)人才。