淺析中小培訓(xùn)企業(yè)財(cái)務(wù)和管理方面問題

龐艷紅

摘 要：中國(guó)培訓(xùn)業(yè)規(guī)模速度不斷提高，企業(yè)管理水平和財(cái)務(wù)核算能力有待提高，本文總結(jié)了中小培訓(xùn)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中普遍存在的一些問題。希望相關(guān)企業(yè)可以參照對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題改善經(jīng)營(yíng)管理，完善內(nèi)部控制機(jī)制、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，更好地服務(wù)社會(huì)。

關(guān)鍵詞：培訓(xùn)行業(yè);財(cái)務(wù)核算;企業(yè)管理

一、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)基本業(yè)務(wù)流程

培訓(xùn)行業(yè)是一般都有多個(gè)培訓(xùn)場(chǎng)館，中小培訓(xùn)企業(yè)從成本考慮培訓(xùn)場(chǎng)館一般采用獨(dú)立的學(xué)員信息管理系統(tǒng)。常規(guī)的流程是業(yè)務(wù)經(jīng)理與客戶簽約后，將簽約合同交于前臺(tái)，前臺(tái)根據(jù)簽約合同在信息管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)客戶信息。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)大量收入來源于個(gè)人，筆數(shù)多金額小，為避免現(xiàn)金挪用、隱藏等舞弊，一般客戶在前臺(tái)通過第三方平臺(tái)支付費(fèi)用。第三方平臺(tái)收到客戶款后，扣除業(yè)務(wù)費(fèi)用直接轉(zhuǎn)到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的銀行賬戶。前臺(tái)按客戶要求安排學(xué)員的課程，信息管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄學(xué)員上課情況。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)允許學(xué)員轉(zhuǎn)館，簽約的客戶也存在退課、轉(zhuǎn)贈(zèng)課時(shí)等各種情況。

二、考察場(chǎng)館的經(jīng)營(yíng)效率和效果時(shí)遇到的問題

筆者在工作中接觸到的一個(gè)案例是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)正式運(yùn)營(yíng)后，投資者看到客戶陸續(xù)簽約繳納費(fèi)用后，特別樂觀。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在運(yùn)營(yíng)滿一年多后，今年碰到了疫情，場(chǎng)館業(yè)績(jī)大幅下滑，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難，投資者才意識(shí)到遇到了資金問題。為了掌握各個(gè)場(chǎng)館的經(jīng)營(yíng)效率效果，委托我方作為第三方進(jìn)行咨詢?cè)u(píng)估。在熟悉了基本業(yè)務(wù)流程后，我方提取了企業(yè)財(cái)務(wù)方面和場(chǎng)館方面的數(shù)據(jù)。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核分析過程中發(fā)現(xiàn)一系列問題。主要的問題有：一是財(cái)務(wù)核算不規(guī)范，財(cái)務(wù)管理形同空白。二是場(chǎng)館信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息不完整，不準(zhǔn)確。三是業(yè)績(jī)考核方式不科學(xué)。

三、問題分析和解決方案

（一）財(cái)務(wù)上，投資者對(duì)財(cái)務(wù)管理重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有聘用勝任的財(cái)務(wù)人員

財(cái)務(wù)是一個(gè)連續(xù)性的工作，前期賬務(wù)處理不規(guī)范，對(duì)企業(yè)后續(xù)的運(yùn)營(yíng)會(huì)產(chǎn)生混亂的影響。案例中培訓(xùn)企業(yè)財(cái)務(wù)方面的問題可以追溯到成立初期，投入大量資金，用于房租、裝修、廣告宣傳等，沒有合理規(guī)劃好資金的使用，基本上是盲目擴(kuò)張。

在收入核算上，培訓(xùn)業(yè)是先收費(fèi)，后服務(wù)的贏利模式，所以較之其他行業(yè)具有自己的特殊性。財(cái)務(wù)人員應(yīng)該遵循《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》第十二條 “對(duì)于在某一時(shí)段內(nèi)履行的履約義務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在該段時(shí)間內(nèi)按照履約進(jìn)度確認(rèn)收入，但是，履約進(jìn)度不能合理確定的除外”進(jìn)行核算。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)收到的培訓(xùn)費(fèi)用，應(yīng)當(dāng)作為預(yù)收款處理，只有完成消費(fèi)部分，才能核算為收入，剩余的部分其實(shí)是負(fù)債。后期還有客戶退費(fèi)的可能，為了把這部分負(fù)債轉(zhuǎn)成收入還要支付房租、教師工資、水電費(fèi)等各種費(fèi)用。因此從成立初期，如果管理者在自己不懂財(cái)務(wù)的情況下，一定要聘請(qǐng)有專業(yè)能力和職業(yè)道德的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作。

（二）管理方面的問題

針對(duì)場(chǎng)館信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整不準(zhǔn)確的情況，調(diào)查結(jié)論顯示是由于之前的前臺(tái)離職導(dǎo)致。我們基本確認(rèn)是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理出現(xiàn)了盲點(diǎn)和疏漏。鑒于原始數(shù)據(jù)是一切核算的基礎(chǔ)，如果原始數(shù)據(jù)存在遺漏或者錯(cuò)誤，那么后續(xù)的數(shù)據(jù)處理分析都是不準(zhǔn)確的。只能要求場(chǎng)館方面重新核實(shí)有關(guān)客戶記錄數(shù)據(jù)信息，復(fù)核每份簽約合同客戶姓名、簽約金額、簽約課時(shí)、簽約時(shí)間、到期時(shí)間等關(guān)鍵信息。

整個(gè)原始數(shù)據(jù)追溯過程，耗時(shí)耗力，基本把整個(gè)業(yè)務(wù)重新來過。在這一復(fù)核過程，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)了問題。有原始客戶合同保管不善的、有已經(jīng)完成課時(shí)的學(xué)員記錄被刪除的，有轉(zhuǎn)贈(zèng)課會(huì)員記錄中沒沖減課時(shí)的、有轉(zhuǎn)館人員名單場(chǎng)館間不一致的等等。

數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性是數(shù)據(jù)錄入的基本要求，在登記基礎(chǔ)信息的時(shí)候，一般都用*號(hào)重點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵字段，這樣字段的準(zhǔn)確性尤為必要。另外在實(shí)際工作中，有的信息管理軟件為了簡(jiǎn)化方便，在設(shè)計(jì)上往往沒有特別的刪除限制機(jī)制，不需要特別授權(quán)就可以具備刪除權(quán)限。有的軟件有授權(quán)機(jī)制，但軟件使用者為了方便，對(duì)錄入人員給與了管理員的權(quán)限。

在案例中培訓(xùn)機(jī)構(gòu)存在重視業(yè)務(wù)銷售，忽視日常管理的問題，缺乏工作必要的基本業(yè)務(wù)流程圖和制度約束。人員變動(dòng)時(shí)缺乏完整的交接過程和責(zé)任意識(shí)。天長(zhǎng)日久不可避免就出現(xiàn)各種各樣的問題。

為此，我們對(duì)企業(yè)管理給出如下建議。一是對(duì)原始簽約合同必須專人負(fù)責(zé)妥善保存。二是對(duì)原始數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行必要復(fù)核。三是對(duì)關(guān)鍵崗位人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，要對(duì)交接內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核簽字，明確責(zé)任。四是有條件機(jī)構(gòu)最好共享式管理信息系統(tǒng)，如果采用獨(dú)立信息管理系統(tǒng)，場(chǎng)館之間應(yīng)采用更為合理有效的業(yè)務(wù)管理模式。五是每個(gè)月的業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)與月度考核，需要與系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對(duì)，負(fù)責(zé)人簽字。六是對(duì)于轉(zhuǎn)館、轉(zhuǎn)贈(zèng)課時(shí)客戶等發(fā)生特殊情況的需要有專門的備查記錄。

（三）有關(guān)業(yè)績(jī)考核的問題

案例中的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，人員從總經(jīng)理到場(chǎng)館負(fù)責(zé)人再到前臺(tái)工作人員和業(yè)務(wù)人員分層設(shè)置，每個(gè)人看似都有明確的業(yè)務(wù)定位，但在執(zhí)行上面布置的任務(wù)時(shí)，會(huì)拖延和推諉。出現(xiàn)這方面問題說明監(jiān)督、考核制度不健全，有些根本沒有制定相關(guān)的約束制度，導(dǎo)致人員工作懶散、積極主動(dòng)性不高，責(zé)任感不強(qiáng)。建議明確業(yè)務(wù)分工，保證權(quán)責(zé)清晰，加強(qiáng)對(duì)工作責(zé)任的考核，特別是上層管理人員的考核，不僅是業(yè)務(wù)方面更重要的責(zé)任意識(shí)和管理能力。

四、總結(jié)

良好的企業(yè)架構(gòu)設(shè)計(jì)和嚴(yán)格內(nèi)部控制是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)健康發(fā)展的保證，也是企業(yè)走向成功不可或缺的要素。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體之一，面臨著愈加激烈的競(jìng)爭(zhēng)，必須高度重視自身內(nèi)部建設(shè)?？v觀當(dāng)前培訓(xùn)行業(yè)的管理現(xiàn)狀，大多數(shù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒有建立真正的完善的財(cái)務(wù)、內(nèi)部管理系統(tǒng)，使企業(yè)很難適應(yīng)不斷加劇的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。因此加強(qiáng)財(cái)務(wù)和管理已成為提高培訓(xùn)機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

參考文獻(xiàn)：

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