衛生院檔案標準化管理工作的研究

于明霞

摘 要：衛生院的自身發展對醫療、科研以及各項管理工作而言都有著十分重要的影響。在這一階段需要做好衛生院的檔案管理收集以及整理工作，有效推動衛生院檔案利用和開發。深入了解衛生院檔案中的信息數據能幫助衛生院的管理者在實際管理作出相關決策時，更好地根據醫院實際情況以及該地區的經濟發展狀況進行決定，促使衛生院的整體發展質量能滿足我國社會對于衛生院的實際需求，進一步推動衛生院檔案走向管理標準化。

關鍵詞：衛生院;檔案標準化;管理工作

中圖分類號：G271;R197.6 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）20-0-02

作為衛生院的管理者應明確，當前我國已經從紙質檔案逐步向電子檔案發展，要求衛生院管理者同樣認識這一點。衛生院檔案管理工作的改革以及規模的改變，是一個相對較大的挑戰。特別是在醫療改革不斷深入的當前，對基層衛生院的發展要求也越來越多，要求基層衛生院更加注重檔案工作，并且明確檔案管理工作的質量直接影響醫院整體的發展質量。基層衛生院內的職工需要對檔案管理工作的服務目標以及服務方法有正確認知，進一步強化醫院內所有管理者的自身責任感。明確醫療改革醫療建設始終是我國民生建設中不可忽略的一部分，同樣也是重中之重。檔案管理需要不斷進行探索和創新，推動衛生院檔案管理標準化以及信息化建設早日實現。

一、強化系統思維意識，樹立檔案工作標準化工作指導思想

在現代檔案管理工作中，確保檔案管理工作的正常運行，并且將檔案工作中所蘊含的信息進行深入分析，能提高衛生院的整體工作質量。然而實現檔案管理的業務與技術性相統一，需要加強檔案標準和管理。在衛生院發展過程中，檔案管理工作一直以來都是十分重要的環節，關系衛生院的整體發展。對衛生院各部門、各科室的管理水平提升有著十分重要的意義，并且能有效提高基層衛生院的整體服務質量，讓患者在出現問題時進一步與衛生院進行溝通。同時也能確保衛生院員工根據患者的實際情況給予患者相關的保護措施以及保護方法，最大限度保證基層衛生院平穩且有序的發展。當前衛生院發展過程中檔案一直以來都作為最重要的信息來源之一，既能讓衛生院的管理工作質量得到提升，也能給予衛生院更多的信息支持，確保衛生院管理者在針對衛生院發展做出相應決策時，其決策的科學性以及合理性不斷提升，滿足我國對基層衛生院的實際需求。為此，當前仍舊需要進一步加強衛生院檔案管理工作的規范性，確保檔案在開發和利用時，其利用水平能讓衛生院管理質量逐步提升，發揮最重要的作用。衛生院檔案管理一直以來都是衛生院歷史進程中的權威憑證和原始記錄，是衛生院不可忽略的內容之一，屬于醫院管理工作的重要部分。作為醫院發展的最終憑證之一，需要進一步加快衛生院的檔案管理標準化，保證所有的檔案管理質量提升，也能讓所有檔案在有需要時直接找到。從傳統的檔案管理方式到利用信息化管理檔案，目的都是為了確保檔案管理的規范性以及整體性，及時發現衛生院在開展檔案管理中存在的一系列問題，采取相應的解決措施加以解決，進一步推動衛生院檔案管理的標準化、信息化。利用大數據時代所帶來的信息管理技術，讓所有信息在調取或記錄時，其質量逐步上升。[1]

二、做好檔案工作標準化的基礎工作

第一，大力宣傳檔案工作。以往有很多衛生院的管理者并不了解檔案管理工作對衛生院發展而言的重要意義，需要衛生院領導以及職工都充分認知檔案的重要性，并且明確自己在日常生活與工作中有關衛生院檔案如何應用，才能提高應用質量，確保衛生院檔案的規范化，支持檔案管理工作，促進全員檔案意識以及全員檔案格局的形成。目的是為了讓全部工作人員在日常工作中將檔案意識融入工作的點點滴滴。第二，完善醫院的檔案管理體制建設與制度建設，讓更多醫生在尋找病人病歷時，尋找速度更快。由于部分基層衛生院在開展檔案管理時，并沒有獨立的機構，也就是說檔案管理并沒有自主權，工作始終處于被動狀態。作為衛生院管理者應根據衛生院的實際情況以及該地區的經濟發展進行深入調查，制定相應的改革措施，讓醫院的檔案管理能夠專門作為一個職能機構，建立相關部門，確保檔案室在醫院中的地位，并且提高檔案室的利用效率。從檔案管理的分散模式向檔案管理的集中模式進行轉變，確保所有的檔案在管理時，其保管質量以及信息的綜合開發質量提升，做好衛生院的檔案標準化。在新經濟時代下，促進衛生院的經濟水平以及衛生院的發展質量逐步提升。醫院的管理者應始終根據醫院自身狀況提出有針對性、具體性的措施，提高醫院的管理水平，并且強化當前醫院的檔案管理質量，豐富醫院內的檔案管理理論等內容。也可以選取醫院內自主學習能力較強的工作人員，讓其了解有關檔案發展的內容，促進醫院檔案現代化管理建設，使醫院檔案管理工作能具有衛生院的特點，并且確保所有的管理工作、管理質量能提升。

在衛生院開展檔案管理過程中，想要實現檔案的標準化管理工作，需要制定相應的制度，正所謂沒有規矩不成方圓。在衛生院檔案管理時，想提高檔案管理的科學水平則需要建立相應的制度，擁有制度的支撐能夠確保所有工作人員在日常工作時按照規范進行工作，而不是隨意將檔案進行堆放，沒有按照檔案中的內容進行排序和編碼，導致后期在檔案尋找以及使用過程中造成不便。利用制度的力量也可以規范檔案管理工作，要求所有檔案管理員能夠通過制度的建立，明確在應用檔案的過程中，其應用目的、應用方式以及工作人員所需要承擔的責任是什么。在檔案建立時也需要了解具體的職責以及內容，一旦出現問題需要做到追責到人，不斷加速問題的解決效果，并且隨著檔案管理制度的不斷向前發展，當前我國已經形成檔案保密制度以及檔案借閱制度等一系列的規章制度。這些制度也在逐步完善，目的是為了讓不同地區的衛生院在進行檔案管理時，提高標準化質量，并且讓單位工作人員的工作內容可以做到有章可循，而不是以往人們提起檔案管理，僅僅是將已有的文件直接放起來，這是一種人們認為毫無意義并且沒有專業技能的工作。檔案管理工作在不斷進步，需要人們明確檔案管理存在怎樣的意義，如何提高檔案管理的整體效果，應按照相應的規章制度，確保檔案管理工作的效果得到提升。在很多衛生院開展檔案管理工作時，其管理工作都是一項基本又重要的內容，其中所記錄的不僅僅是醫院的發展狀態，更包括了很多病人的狀態，這對衛生院而言是不可或缺的一部分。為此，當前衛生院在開展檔案管理時，一定要做好科學保管，為衛生院在后期發展以及決策中提供最科學的數據以及信息支持。檔案管理的工作人員也需要定期學習新的內容，提高自己的專業素養，始終為衛生院的檔案做貢獻。[2]

三、加強檔案管理信息化建設

大數據時代的出現是一種不可逆轉的時代發展，數字化也已經成為衛生院開展檔案管理的新方向。目前我國大部分衛生院都已經開展了數字化檔案管理建設，數字化檔案管理建設的出現提高了檔案管理的整體質量，也讓檔案管理擺脫傳統的紙質管理存在的問題。紙質化檔案管理在管理過程中所消耗的人力和物力都相對較大，紙質化的檔案管理也會隨著時間的發展而出現信息數據模糊的情況。但是利用數字化的檔案管理方式能夠改變這一系列缺陷。檔案數字化建設是一項長期且浩大的工程，需要衛生院的管理人員具有統籌規劃的意識，根據衛生院的實際經濟情況投入不同的計算機操作設備，目的是為了根據病人的合理需求、當地的實際需求，利用網絡資源提高醫療質量，并且降低醫療費用，合理且充分地利用醫療資源，分配好醫院內可用的固定資源，將區域醫療信息網絡作為醫院數字化建設中的最高階段，進行不斷研究和發展。

社會的飛速發展使檔案管理的科學化水平在不斷提升，衛生院想要提高檔案管理的整體效果，需要加大信息的投入。有條件的衛生院可以結合自身的實際狀況，盡可能聘請一些專業團隊，目的是為了開發軟件，并且提高軟件的整體應用效果以及應用質量，滿足現階段衛生院檔案發展的實際需求。可以從市場上積極引進更多現代化的管理技術，購入先進的管理軟件，結合單位的具體狀況開展相應的升級要求，在研發過程中始終注重檔案的檢索與完善，方便檔案在后續開發與實際利用質量得到提升，也需要根據不同類型的檔案提出其所蘊含的關鍵性特點，同時進行分類存儲。

作為醫院的管理者也應明確在開展數字化檔案管理時，主要通過以下兩個角度進行分析：第一個角度就是管理角度，需要根據衛生院的整體發展狀況以及該地區的經濟狀況、行政狀況進行分析，利用該地區對醫療管理所下發的相關政策開展數字化建設，從時間、規模以及方向上做出整體規劃和設計。第二個角度則是技術角度，作為院管理者應聘請具有專業能力的工作人員開展數字化檔案管理，并且對數字化檔案管理的系統進行具體的設計和開發，根據醫院的實際情況定期進行系統的更新和維護。

四、結語

綜上所述，衛生院一直以來都是我國最基礎的醫療服務組織，其質量也直接影響我國基本的醫療設施建設。作為衛生院的管理者應始終明確檔案管理標準化對衛生院發展的重要意義。隨著大數據時代的發展，做到標準化管理，實現管理質量逐步提升，能推動醫院各項管理工作的信息化、科學化、標準化，始終為衛生院的健康有序、可持續發展奠定良好基礎。特別是在新醫改進一步深入的當前，作為衛生院，應了解自己同樣也是新醫改中不可忽略的一部分，只有確保檔案標準化管理進程不斷加快，才能讓醫院的整體發展質量得到質的提升。

參考文獻：

[1]周紅巖.關于衛生院檔案標準化管理工作的探討[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——區域發展與公共政策研究學術研討會”論文集（上）.2016.

[2]呂海召.關于衛生院檔案標準化管理工作的分析[J].黑龍江史志，2015（12）：73.