企業(yè)崗位管理標準建設探析

李丹玲

摘要：對于企業(yè)而言，規(guī)章制度猶如法律之于國家，是企業(yè)合規(guī)經營、生產正常運行、員工福利待遇的有力保障。制度的有效執(zhí)行作為企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)文件建設中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。如何正確的執(zhí)行制度以促進企業(yè)高效快速可持續(xù)發(fā)展，也就是將高屋建瓴的制度管理轉化為接地氣的崗位責任制，讓每一名員工都知道所從事崗位的重要性，一直以來是困擾我們的難題。

關鍵詞：高位管理;標準建設;建設探析

崗位責任制的建立目的在于讓每位員工知曉自身的崗位職責，并將崗位職責拓展延伸為可執(zhí)行的工作標準，不斷結合公司發(fā)展需要，持續(xù)優(yōu)化完善，真正做到管理合規(guī)、標準統(tǒng)一、執(zhí)行到位、管控有效。

一、推進崗位責任制職責構建的必要性

近幾年的實際工作中不同程度的存在崗位職責與制度職責不一致、制度職責不具體不細致無法有效執(zhí)行等問題，這既一定程度上造成了公司管理無序，效率低，更滋生了形式主義不良作風。推行崗位責任制信息化可視化，是站在整治形式主義、為員工減負的高度，推動工作標準化、規(guī)范化，為公司高質量發(fā)展掃除障礙。

（一）構建崗位責任制的意義

為解決提升規(guī)章制度執(zhí)行力，聚焦管理薄弱環(huán)節(jié)，全面加強基礎管理工作，以“全員參與經營管理”為落腳點，打造“讓員工做正確的事”的管理模式。全面梳理制定符合公司經營管理的基礎制度，初步構建了“崗位職責明確、工作界面清晰、業(yè)務流程順暢、基礎資料健全、管控措施到位”的管理工作標準。

（二）崗位職責構建的思路和目標

通過制度流程融合、業(yè)務流程優(yōu)化，推進崗位責任制落地，借助信息化手段，構建管理制度規(guī)范、業(yè)務流程順暢、崗位職責明確、工作標準統(tǒng)一、基礎資料健全、風險管控有效的“基礎管理新模式”的建設思路。通過信息系統(tǒng)將崗位職責、規(guī)章制度、管理流程、管理權限、風險控制以及相關記錄表單的信息化集成，明確崗位人員在“那個環(huán)節(jié)做”“做什么”“怎么做”“那些不能做”;構建崗位責任制有形化、標準化、可視化的員工工作平臺，實現(xiàn)崗位人員一個界面操作的全景工作模式。

二、崗位職責責任制構建的措施及做法

（一）優(yōu)化整合制度，實現(xiàn)制度要求細化到崗

通過制度中設置專項條款，實現(xiàn)管理職責、管理事項落實到崗，明確“做什么事”“負什么責”，具體職責要求直接明確到崗位。

1.制度職責細化到崗

改變此前制度約定過于宏觀、過于概括的做法，將制度管理職責進一步細化到崗位，實現(xiàn)管理職責、管理事項落實到崗，將具體職責明確到具體部門和崗位，改變制度職責和崗位職責脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.流程職責對應到崗

運用RACI、ASME等流程評估模型，分析流程中崗位、業(yè)務活動、職責三者相互間的支撐、銜接、沖突問題，立足消除流程業(yè)務活動描述不清晰規(guī)范、流程執(zhí)行崗位不具體、流程與職責不匹配等現(xiàn)象，簡化流程審批程序、調優(yōu)業(yè)務活動順序、縮短流程步驟，規(guī)范流程節(jié)點描述;構建職責與流程的深度融合，逐步實現(xiàn)職責流程化，完善流程執(zhí)行崗位的工作要點，推動流程工作標準化的建立與完善。將流程每一步的業(yè)務活動按照“動+賓”式描述，表述內容更加清晰明確，并完善的工作事項、風險信息、完成時限等信息，使每一業(yè)務活動的工作內容更加具體、明確、形象，形成了每一流程步驟執(zhí)行崗位的工作標準，極大地規(guī)范崗位人員的工作要求、提高了工作質量。

（二）圍繞職責落實，實現(xiàn)崗位責任要素集成

圍繞崗位責任制落實這一主線，進一步豐富崗位責任制內涵，將崗位工作相關的管理流程、工作步驟、風險控制、記錄表單等12個要素集成到崗位職責界面集中展示，讓管理職責與風險防控一目了然，業(yè)務執(zhí)行一步到位、查閱學習一氣呵成。

1.確定優(yōu)化模板

建立崗位職責梳理模板、流程事項梳理模板、文件資料目錄模板等模板，以崗位為關聯(lián)點，將職責、制度、流程、文件資料等進行有效整合、銜接，提升高員工工作指導性，增強員工責任心和執(zhí)行力。如對業(yè)務流程進行解剖，拆解分析出流程每個步驟環(huán)節(jié)中崗位人員的工作職責、風險信息、執(zhí)行渠道等信息，構建業(yè)務活動超鏈接功能，便于崗位人員更加快捷地執(zhí)行操作。

2.崗位職責優(yōu)化

公司管理依照規(guī)章制度執(zhí)行，業(yè)務工作實施依托崗位來落實，通過將制度按業(yè)務切塊、分解，融入崗位中去，按照制度職責與崗位職責統(tǒng)一性的工作原則，對現(xiàn)有的崗位職責進行合并、刪除、優(yōu)化，規(guī)范職責信息描述，形成標準、清晰的崗位職責，達到崗位職責有效落地。

通過崗位職責梳理，將制度職責切塊為處室職責，處室職責分解為崗位職責，達到制度職責與崗位職責相統(tǒng)一。結合現(xiàn)有的機構設置、人員配置、業(yè)務管理工作現(xiàn)狀情況，對照現(xiàn)有的部門崗位說書、崗位說明書及制度文件，組織開展職責優(yōu)化工作，對現(xiàn)有的崗位職責進行合并、刪除、優(yōu)化，規(guī)范職責信息描述。

以崗位為節(jié)點，將每個崗位所涉及的職責、制度、流程、記錄表單等進行有效整合、銜接，提升對員工工作的指導性，增強員工責任心和執(zhí)行力。共剔除崗位職責不清晰或含糊的575條，新增職責185條，使崗位職責與制度職責相一致，形成209個崗位對應5028條崗位職責的職責清單。在此基礎上，優(yōu)化職責內容責，將制度職責分解至各個崗位，將制度管理要求落實到崗到人，職責細化為工作步驟。

3.職責事項化

將優(yōu)化后的崗位職責進行事項化，制定每條職責的工作事項、執(zhí)行方式及對應的制度流程，為崗位職責配套清晰的操作指引及操作程序，使崗位人員明白“做什么”“怎么做”及對應的制度依據(jù)，強化崗位責任落地，提升工作運行效率。

（三）固化崗位職責，實現(xiàn)制度要求有效落地

充分利用信息化辦公手段，按照“界面友好、操作簡捷”的原則進行功能開發(fā)，以員工協(xié)同辦公系統(tǒng)固化工作成果，通過崗位管理信息化、工作標準集成化、記錄表單電子化，實現(xiàn)制度流程職責同步更新、崗位工作集成展示、風險提示圖形化展示、文件資料過程管控，有效指導員工“做什么”“怎么做”。實現(xiàn)崗位人員一個界面操作的全景工作模式。

1.職責可視化管理

在協(xié)同辦公平臺上搭建具有崗位特色的專屬工作平臺。依據(jù)使用與管理需要分為“我的平臺”與“基礎管理”兩個主要功能元素。設計崗位職責查閱功能，將梳理出來的崗位職責工作清單進行系統(tǒng)應用，崗位人員可在功能模塊中查看本崗位的職責信息、工作事項、存在的風險信息及對應的制度流程文件。以崗位為切入點，明確崗位人員在“那個環(huán)節(jié)干”“做什么”“怎么做”，構建起崗位責任制有形化、標準化、可視化的工作平臺。設計崗位職責查閱功能，將梳理出來的崗位職責工作清單進行系統(tǒng)應用，崗位人員可在功能模塊中查看本崗位的職責信息、工作事項、存在的風險信息及對應的制度流程文件。

2.關鍵要素可視化顯示

選取應用頻次高、涉及崗位多的業(yè)務管理流程進行關鍵要素信息集成試點，崗位人員進行業(yè)務工作的每一個步驟時，操作界面提示對應的崗位職責、工作程序、風險信息、控制措施及關聯(lián)制度等要素信息。具備了業(yè)務管理界面集成的數(shù)據(jù)標準化基礎，待員工協(xié)同平臺升級后，全面實施業(yè)務管理界面的關鍵要素集成，形成業(yè)務工作與工作程序、風險管控信息的動態(tài)化管理，實現(xiàn)風險管控實時預警，提高風險管控能力。

3.風險信息同步提示

將風險預警信息、風險控制措施等集成到內控流程圖上，實現(xiàn)流程業(yè)務環(huán)節(jié)、風險信息、管控措施的同頁面顯示，讓崗位人員了解業(yè)務流程各環(huán)節(jié)工作的同時，能夠了解該業(yè)務存在的風險信息及應采取的控制措施，以提高流程執(zhí)行力與風險防控能力。

4.實施記錄過程管理

在協(xié)同平臺系統(tǒng)搭建實施記錄過程管理模塊，通過實施記錄庫留存了崗位人員的工作“痕跡”。劃分為靜態(tài)文件展示和實施記錄過程管理兩個層級，明確各類資料的數(shù)量、名稱、格式，通過協(xié)同平臺將其固化，責任部門發(fā)起某項業(yè)務后，可時時檢測到檔案資料歸檔情況，并與實際歸檔情況比對，實現(xiàn)線上線下印證，實現(xiàn)資料完整與標準的統(tǒng)一，便于資料查詢和工作交接的線上線下印證，實現(xiàn)檔案管理關口前移和對文件資料的全過程管控。

三、崗位責任制職責構建的效果

通過制度細化到崗、職責事項轉化為工作內容、信息化手段固化、實施記錄過程管理等一系列措施，規(guī)范了“規(guī)定動作”，杜絕了“自選動作”，真正實現(xiàn)了將“墻上的制度”變?yōu)椤暗厣系哪_步”，提升了工作效率，確保了工作資料的完整性和收集的及時性，大大減少了各項檢查例外和違規(guī)情況的發(fā)生，為公司合規(guī)經營提供了有力保障。

（一）規(guī)范了員工崗位工作行為

建立了一套統(tǒng)一的管理規(guī)范和工作標準，借助信息化手段實現(xiàn)崗位職責、業(yè)務流程、管理權限、風險控制以及相關記錄表單的貫通，通過員工辦公協(xié)同平臺按崗位、按業(yè)務、分步驟展示相關標準和制度流程，讓員工在崗位職責、流程查詢、工作節(jié)點上都能清楚知曉每項業(yè)務活動的職能和作用，明確自己應盡的責任，充分發(fā)揮各項工作協(xié)同開展的整體作用，以實現(xiàn)生產經營管理活動的良好運行，真正做到了“事事有人管，人人有專責，件件有落實”。基礎管理工作推行一年來，辦公效率得到了顯著提升。

（二）風險管控效能有了明顯改善

借助信息化手段，通過實施記錄過程管理、風險管控措施業(yè)務集成等措施，加強業(yè)務活運的過程管控，把實施記錄實時歸檔、嚴格按標準執(zhí)行工作步驟作為業(yè)務活動的管理內容，讓每一名員工都能全面執(zhí)行“規(guī)定動作”，讓每項工作都有“標準答案”，以確保風險措施執(zhí)行到位，使得業(yè)務過程受控管理得到加強，工作執(zhí)行過程中的風險得到有效防控，工作更加規(guī)范、崗位交流更加順暢。

參考文獻

[1]賈小娟.石油銷售企業(yè)黨建工作與企業(yè)管理融合的途徑探討[J].企業(yè)文化（中旬刊），2020（02）：55.