信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策探討

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的飛速發(fā)展，在高校檔案管理中促進檔案管理的信息化是時代發(fā)展的趨勢。高效的檔案管理中集中體現(xiàn)了學生的思想道德、文化生活、學歷學業(yè)等方面的綜合素養(yǎng)以及高校的科研課題等等，在這些檔案信息管理的過程中，運用信息化的管理方式能夠提高檔案信息的運用效率，全面反映高校發(fā)展情況。但從實際情況來看，在運用信息化手段進行高校檔案管理過程中還存在著一些問題，需要進行深入的研究并且提出有效的對策，才能夠促進高校檔案管理的標準化和規(guī)范化，進一步提高檔案管理的實效性。

關鍵詞：信息化時代;高校檔案管理;危機;對策

引言：

信息化時代背景下，高效的檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，在檔案管理工作中如何運用信息化提高檔案信息的利用效率，提高檔案管理工作的實效性，是高校檔案管理工作中需要研究的問題。因此，在探討信息化時代背景下高校檔案管理新模式的過程中，首先要明確檔案管理信息化存在的危機。

1、信息化時代高校檔案管理存在的危機

（1）???? 信息化意識淡薄

大多數(shù)高校在教育教學過程中，認為高校的主要任務是教學與科研，因此對檔案管理工作重視程度不高程度不高，對于運用信息化手段進行檔案管理的工作認識不足，這樣的問題導致檔案管理工作中未能利用信息化手段進行管理，管理層和檔案管理人員的意識較為淡薄，影響了高校檔案管理信息化建設的進程。

（2）???? 基礎設施建設不足

利用信息化手段進行檔案管理，需要相應的軟硬件系統(tǒng)，這需要高校投入相應的資金進行基礎設施的建設。但從實際情況來看，由于對檔案管理的認識局限，以及對檔案管理信息化發(fā)展的重視程度不足，大多數(shù)高校在進行檔案管理信息化的過程中，缺乏相應的基礎設施支持，導致檔案管理工作的信息化成為空中樓閣。

（3）???? 安全隱患

信息化管理基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，而互聯(lián)網(wǎng)信息安全是信息化發(fā)展的永恒主題，在高校的檔案管理工作中，需要注重檔案的保密工作和信息安全工作，才能更好的進行檔案管理。但是但從實際情況來看，針對檔案管理的信息安全還存在著許多問題，如未能對檔案信息進行備份，未能構建安全防范系統(tǒng)，這些問題都影響了高效答案管理信息化工作的實效性，也存在著較大的安全風險。

（4）???? 缺乏專業(yè)的人才支持

運用信息化手段進行高校檔案管理，需要具有專業(yè)技能和綜合素質的人才做支持，但從實際情況來看，大多數(shù)高校的檔案管理工作有其他部門人員兼任，缺乏相應的管理理念和管理技術，導致信息化管理效率不高。

2、信息化時代高校檔案管理工作存在危機的對策

（1）???? 提高信息化意識

首先高校應當深刻認識到促進檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，也是當前的時代發(fā)展潮流，只有樹立正確的認識才能產(chǎn)生正確的行動。因此，高校應當自上而下重視檔案管理工作，其次，加強信息化建設。這要求檔案管理工作人員認識到自身工作的重要性，充分發(fā)揮檔案管理的工作職能，針對檔案管理的信息化發(fā)展制定有效的策略，以及相應的規(guī)章制度，為檔案管理的信息化發(fā)展提供明確的路徑。

（2）???? 加強基礎設施的建設

加強基礎設施建設的過程中要求高校加大資金投入，為此，高校在進行檔案管理信息化的過程中，應當成立專項資金用于軟硬件等基礎設施的建設。并且確保專項資金用到實處，一方面，要將專項資金用于硬件設施的購進，結合高校檔案管理的實際情況，以及信息化管理的要求，構建相應的設施設備，通過這樣的方式做好檔案管理信息化的基礎，才能運用信息化的方式進行管理。另一方面，還要聘請專業(yè)的人才，結合檔案管理的實際情況構建專業(yè)的管理系統(tǒng)，這樣才能進行高效的管理。與此同時，還要定期對硬件設施和軟件系統(tǒng)進行維護，硬件設施和軟件系統(tǒng)能夠維持檔案管理信息化的需要。

（3）???? 注重檔案信息的安全性

在進行檔案管理信息化的過程中，為了更好的保證檔案信息的安全性，在進行信息化檔案管理的過程中，首先要搭建有效的安全系統(tǒng)，通過設置防火墻以及計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保管理系統(tǒng)的安全性，有效避免各類惡意攻擊造成的信息泄露。另一方面，針對高校的機密檔案應當進行電子備份，再對檔案信息進行物理隔離，避免互聯(lián)網(wǎng)病毒惡意攻擊造成的信息損壞或信息泄露，對高校檔案管理工作造成不必要的損失。在進行檔案信息共享的過程中，要做好身份確認工作，運用計算機互聯(lián)網(wǎng)安全技術，通過身份認證，確保訪問信息共享系統(tǒng)人員身份的明確，有效確保檔案信息的安全性。同時，在檔案借閱的過程中，要做好全過程管理，避免借閱檔案丟失的情況出現(xiàn)，才能有效確保檔案信息的安全性。

（4）???? 組建專業(yè)的人才隊伍

人才作為應用信息化手段管理的主體，必須具備相應的技術和相應的管理理念才能更好的進行檔案管理工作。因此，高校應當組建專業(yè)的人才隊伍，首先，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行培訓，加強信息化管理理念和相應的技術，在培訓過程中建立有效的培訓制度，確保其積極參與到培訓工作中，確保培訓工作的實效性。另一方面，優(yōu)化人力資源結構吸納高素質的人才參與到檔案管理工作中，才能確保信息化的檔案管理工作落到實處。

結語：

綜上所述，信息化時代背景下，運用信息化的手段進行高校檔案管理是時代發(fā)展的必然趨勢。縱觀高校在檔案管理工作中運用信息化手段時還存在著一系列問題，因此，在進行信息化檔案管理工作中，要結合高校檔案管理的實際情況制定有效的危機應對措施，才能夠有效促進檔案管理的實效性。為此，高校要提高信息化意識，加強基礎設施的建設，同時還要注重檔案信息的安全性和保密性，組建高素質的人才隊伍，才能有效進行高校檔案的信息化管理，使高效的檔案管理發(fā)揮出更多的價值。

參考文獻：

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作者簡介：

石百千（1980-）女，湖南懷化人，懷化學院初等教育部，本科碩士，副研究員，主要研究方向：高校管理及檔案管理。