基于設備檔案在疾病預防控制中心檔案管理中的重要性

連剛強

【摘 ?要】隨著科技的發展和進步，設備的更新速度更快，疾病預防控制中心也在引進和使用先進的新型儀器、設備。設備檔案管理工作的開展是疾病預防控制中心檔案管理工作開展的重要環節，在疾病預防控制中心檔案管理中發揮著重要的作用。論文主要探究分析了設備檔案在疾病預防控制中心檔案管理中的重要性，提出設備檔案管理的策略和方法，希望對相關工作的開展有所幫助。

【Abstract】With the development and progress of science and technology， the update speed of equipment is faster， and the center for disease control and prevention is also introducing and using advanced new instruments and equipment. The development of equipment archives management work is an important link in the development of archives management work of center for disease control and prevention， and plays an important role in the archives management of center for disease control and prevention. This paper mainly explores and analyzes the importance of equipment archives in the archives management of center for disease control and prevention， and puts forward the strategies and methods of equipment archives management， hoping to help the development of relevant work.

【關鍵詞】設備檔案;疾病預防控制中心;檔案管理;重要性

【Keywords】equipment archives; center for disease control and prevention; archives management; importance

【中圖分類號】R197.2+1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）10-0036-03

1 引言

檔案管理工作的開展，在推動單位的各項工作協調化、有效化、高效化運行方面發揮著重要的作用。隨著醫療改革的推進和科技的進步，疾病預防控制中心引進和使用了大批的高水平的、新型的衛生檢驗檢測設備。設備檔案管理工作的開展，有助于推進設備的規范化使用，加強設備使用管理的效果，提高設備使用和配置的效益。因此，在推進醫療公共衛生體系建設的過程當中，需要構建完善的疾病預防控制中心檔案管理機制，做好設備檔案管理工作。

2 設備檔案在疾病預防控制中心檔案管理中的重要性

2.1 提升整體檔案管理的水平

設備檔案管理是疾病預防控制中心檔案管理工作開展的重要內容和環節。疾病預防控制中心在發展和完善的過程中，引進和使用了衛生檢驗檢測設備等醫療相關的儀器設備，通過做好相關的檔案管理工作，能更加全面地、準確地了解和掌握相關的信息資料，如設備的數量、使用情況、生產年份、使用期限、使用壽命、性能特點、維護周期等，在此基礎上進行合理的規劃與綜合性的管理，確保設備的使用和配置更加合理。通過這一環節工作的開展，確保疾病預防控制中心的檔案資料更加完整，檔案管理體系更加完善，提升檔案管理水平。

2.2 保障疾病預防控制中心的正常運行

設備檔案記錄了設備報批、購置、安裝、驗收、使用、保養、維修及報廢等所有的記錄和信息，通過實施全面的、動態化的管理，認真做好相關數據資料的收集、整理、歸納和分析工作，有助于更加客觀、更加完整、更加連續性地反映疾病預防控制中心設備的運行狀況、使用狀況、配置狀況。通過做好設備檔案管理相關的工作，及時地了解設備的最新情況，通過有效的溝通協商，根據實際的需要，科學地對設備的使用和配置進行調整，從而更好地滿足日常工作的需要。了解設備的具體情況，方便設備管養工作的開展，根據實際的需要采購設備，從而確保疾病預防控制中心的正常運作。

3 疾病預防控制中心設備檔案管理的現狀和存在的問題

3.1 管理方式比較落后

盡管疾病預防控制中心的檔案信息管理平臺在創新發展，但是整體上來說，并沒有將檔案管理工作的開展作為其工作的重心進行，在這方面的重視程度和投入力度仍然不夠，相關的配置不完善，基礎設施不健全，管理人員的專業化水平有待提高，信息化、數字化管理的程度不高，缺乏連續性的、全面性的管理，從而影響了檔案管理工作實施的效率和準確性。

3.2 管理人員的水平有待提高

檔案管理人員的專業化水平不高，存在兼職的現象，而這部分人員缺乏全面的、系統化的檔案管理知識，缺乏充足的經驗，在管理工作開展的過程當中，無法準確地識別信息，存在檔案歸類不準確、檔案錯誤的情況，從而影響了檔案的查閱。人員的素質和能力參差不齊，工作的過程當中態度不夠端正，工作的積極性不高，在工作的過程當中過于被動，存在責任和工作的內容不夠清晰明確的現象，導致檔案管理工作的開展比較混亂。此外，部分人員的計算機應用能力不強，影響了設備檔案的信息化、數字化發展。

3.3 管理過程不規范

現代檔案管理工作的開展過程比較復雜，檔案資料信息內容比較多，且內容比較繁雜，如儀器設備申報、購置、使用、維護、計量、降級、報廢等，影響設備管理的因素比較多。但是在管理的過程當中，存在著不規范、不全面的現象。例如，設備檔案的信息收集不全面，整理和歸檔工作不準確，影響了檔案的使用和配置;再如，在文字材料管理方面不規范，很多的設備申購、論證、審批文件長期停留在采購人手中。由于一些不規范的行為，導致檔案資料的流失等，影響檔案資料的準確性和全面性。

4 疾病預防控制中心設備檔案管理的優化策略

4.1 加強重視，加大投入

①加大資金的投入和提高重視的程度，配備和完善相關的設施，確保檔案的準確性和完整性。將現代信息技術運用到檔案管理工作當中，實現動態化的、全面完整的管理。通過這樣的方式，及時地發現和解決問題，實現資料數據的共享利用，方便資料信息的查閱、下載，簡化了設備檔案管理的復雜程序，避免了各環節資料信息移交等過程中導致的數據信息遺失等問題，在提高設備檔案管理工作效率的同時，也使管理工作更方便。在積極推進信息化建設的過程當中，需要做好網絡安全管理維護工作，避免網上信息的泄露和遺失。例如，A疾病預防控制中心在積極地推進檔案管理工作的數字化、信息化建設過程當中，根據實際工作開展的需要，購入了一批計算機及相關設備、互聯網設備，加強了信息化、專業化人才的培訓，方便檔案管理工作的開展。

②加強設備檔案管理方面的宣傳，促使疾病預防控制中心的成員對于設備檔案的管理有更加全面的、更加深入的了解和認知，強化相關人員的責任意識，促使其更加明確設備檔案管理工作的范圍、類別及各自的職責。例如，A疾病預防控制中心在日常工作開展的過程當中，把設備檔案管理歸入其質量目標管理體系中，設置了專門的檔案管理委員會，由相關的管理人員共同的組成了一個管理的團隊，實現對設備資料的全面、動態化管理，鼓勵支持其他部門積極地配合和參與設備檔案管理工作，做好檔案信息的收集、整理等相關工作，掌握最新的設備儀器的情況和信息，以有效地規避設備檔案管理中的漏洞、失誤等問題，同時，提高了設備的使用和配置效率。

4.2 加強對管理人員的培訓

①定期地組織相關的培訓活動。根據工作的特點、實際需要和工作中存在的問題，開展更具針對性的培訓，強化培訓的效果。提升檔案管理人員的基礎素質，端正其工作的態度，促使相關的人員在日常的工作過程當中明確自身工作的內容和工作的職責，并在實際工作開展的過程當中認真地執行和實施。

②提升管理人員的能力，提升其計算機能力和檔案管理專業化知識水平。實現全面的、動態化的管理，積極地推進設備檔案的數字化管理、信息化管理。更加全面、更加系統化地了解設備檔案管理的知識，提高信息的識別能力，準確、全面地做好設備檔案相關資料的收集、整理、分類、歸檔、存儲工作。

③既要做好實體設備的管理工作，又要做好相關文字資料的管理工作，確保設備檔案更加全面、更加準確。此外，還需要做好存儲的檔案信息的安全管理工作，規避檔案信息的遺失、丟失情況。例如，A疾病預防控制中心購入一批儀器設備，檔案管理人員需要協同相關的部門對這批設備進行驗收入庫，之后再將相關的裝箱清單、說明書等資料進行歸檔管理，在歸檔的目錄中明確標注到貨日期、歸檔日期等基本信息。針對后期的設備的增加、升級、維修等相關的信息，需要及時進行補充。通過這樣的方式能夠確保檔案信息更加全面，方便檔案信息的查閱，提高設備儀器的配置和使用效率。

4.3 確保管理工作更規范

①針對復雜化設備檔案管理工作的開展，需要確保其管理工作執行和實施過程中的規范性，完善相關方面的制度，強化制度的保障和約束。例如，A疾病預防控制中心在設備檔案管理的過程當中，針對本單位的實際工作情況，制定了相關的規章制度和管理的手冊，對于本單位購入超過5萬元的檢驗、監測、醫療、消殺等相關的設備都需要進行歸檔管理。檔案人員需要參與設備購入的各環節，認真、全面地做好相關方面的記錄工作。

②認真做好對設備監測、設備維修的相關記錄的管理工作，準確、全面、客觀地反映設備的實際運行狀況、設備的性能、設備的壽命等相關信息，提高設備的配置和使用效率，更好地發揮設備的功能。通過做好設備維修、報廢檔案管理工作，方便在設備故障時查詢導致故障的原因，更快速地解決設備問題。

③對設備檔案進行集中化的、統一化的管理，由專業的管理人員負責檔案管理工作的開展，不同的管理工作由不同的人員負責，確保各司其職，積極配合，從而更規范地進行檔案管理工作。

5 結語

綜上所述，設備檔案管理工作的開展在疾病預防控制中心檔案工作中發揮著重要的作用，有助于提高疾病預防控制中心檔案管理的整體水平，確保檔案信息更加完整、全面，推進疾病預防控制中心的運行和發展。因此，針對設備檔案管理需要提高重視程度和加大投入力度，提高檔案管理人員的綜合素質，積極推進管理工作的信息化建設，構建更加完善的管理體系，實現更加規范化的管理，提高設備檔案管理的效果和水平。

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