基層疾病預防控制檔案利用淺析

區鷗

【摘要】隨著我國疾病預防控制（簡稱疾控）工作的發展，檔案工作漸趨規范化、信息化管理，自檔案目標管理開展以來，更是將檔案工作推向一個新的征程。筆者對荔灣區疾病預防控制中心（以下簡稱區疾控中心）近10年的檔案利用情況進行研究分析，并提出對基層疾控檔案開發利用的對策。

【關鍵詞】疾控;檔案;利用

一、基層疾控檔案的概述

基層疾控中心的檔案工作反映出基層衛生防病工作的現狀。區疾控中心的主要任務是：負責全區傳染病、慢性非傳染性疾病、寄生蟲病與地方病等疾病預防與控制、突發公共衛生事件應急處置、疫情報告及健康相關因素信息管理、健康危害因素監測與干預、重大活動公共衛生保障、實驗室檢驗檢測與評價、精神衛生管理與應用研究指導等。區疾控中心檔案資料涵蓋從成立至今，歷經65年，伴隨著國家前進的腳步，記載著基層防控疾病工作的發展歷程。

二、近十年來疾控檔案的利用情況

（一）檔案利用情況。筆者選取區疾控中心2009-2018年檔案借閱記錄，將檔案分類統計借閱次數、目的及使用情況：2009-2018年庫存檔案3535卷（件），利用1365卷（件），172人次。其中，借閱業務檔案用于原始資料檢查318卷（件），占21.47%;專業編撰用150卷（件），占10.13%;用于人事、經費查證297卷（件），占20.05%;用于業務數據查摘142卷（件），占9.59%;用于績效工作數據收集161卷（件），占10.87%;用于人員技術資質核查92卷（件），占6.21%;用于查考黨政文件100卷（件），占6.75%;用于基建類105卷（件），占7.09%。

（二）檔案利用情況分析。疾病防控是一項專業性、連續性很強的工作，在開展疫情監測分析、突發公共衛生事件應急處理過程中，特別是對預防醫學進行科學研究的時候，需要長期的數據資料作依據。

隨著人們檔案意識的提高，查（借）閱檔案的內容涉及面廣泛，在績效工作、科研著作、編志造冊、實驗室認證評審、財務審計、職稱晉升、人員聘任、工資改革、工資審核、購買社保、醫療政策、業務用房改造裝修工程、市政環保排污工程、地鐵軌道交通線網設置等工作中發揮作用。

（三）檔案利用目的和成果。1.疾病防控，檔案必不可少。在2003年傳染性非典型肺炎疫情、2005年人禽流感呼吸道傳染病疫情、2014年登革熱疫情、人感染H7N9禽流感疫情，專業人員收集整理大量的原始數據，制定《荔灣區防治傳染性非典型肺炎應急預案》《荔灣區非典、禽流感及流感的預防和控制工作措施》《荔灣區各街道2014年登革熱防控方案》《荔灣區疾控中心N7N9應急預案》《埃博拉出血熱防控應急預案（試行）》等一系列工作制度和規程，并及時撰寫調查分析報告，提出相應的防控措施，為上級部門制定有關工作指導方針奠定基礎，為有針對性、有效、迅速地控制疫情提供科學依據，保障了人民群眾的健康和安全、維護社會穩定。2.科研立項，檔案突顯實績。根據業務和管理工作的需求，開展主動服務，利用歷年檔案數據資料，進行二次、三次加工編研、處理和分析總結，撰寫《廣州市荔灣區2008-2012年麻疹流行病學特征分析》《2006-2016年廣州市荔灣區登革熱流行病學特征》《2013-2018年廣州市荔灣區流行性感冒流行特征及病原學分析》等數百篇科研論文，分別刊登于國家級、省、市學術性刊物，成為專業活動的論據和參考。同時，先后開展多項科研，其中“廣州市荔灣區HIV/AIDS患者生存質量、心理和社會支持度調查研究、社會支持調查研究”項目獲市科技攻關計劃重大項目立項。充分利用檔案信息資源的儲存、積累，編寫管理匯編、工作規章制度，并為《荔灣區區志》提供完整數據資料，呈現很強的實用性，收到良好的社會效益和經濟效益。3.迎檢達標，檔案功不可沒。區疾控中心實驗室2012年通過國家CNAS認證中心的計量認證復評審和食品檢驗機構資質認定;2013年取得公共場所衛生檢驗檢測、評價機構技術能力資質;2014年通過了實驗室認可復評審。在實驗室評審、擴標、擴項等過程中，都能提供齊全的儀器設備、原始記錄、作業指導書、管理程序、人員管理等文件資料。繼后，又通過省衛生廳職業技術衛生服務機構審定，并接受國家質監總局計量認證專項監督檢查，取得好評。

機構的各類工作檢查、驗收對相關檔案資料、原始記錄的查考，特顯檔案資料記載活動、反映工作軌跡的獨特形態，一直是工作的應用方式。

三、檔案工作中存在的問題

（一）信息化程度低。目前，疾病防控日常工作已全面實現信息化、網絡化，工作中形成的資料以數字載體為主，紙質載體為輔，但傳統的手工查閱紙質文檔仍是主要方式，已不能滿足對檔案利用的個性化、速度化需求，全面實現紙質檔案數字化、縮微等多載體模式，是新形勢下檔案工作的趨勢。

（二）檔案工作不受重視。基層疾控檔案工作隨著時代的步伐，已形成健全的文件管理系統，但對檔案工作的人才配備、經費保障、設施建設方面往往被忽略、缺乏預見意識和激勵機制。部分人員對檔案的認知是說起來重要、忙起來不要，繼而造成歸檔周期延長，容易造成有效資料丟失。

四、檔案工作提高利用的對策

（一）健全制度，強化規范管理。制定以主管領導、科室主管和綜合檔案室的三級管理績效體系，規范檔案工作制度，明確檔案的收集、歸檔范圍、整理以及職責，以保證檔案記錄完整、整理規范、歸檔及時。嚴格執行《全國疾病預防控制機構工作規范》中的相關規定，著重建立反映當地衛生防病活動的檔案，記錄防病活動的基本情況、真實情況、重要程度，并強化檔案的風險防范意識，防止檔案的損失和無效化，遵守機密性限制，確保歸檔的安全。

（二）轉變觀念，提升檔案意識。檔案的管理首先是領導重視、在職全體人員密切配合。拋開沉悶的培訓方式，開展不定期、多形式宣貫，通過多媒體平臺普及檔案法律法規及相關檔案整理知識。

鼓勵衛技專業人員與兄弟單位交流專線檔案管理工作，拓寬知識面，提升收集、整理技巧，從而提高全員對檔案工作重視程度，促使全體人員做到知行合一，形成專業復合形人才隊伍。

每年做好檔案工作經費預算，擬定檔案用品、軟硬件設施建設等工作計劃，確保專款專用。如：舊檔案數字化項目，可向社會購買檔案工作外包服務，以保障其專業化、完整率。

（三）針對利用，開發檔案編研。利用檔案信息資源的儲存、積累，根據需求對檔案進行信息加工，把原始數據分析匯總，進行歸納組合、整合信息源，為利用提供數據服務。

利用常見傳染病、慢性非傳染性疾病、職業病、學生常見病、食物中毒、心理衛生等數據資料，編寫衛生科普讀物和教材，適時舉辦各種疾病防控科普宣傳。把疾病預防知識引入社區、推進校園，做好防病咨詢和科普工作，以提高檔案在服務民生方面的利用率，帶動疾控檔案工作的新發展。

（四）信息化管理促使資源共享。構建疾病防控檔案管理信息網，使基層疾控中心更迅速、準確掌握現時與以往的動態數據，及時分析、預測發展趨勢。實現本單位OA系統、業務信息系統和檔案管理系統的銜接，確保信息安全。建立業務專線類別權限、采用多條件快速檢索促使高效利用、操作便捷、準確全面地查閱相關數據。同時，強化電子檔案的管理，嚴格實施在線信息審核制度，做好權限設置分級制;定期更新網絡防護裝置，防止非法入侵和病毒感染;所有電子檔案資料定期數據備份和安全規范管理，以確保檔案信息安全。信息資源整合，體現共同構建和共享資源的整體優勢，有利于疾控機構之間相互聯系，促進疾控工作的發展。

五、結論

保存歷史印記就是檔案的價值，它把歷史痕跡變成人們可索的永久記憶。當今信息時代，人們已經充分認識到檔案作為一種寶貴的社會利用資源，對檔案的重要性有了新的認識和理解。為此，檔案管理人員在充分發揮職能的同時，要運用多化手段、多學科融合，做好、管好、用好檔案，多形式挖掘檔案資料價值，不斷開創檔案工作新路子，合理開發和使用檔案資源，充分體現檔案在疾病預防控制工作的價值，為經濟社會發展提供更加優質、高效的服務。

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