大數據背景下高校教學檔案管理問題及策略

牛妍懿 郭久智 溫明明

【摘要】隨著信息技術的飛速發展，高校檔案管理工作要做到能夠與時俱進地與時代背景相結合，運用大數據的優勢提高檔案管理工作的效率。本文將主要探討如何在大數據背景之下解決高校檔案管理工作中存在的問題，優化工作質量。

【關鍵詞】大數據;教學檔案;高校管理

大數據已經和人們的生活諸多方面形成了密切結合，對于高校教學檔案管理來說，大數據的出現為檔案管理提供了發展契機，也需要檔案管理人員進行積極的整合，轉變傳統工作方式，讓大數據能夠和教學檔案管理形成深度融合。教學檔案管理工作同樣反映的是高校的教學水平，做好檔案管理，并以大數據作為支撐，能夠有效提升教學水平，并為后續教學水平的提升提供有力的決策支撐。

一、大數據的定義以及特點

大數據是海量信息資料的統稱，具體指的是以互聯網為依托，在一定范圍內針對數據進行捕捉、管理、集合以及處理的相關行為。除了需要互聯網作為運轉要素之外，大數據技術也包括數據挖掘、人工智能等領域，這些要素都能夠有效推進大數據技術的發展，優化數據提煉能力。大數據的特點有如下幾個方面：第一，大數據具有體量龐大的特征，從TB級一直到PB級，大數據能夠承載的信息量是非常巨大的。第二，大數據的數據種類繁多，網絡中常見的視頻、圖片、音頻信息都能夠保存為大數據信息。第三，大數據具有一定的高速性特征，對于信息的處理數據非常快是大數據的重要優勢之一，大數據能夠快速地從龐大且復雜的數據種類中找到具有價值的目標信息，并且完成一定的數據需求分析。第四，大數據的分析結果具有一定的高價值性，大數據能夠對過往的所有數據進行合理分析和利用，最終得出的數據結果也能夠為使用者帶來較高的價值回報，這也是大數據的最大價值所在。

二、大數據背景下開展高校教學檔案管理的重要性

（一）教學檔案是高校開展教學工作的基礎。高校檔案管理人員要認識到大數據時代信息的快速流變現象，了解到信息管理的重要性，由于高校教學檔案中記錄的是詳細的教學原始資料，通過對過去教學資料的總結能夠為后續教學提供重要參考，這也是高校教學檔案管理的重要意義所在。作為教學檔案管理人員，要能夠確保檔案內容的完整以及準確，并且實時更新，做好課堂記錄，這也是推進高校辦學質量提升的有力措施之一。

（二）教學檔案是檢驗教學質量的依據。教學檔案中記錄了詳細的教學內容，所以對教學檔案中的內容復核能夠有效發現教學過程中是否存在一定問題，對于教學檔案的評估也能幫助學校了解教學的開展情況，對教學計劃內容進行調整，從成績、課程設置、科研成果等領域對教學檔案進行全方面審核，可以說教學檔案是檢驗教學質量的重要標桿，運用大數據的管理和分析辦法能夠更加科學地完成教學檔案的檢驗，發現問題所在。

（三）教學檔案能夠助力實現教學改革。教學檔案具有一定的專業性、系統性以及周期性，記錄有教學反饋以及教學總結，對教學檔案進行大數據處理能夠有效整合信息，通過對大量翔實教學設計方案的統計以及分析，得出的結論將更有利于反饋出教學過程中存在的問題，發現優勢，從而為高校教育改革提供動力，也是檔案管理科學性的體現。

三、當下高校教學檔案管理過程中存在的問題

（一）教學檔案信息化水平較低。當下很多高校在進行教學檔案管理時采用的還是傳統的管理理念，信息化水平較低，也沒有發揮出信息化管理的優勢所在，一些高校并沒有電子化的檔案管理系統，有的高校則采用的是過時的人工檔案管理方法。一些高校雖然開設了檔案管理的系統，但是系統中的功能較為單一，只能解決檔案保存和收錄的基本功能，未能實現全數據庫檢索的功能，從而導致使用效率較低，無法為數據總結和分析提供足夠的支撐性作用。一些檔案管理系統中，對于教學檔案的收集、分類以及整理功能也不夠細化，也缺乏明確的使用方法跟進，一些高校中的二級學院的教案甚至并沒有被納入教學檔案管理的范疇中，電子化管理存在漏洞，總體來看教學檔案的信息化水平是較低的。

（二）教學檔案安全性存在問題。教學檔案的信息安全性至關重要，檔案管理人員要做好防護的工作，尤其是在大數據時代，多種信息資源渠道是共通的，要做好電子數據安全的管理，強化信息安全體系建設，防患未然，避免重要信息泄露。然而當下很多高校并沒有對教學檔案安全給予足夠的重視，對于系統的管理監督不夠，很多教學檔案信息存在丟失、泄露的隱患，教學檔案管理也缺乏專門的信息安全員跟進，這些問題都有待解決，只有真正重視信息的安全性問題，才能夠確保教學檔案能夠妥善發揮出其作用。

（三）教學檔案管理隊伍專業化程度不高。大數據背景下教學檔案的管理需要從業人員有更高的職業素養以及專業能力，開放思想，不斷完善自己的知識架構，注重自身能力的提升。然而當下很多高校的檔案室采用的是兼職人員管理的方法，沒有專職的檔案管理員跟進工作，這也是制約高校教學檔案管理工作質量提升的問題之一。想要提升教學檔案管理工作的質量，需要依托專業型人才，強化隊伍建設，讓檔案管理人員能夠朝向復合型人才方向轉型，而不能僅僅滿足于基礎性整理工作，同時需要高校給予檔案管理部門足夠重視以及相應資源支持，促進檔案管理隊伍專業化能力的提升。

四、大數據背景下高校教學檔案管理工作優化的相關策略

（一）提升對教學檔案管理工作的重視。高校教學檔案管理是教學工作中的重要原始記錄，教學檔案中要能夠反映教學的全面性以及真實性，教學檔案能夠全面記錄整個教學全程，這些文字也具有難以替代的憑證和參考作用。所以，大數據時代要能夠認識到高校教學檔案管理工作的特殊性以及價值，發揮出重要的信息統計和歸類整合作用，通過對教學檔案的管理，提高高校教學效率，讓教學能夠更符合學生的實際發展需求，并且通過數據的總結，發現教學過程中存在的主要問題，從而進行針對性管理。高校也要注重對于檔案中潛在信息的挖掘，判斷國家政策的發展方向，提高教學的實效性。對此，高校要提高對于教學檔案管理的重視，從大數據的角度，挖掘檔案數據的相關關系，促進教學檔案管理工作從量變朝向質變改進。高校的教學檔案管理部門也要認識到自身職能的變化，不能僅僅做到存儲數據的基本管理，也要能夠對數據進行整合分析，將大數據的分析結果匯編成冊，從而為高校指定后續教學計劃和決策提出指導性意見以及數據支撐。

（二）在教學檔案管理技術層面進行更新。在大數據時代，開展教學檔案管理工作需要采用的工作方法和傳統的不同，電子文件已經成為高校教學檔案的新承載方式，要和傳統的紙質檔案管理做出區別，電子檔案的管理方式要與時俱進，了解信息時代檔案工作的實際特征，由原本的單一管理思想朝向多元管理的角度拓展，為了有效實現教學檔案管理的目標，高校也要增加對教學檔案室的構建，在技術層面進行更新，按照數字化的管理理念重新完善教學檔案室的構建，完善教學檔案管理制度，所有教學檔案信息都要進入計算機的數據庫中，從而為后期的文檔錄入提供便利。隨著高校規模的不斷擴招，高校要考慮到未來教學檔案將會以爆炸式的發展速度增長，所以在硬件條件上，高校要做好準備，運用檔案云備份技術，節省管理的精力以及成本，同時也要考量到檔案管理的安全性問題，避免不當操作造成信息泄露以及安全潛在風險，要有專門負責安全的人員定期對系統進行更新以及維護。在具體制度的構建上，高校教學檔案管理部門要了解數字化信息的特點所在，明確教學檔案管理工作的特殊性，對教學檔案進行整個生命周期的管理，通過制定統一的標準，提高工作效率，對于檔案的調取和使用，可以通過采用電子流程會簽的方法，確保檔案的安全性。同時大數據也要對檔案的提取和使用進行數據整合分析，了解哪些檔案的提取率高，分析參照意義，從而為后續的教學檔案質量的提升提供決策性意見。

（三）加強人才培養，提升大數據應用能力。人才對于高校教學檔案管理工作質量的提升有著重要的影響作用，所以高校要加強對于教學檔案管理隊伍的建設，提高從業人員的檔案專業知識儲備，通過定期培訓的方式，讓檔案從業人員能夠具備更強的專業性，運用信息化技術提高工作效率，并且通過對信息數據的整合，增強對教案中內容的整體分析。除了要對現有人員進行技術能力層面的培訓之外，高校也可以通過面向社會吸納專業型人才的方式，轉變從業人員兼職的現狀，以全職工作的形式加強管理以及工作的落實。對此，高校領導者要重視培訓，對從業人員進行網絡信息管理技術以及數據挖掘技術的培訓，并讓從業人員能夠以服務的態度對待工作，更加高效地完成工作。也要讓檔案管理人員能夠站在整體管理的高度，了解到教學檔案管理工作的實際效用，讓教學檔案能夠實現有效的存儲以及流轉，并在基本管理的基礎之上，運用大數據進行檔案信息資源的綜合管理，提取重要的數據信息，并傳遞給各院系的教育工作者，為構建全面的檔案管理模式提供決策支持。

五、結語

綜上所述，在大數據時代開展高校教學檔案管理工作時，要能夠結合大數據時代的新要求，與高校的定位以及發展目標相貼合，促進教學檔案管理工作的規范化和標準化，讓教學檔案管理工作能夠真正起到促進教學質量提升、優化高校教學能力的作用。最為重要的是，大數據時代的教學檔案管理工作更要將工作重點放置在為教學提供合理意見和建議的層面上，發揮出教學檔案的預見性功能，挖掘檔案背后的信息，加強數據管理能力以及研究、應用力度，促進高校教學檔案管理工作能夠實現現代化全面發展，對于高校教學檔案管理人員來說，也要不斷提升自身的專業素養，強化檔案服務能力，以更強的職業素養推進高校教學檔案管理效果的優化，為高校教學質量的改觀貢獻力量。

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