淺談中小型制造企業的存貨內控

石家莊鐵道大學 劉愛梅

一、中小型制造企業存貨內控存在的問題

（一）缺乏專業的存貨預算控制部門或人員

在制造業，存貨預算控制主要對存貨品種，采購量，投入使用量，生產批量的計劃工作進行控制。預算環節是存貨內控有效進行的前提，尤其是對于資源短缺的中小型制造企業，有效的存貨預算控制可以為企業將有限的資金盡量使用到企業最需要的存貨資源上。然而中小制造企業通常沒有設置專業的預算部門或人員，不能系統的對存貨進行預算控制，一般的存貨生產與銷售計劃都各由生產部與銷售部根據自己經驗和上年參考情況制定相關計劃，這導致企業并不能很好根據具體的經營狀況和市場情況及時做出調整，經常會出現存貨積壓和短缺的現象。

（二）互聯網和硬件設施應用少

在我國的中小制造企業中，真正建立自己獨立網站的企業不到總體數量的一半，即使有獨立的網站，一般傾向用于宣傳和查詢信息，用于電子交易，供應鏈集成，網上分銷渠道，網上支付的相對較少。且在中小型制造企業存貨業務流程內部，存貨流轉涉及了供產銷多個環節，然而存貨在這些環節流轉中，企業對互聯網和硬件設施的應用相對缺乏，價值信息記錄一般多為人工負責，手工編制相關單據。因為制造企業存貨種類數量繁多且流動頻繁的特點，相關員工的工作壓力頗大，工作的時效性差，信息記錄出錯率高，很容易出現存貨賬實不符現象。

（三）存貨內控涉及業務人員勝任能力不足

多數中小型企業由于資金短板限制與企業中存在的家族式管理理念，公司的決策風格帶有的主觀意識濃厚且裙帶關系嚴重，很多情況下中小型制造企業在人事安排上，都會找親戚或熟人來擔任要職，專業的業務知識和職業道德方面欠缺考慮，在實際工作中往往缺乏勝任的能力，工作效率低，無法維護企業工作活動的正常進行。存貨日常管理中，員工的專業素質往往不達標且并未認識存貨的重要性，在存貨的流動環節中往往漏洞百出，存貨內控常常達不到預期的目標，內控效果薄弱。

（四）存貨內控制度設計和實際情況不對應

存貨內控涉及生產部、倉儲部、銷售部、財務部等眾多部門，其控制點也繁多細碎，包括計劃控制，付款，審核，材料驗收保管，領料發料等多個控制點，企業管理層針對存貨內控設計一些制度要求時，設計層面過多細致或者照搬內控基本規范及指引的部分內容，并沒有結合公司的實際情況考慮要求，企業進行內控時將這些點都想做到 面面俱到，要求規定細致瑣碎，而在實際操作中，這些要求往往會因為要求面面俱到而失去執行的可行性，要求成為空談，面面俱全而實際面面收不到預期的控制效果。即使有的設計考慮到了當時的實際情況，但是隨著公司實際情況有所變化后，其內控制度的設計卻不能及時地做出調整，與實際的操作情況產生了不對應的問題。

二、中小型制造企業存貨內控問題成因分析

（一）企業文化建設薄弱成員內控意識淡薄

積極的企業文化可以增強員工對企業的歸屬與認同感，有利于企業員工的團結協作，為存貨內控在企業的實施創造良好氛圍。在許多中小型制造企業中，文化建設常被做成一種面子工程，對現代的管理理念和企業實際狀況都缺乏思考，缺乏屬于企業自身的個性，強調實用主義，對文化建設理解具有局限性，建設手段單一，主要把宣傳作為推廣的全部，對于學習，考核，評價，激勵等系列配合工作的建設缺乏關注，企業文化建設的效果薄弱。內控的意識并未很好地融入企業的文化理念中，全員參與內控的積極性不高，企業的文化建設缺乏凝聚力。

（二）企業組織結構和人員分工不合理

一個企業擁有符合自身的相對完善組織構架，對存貨內控起到了重要支撐作用。組織構架作為中小型制造企業存貨內控環境的有機組成部分，為企業開展風險評估，組織控制活動，強化內控監督，有效溝通信息提供了基礎平臺。中小型企業在設置內部組織結構和崗位職責時，往往缺少對企業實際經營情況的考慮，偏向于對成本的考慮和管理集權的思考，缺少必要的機構設置。在設置組織機構與崗位職責的權限時缺乏明確書面規定與業績考核評估。中小型企業設置崗位時，在部門中擁有較高權利的管理者會因為人力資源成本和減少程序把不相容的職務派到下級工作人員，在有關存貨業務的流動中供產銷環節缺乏有效的監控制約，這就造成了存貨內控隨意性很大，缺乏合理的權責牽制，存貨內控效果低下，內部資源浪費極大，存貨問題層出，營私舞弊現象頻繁。

（三）過分強調控制成本而逾越內控

管理者缺乏內控成本與經營效益間的權衡意識，偏重內控成本的節制。實施內控無疑是需要付出一定成本的，且在一定程度上會影響到中小型企業的運營效率。中小型企業的管理人員往往會以影響效率為由，忽視存貨內控的實行。企業管理者忽視了內控成本帶來的內控收益，在過分強調控制成本的同時卻忘記了結合內控收益來分析內控的可實施性。企業出于對成本考慮，對互聯網與硬件設施應用少，減少軟件的使用與維護費用，但因為信息化手段的缺乏，人工占用大量比例，人力資源成本和存貨內控信息維護的透明度造成的風險成本也都隨之增高；再如管理層將一些事項交由一個部門或個人去執行，忽略了相應的授權批準與審核，在完成效率上和人力資源使用上固然占優勢，但同時也加劇了重大風險的產生，這類風險產生的成本是否值得管理者這樣冒險，往往會被忽略。

三、關于中小型制造企業存貨內控問題的建議

（一）加強企業文化建設增強全員內控意識

優越的內控文化氛圍可以為企業存貨內控的持續順利進行提供長遠的保障，企業可以從企業文化建設出發，將內控意識與理念融入每個工作人員的思想中，首先可以從公司的各管理層入手，讓其了解內控在企業運作中的重要性，倡導管理層主動學習內控相關知識理念，在日常工作中起到引導和帶頭作用。其次，因為實施存貨內控的主體不僅涉及管理者，也涉及相關基層崗位的每一員工，企業可以定期組織講座與培訓，提升員工的自我道德修養和職業素質，樹立堅持原則，遵守法紀的觀念，并將員工在內控中取得的成效融入公司的獎罰評價機制中，雙重推進工作人員內控意識的深入。

（二）合理設置組織機構和人員分工

企業需要按照制衡，高效，精簡原則，結合公司的實際情況與發展方向等因素科學設置內部的職能機構，在注重避免存貨涉及業務出現重復和職能交叉的同時將中小型制造企業有限的資源充分發揮其較大限度的作用。組織相關負責人員建立與企業存貨內控目標和情況相符的控制準則，每個部門和員工都應接收到清楚的書面工作責任描述，使每個員工清楚自己的工作職責和工作重點，以及如何實施內控等，并鼓勵員工對存貨內控實施過程中的問題及時向管理人員進行反饋，定期對內控的情況程度進行反思和總結并向管理層需要者提供必要的數據信息，在實際日常工作中不斷完善人員分工，其中在崗位分工設置中應重點注意不相容職務是否分離。

（三）結合內控收益實行存貨內部控制

企業管理者從企業決策的角度進行內控設計與實施時，需要考慮控制成本與控制收益的對弈，做出符合自己企業實際情況和發展戰略的決定。然而內控的收益又與控制措施降低風險的有效性程度，風險發生概率以及發生后果嚴重性有密切的聯系。企業在進行內控設計時，可以將分析重點放在這三點:1.該項控制事項施行后帶來的收益是否大于實施成本。2.該事項實施后的收益有一定限度下，如何降低控制成本。3.在控制成本有一定限度下，如何提高實施存貨內控帶來的收益。在具體的存貨內控操作中，這些相關事項恰恰需要擁有專業素質的工作人員根據企業實際狀況認真求證，慎重判斷與取舍相關的事項。

（四）加強對存貨內控關鍵點的分析與控制

存貨的驗收入庫，倉儲，出庫，盤點與處置，賬務處理都是存貨業務的關鍵點，對這些關鍵點進行有效控制，可以為企業整個業務循環控制達到事半功倍的效果。以下是對這些控制點以表格形式的總結。

業務環節 關鍵控制點具體控制1自制存貨，應注重產品質量的檢驗，專業人員根據質檢標準對其進行收。2外購存貨，采購部填制驗收單（根據驗收材料的品種、數量）；質檢部簽署驗收單（在檢驗質量合格后）；倉儲部填制入庫單（在根據驗收單驗收存貨后），登記存貨臺賬。驗收報告編制審核 1檢查存貨相關信息是否記錄確。2審核報告是否具有全面性與可靠性。驗收作業存貨驗收入庫退換貨處理出現的存貨質量，品種，規格，數量與采購單據信息不符時，通知采購部門與供貨商協調，商量補貨，退貨等賠償事宜，根據合同約定進行責任處理。編制存貨登記表 建立完整賬物管理制度，及時且詳細記錄存貨信息。填寫存貨檢查記錄 對存貨進行定期檢查并及時向上層反應檢查情況出入庫人員記錄 對出入庫的人員忠實進行記錄確保存貨完整性存貨倉儲存貨出庫 編制并審核領料單和出庫單1領料單應根據生產計劃如實進行編制2發貨單根據銷售與存儲情況進行編制3領料單和發貨單應嚴格按照規定由相應授權人審核。編制和審核盤點計劃 盤點計劃在實行之前需要經過相關授權人員審批，確保計劃的可行性與有效性。盤點作業 需要多個人員共同參與且必須有與倉儲部、采購部、生產部和財務部非關聯人員參與，忠實記錄情況。盤點報告編制及審核 盤點人員根據盤點結果編制盤點報告，分析差異原因，并提出相關建議并由相關授權人審核。盤點處置單的編制與審核 對于出現的損毀和多余存貨，標明其種類，地點，數量價值等相關信息以及原因，處置意見，由相關授權人員審核。存貨的盤點與處置記錄 根據相關原始憑證對各環節存貨數量金額等進行明細賬登記調整 定期與相關部門進行核對，調整數據信息分析 通過對存貨信息的分析，為所需要的部門，提供優化的方案。賬務處理