XC 公司的制度體系重構

廈門海滄教育發展有限公司 馬涓涓

俗語有云，“無規矩不成方圓”，企業內部制度牽涉到企業運行管理的各個方面，包括財務管理、人力資源管理、生產運營管理等。企業的制度建設也是企業健康運行的必要保障，是企業管理的基石，決定了企業管理的成效。對于XC 公司而言，經過改制后十幾年的發展，最初的制度體系管理模式不斷暴露出企業管理的薄弱環節，影響企業的整體運行效率。企業制度體系重構勢在必行。

一、XC 公司現有制度體系概況。

XC 公司作為具有悠久歷史的國有企業改制的股份公司，在2002 年改制初期，就引進了先進的企業管理理念，形成有公司特色的企業管理模式。隨著XC 公司企業管理的不斷深入，為了規范企業各個環節運作，適應公司發展需求，2005 年起，XC 公司以編制企業的《制度管理規定》為契機，經過近5 年的探索與發展，到2010 年初，逐步搭建起以安全管理制度、人力資源管理制度、辦公管理制度、財務管理制度、經營管理制度、成本管理制度、計劃統計管理制度、技術管理制度、企業文化管理制度、設備管理制度、生產管理制度、物資管理制度、信息技術管理制度、治安消防管理制度、質量管理制度及總務管理制度公司等十六大類制度為基礎的制度管理體系框架。XC 公司現有的制度體系框架下含157 項制度，以公司的各個業務模塊為分類依據，涵蓋XC 公司日常生產管理與企業運行的各個方面，對夯實企業基礎管理，增強企業競爭力起到了較大作用。2010 年初，XC 公司對企業的所有制度進行了一次全面的匯編，標志著該制度體系的逐漸完善，該體系較為成熟的運作至今。但隨著企業所處的行業環境變化，企業內部管理改革的不斷深入，該制度體系本身存在的缺陷與不足也不斷暴露，這點將在下文論述，XC 公司的制度體系重構提上企業管理議程。

二、XC 公司制度建設所面臨的環境變化分析。

任何企業都是市場經濟環境與社會環境共同作用下的產物，對于企業制度體系的建設，離不開宏觀經濟環境的制約與束縛。在XC 公司以現有制度體系運行的這幾年內，XC 公司所面臨的外部環境也在逐漸發生著變化，主要體現在以下三點：

（一）行業形勢的變化。

XC 公司屬于船舶制造業，近幾年，受到經濟危機的影響，國際航運市場不景氣，原油價格不斷攀升，船舶制造業面臨巨大的挑戰。對于船舶企業而言，接單難，交船難，融資難的困難局面沒有得到緩解，市場形勢依然嚴峻，整個行業處在“大換血”的變革時期，企業壓力巨大。新的行業形勢下，企業必須“強內功，穩發展”，通過制度體系重構，穩定企業內部運作，加強管理把控，意義重大。

（二）內部控制與風險防控環境變化。

自2008 年財政部等五部委聯合發布了《企業內部控制基本規范》后，2010年，五部委又聯合發布了《企業內部控制配套指引》，2012 年5 月，國資委68 號文件要求所有的國有企業加快推進內部控制體系建設工作。制度作為企業各項生產經營管理活動的章法，對加強企業內部控制具有重要作用。同時，受整體經濟環境的影響，XC 公司在物資采購、訂單交付等方面也面臨著較大風險，重構制度體系，規范企業制度管理，加強約束，有助于營造良好的內部控制與風險防控環境。

（三）企業內部管理環境變化。

自2010年起，XC公司為了適應市場需求，滿足新形勢下機遇與挑戰并存的環境，開展了一系列強化內功，增強管理的企業改革舉措，先后引進了平衡計分卡、組織績效等管理工具，開展精細管理與對標管理等活動，深化企業內部改革，提升管理效率。制度體系是企業最重要的一項基礎管理工作，對XC 公司內部改革，抓住發展機遇具有重大意義。

三、XC 公司現有制度體系的不足分析。

雖然XC 公司現有的制度體系已經較為成熟的運作了幾年時間，但隨著內外部環境的變化，也逐漸暴露出其存在的幾大問題：

（一）XC 公司的制度范疇不明確，缺乏對制度的標準定義。

XC 公司自逐步建立起企業的制度體系框架后，還引進了質量管理體系、職業健康與安全管理體系、環境管理體系等，同時運作的文件包含制度、體系文件、標準文件等。但各類文件的定義不明確，交叉運行，無法正確地區分公司級制度、體系文件或者其他文件范疇，從源頭影響了制度體系運轉效率。

（二）制度頂層設計扁平化，數量多、繁、雜，無法約束企業重要活動。

在現有的制度體系模式下，XC 公司的制度分為十六大類，共計157 項制度。制度體系設計扁平化、制度數量多，且制度內容交叉重復，無法真正體現企業重大經營活動與關鍵領域中一般性與約束性的準則，無法真正發揮企業制度管理作用，制約內部改革發展。

（三）制度有效性與適應性有待提高。

XC 公司的部分制度在適用性及有效性方面需要完善，例如有些制度里涉及的部門名稱與現行的組織架構不一致、涉及的職責與當前的部門職責劃分不一致、實際工作流程與制度不符合、制度不適用當前公司生產經營情況等；如何有效解決制度建設與生產經營現狀、操作流程、執行監督、企業文化宣傳等脫節的情況也是較為困難的。

四、關于制度體系重構設想與目標。

為了應對XC 公司面臨的外部環境變化與內部管理需求，針對現有制度體系框架的不足，擬對XC 公司的制度體系進行重構，并提出以下幾點目標與設想：

（一）公司各類制度相輔相成，層級分明，各司其職。

新的制度體系模式下，應當能清晰的界定與區分公司級制度、部課級制度及各類體系文件等，公司級制度應當是涉及部門多，且為企業運轉過程中所需要普遍遵守的一般性流程或規則，或是經營管理過程中涉及到的重要領域或關鍵環節。確保XC 公司的各類制度文件層級分明，有效執行，發揮實效。

（二）制度分類明晰，相關人員容易獲得并遵照執行。

新的制度的分類簡單明晰，每個崗位的員工能清楚地了解與自身相關的制度有哪些，且能從便捷的渠道了解自身所需要遵守的制度，并有效執行。

（三）制度覆蓋面廣且規定唯一。

制度覆蓋企業生產經營過程中的各個關鍵環節，對涉及同一項流程或同一類事務有且只有一項制度進行規定，各項制度間沒有沖突或矛盾。

（四）職能部門出臺的制度擬定有依據且行文有效。

XC 公司的各項制度都能遵循適宜性、有效性與規范性的原則，同時，格式符合要求，語言通順流暢，行文有效。

五、XC 公司的制度體系重構方法。

明確目標后，XC 公司重新梳理了企業生產經營過程中的關鍵領域與重要過程，以現有制度體系為基礎，開始進行制度體系重構：

（一）全面梳理企業各項活動，明確制度層級與分類。

XC 公司為了解決當前制度體系存在的問題，對生產經營各個環節進行了一次全面的梳理，同時，根據XC 公司的管理特色，對現有157 項制度重新梳理，建立起以企業基本規章制度（一級管理制度）為核心，企業應急預案、生產作業安全管理辦法、經營管理辦法、財務管理辦法、人力資源管理辦法、設備管理辦法、保密工作辦法、物資管理辦法、治安消防管理辦法及總務管理辦法等十大類二級管理制度（統稱業務管理制度）為輔助支撐的全新制度體系框架。

圖1 制度體系框架圖

（二）明晰各個層級制度范疇，提高體系效率。

XC 公司對各個層級的制度進行了明確的定義與約束，具體如下：

企業基本管理規定為XC 公司的一級管理制度，是指規定企業經營管理過程中需要普遍遵守的一般性、指導性原則的文件，統一以“規定”或“責任制”命名。制度范疇一是涉及企業經營過程中的基本行為守則，例如員工行為守則、企業組織架構與部門職能、安全生產責任制、職業病目標防治責任制等；二是經營管理過程中的指導性準則或關鍵領域的重要制度，例如安全生產管理規定、保密管理規定、全面預算管理規定、“三重一大”決策管理規定等；三是員工管理過程中的一般性文件，例如員工入離司管理規定、員工違紀管理規定、薪酬管理規定等。其中，規定是指為規范企業的經營管理活動而做出的局部的、具體的原則性要求，或是經營管理活動中必須遵守的工作標準或行動依據。規定是處理問題、監督檢查的規范性文件，具有強制約束力；崗位責任制是指企業活動中根據崗位的性質和特點，明確規定崗位的職責及權限的規范性文件。

經營管理辦法、財務管理辦法、人力資源管理辦法等十大類為企業的二級管理制度，統稱為業務管理制度，在遵循企業一級管理制度的前提下，針對某項事務或項目提出的具體操作規定或流程，統一以“辦法”、“預案”及“實施細則”命名。其中，辦法是指圍繞企業的經營管理，針對局部提出的關于某個活動或某個事項的管理辦法或操作流程。要求具有可操作性；實施細則是指具體落實公司基本管理規定的規范性文件；應急預案是指企業在面對突發事件如自然災害、重特大事故、環境公害及人為破壞的應急管理、指揮、救援計劃等。

（三）制度整合修訂，確保制度唯一可執行。

XC 公司為了提高制度的有效性與適用性，在明確制度層級與分類后，對當前的157 項制度進行了整合與修訂，通過新一輪的梳理，減少制度數量，提高制度質量，確保制度唯一，保證制度有效、可執行。經過梳理，XC 公司一級管理制度30 項，二級管理制度52 項。新的體系框架搭建初具成效。

六、XC 公司制度新體系運行保障。

為了保障公司新的制度體系框架有效運行，XC 公司對企業制度管理的模式與方法也進行了一系列的變革與改進：

（一）制度出臺流程改進。

各項制度的責任部門在起草、修訂制度前，應對擬制定制度的可行性、適用性進行充分的調研論證，并提交相關的紀要或文件材料說明，保證制度的協調與統一。基本管理規定（一級管理制度）統一由XC 公司的企劃部進行管理（企劃部是XC 公司的制度管理部門），制度出臺前，企劃部要會同專業部門召開相關研討會或論證會，充分聽取意見，匯總對主要問題的不同看法，并反饋給制度責任部門，形成完善管理制度。各個制度責任部門進行擬定制度初稿后，應經關聯部門討論通過，法務部門及工會審核后由企劃部提交XC 公司班子會議進行討論，討論通過后，由總經理簽發生效。班子會議討論記錄以會議紀要為準。

各項業務管理制度由各個責任部門承擔日常管理職責，制度出臺經關聯部門討論、分管批準、法務工會審核，企劃部會簽后，報總經理批準并頒布后生效。各項制度以書面的報審表進行報簽及審核，相關記錄存檔。

（二）建立企業制度三級檢查體系。

在制度體系重構前，XC 公司沒有建立起常效的制度檢查方式，此次搭建新的制度體系框架后，為了保障制度的有效性及適用性，XC 公司還搭建起企業制度三級檢查體系（制度責任部門自查、制度關聯部門檢查互查、制度管理部門核查），要求三級檢查分為三個階段開展：第一階段為制度責任部門自查階段，由企劃部梳理制度，要求制度責任部門開展制度適宜性及有效性檢查，提交自查反饋表；第二階段為制度關聯部門檢查階段，主要是根據第一階段梳理與自查結果，制度關聯部門開展檢查工作；第三階段為制度管理部門檢查階段，由XC 公司的企劃部結合前兩個階段的檢查結果，組織開展制度執行檢查。各階段的檢查結果都列入制度工作年度計劃，并按計劃推進。同時，XC公司規定一級管理制度每年都要進行一次三級檢查，二級管理制度每三年進行一次三級檢查，確保制度有效。

（三）建立制度培訓與評價機制。

XC 公司要求所有新出臺或修訂的制度都需要由責任部門開展制度培訓，使與制度相關的所有人員都能了解制度內容，確保制度的貫徹執行。同時，規定制度管理部門每三年組織一次全面的制度評價工作，深入調研制度運行情況，收集執行過程中存在的問題與建議，撰寫評價報告，并作出評價結論，結論應用制度管理工作。

經過近一年的努力，XC 公司搭建起了標準化的制度二級管理體系，并通過一系列管理方式方法的變革，保障新的體系有效運作，為提升XC 公司管理效率，穩定內控與風險防控環境，提高企業核心競爭力奠定了堅實的基礎。