新時期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

王冉冉

【摘要】企業(yè)辦公機(jī)構(gòu)是企業(yè)文化和外在形象的直接體現(xiàn)，對于企業(yè)的運營發(fā)展方向有重要的推動作用。辦公效率的高低直接關(guān)乎企業(yè)在生產(chǎn)中的經(jīng)濟(jì)效益，因此，企業(yè)管理者要提升自身管理能力，加強(qiáng)對辦公室工作的重視，充分發(fā)揮其職能作用。遇到問題要及時尋求解決方案，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè);辦公室管理;發(fā)展;外在形象;重要職能

縱觀企業(yè)發(fā)展中各部門的關(guān)系，辦公室是其他部門正常運轉(zhuǎn)的核心，是保證企業(yè)各部門運營發(fā)展的關(guān)鍵，表面上看對企業(yè)的收益無任何關(guān)聯(lián)，但是在實際工作中，卻發(fā)揮著重要職能。如內(nèi)部協(xié)調(diào)、信息發(fā)布、監(jiān)督管控等等，是整個企業(yè)運營過程中不同級別和不同部門的信息輸送紐帶，大的方面可以全面掌控發(fā)展方向，細(xì)節(jié)上還可以協(xié)助管理者處理更多的內(nèi)部事宜。從某種意義上來講，辦公室作為企業(yè)各部門的重要銜接，對于管理者各項重大決策和執(zhí)行力有著重要的推動作用，提高企業(yè)的運行效率，從而不斷提升自身的綜合實力。

一、新時期企業(yè)辦公室的創(chuàng)新特點及管理職責(zé)

（一）特點。辦公室的工作大多繁瑣、細(xì)微，在實際工作中具有以下主要特征：第一，作為企業(yè)各項規(guī)章制度和指導(dǎo)思想的發(fā)布中心，掌握企業(yè)發(fā)展方向。第二，辦公室直接傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層的工作決策和命令，并有效反饋基層的意見等，是溝通的重要銜接部門。第三，辦公室對于企業(yè)各項重要資料進(jìn)行留存，起著重要的部門協(xié)調(diào)作用。

（二）職責(zé)。1.制定科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度。在經(jīng)濟(jì)改革的背景下，企業(yè)辦公室更要深入市場，充分了解市場的需求，制定符合自身狀況的運行機(jī)制，時刻保持高度的市場競爭力。辦公室要充分發(fā)揮其職能作用，對于企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)要做好留存、整理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀做好分析，進(jìn)而制定出滿足自身發(fā)展需求的目標(biāo)，不斷完善自身管理制度。2.輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作決策。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，管理人員需要進(jìn)行多方考慮，一旦疏忽出現(xiàn)紕漏，會直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。故此，辦公室要充分發(fā)揮其輔助作用，留存好企業(yè)發(fā)展資料，為管理人員提供更有利的數(shù)據(jù)支撐，確保決策的正確性。3.協(xié)調(diào)和管理好公共關(guān)系。企業(yè)的外部溝通涉及到不同的行業(yè)，一旦外部溝通出現(xiàn)脫節(jié)將會給企業(yè)發(fā)展運營帶來很大阻礙。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，管理者面對的問題也逐步多樣化，在處理上難免會出現(xiàn)漏洞。因此，辦公室員工要緊跟社會發(fā)展的步伐，做好外部各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，為企業(yè)創(chuàng)造更加和諧的外部交流環(huán)境，從而在發(fā)展中實現(xiàn)共贏。4.處理好日常工作。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的逐步加劇，企業(yè)在激烈的市場競爭中面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，要想不斷提升自身的競爭實力，擁有更多的市場占有率，就應(yīng)該把握機(jī)遇，勇敢面對挑戰(zhàn)。但是在實際運營過程中，部分管理人員意識不足，常常會被各種問題困擾，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)綜合實力普遍偏低。在大的市場環(huán)境發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室工作人員要積極主動做好后勤工作，充分發(fā)揮其重要作用，為企業(yè)的發(fā)展做好保障。同時，對內(nèi)細(xì)節(jié)工作要做到位，避免內(nèi)部矛盾給企業(yè)發(fā)展造成影響，保證企業(yè)長久持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

（一）明確管理目標(biāo)。目標(biāo)是企業(yè)發(fā)展方向是否正確的關(guān)鍵，在辦公室日常的工作中，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展歷史，明確發(fā)展目標(biāo)。目標(biāo)管理的正確性對于各部門的工作效率和發(fā)展方向起著重要的推動作用。企業(yè)管理者要結(jié)合發(fā)展目標(biāo)，不斷改善原有管理制度，最終制定出完善的制度體系，對內(nèi)部員工形成有效的制約，不斷提升在職人員的工作責(zé)任感，在本職工作中發(fā)揮更加重要的作用。定期開展內(nèi)部學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)有人員的專業(yè)素養(yǎng)和文化水平，與企業(yè)保持同步，確保內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序開展。

（二）會議管理信息化。隨著人們生活節(jié)奏和辦公效率的加快，很多企業(yè)引入信息化、智能化等會議管理系統(tǒng)來輔助企業(yè)的運營。除保密會議外，原則上均使用無紙化會議系統(tǒng)（ipad），進(jìn)一步拓寬視頻會議軟件使用渠道。通過會議APP等手段，進(jìn)行會議的發(fā)布、分享、審核、交流、互動。會議的內(nèi)容，如議程、公告、咨詢、地理交通信息、行程信息等等都可通過會議APP共享。信息化的引入，提高了會議籌備效率，為實現(xiàn)有效的、柔性的、集成化的會議管理提供了可操作平臺。

（三）公務(wù)接待的精細(xì)化管理。公務(wù)接待的工作具有協(xié)作性，涉及的內(nèi)容比較多，要求各個單位協(xié)作完成。要想確保會議的順利開展，在會議籌備前期總負(fù)責(zé)人要和各個單位密切聯(lián)系，做好規(guī)劃。接待任務(wù)下達(dá)后，由企業(yè)負(fù)責(zé)同志選定接待組具體成員，并部署相關(guān)接待任務(wù)，例如：與合作單位確認(rèn)職責(zé)分工，了解該單位的困難與需求;與酒店落實房間數(shù)量，并留夠余量，為嘉賓分配房間，落實會議安排以及嘉賓、志愿者和車隊司機(jī)的用餐地點;了解掌握來賓的人數(shù)、姓名、職務(wù)、事由、陪同人員、考察內(nèi)容、行程安排等情況;獲取車隊司機(jī)通訊錄，并為車隊預(yù)備停車地點以及車位等，接待過程中靈活運用所掌握的業(yè)務(wù)知識，細(xì)致入微地完成接待服務(wù)工作，最大限度優(yōu)化接待流程，規(guī)范完善接待工作。

（四）綜合治理，創(chuàng)新管理模式。在日常工作中，要加強(qiáng)對管理的重視，對于一些成形的制度要加大執(zhí)行力，此外，對于管理中遇到的問題要及時加以改進(jìn)。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部辦公現(xiàn)狀，制定出符合自身發(fā)展需求的管理制度。結(jié)合以往工作經(jīng)驗，加強(qiáng)各個部門之間的溝通、交流。此外，不斷加強(qiáng)提升現(xiàn)有員工的企業(yè)榮譽(yù)感和工作責(zé)任感，讓他們在工作中投入更多的精力。辦公室工作人員要認(rèn)識到自身崗位的重要性，不斷提升工作能力，協(xié)助各部門做好溝通工作，從而保障企業(yè)的高效發(fā)展。

（五）辦公室職能的強(qiáng)化。從某種意義上講，辦公室可以稱之為企業(yè)的“智囊團(tuán)”，在市場競爭中應(yīng)該作為企業(yè)強(qiáng)大的后盾，為企業(yè)發(fā)展提供更多的策略，幫助企業(yè)解決各種困難。時刻保持敏銳的市場洞察力，充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并在工作中貫徹執(zhí)行。與市場保持緊密聯(lián)系，搜集市場變化動態(tài)，進(jìn)行分類整理，以供領(lǐng)導(dǎo)參考，不斷學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，具備獨立處理問題的能力。除此之外，辦公室還有一項重要的職責(zé)是做好各部門的有效監(jiān)管。通過內(nèi)部實踐、創(chuàng)新，更好地發(fā)揮其主導(dǎo)作用，加快企業(yè)發(fā)展速度。主要表現(xiàn)是協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)工作命令，發(fā)布各種文件等。制定各部門的崗位職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，違法現(xiàn)象及時上報主管部門及領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)職工出現(xiàn)難題時要及時予以解決。及時匯報，加速解決，最終制定出一套監(jiān)督、整改為一體的內(nèi)部管理體系，獎懲明確，嚴(yán)肅處理工作消極人員，對于認(rèn)真負(fù)責(zé)者要給予更多的鼓勵，使其在重要崗位上發(fā)揮更大的作用。

（六）協(xié)調(diào)處理好各部門之間的關(guān)系。企業(yè)的發(fā)展過程好比是一個人的日常生活，其內(nèi)部組成機(jī)構(gòu)是人身體的不同器官，如果合作中缺乏協(xié)調(diào)性，那么日常行動就會變得非常困難。也就是說，企業(yè)要想獲得理想的收益根本不可能。這種協(xié)調(diào)有序的工作需要辦公室做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，因此辦公室的工作能力非常重要。比如，在內(nèi)部關(guān)系處理過程中，企業(yè)管理層深入辦公室內(nèi)部對員工進(jìn)行逐一考察，最終選出符合需求的工作人員。同時，通過考試的形式進(jìn)行考察，結(jié)合其考試結(jié)果最終判斷其是否能夠勝任辦公室工作。另外，對于在職人員也要制定出合理的管理制度，通過獎懲機(jī)制判定員工是否勝任本職工作，對于優(yōu)秀者予以適當(dāng)獎勵。通過這種激勵制度，提升員工的工作責(zé)任感，充分發(fā)揮其工作熱情，保持積極主動的工作狀態(tài)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)收益。

（七）提高工作人員的整體素質(zhì)。要想讓辦公室人員在日常工作中發(fā)揮更大的職能作用，就要通過各種形式提升他們的綜合素養(yǎng)。首先從人員聘用環(huán)節(jié)就要重視素質(zhì)考察，盡量選擇高水平人才。此外，工作過程中的培養(yǎng)也非常重要。第一，我們要從思想上加強(qiáng)重視，不斷提高其對本職工作的熱愛，提升其責(zé)任感。第二，在年底或者季度制定相應(yīng)的獎勵措施，對優(yōu)秀人員予以嘉獎。通過這些激勵政策，發(fā)揮個人在崗位上的最大作用，推動企業(yè)效益的增加。賞罰分明，對于那些工作消極、混日子的員工要適當(dāng)予以懲戒，以示公正。第三，我們通過內(nèi)部交流培訓(xùn)等形式，加大對專業(yè)知識和工作能力的宣傳，讓他們感受到企業(yè)對自身的重視，從而在工作中不斷提升個人整體水平，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

三、結(jié)語

辦公室工作對于企業(yè)發(fā)展的重要作用不言而喻，為了適應(yīng)市場的需求，企業(yè)在自身發(fā)展過程中要不斷提高對辦公室工作的重視，針對現(xiàn)有問題不斷整改，廣泛吸收他人的先進(jìn)管理經(jīng)驗，摒棄傳統(tǒng)不適合的管理形式，在工作中更注重細(xì)節(jié)，從日常工作中的點滴抓起，做好打持久仗的準(zhǔn)備。此外，在管理問題的細(xì)化上，要對員工加強(qiáng)思想宣傳教育，讓他們與企業(yè)保持同步，形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，使得企業(yè)內(nèi)部辦公管理更加精準(zhǔn)化，落實各項工作，為企業(yè)的長久發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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