基層專業機構檔案管理科學化提升路徑分析

倫華美 陳曉燕 張學剛 胡浩東

【摘要】本文以淄博市疾控中心檔案科學化水平提升為例，從健全檔案管理網絡、完善檔案管理制度、完善檔案實體建設、增強檔案開發利用等層面，探討基層專業技術機構檔案管理科學化水平提升路徑。

【關鍵詞】基層專業技術機構;檔案管理;科學化;路徑

隨著信息社會的不斷發展和健康中國策略的不斷推進，以疾控機構為代表的基層專業機構的發展建設也進入了精細化、標準化、信息化的新時期。檔案管理必須準確應對新時期科學化發展步伐，著力提升檔案管理科學化水平。

一、加強檔案管理組織機構建設，建立健全制度

（一）建立健全檔案管理網絡。結構清晰、責權分明、配合有力的管理網絡是提升檔案管理科學化水平的基石。淄博市疾控中心綜合檔案室成立于1998年，實行檔案統一管理。建立了檔案管理工作網絡，明確中心行政首長為組長的檔案工作領導小組，下設各部門實行科長負責制，每個科室配備一名兼職檔案員，形成了行政首長-專職檔案員-科室負責人-兼職檔案員為主線的檔案管理工作網絡。將檔案管理列入單位議事日程和發展規劃。辦公會定期研究檔案管理工作，對管理體制、人員配備、庫房建設、設備購置、工作進度等檔案管理中存在的問題及時研究解決。將檔案工作列入了年度目標和考核指標，與業務工作同部署、同考核，做到檔案工作有規劃、有計劃、有安排、有總結、有考核。

（二）建立健全各項檔案工作規章制度。建立健全制度、落實制度是檔案工作步入科學化、規范化的有效手段，是促進檔案工作規范化管理和科學化管理的基礎性工作。為此，依據國家和地方檔案法律法規，有文件材料形成、收集、歸檔，檔案的鑒定、借閱、保密、銷毀、鑒定，檔案庫房管理等10余項檔案管理制度，將各項規章制度和規范性文件編印成冊。并將檔案制度的執行情況貫穿于各項工作始終。例如論文發表費報銷制度，需由檔案室分管科技檔案人員出具歸檔證明后，方可簽字報銷;職工退休需要檔案部門確定沒有正借閱使用的檔案，予以簽字后才辦理退休手續。

（三）加強檔案隊伍建設，提升檔案人員專業素質。檔案人員的工作素質和業務水平是開展檔案工作的前提，是保證檔案管理質量的關鍵要素，為此提升檔案人員專業水平至關重要。一方面，檔案人員應主動學習，在掌握歸檔的基本知識基礎上，積極參加檔案專業知識培訓，對兼職檔案員定期開展內部培訓，培訓內容涵蓋文秘、目錄學、計算機等相關學科知識，提高專業技術水平;另一方面，邀請省、市檔案局檔案專家進行現場指導和督導，解決實際工作中遇到的問題。

二、加強檔案資源建設，廣泛征集檔案資料

（一）加強檔案資源前端控制。檔案資源前段控制是確保檔案收集工作科學規范開展的前提和保障。《檔案管理手冊》明確了文書、業務等各類檔案的歸檔范圍。年度歸檔計劃，將文件材料的形成歸檔工作列入科室和人員崗位責任制，明確檔案移交時限，中心檔案室也在文件歸檔前對各科室文件整理規范情況進行審查。

（二）按標準規范組卷整理。各類檔案的整理要符合有關規定、規范要求，符合省業務主管部門和市檔案管理部門的指導要求。文書檔案、業務檔案、科研檔案、會計檔案、個人技術檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案、社團檔案、人事檔案、實物檔案、電子檔案按照門類進行分類整理。需要指出的是，文書檔案根據一文一件要求按照年度問題分類，工作中形成的專業檔案按照年度-專業（科室）采用案卷的形式進行分類，編目排架。

（三）多渠道開展檔案征集工作。檔案征集是豐富館藏老檔案的重要手段，檔案征集不能僅僅由檔案部門唱“獨角戲”，而要發動社會力量開展社會征集。通過發布啟事、電話預約、登門拜訪等形式，向社會、退休職工和調離人員征集有價值的老資料、老圖片，對于征集到的檔案要及時進行數字化轉換，以豐富館藏檔案載體和資源。

三、加強檔案信息化建設，提高檔案數字化水平

（一）科學開展檔案信息化規劃。將檔案信息化建設與單位的信息化建設同步規劃，并將檔案信息化建設作為重要內容納入“十三五”總體發展規劃，不斷加強檔案信息化管理系統建設，實現對檔案資源的數字化管理，全面構建檔案資料歸檔、整理、借閱、利用的全數字化管理模式。

（二）科學拓展信息化建設平臺。目前絕大部分機構啟用了辦公自動化系統，這解決了傳統檔案軟件需要定期升級的問題。在進行OA辦公自動化系統研發時即建立檔案管理模塊，文件在OA系統流轉完畢后實現文件預歸檔，經歸檔預整理后進行編目，實現了文檔一體化。此外，還要按照數字檔案室建設指南要求，配備網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等，設立了信息系統防火墻、密碼訪問控制，不斷完善檔案信息系統安全管理制度，建立數據備份恢復機制，完善容災備份系統，在原有的備份系統基礎上增加了NAS備份存儲系統，以有效滿足檔案信息化管理工作的需要。

（三）積極開展室藏檔案數字化轉換。傳統檔案均為紙質載體，存在不易保存、易損壞等弊端。為此傳統檔案數字化成為延續檔案的必要。按照存量數字化、增量電子化的要求，購買了掃描儀，對部分室藏文書檔案進行掃描錄入，并將檔案的數字化轉化列入檔案發展規劃。

四、加強基礎設施建設，切實保障檔案安全

（一）筑牢檔案安全硬件基礎。以淄博市疾控中心為例，綜合檔案室有專用檔案庫房3間（138.56平方米），閱檔室和辦公室1間，基本實現了檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”。現配備專用計算機、激光打印機、掃描儀及光盤刻錄機各1臺，各房間均配備了空調，檔案庫房還配有防蛀器1臺、加濕器3臺、遮光窗簾7個，滅火器6個，并定期進行更新，確保檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染 “九防”功能。

（二）加強檔案庫房管理。一是建立了《檔案出入登記表》，對檔案出入庫情況隨時進行登記。據統計，每年登記出入庫檔案200余件/次。二是建立了《庫房溫濕度記錄表》，每天記錄溫濕度。庫房溫度基本控制在20℃左右，相對濕度控制在50%左右。三是建立了《庫房安全檢查記錄》，定期對檔案庫房進行檢查，定期對檔案室庫房進行安全隱患排查，確保各項安全措施落實到位。

（三）正確落實檔案保管、保護措施。我們認真執行《檔案庫房管理制度》《檔案保管保密制度》《檔案管理人員崗位職責》等相關制度，切實消除檔案室內的安全隱患;建立了檔案統計臺賬，定期對案卷整理的數量、質量、霉變情況進行檢查，做到賬實相符。今年9月，我們對庫存檔案進行了清點，并形成了清點報告。同時，為消除突發事件對檔案造成的危害，我們還制定了《檔案災害應急處理預案（草案）》，明確了不同自然災害狀態下的處置原則、檔案搶救順序等，切實提升了救災抗災能力和檔案室的安全保障系數。

五、加強檔案開發利用，充分發揮檔案的效能

（一）健全查閱工具，提高檢索效率。綜合檔案室作為檔案的保管基地和查找利用中心，積極開展多種形式的檔案咨詢服務。編有案卷目錄、全引目錄、文件字號索引、案卷存放位置索引、專題目錄5種手工檢索工具，并不斷充實檔案管理軟件內容，使檔案檢索更準確、快捷。同時，建立了提供利用查全、查準登記和利用效果登記，使檔案查全率和查準率均達95%以上。

（二）及時判定檔案價值，提高服務效率。遵循檔案鑒定和銷毀制度，定期組織檔案鑒定小組成員對部分臨期業務檔案逐卷逐件進行審查，根據中心的實際情況和工作需要，分析、鑒定檔案內容的現實作用和歷史作用，判定檔案的保存價值。對篩選出需長期保存的檢測報告等檔案，進行了重新整理編號歸檔;對確認無保存價值的檔案，嚴格按照規定進行了集中銷毀。

（三）開發利用檔案信息效果顯著。檔案能夠將歷史進行濃縮、凝固，從而為使用者提供較高價值的資源。充分利用檔案進行編史修志以及科學管理的參考作用，組織開展史志編修、工作展覽、畫冊編制等工作。先后編印了建國60周年畫冊，舉辦了淄博疾控成立60年展覽，出版了172萬字的《淄博疾控志（1953-2012）》，通過大量檔案資料，全方位、立體式呈現了淄博疾控事業60年發展成果和輝煌歷程，具有珍貴的史料價值和資政借鑒意義。每年還積極參與《山東省疾病預防控制機構年鑒》《山東衛生志》《淄博衛生志》等編輯工作，其中大量資料和數據來源于檔案資料。

淄博市疾控中心綜合檔案室在2017年被省檔案局命名為“山東省檔案科學化管理先進單位”，成為淄博市健康系統唯一單位，為基層專業技術機構開展檔案科學化建設提供了模板和經驗。

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