高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展研究

■劉家寶/吉林建筑大學(xué)

現(xiàn)代科技發(fā)展水平不斷提高，發(fā)展速度日新月異，數(shù)字化辦公已經(jīng)成為常態(tài)。檔案管理工作是高校建設(shè)的一個重要內(nèi)容，如何才能在新時代保持鮮活的生命力，為高校可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持，更好地服務(wù)高校師生，需要高校檔案管理順應(yīng)數(shù)字化辦公潮流，積極推動高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

一、高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必要性

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展憑借現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將圖文、影像等進行數(shù)字化處理，再借助數(shù)字化資源庫和互聯(lián)網(wǎng)提供給檔案服務(wù)需求者，為用戶提供便捷、有效的檔案信息服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展是必然趨勢，也是高校檔案管理發(fā)展的應(yīng)然方向，對于提高檔案管理有效性、提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)、降低檔案管理成本具有重要的意義。

(一)提高檔案管理有效性的需要

檔案作為一種信息資源，它具有高度的覆蓋性，涉及到高校的方方面面，因此檔案管理任務(wù)非常繁重，不僅需要重復(fù)性勞動，而且體現(xiàn)出高強度。大數(shù)據(jù)時代下，現(xiàn)代信息技術(shù)加快了信息處理能力，推動高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展將有助于改變高校檔案管理低效現(xiàn)狀，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案管理有效性，將檔案管理人員從繁重的、重復(fù)性勞動中解放出來。不僅如此，檔案管理數(shù)字化發(fā)展也將大大降低檔案管理過程中出現(xiàn)的人為錯誤，從而提高檔案信息信度，發(fā)揮高校檔案應(yīng)有的價值。

(二)提供高品質(zhì)檔案信息服務(wù)的需要

信息化時代，數(shù)字化辦公成為常見現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理時代，檔案信息服務(wù)能力有限，不僅受服務(wù)時間制約，而且受服務(wù)空間制約，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)受到外在客觀條件的多重制約，不能為用戶提供便捷化的檔案信息服務(wù)。這種現(xiàn)象就造成檔案信息服務(wù)需求和供給之間的不均衡性，在大數(shù)據(jù)時代下，用戶需要檔案管理能夠做到與時俱進，提供更加便捷化的檔案信息服務(wù)。高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展將有助于解決這一矛盾，通過對檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，為用戶提供更加便捷的檔案信息服務(wù)，滿足新時期用戶高品質(zhì)檔案信息服務(wù)需求。

(三)降低檔案管理成本的現(xiàn)實需要

傳統(tǒng)管理模式下，高校檔案主要以紙質(zhì)文件為主，紙質(zhì)檔案不僅不容易保管，而且受外在環(huán)境影響較大，如果檔案存儲環(huán)境改變，例如濕度過大、搬遷等，極容易造成檔案損壞和遺失現(xiàn)象，加大了檔案管理成本，需要不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境。新時期檔案管理數(shù)字化發(fā)展將有助于改變這一現(xiàn)象，對紙質(zhì)檔案進行信息化轉(zhuǎn)變，成為數(shù)字化信息，這樣不僅大大壓縮了檔案管理空間需求，也避免檔案管理過程中檔案遺失、損壞等問題，使高校檔案管理成本得到有效的控制。

二、新時期高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

新時期不少高校基于教育現(xiàn)代化大背景推動檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，取得了一定的成績，但是還存在一些突出的問題，制約了高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

(一)缺乏統(tǒng)一化的數(shù)字化標準

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要各個部門、各種信息進行有效的整合，然而高校檔案信息管理過程中還缺乏統(tǒng)一化的數(shù)字化標準，主要表現(xiàn)為系統(tǒng)之間的協(xié)同性較差，各部門檔案管理軟件和高校辦公自動化系統(tǒng)缺乏有機的銜接。同時，高校日常工作中形成了大量的檔案信息，這些信息資源和辦公自動化系統(tǒng)存在不兼容現(xiàn)象，亟待根據(jù)辦公自動化需要，建立起統(tǒng)一化的數(shù)字化檔案信息標準，提高檔案數(shù)字化管理效率。

(二)數(shù)字化檔案隱藏著諸多不安全

數(shù)字化檔案主要以信息數(shù)據(jù)方式存儲，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案介質(zhì)不同。這就使得數(shù)字化檔案隱藏著諸多的不安全問題，包括設(shè)備依賴性造成的安全問題，一旦沒有了現(xiàn)代化設(shè)備支持，檔案信息服務(wù)就難以實現(xiàn)。數(shù)字化檔案還存在容易篡改問題，不像紙質(zhì)檔案能夠記錄下痕跡。此外，病毒入侵也容易帶來檔案信息安全問題。

(三)高校檔案數(shù)字化發(fā)展的保密問題

高校檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，由于檔案管理的特殊性還存在一定的保密問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：接觸檔案信息人員數(shù)量多容易造成檔案私密性泄露問題，由于涉及人員眾多，在信息傳遞過程中容易出現(xiàn)無意識泄露；二是保密意識弱化引發(fā)的檔案信息泄露問題，高校檔案信息主要以師生信息為主，不少管理人員缺乏必要的保密意識。

(四)檔案信息管理人員信息化素養(yǎng)低

盡管高校數(shù)字化、自動化辦公工程實施已經(jīng)具有一段時間，但是基于檔案管理人員系統(tǒng)化的培訓(xùn)沒有落到實處，不少檔案管理思想陳舊，信息化素養(yǎng)偏低，與檔案管理數(shù)字化發(fā)展需求存在一定的差距，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化發(fā)展長期處于較低的發(fā)展現(xiàn)狀。

三、高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展建議

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展是必然趨勢，這就需要基于數(shù)字化發(fā)展多重訴求，加強對檔案管理數(shù)字化發(fā)展反思，根據(jù)存在的突出問題采取有效的應(yīng)對措施。根據(jù)高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問題，本文提出以下發(fā)展建議。

(一)建立統(tǒng)一化標準，提高信息整合能力

高校涉及到的部門眾多，這就造成數(shù)字化檔案信息資源的豐富性，如果不建立起統(tǒng)一化的標準，檔案信息資源就難以進行有效的整合。因此，高校要根據(jù)檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要建立統(tǒng)一化標準，使教學(xué)部門、教科研部門、行政部門、財務(wù)和后勤等形成統(tǒng)一化的標準，以高校辦公自動化系統(tǒng)有機對接。通過統(tǒng)一化標準，提高高校檔案信息整合能力，并提高檔案信息采集、加工、處理、整合的科學(xué)性和規(guī)范性，確保數(shù)字化檔案信息資源的有效運用。

(二)強化安全意識，優(yōu)化檔案管理環(huán)境

檔案管理的首要任務(wù)是確保檔案的安全性，這就需要高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展要進一步強化安全意識，深入分析檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中可能出現(xiàn)的安全問題，從而根據(jù)造成檔案安全的因素優(yōu)化檔案管理環(huán)境。首先，加強檔案數(shù)字化設(shè)備維護，確保數(shù)字化檔案硬件環(huán)境；此外，要進一步提高檔案技防能力，通過引入先進的技術(shù)，保證檔案文件的原始性，使檔案置于只能閱讀不能修改的保護狀態(tài)，要及時更新安全軟件，規(guī)范操作流程，以更好地應(yīng)對病毒入侵造成的檔案安全問題。

(三)管理權(quán)限層級化，避免檔案信息泄露

針對當前高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中存在的保密性不強問題，需要進一步強化檔案管理人員保密意識，完善檔案管理保密制度，并嚴格落實保密責(zé)任制度。此外，要推進管理權(quán)限的層級化，根據(jù)不同的對象制定不同的權(quán)限。高校檔案管理根據(jù)涉及到的主體，可以建立起檔案管理員、教師、學(xué)生、一般用戶等權(quán)限層級，并對各個層級人員作出明確地檔案使用權(quán)限，從而確保檔案私密性問題，避免信息泄露造成的危害性。

(四)完善培訓(xùn)機制，培養(yǎng)高素質(zhì)管理隊伍

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展不是一個短效工程，也不是一成不變的，它將隨著外在環(huán)境的變化而不斷向前發(fā)展。這就需要高校針對檔案數(shù)字化管理完善培訓(xùn)機制，通過傳統(tǒng)的講座、培訓(xùn)等方式，不斷提高檔案管理信息化素養(yǎng)；此外，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺、微媒體平臺等，鼓勵管理人員能夠進行自主學(xué)習(xí)，不斷提高自我。最后，還要借助大練兵的機會，通過業(yè)務(wù)比賽等方式，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)時代辦公自動化是必然趨向，高校檔案管理要根據(jù)時代發(fā)展的需要和檔案事業(yè)發(fā)展需要，進一步強化數(shù)字化發(fā)展意識，針對當前高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問題，積極采取應(yīng)對措施，將高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展推向一個新的高度。