信息化背景下的高校檔案管理新探

■吳 倩/河南中醫(yī)藥大學(xué)

高校檔案是每個學(xué)子在求學(xué)過程中的真實記錄，往小處說，它是學(xué)校進行教育管理的核心要點，來確保學(xué)生個人信息的準(zhǔn)確與安全；往大處說，高校檔案還是國家檔案在教育層面的一部分，做好國家檔案的保障工作是國家機密安全的前提，而做好高校學(xué)生以及教職工的檔案保障工作，是學(xué)校教育信息安全的要求。高效檔案包括紙質(zhì)檔案和網(wǎng)絡(luò)電子檔案。如今，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，教育改革的進行，高校檔案的管理問題越來越凸現(xiàn)，會存在管理手段落后，造成的個人信息丟失；以及各大高校對于管理的標(biāo)準(zhǔn)沒有清楚的認(rèn)識等。而這些種種的問題，會影響高校的教育發(fā)展和師生研究工作的進行。本文就目前的高校檔案整理所存在的困難，對網(wǎng)絡(luò)管理檔案的優(yōu)勢分析和提出合理的管理意見。

一、目前在高校中檔案管理現(xiàn)狀以及存在的漏洞

(一)在檔案的管理中缺少有效的制度建設(shè)

一所高校就相當(dāng)于一臺巨型機器，機器沒有程序約束或程序紊亂錯誤時，會產(chǎn)生很大的麻煩，高校亦是如此，制度建設(shè)是一所高校持續(xù)發(fā)展的前提。在高校的檔案管理上，是更得有清晰明確的制度來有力地來監(jiān)督各層人員的管理工作。目前，處于信息化時代，信息更迭的頻率越來越快，而且數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定程度不確定，再加上有時會有一些信息病毒入侵檔案，學(xué)校檔案文件就存在丟失和泄露的風(fēng)險，這就需要建立一個穩(wěn)定有效且適應(yīng)本校教育教學(xué)要求的管理制度。在目前，中國的許多高校的精力大多會放在學(xué)生研究效果以及學(xué)校知名度的建設(shè)上，卻忽視了建校最基本的，也是最關(guān)鍵的一項，學(xué)生的檔案保障工作，以至于在此方面沒有做出有效的工作。再加上學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理人員的本身的知識素養(yǎng)不高以及對檔案安全問題的認(rèn)識不足，會導(dǎo)致其在日常檔案管理工作中，對檔案重要信息的忽視，從而影響檔案有序安全的保存，甚至?xí)绊懙秸麄€學(xué)校的檔案文件的管理。雖然目前高校因檔案管理而造成損害師生利益的時間還不多，但是足夠引起各大高校以及教育部門的重視。

(二)高效內(nèi)部監(jiān)督體系不夠完善

任何一個公司或者是一個項目的實施過程中都需要一個全面有效的監(jiān)督體系，可以說，一個良好的監(jiān)督體系是影響公司或者項目質(zhì)量高低以及提高運行效率的前提。當(dāng)然，本文中談到的在高校檔案的管理上也需要建設(shè)一個有效的監(jiān)督體系。在高校的檔案管理工作中如果不建立有效的校內(nèi)監(jiān)督體系，不僅就會造成檔案管理人員在工作上的懈怠與失職，而且會直接影響到師生檔案安全，甚至?xí)p害他們的個人利益。在檔案人員方面，若缺少有效的監(jiān)督，高校內(nèi)部的檔案管理人員就回慢慢地找到學(xué)校制度的漏洞，有了一個人鉆空子，就會有一群人鉆空子，工作人員之間或部門領(lǐng)導(dǎo)階層之間缺少橫向及縱向監(jiān)督，工作懈怠與失職就是理所當(dāng)然的了。

(三)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施以及工作人員思想與技術(shù)的落后

一個穩(wěn)定優(yōu)良的文件保存環(huán)境，不僅給檔案保存提供了一個安全的環(huán)境，而且還可以保障師生個人信息的安全。由于目前大多高校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致其在紙質(zhì)檔案或電子檔案保存環(huán)境以及保存設(shè)備的簡陋與缺失。在平常檔案管理中，未設(shè)立專門的檔案存放室，把紙質(zhì)檔案檔案放置在簡易的地方，檔案之間缺少構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，并且沒有專門設(shè)立序號。從長遠(yuǎn)來看，這就無法保障紙質(zhì)檔案安全，不僅會造成學(xué)生信息模糊不清，或信息損壞等問題，而且在查找某一學(xué)生檔案時會很麻煩。在如今信息網(wǎng)絡(luò)時代，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的知識是立足當(dāng)前社會之本。掌握信息技術(shù)和信息專業(yè)管理知識是這項工作人員所必備的。然而也會有很多管理人員缺乏專業(yè)技能就來負(fù)責(zé)整理檔案的工作，這種現(xiàn)象是非常不合理的。缺少管理知識與經(jīng)驗，會導(dǎo)致管理工作的效率低下，缺少對信息技術(shù)安全的認(rèn)識會影響學(xué)生網(wǎng)絡(luò)檔案的安全，因為，現(xiàn)在有很多網(wǎng)絡(luò)黑客通過入侵高校網(wǎng)來竊取學(xué)生個人信息，這會直接危害學(xué)生的人身安全。

二、對檔案進行網(wǎng)絡(luò)信息化管理的意義

(一)可以提高學(xué)校資源利用效率

通過信息化的管理手段，對學(xué)校檔案進行整理，這個效果是非常顯著的。不僅會節(jié)約紙質(zhì)檔案的儲存空間，使之有序安全的存放，而節(jié)約出來的空間可以放置其他部門的文件；而且還大大提高了檔案保存的安全性，降低了尋找起來的難度。比如說，當(dāng)學(xué)生因某原因需要查找自己的檔案。就可以先到教務(wù)處老師那里，輸入姓名或?qū)W號就可以查找到檔案所在的房間的某排書架，甚至可以查到在第幾層存放，然后就可以直接去找，這種方式既方便有高效。

(二)可以明顯改善管理人員的工作

檔案整理這項工作，需要極強的專業(yè)技能和細(xì)心與耐心。有了網(wǎng)絡(luò)信息手段的介入，管理者就可以進行對照，看到自身不足之處，由自身工作來學(xué)習(xí)對應(yīng)的知識，從而更好的來完成負(fù)責(zé)的工作項目。可能這種先進的管理方式對于那些老一輩思想落后的工作人員來說，是一下子接受不了的，即使接受了也不會很快地應(yīng)用到工作中去，這是因為他們對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)是一個長久的過程，不可能一下子就學(xué)會。但是他們可以通過自身的摸索與詢問各個院校的老師來進行學(xué)習(xí)。這樣一來，不但提高了檔案整理效率而且員工剩下來的時間還可以加強自身文化的學(xué)習(xí)，二者之間是循環(huán)互利的關(guān)系。

三、對高校在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理提出的合理建議

(一)高校需要建設(shè)有效的檔案管理制度以及內(nèi)部監(jiān)督體系

高校就相當(dāng)于一臺巨型機器，機器沒有程序約束或程序紊亂錯誤時，會產(chǎn)生很大的麻煩，高校亦是如此，在高校的檔案管理上，是更得有清晰明確的制度來有力地來監(jiān)督各層人員的管理工作。目前，處于信息化時代，信息更迭的頻率越來越快，而且數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定程度不確定，再加上有時會有一些信息病毒入侵檔案，學(xué)校檔案文件就存在丟失和泄露的風(fēng)險，這就需要建立一個穩(wěn)定有效且適應(yīng)本校教育教學(xué)要求的管理制度。

在進行網(wǎng)絡(luò)化管理時還應(yīng)建立校內(nèi)監(jiān)督體系。有了這個監(jiān)督體系，檔案管理的各級部門以及人員與人員之間就會相互監(jiān)督，彼此指出工作上的失誤與不足，可以快速看到并改正。任何人在一個相對自由安全的環(huán)境中，都會懈怠工作，工作效率大幅度下降。所以，只有讓每個工作人員處于彼此監(jiān)督的處境中，讓他們之間產(chǎn)生合理的競爭性，才會更有利于提高工作效率。再次過程中還可以制定系列的獎懲機制，獎勵那些工作上積極向上的人員，懲罰工作不認(rèn)真有所懈怠的人員。望次建議可以對學(xué)校檔案管理有所幫助。

(二)為管理人員開設(shè)專門課程，增加知識與技能的儲備

在如今信息網(wǎng)絡(luò)時代，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的知識是立足當(dāng)前社會之本。掌握信息技術(shù)和信息專業(yè)管理知識是這項工作人員所必備的。然而也會有很多管理人員缺乏專業(yè)技能就來負(fù)責(zé)整理檔案的工作，這種現(xiàn)象是非常不合理的。缺少管理知識與經(jīng)驗，會導(dǎo)致管理工作的效率低下，缺少對信息技術(shù)安全的認(rèn)識會影響學(xué)生網(wǎng)絡(luò)檔案的安全，因為，現(xiàn)在有很多網(wǎng)絡(luò)黑客通過入侵高校網(wǎng)來竊取學(xué)生個人信息，這會直接危害學(xué)生的人身安全。所以增加管理者的知識與技能是極其重要的。比如說，在每周開設(shè)一些管理方面的課程，規(guī)定這些管理者們在本周內(nèi)必須完成一定的課程任務(wù)才合格。即使不專門為他們設(shè)立課程內(nèi)容，也可以讓工作人員來到信息管理專業(yè)，和學(xué)生一起學(xué)習(xí)知識或者每周開一次工作人員的思想交流會，分享本周工作管理上的困難并共同商量提出解決的方法。

(三)增加檔案管理中必要設(shè)施的投入

在檔案的整理中建立一個安全穩(wěn)定的環(huán)境，是非常重要的。各大高校要重視環(huán)境建設(shè)，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入。比如，建立專門的檔案室，檔案室中的書架和其他設(shè)備要滿足檔案數(shù)量的需要。

四、結(jié)語

通過以上對高校中網(wǎng)絡(luò)化檔案管理現(xiàn)狀、問題以及提出具體的建議，希望可以對當(dāng)前高校管理工作有所幫助。從而促進我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。