新形勢下科研儀器設備驗收工作的思考

蔡熾柳，鐘藝峰，董潤喜，蘇秋成

(中國科學院廣州能源研究所，廣東廣州 510640)

科技是先進生產力的主要標志，科技創新對一個國家綜合實力的發展起到至關重要的作用。近年來，我國加大對科研投入方面專項資金投入，科研單位科研儀器設備的規模也呈現規模性增長［1］，如何更好地規范采購驗收和管理好儀器設備已成為科研人員的重要課題。其中，儀器設備的履約驗收管理顯得尤為重要，驗收工作不僅是保證儀器設備質量的關鍵，更是充分發揮儀器設備功用、提升使用效益的助推器［2-4］。財政部2017 年頒布的《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）更是對儀器設備采購驗收作出明確規定，儀器設備驗收允許邀請參加本項目的其他投標人或者第三方機構參與驗收，強化履約驗收責任［4］，突出履約驗收的重要性

1 儀器設備驗收工作的研究背景

財政部于2006 年啟動的儀器設備修購專項（以下簡稱“修購專項”）主要用于購置科學儀器設備，以及儀器設備的修繕、改造、功能擴展和技術升級，主要有針對性地支持35 個部委所屬約230 家中央級科學事業單位，旨在改善這些單位的科研基礎條件，為其提供更好科研條件支撐，是所有部委科學儀器設備專項中支持力度最大的專項［5-8］。2010 年，中國科學院經財政部同意，整體納入了修購專項資金支持的范圍，為院屬單位的科研條件支撐建設提供了有力支持［9］，成為目前支持中國科學院科學儀器設備建設力度最大的資金專項。以中國科學院廣州能源研究所（以下簡稱“廣州能源所”）為例，近5 年來平均每年獲得修購專項支持資金約1 000 萬元，改變了缺乏購置科研儀器資金支持的被動局面，有力支撐了全所的科研工作。目前，國內對修購專項中儀器設備驗收管理的相關研究較少，因此，本文從項目承擔單位的儀器設備管理角度出發，圍繞修購專項的儀器設備驗收管理實踐體會，總結研究所如何做好儀器設備的驗收工作［10］，以期為修購專項或者其他購置專項儀器設備的驗收工作提供借鑒和參考。

2 儀器設備驗收工作存在的問題

廣州能源所在近10 年的儀器設備驗收工作中，以修購專項的儀器設備驗收為契機，建立了一套較為規范的儀器設備驗收方案，實現了經過驗收步驟的儀器設備零失誤，維護了自身利益，但是，基于實踐和與院內兄弟單位交流，我們可以總結出儀器設備驗收中存在的一些共性問題。

（1）單位重視程度不夠。各單位往往對修購專項的立項、儀器設備采購更加重視，而對儀器設備驗收工作的重要性認識不足。主要部分體現在：單位無專門的儀器設備修購專項協調機構，管理職責落實不明確；修購計劃執行多依賴于課題組，缺乏專業管理、指導和服務；采購啟動晚，拖期普遍等。

（2）驗收制度及驗收流程不完善。目前，有部分單位的儀器設備驗收管理辦法和驗收流程不健全，或者在管理辦法中對驗收環節的說明不夠細化，可操作性差，導致執行人對于實施環節中的細節不知該如何具體執行才能達到要求，多數按照自己對工作認識執行。完整的驗收過程包括：到貨前的場地準備工作、開箱清點、安裝調試、試運行、技術驗收，最后是上級主管部門組織的現場驗收；而在實際操作過程中，開箱清點、安裝調試、試運行、技術驗收中任何一個環節都有可能被省略，使得開箱驗收記錄不完整，技術驗收沒有實測驗證技術指標記錄，未達到試運行預想的效果，達不到驗收目的。

（3）經費使用不規范。有的單位覺得修購專項為科研項目，用修購專項資金可以采購實施方案規定外的科研儀器，存在資金使用隨意性、未經批準擅自購置其他設備、違規購置耗材等現象；個別單位在項目批復前就啟動儀器設備采購流程，具有違規套取專項經費的嫌疑。

（4）未嚴格進行技術驗收。在對修購專項項目整體驗收前，未針對任務書中儀器技術指標、標書和合同中技術指標進行全面技術驗收，未對技術指標進行驗證并提供依據；無充分的試運行記錄，及時發現和解決問題，為儀器設備更好運行做好準備。

（5）驗收檔案缺失。部分單位對檔案管理不重視，項目管理檔案、商務檔案、技術檔案缺失，部分檔案留在了實驗室，不符合檔案管理規定；檔案管理部門指導參與少，對儀器設備歸檔意識不強，最終使得項目無法順利通過驗收。

（6）其他問題。部分單位購置的大型儀器設備沒有上網以實現共享共用、因儀器設備調試辦法變化導致儀器技術指標變化缺失相關的論證材料等，影響儀器設備的整體驗收。

3 改進儀器設備驗收管理的對策

（1）加強組織領導，抓好統籌協調。根據《中國科學院修繕購置專項資金管理實施細則》（科發計字〔2011〕28 號），為扎實推進修購專項工作，廣州能源所發文成立中國科學院廣州能源研究所修購專項工作組（以下簡稱“專項工作組”），負責修購專項工作的指導、監督和檢查。專項工作組明確了人員及職責分工，成立主管所領導牽頭的修購工作組（以下簡稱“工作小組”）。工作小組成員包括所領導和所科技處、資產處、財務處、儀器設備運維部門等部門有關人員，既要熟練掌握國家有關政策和規章制度，又要具有較高的儀器設備專業技術水平，部門之間通力協作，為修購專項項目的順利實施提供有力保障。專項工作組按期組織召開會議（3 個重要節點：項目啟動、中期檢查、自查準備驗收的例會制度），建立健全修購專項的項目管理制度，對項目進行監督指導，組織協調解決項目執行中出現的重大問題等。各相關部門應分工、合作、職責明確，管理部門的有關人員全程跟蹤修購專項各環節的工作進展，目的是明確廣州能源所各有關職能部門在項目實施期間的工作職責，加強各部門之間的溝通，加強規范管理，排除后期可能引起問題的隱患，發現問題及時處理。

（2）健全驗收制度，規范程序。為切實做好修購專項的儀器設備驗收工作，保證按期完成項目，廣州能源所根據國家相關規定，結合自身實際情況，制定了《廣州能源所修購專項管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）、《廣州能源所修繕購置項目實施細則》（以下簡稱《實施細則》），堵住制度缺失造成的漏洞和風險。《管理辦法》和《實施細則》對儀器設備的驗收作出明確的規定，加強技術驗收的規范，各儀器設備編寫采購過程及標書、合同、實施方案要求的報告，并附以廠家工程師和儀器管理員簽名確認的具體驗證指標的證明材料，以證明指標的真實性和符合性。修購專項項目驗收工作嚴格按著修購專項驗收流程（見圖1）實施完成，在準備驗收過程中認真按照修購專項的要求，了解每臺儀器驗收后的使用效果，進行總結歸納，編寫項目驗收表和項目工作報告；參照中國科學院對修購專項項目驗收資料的要求、《中國科學院科研儀器設備建檔規范》和《廣州能源所檔案歸檔管理制度》等各項制度，建立管理檔案和儀器檔案，并對管理檔案和儀器檔案逐條對照，保障驗收資料的規范和齊備。在各方面材料都準備妥當的情況下，工作小組召開了工作組會議，對項目驗收材料進行檢查，確保達到對驗收的要求；待所內資料檢查通過后，向中科院機關提出驗收申請。通過制度的明確規定，使得儀器設備驗收工作開展有依據，減少工作人員在驗收過程中的隨意性。

圖1 廣州能源所儀器設備驗收總體流程

（3）設備采購方式符合政府采購規定。為了規范政府采購行為，提高資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，促進廉政建設，政府采購以全新的形式逐步取代了之前的自行采購方式，其權威性、公開透明、公正的原則已被廣泛認同和采納，來源于國家財政專項資金修購專項的儀器設備購置的采購方式更是受到廣泛的關注，因此在驗收時，重點檢查儀器設備采購是否按照政府采購相關規定進行設備的公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、進口審批等工作，目的是杜絕不規范行為。100 萬元以上的設備采購需按政府采購要求公開招標，若改變采購方式應按程序報批；采用非招標采購方式進行競爭性談判、詢價采購設備的，應嚴格按照財政部第74號令（2014年2月1日起施行）的規定執行。

（4）設備實物、驗收技術指標達到實施方案及簽約合同要求。驗收內容分為實物驗收和技術驗收，其檢查過程和結果通過驗收報告體現出來。實物驗收由使用部門、供應商、外貿公司、資產處組成的驗收小組組織，重點檢查主體設備和相關配套部件是否按照實施方案和采購合同要求到貨，要逐項進行開箱驗貨檢查。技術驗收主要由資產處、科技處、財務處、技術專家組成的驗收小組，通過觀察、開機運行樣品測試等步驟，檢查儀器設備的性能指標是否符合合同規定的要求。如圖2 所示。

設備到貨前，使用部門應做好儀器設備安裝環境的條件準備，如場地、水電要求、溫度、濕度、震動要求、排放等。儀器設備到指定場所后，使用部門、供應商、外貿公司、資產處代表須同時到現場開箱，首先檢查設備的外包箱是否完好，有無破損、浸水等現象；然后開箱后檢查設備主機機器配件是否全新、齊全完好，是否有損傷等現象；最后按照合同清單逐項清點，核對要點主要包括品名、品牌、型號、規格、生產廠家等，同時包裝箱內應用產品說明書、出廠檢驗合格證書、保修單據等清點完成后，在場所有人在到貨簽收單簽字，留下相關照片和簽字記錄。

儀器設備到貨清點完成后，供應商進行儀器設備的安裝和調試，調試完成后儀器管理員與供應商工程師共同在安裝報告簽字。儀器設備調試可用后，供應商工程師在現場培訓使用部門人員，使用部門與供應商工程師制定實驗方案，采用實際樣品進行檢測，對儀器設備的技術指標和主要功能進行驗證，包括擬采取的實驗方法、操作步驟、測試數據過程分析、結論分析。最后，對實驗生成的原始數據輸入電腦上保存，供后期技術驗收使用。

儀器設備的技術驗收主要是在儀器設備試運行一段時間后，對儀器設備產品功能、技術指標、硬件質量、培訓情況進行驗收。技術驗收組重點檢查儀器設備是否正常運行，各項技術指標是否符合實施方案、標書、合同3 個文件要求的預定目標，并提供證明材料（如現場測試數據，證明數據結果的圖片或視頻等；如果難以測試的，則提供原廠家隨機資料證明），關注儀器的試用情況是否滿足科研需求及達到了預期目標。在驗收過程中，若是發現一起設備有質量問題，應拍照保存并在驗收報告詳細做好記錄，提出詳細處理意見，以便向供應商提出辦理退、換或更正完善手續辦理。只有驗收組成員都同意驗收合格并簽字后，儀器設備才完成技術驗收，進行最后的尾款支付。

圖2 廣州能源所儀器設備實物驗收和技術驗收流程

（5）儀器設備運行管理符合開放共享要求。修購專項資金來源于國家財政資金，本著“資源整合、開放共享、提高使用效率”原則應建立儀器設備共享機制，實現開放共享［11］。購置的儀器設備應全部納入中科院儀器設備共享管理平臺，由研究所統一運行管理，所內外用戶均可通過儀器共享網看到儀器設備的信息并進行儀器設備預約和測試。為保障儀器的良好運轉，儀器管理部門設專人對儀器進行運行維護。

（6）經費使用符合相關規定。廣州能源所根據《中國科學院修繕購置專項資金管理實施細則》（科發計字〔2011〕28 號）和《廣州能源所科研項目經費管理規定》，規范修購專項專人管理、專款專用，修購專項專款建立獨立賬號，規定該費用只能用于支付財政部批復的儀器購置費，不允許用于規定范圍之外的支出。項目的執行和資金使用全程受紀委監督，實行項目負責人、資產處、科技處、財務處、主管所領導多級審核制度。所內管理部門不定期對經費使用情況進行審核，財務處對修購專項獲批資金進行專項管理，期間根據設備采購進度申報國庫額度，并嚴格按照對應的款項對專項經費的收支實行控制。根據簽署的儀器技術協議和商務合同，由財務處對采購的儀器向代理公司支付預付款。一般儀器裝箱發貨，由外貿代理公司付首筆款；儀器到所通過所內驗收后，外貿代理公司支付尾款，同時對儀器進行財務決算并按固定資產入庫。

儀器設備購置項目經費支出范圍注意事項：經費支出可超出預算，超出預算部分由單位自籌。在購置類項目中，使用項目結余資金購置設備需向上級主管部門申請，可使用結余資金采購相關設備配件或附件，禁止使用結余資金用于耗材支出。

（7）文件檔案齊全。近年來，隨著國家財政專項資金使用監管力度加大，各級審計部門對使用財政資金購買的儀器設備事后審計檢查要求越來越嚴格，重點檢查從儀器購置項目開始申請到最終項目驗收過程的原始資料，因此項目文件資料的存檔顯得尤為重要。在儀器設備項目的過程管理中，重點檢查設備項目管理檔案、商務檔案、技術檔案的收集、登記、整理、保存、管理等是否符合要求；編制每臺設備檔案目錄,建立檔案預立卷。建檔分為項目管理檔案和儀器檔案，修購項目管理檔案包括項目申報書、中介評審意見、項目批復文件、項目實施方案、進口產品申報及批復文件、單位修購工作組會議紀要、修購管理相關規章制度、資產清單、經費收支明細表；儀器檔案包含了商務檔案、財務檔案和技術檔案。其中，商務檔案包括儀器采購文件（購置申請、招標申請表、采購詢價表、招投標文件、評標會議記錄或評標結果報告、中標結果、商務合同、技術協議、開箱驗收、技術測試/驗收報告等）；財務檔案包括預付款通知、借款單、結算單、財務發票、報銷單、入庫單等；技術檔案包括技術說明、軟件文檔、操作說明、使用手冊、儀器光盤等。項目驗收前，按照檔案管理規定對項目的所有過程材料整理形成檔案預立卷，符合歸檔要求；項目驗收后，統一歸檔，上交所檔案室，借閱利用檔案資料一律按照研究所檔案的管理規定進行。

4 儀器設備驗收工作需特別注意的問題

（1）免稅進口儀器設備驗收。隨著國家對科技創新的重視和科教興國戰略的實施，國家對科研資金的投入逐年增加，科研院所得以購買大量的“高、精、尖”性能的免稅進口儀器設備。由于免稅進口儀器設備采購程序、海關規定以及國際貿易規則因素，免稅進口儀器設備的驗收與其他儀器設備有所不同。國際貿易規定一般為貨物到港后90 天內為有效索賠期，為確保儀器設備的質量，所內驗收工作應該在此期限內盡早完成［12］，但因各種因素如實驗室安裝條件未準備好、使用部門人員想多試用一段時間來考察儀器設備的性能等拖延了驗收工作，以致在后面的驗收中如發現質量問題則因錯過了索賠期限而無法追回，給研究所造成重大損失。由于科研院所購買免稅進口儀器享受國家稅收優惠政策，同時國家規定免稅進口儀器設備必須接受海關的監管，海關監管期限自海關進口放行該設備之日起3年［13-15］。在監管期內，海關隨時到研究所抽查，主要檢查內容為：監管設備的現存放地點；監管設備使用負責人及聯系方式；監管設備資產標簽張貼情況；監管設備使用及完好情況。監管期內的儀器設備應當直接用于研究所的科學研究、教學和科技開發活動，未經海關審核同意，不得擅自抵押、轉讓、出售、移作他用或進行其他處置，不得移出研究所在海關備案的放置地點；否則，將按國家有關法律、法規和海關相關管理規定處理

（2）儀器設備驗收技術方案的建立。對于相同型號的儀器設備驗收應該按照同一個驗收方案進行，驗收方案主要包括采取的技術方法［2］。若是同一型號的儀器設備在不同的單位采取不同的技術方法檢測，數據驗證比較將無可比性，其獲得的實驗數據也將引起廠家和使用部門人員質疑。因此，廣州能源所在充分實踐的基礎上總結出一些通用儀器設備的驗收技術方法和標準，對于這些儀器設備，不管是誰使用，均使用同一標準驗收。

（3）采購合同驗收要求明確。采購合同是履約驗收的主要依據，若是合同中驗收條款不明確，則容易在后期驗收出現扯皮現象。在實際工作中，采購合同中關于驗收的條款往往容易忽視，簡單寫完了事，如對儀器設備的技術參數、性能指標、驗收標準等描述不夠準確。另外對于儀器設備出現質量問題，須明確儀器設備的維修人員是供應商的技術人員，而不是代理商臨時找的技術人員；若是由代理商或第三方找的技術人員來維修，必須出示供應商授權書，確保維修質量［16］。

5 結論

新形勢下，隨著科研院所“高、精、尖”的儀器設備購置數量增長，儀器設備采購時間進度要求嚴格規范，其驗收管理工作面臨更加嚴峻的局面，加強儀器設備驗收和提高經費使用效益是一個重要的議題。目前，大多數文獻關于儀器專項管理總結的研究都是關于宏觀的管理機制、方法意義之類，對關于項目承擔單位如何做好項目驗收管理工作的研究較少［17-18］。廣州能源所通過加強部門之間協調溝通、建立健全驗收管理辦法和流程、制定驗收技術方法、統一驗收標準等措施，彌補了儀器設備驗收管理方面的不足，提高了驗收工作效率，減少了驗收失誤，取得了良好的工作效果。本文總結了廣州能源所通過持續改進的儀器設備驗收方法，結合實際運行經驗，從項目承擔單位角度出發總結了驗收中各個環節的經驗和注意事項，對于大型科研儀器設備的采購和驗收提供借鑒。