海上油氣工程項目界面管理辦公系統功能的設計與實現

夏美玉(中海石油(中國)有限公司深圳分公司，廣東 深圳 518000)

0 引言

OA(Office Automation)辦公系統自20 世紀70 年代發展至今已更新換代多次，隨著智能互聯網技術的發展，OA系統已實現協同辦公功能。本文主要闡述中海油某工程項目組(甲方)在原有辦公系統基礎上開發界面管理模塊的功能設計理念及初步應用情況，實現項目各參與方的同平臺協同管理模式，進一步提升工作效率、規范組織過程資產積累，推進工程項目科學化管理進程[1]。

1 系統開發背景

目前，中海石油工程項目的界面管理多采用傳統方式，主要依靠專業技術人員及EXCEL表格進行跟蹤管理，這種碎片化的管理方式存在易錯漏、難追溯等諸多問題。少數大型項目引入外部管理軟件或平臺協助管理，由于適應性差等原因仍存在效率不高、兼容性低等情況。所以，建立適應自身管理特點和功能需求的辦公系統是提升界面管理水平的重要措施之一。

“EDIS-PIP(project information plant)平臺”于2007年開發應用至今，已在中海油各工程項目組廣泛應用。現階段該平臺主要包括收發文管理、工作督辦、信息統計及文件存儲等功能。考慮資源統籌、系統兼容、適應性及操作便利性等因素，在該平臺基礎上搭建界面管理辦公模塊是最優選項。于是，中海油某工程項目組于2020年初開始推進界面管理系統功能設計及開發工作。

2 功能設計

鑒于前述情況，界面管理系統搭建工作直接采用分析法推進，即根據組織架構特點和實際工作需求設計功能模塊，同時結合多方協同辦公機制[2]。

2.1 設計原則

系統設計原則首先要滿足國家相關法律法規要求；其次是網絡體系結構須滿足數據安全要求；再次是實用性和便利性要求；最后是利于組織過程資產的有效積累。

2.2 功能分區

系統功能分區主要包括“我的界面”“界面流程”“所有界面”“基本設置”“會簽文檔列表”五個部分。“我的界面”主要顯示用戶個人發起或處理的界面信息列表；“界面流程”是新界面發起審批的流程區塊，發起人可以來自項目各參與方；“所有界面”是已識別界面的過程管理區塊；“基本設置”和“會簽文件列表”是輔助區塊。

2.3 界面分類及要素

工程管理界面沿用已有的分析結論可主要分為“組織間”“合同間”“實體間”三類，“實體間”界面可進一步定義為“設施、設備、系統間”界面。在三大分類基礎上可根據需要按項目階段(設計、建造等)、技術專業(結構、工藝等)及設施設備(導管架、發電機等)繼續分類細化。根據現行項目特點，界面也可以根據性質分為參數/信息需求、工作范圍劃分、采購范圍劃分三類。在辦公系統功能設計中，可根據實際需求靈活進行分類調整和頁面設置，以達到邏輯清晰和操作便捷的目的。

本界面辦公模塊開發采用頁面左側樹狀結構分類顯示方式，如圖1所示。

為有效實現數據篩選、分類管理等功能，單個界面要素需盡可能全面和充分。本系統將單個界面所有要素分區顯示，第一區為“關鍵信息”；第二區為“補充信息”；第三區為“完善信息”；第四區為“輔助信息”，如圖2所示。

圖1 界面分類樹狀圖例

圖2 界面要素圖例

2.4 功能介紹

目前市面上的界面管理軟件或平臺為了保障數據安全和避免信息混亂，在公司外部單位訪問權限上限制頗多，較難全面實現各方的協同管理。本系統與外部承包商實行用戶數據統一管理，設置中間服務器，在訪問、修改、審批等各個環節進行權限細化，針對性滿足不同用戶的工作需求，實現不同時區、不同地域用戶的同平臺協作。

系統兩大主要功能為新界面發起審批和已識別界面過程管理，如圖3所示。新界面流程可實現系統線上技術交流和選擇性分級審批等功能，且所有操作過程可追溯，意見統一形成界面信息后轉到過程管理區塊，所有確定的界面信息實施線下專崗統一分批會簽機制，相當于簡化了常規TQ(技術澄清)的往返發送流程；過程管理區塊主要實現從界面識別到工作完成的全過程跟蹤管理。

2.5 系統特點

基于網絡的系統功能設計秉承了計算機支持的協同工作概念，具備開放性、協同性、可追溯性、智能性等特點。開放性指的是可實現不同區塊的優化升級，不影響其他區塊正常工作。協同性指在工作流程中可以實現多用戶同平臺實時處理。可追溯性則實現了所有用戶處理動作的系統全紀錄。智能性的意思是數據統計、管理和量化的處理過程[2]。

圖3 界面辦公系統功能圖示

3 結語

目前該界面管理模塊進入試用和優化階段，項目已進入建造時期。設計階段的界面信息采用直接錄入方式進行線上梳理和歸納。對工程項目來說，陸地建造是最繁雜和忙碌的階段，各專業交叉施工，所有設備陸續到貨安裝，最容易產生新界面，界面管理系統的上線很大程度上節約了來回發文的時間，專崗的會簽管理既分擔了專業工程師的工作量，也利于界面信息的收集。該系統后續會繼續根據使用情況持續更新，以滿足實際工作要求。

中海石油除技術攻堅項目外，工程設施類型相對固定，EDIS-PIP界面管理模塊持續運用于各項目，將會積累大量的信息數據，通過大數據分類管理和統計分析，可期逐步實現常規類界面的自動識別，同時最大程度上減小由各種不確定因素產生的界面影響。隨著國家相關制度和法規的逐步完善，推進電子簽字和蓋章的法效性將會成為發展趨勢，實現辦公系統的線上簽字或蓋章，將進一步提升工作時效性，減少線下人工機械工作量。辦公系統與管理制度相輔相成、互相促進，進一步規范界面流程、完善管理機制、明確崗位職責，可以使系統更高效運轉。所有的辦公系統只有持續優化更新才能實現真正的高效管理，同時要匹配新技術和不斷改良的工作模式。相信界面辦公系統的持續應用和優化，會在未來提升組織核心競爭力方面發揮更加積極的作用。