協同辦公系統升遷淺析

焦艷飛

摘 要：為了解決企業協同辦公系統升遷問題，這里提出了協同辦公系統升遷方案及架構。軟件系統及數據庫分開部署在服務器端，企業基礎信息導入升遷后的協同辦公系統，信息技術人員通過梳理優化原系統業務流程與調研企業需求來設計系統升遷方案，搭建大協同系統框架，設計制作企業個性化業務流程，最終實現協同辦公系統的升遷與應用。

關鍵詞：協同辦公系統 ?升遷 ?應用

當前，信息社會下，大多數企業的辦公事務已納入到網絡協同辦公系統管理中，不但通過協同辦公系統解決了傳統辦公方式中無法完成的任務與問題，同時使得辦事效率高效快捷。

1.系統升遷方案架構

現階段的主流協同辦公系統以業務流程管理為核心功能，兼顧知識文檔管理、資產管理、項目管理及企業信息門戶和個人定制管理等協同辦公功能。

1.1具體升遷方法

（1）成立專門的升遷實施項目組，統一組織與籌劃。

（2）制定企業級總體升遷實施計劃，包括實施內容、進度、責任人及所需資源、設備設施等硬件，并以月、周為單位進行分解，滾動更新。

（3）協同辦公系統初始化

對協同辦公系統升遷來說，初始化的工作非常重要，它直接影響系統后續階段的建設。其初始化工作與新建系統不同，需要梳理原系統的基礎數據、組織架構，包括人員基礎信息、角色和權限、部門信息、流程信息、電子印章等相關信息，按照系統模板整理好相應的表格文件，導入新系統中。同時還包括資產管理初始化工作、項目管理初始化工作、企業信息門戶初始化工作和個人定制管理初始化設置等。

（4）新老系統同步維護

在升遷過程中，新老系統數據不斷變化，此階段，仍然使用原系統，維護員系統數據同時，同步維護新系統數據，保證系統數據一致。

（5）新老系統同步運行

協同辦公新老系統同步運行階段是一個關鍵過程。目的在于保證新老系統工作流的連續性和完整性，從而保證新老系統順利交接過渡。

（6）協同辦公系統試運行

協同辦公系統試運行階段是一個較長的磨合過程。目的在于不斷優化電子流程和知識協同體系，從而保證系統能夠正式上線成功。

（7）協同辦公系統正式上線

經過一段時間的系統試運行后，協同辦公系統可以正式上線了。在系統正式運行過程中，結合實踐應用出現的問題，不斷優化，穩步提高協同辦公系統的優越性。

（8）協同辦公系統的運行和維護

系統的運維管理主要包括以下幾個方面：一是硬件平臺的運維管理，二是系統平臺的運維管理，三是電子流程和知識協同體系的運維管理，四是類似于使用人員的增減修改和相關權限調整等軟資源的運維管理。

1.2升遷實施關鍵技術

（1）BPM 的梳理優化和實施

梳理優化BPM（業務流程），形成原系統在用電子流程目錄及流程圖表。成立企業信息業化管理部門歸口管理、業務部門牽頭、軟件商協助實施的機制，明確責任主體。

（2）搭建“大協同”框架

即資源協同、信息協同、業務協同。在整個協同系統實施周期，結合企業自身信息化建設實際，預留數據接口，為當下或后期與協同辦公系統共享數據做好技術準備。

（3）定制化應用界面

根據企業其他信息系統應用情況及用戶需求，允許用戶定制功能性的應用界面，同時預留第三方系統數據分析與統計欄目。

（4）數據備份和容錯方案

采用合理的備份數據和容錯方案，確保協同辦公系統能夠安全穩定運行，建立完備的安全機制，可以保證系統內外部安全和系統運行安全。

協同辦公系統的建立不僅解決了企業審批流程復雜、工作效率低下、人員之間溝通不暢等現實問題，還為領導提供了直觀的視圖，能夠方便地展現企業的各種生產經營信息。

2.協同辦公系統在企業中的應用

2.1協同辦公系統升遷后的應用結構

目前技術較為先進的企業協同辦公系統結構通常分為四層，處于底層的是業務整合，第二層是個體協作，第三層是團隊協作，最后一層是決策管理。

2.2系統升遷后的主要應用

（1）首創的多維信息空間

協同門戶是協同系統搭建的統一的工作平臺，把日常工作、業務主題應用、日程事件會議、審批數據等的信息和各種應用、數據資源以及關聯IT資源等統一展示到多維入口與信息交互門戶，而空間則是個人、部門、團隊、單位的工作場所，根據每個用戶、每個團隊和單位的使用特點和角色的不同形成個性化的應用界面，通過對事件和消息的展現與處理把用戶有機地聯系在一起，帶來高效性：可快速部署、所見及所得、循序漸進和無風險的分步打造組織信息資源管控平臺行之有效的方案;保值性：使組織投入資金利用率最大化，最高效的支撐組織對決策信息需求;漸進性：可分步進行應用擴展，充分滿足組織不同階段對信息資源管理的要求。

（2）系統集成多應用整合

系統整合平臺是將組織中各個分離的業務系統、匯聚在一起，實現各系統間的互聯互通，通過標準插件部署、DEE交換引擎配置，從而實現專業集成整合平臺、數據整合、流程整合、界面集成。

（3）系統高性能多并發

系統支持多瀏覽器，提升了系統的易用性;支持跨平臺多數據庫，降低實施部署總成本;支持服務器分離，服務器集群，云部署等多種部署模式。

（4）移動協同與審批

移動協同應用是組織管理信息化進入到移動時代的必然結果，是集團組織通過移動通信技術延伸其協同應用和信息交流的必要手段，組織成員可以通過移動協同應用向組織領導和其他成員提供實時信息和服務。提高了管理效率，實現企業移動信息化，優化企業競爭力。及時響應和處理客戶請求，提高客戶滿意度。可以充分享受移動辦公帶來的便捷和快速，支持領導異地便捷地進行重要緊急事項的處理。成為PC 協同應用的重要補充，符合時代變化。

（5）業務生成器

業務生成器為企業提供了一種管理日常各種業務的單據流轉、事件管理、過程監控、團隊協作和信息共享的基礎業務管理平臺，是提升組織業務管控和協作質量的利器，實現了基礎數據管理、自行搭建管理信息子系統、提供了完整的權限體系控制、支持有流程表單、無流程表單彼此之間關聯單據的獲取。

3.結束語

盡管目前部分企業協同辦公系統沒有及時進行升遷實施，應用狀況存在著不足。但筆者認為隨著系統技術的不斷創新與推廣應用，一定能夠促進更多的企業盡快推行協同辦公系統的升遷。讓我們共同期待當前信息技術先進的協同辦公系統在企業管理中發揮出更大的作用。

參考文獻

[1]李楓.協同辦公系統在企業的應用.信息通信，2013，126（4）：185-186.

[2]曹義新.協同辦公系統在企業中的設計與應用.合肥通用機械研究院，2013.

[3]周康.協同辦公系統實施方法.信息通信，2014，138（6）：113-114.