創新公文管理工作提升服務效能的路徑探析

文/湖南省寧鄉市不動產登記中心 陳穎文

公文處理屬于當代企事業單位辦公室工作中的重要內容。辦公室承擔著上傳下達的職責，從某種角度來講，辦公室收發管理公文的水平直接體現出辦公室的工作質量與服務態度。筆者結合在自然資源局的從業經驗，從公文管理的角度談談如何提升辦公室管理服務效能，以供參考。

一、當前辦公室公文管理工作存在的問題

（一）工作人員的業務水平有待提高。公文管理工作對工作人員的專業性與技術性要求相對較高，工作人員需要詳細掌握公文處理的相關流程與規章制度，嚴格按流程辦理公文。公文形式比較多樣，隨著時代的發展，公文也呈現出電子版的形式。這對工作人員的綜合素養提出了更高的要求，不僅需具備良好的公文處理能力，而且還需具備一定的計算機基礎。不少單位對公文管理工作重視不夠，在人員選拔招聘過程中未意識到這項工作的專業性與技術性，人才招聘比較隨意，后續的在職培訓也未跟進，導致工作人員的專業水平得不到提升，影響到公文管理工作的開展。

（二）管理制度有待完善。為了充分發揮辦公室管理工作的應有作用，必須要有一套健全的規章制度做保障。然而國內關于辦公室管理的理論研究尚處于起步階段，尚未形成一個健全、完善的理論體系。目前，很多單位的辦公室管理制度參考借鑒了外國辦公室的管理經驗，使得國內辦公室管理制度處于滯后的狀態。另外，借鑒的國外經驗不一定適合我國國情，經常出現“水土不服”的問題。事業單位辦公室部門缺乏完善的管理制度，導致工作難以做到及時、有效。這一點也體現在公文管理這方面，管理制度比較僵化，多為系統性管理，缺乏可操作、可執行的制度。同時，辦公室未建立有效的激勵機制，導致工作人員對個人工作缺乏工作熱情，工作主動性不強，工作效率自然也不高。

二、新時期創新辦公室公文管理策略，提升服務效能

（一）重視辦公室管理隊伍建設，提升管理水平。隨著信息時代的到來，辦公室自動化已在大多數事業單位中應用。為此，要求辦公室人員具備良好的信息操作能力，熟練掌握信息技術與知識、公文處理技術。對于自然資源局來說，可從下列幾點加以改善：首先，要改善辦公環境，讓員工在工作過程中保持身心愉悅，從而提高工作效率。其次，為員工制定職業規劃與未來發展規劃，提高其薪資福利待遇，激發他們的工作熱情。同時，在制定辦公室規章制度時可設立相應的獎勵措施，以激發員工的工作積極性，穩定他們的工作心態。再次，根據我局辦公室工作要求，遵循公開、公平、公正的招聘原則，從社會上招聘專業人才，選拔出責任心強、專業能力好的人才加入辦公室管理隊伍中。最后，為他們提供業務培訓機會，將教育培訓工作長期化，定期組織工作人員學習辦公室管理知識、管理軟件的使用、公文處理技巧等，并采用“走出去、請進來”的方式創新教育方式，不斷提高工作人員的辦公室管理水平。

（二）健全辦公室管理制度，創新公文管理方式。自然資源局應結合自身實際，進一步完善辦公室規章制度，明確相關流程與事項。就公文處理而言，必須注意兩點：第一，明確責任人。在公文管理過程中必須明確具體的責任人，保證發生問題時及時追責與解決，防止由于責任不明而導致的推諉與扯皮現象存在。此外，這樣做各個管理人員所負責的區域是清晰明了的，更方便相關工作的開展，也有利于改善工作人員以往那種懶散的工作情緒，提高工作效率。第二，明確分工。這樣能夠讓員工明白自己的職責所在，管理層也能更清楚每個員工負責的具體區域與領域。這樣做能增強員工的工作責任感與細心度，減少人為失誤問題。即便出現問題也能輕松找到責任人，不至于牽連到無關的人，避免挫傷員工的工作積極性。如此通過對辦公室公文管理工作的改革與創新，促使公文管理更規范化，從而提高辦公室管理效率。

（三）對公文運轉管理工作進行優化。在我局辦公室管理中，公文運轉屬于比較重要的一項內容，在一定程度上影響到全局工作的高效組織與開展。為此，在加強辦公室管理工作的過程中，要注重對公文運轉工作的創新。1.明確公文來源與分配方向。工作人員應根據上、中、下三層公文行文對公文進行分類與整理，為后續的運轉工作做好準備。然后，仔細做好公文登記與審核工作。待確定公文內容與規格滿足相關標準后方可開展下一步運轉工作。工作人員在對公文進行運轉處理的過程中，要注意對特急性公文的運轉，防止公文數量積壓過多，從而影響到單位工作的有效開展。最好的解決辦法是工作人員對全部公文進行歸納整理后，有序將其呈遞給上級領導或相關部門。在運轉周期內，工作人員應密切留意公文運轉的信息，確保第一時間掌握公文運轉實情，同時，利用電話或電子郵件提醒相關人員進行審批。這不僅確保了運轉效率，也進一步提高了公文運轉的時效性與準確性。2.對公文運轉中生成的基礎數據進行保留與備案。工作人員對公文資料進行建檔處理時，必須登記清楚公文的基本信息。除了有公文的行文單位與標題外，更關鍵的是在檔案中應記錄下運轉時間、運轉對象、登記等信息。目前，可充分利用信息技術的優勢，建立電子化的公文檔案管理系統，將公文運轉信息及時準確錄入電腦中。通過計算機加密處理能確保公文信息的安全性與完整性，而且也極大提高了公文管理的效率。與文書管理相同，將辦公自動化系統運用到公文運轉工作中，能獲得很好的效果。

（四）加強溝通協調，提升服務效能。辦公室作為上傳下達為自然資源局服務的重要部門，必須增強服務意識。在日常工作中必須嚴格落實崗位責任制，明確各崗位的工作職責與業務流程，確保各項工作合規合法有序進行。同時，辦公室負責公文處理的人員要注意與其他部門及單位溝通協調，就公文收發、登記、審核中碰到的問題及時與相關人員及部門溝通協調，爭取第一時間解決，確保公文質量。針對市委市政府領導的批示件及其他部門的來函，應及時分配到相應部門并做好信息收集工作，最后匯總行文。辦公室應定期召開工作會議，每月底匯總當月的工作事項，總結存在的問題以及好的經驗做法，部門人員各抒己見，共同探討解決對策，以期進一步提高辦公室的服務效能。

三、結語

綜上所述，公文管理屬于企事業單位辦公室管理中的重要內容，也是企事業單位開展各項工作的重要依據。為此，企事業單位必須高度重視辦公室管理，就存在的不足加以改進，構建完善的辦公室管理制度，加大對管理人員的教育培訓，不斷提高辦公室管理水平。