信息化模式下檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)探析

文/廣西科技師范學(xué)院 楊琪

檔案是人類的文化遺產(chǎn)，是國家的財(cái)富，是人類社會活動的記憶。一個(gè)國家文明程度的重要標(biāo)志之一是這個(gè)國家保存的檔案數(shù)量多寡與年代的久遠(yuǎn)。檔案價(jià)值是檔案學(xué)研究的基礎(chǔ)問題，是檔案學(xué)的核心基礎(chǔ)理論之一，是檔案工作的最終落腳點(diǎn)。伴隨著公眾對檔案的關(guān)注，人們的檔案意識進(jìn)一步提高，檔案工作人員對如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值進(jìn)行了深入研究和探索。檔案價(jià)值指的是檔案這一客體對從事社會實(shí)踐活動的主體所具有的參考和憑證意義，即檔案利用者利用檔案材料滿足自己在社會活動中的需求。在信息化模式下利用新技術(shù)新方法，加強(qiáng)檔案價(jià)值的開發(fā)研究，挖掘檔案價(jià)值資源，更好地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，有利于提高檔案服務(wù)能力，發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會民生方面的重要作用。

一、信息化在檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的體現(xiàn)形式與意義

信息化在檔案管理中的應(yīng)用是指以互聯(lián)網(wǎng)、現(xiàn)代通信、新媒體、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基石，將檔案資料各信息要素匯總到數(shù)據(jù)庫，供人們工作、生活、學(xué)習(xí)，輔助管理者決策等。檔案管理使用該技術(shù)后，工作效率大大提高，推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。伴隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異以及信息化時(shí)代的到來，檔案工作向信息化時(shí)代邁進(jìn)。在當(dāng)前的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們對檔案不斷增長的需求，信息化在檔案中的運(yùn)用是必然趨勢，也是檔案工作的重要任務(wù)，是檔案管理和利用的需要。當(dāng)前，很多單位和部門已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等信息化設(shè)備齊全，產(chǎn)生的電子檔案也越來越多，部分單位還用上了相應(yīng)的檔案管理軟件，促進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程，為檔案管理的信息化提供了良好的環(huán)境。隨著人們精神文化需求的提高，對檔案服務(wù)的需求越來越大，對檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的要求越來越高，信息化促進(jìn)了檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫幫助人們在海量的檔案信息中快速查詢到需要的信息；互聯(lián)網(wǎng)提供檔案線上查詢方式，實(shí)現(xiàn)異地查詢，大大縮短了檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的時(shí)間，打破檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的空間壁壘，為檔案利用者提供便利；新媒體使檔案宣傳形式更加多樣化，更加吸引人，大大提升了檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的力度和廣度，提升檔案自身的價(jià)值。

二、信息化在檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的探析

（一）信息化在高校檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的應(yīng)用。基于信息化的高校檔案管理，既要注重實(shí)體檔案的收集，又要在收集數(shù)字檔案上下功夫。實(shí)體檔案是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案是實(shí)體檔案的數(shù)字形態(tài)。高校檔案在信息化的進(jìn)程中，第一步是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化。按照“優(yōu)選”的原則將檔案價(jià)值較大、使用頻率較高的檔案批量進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化。由于工作量大和現(xiàn)有資源不足的矛盾，可選用外包或分階段、分輕重緩急一步步進(jìn)行轉(zhuǎn)換。第二步是做好電子檔案的收集歸檔。充分利用電子檔案儲存、查詢、使用便利的特性，除收集傳統(tǒng)檔案歸檔范圍的電子檔案外，擴(kuò)大收集范圍，例如教師上課的課件和電子教案等，這些電子檔案的利用價(jià)值高、使用靈活便利、師生需求高，能較好地促進(jìn)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在收集電子檔案時(shí)，細(xì)化文件歸檔的要求，加強(qiáng)對立檔單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對電子檔案的參數(shù)、格式、運(yùn)行軟件等進(jìn)行前端介入，確保信息檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)化。第三步是做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行。在做好電子檔案異地備份等網(wǎng)絡(luò)安全防范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線服務(wù)和遠(yuǎn)程歸檔。通過互聯(lián)網(wǎng)提供公開的或個(gè)人權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息查詢、開具相關(guān)證明等服務(wù)。通過互聯(lián)網(wǎng)上傳歸檔信息，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、鑒定、移交等過程。利用新媒體移動終端，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案宣傳教育。各地高校智慧校園和數(shù)字校園開展得如火如荼，高校檔案工作應(yīng)搶抓機(jī)遇，主動對接智慧校園建設(shè)，將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)中，將檔案信息化方案融入智慧校園的整體方案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化設(shè)備的采購、網(wǎng)絡(luò)的整體布局、平臺的開發(fā)。第四步，進(jìn)行檔案信息的開發(fā)利用。高校檔案信息的開發(fā)要與校園文化建設(shè)、社會文化建設(shè)相結(jié)合。讓反映校史校情、辦學(xué)歷史、師生學(xué)習(xí)生活的檔案信息，進(jìn)入教學(xué)課堂，開發(fā)小紀(jì)念品豐富校園文化，通過“易班”、微信公眾號開展校史知識競賽，讓檔案信息活起來。高校圍繞辦學(xué)宗旨和育人目標(biāo)，面向社會進(jìn)行檔案信息開發(fā)，利用高校網(wǎng)絡(luò)化領(lǐng)先地位的優(yōu)勢，匯聚高校專家學(xué)者、優(yōu)秀校友，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息傳播，打造高校檔案文化品牌。

（二）信息化在企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的應(yīng)用。企業(yè)檔案包含了企業(yè)生產(chǎn)、科研發(fā)展的核心信息，關(guān)乎企業(yè)的命脈，對這部分檔案進(jìn)行信息化管理，有助于企業(yè)預(yù)防和減少自然以及人為災(zāi)害帶來的損失。企業(yè)檔案的數(shù)字化，能擴(kuò)大企業(yè)的傳播范圍、提高企業(yè)產(chǎn)品、文化傳播效率、促進(jìn)企業(yè)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。信息化在企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的運(yùn)用，首先要把信息化運(yùn)用到企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。信息化運(yùn)用到企業(yè)檔案管理的收集、交接、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)各個(gè)環(huán)節(jié)，在文件夾、數(shù)據(jù)庫中體現(xiàn)檔案材料之間的聯(lián)系，要標(biāo)明電子檔案屬性，把電子檔案圖形處理軟件、運(yùn)行軟件等一同歸檔。其次確保企業(yè)檔案信息化所需設(shè)備齊全、先進(jìn)、實(shí)用。投入經(jīng)費(fèi)用于企業(yè)檔案信息化硬件設(shè)備的購置和軟件的開發(fā)運(yùn)營。按標(biāo)準(zhǔn)對光盤進(jìn)行存儲，對磁帶、軟盤等采取格式轉(zhuǎn)化等保護(hù)措施，確保檔案的完整性。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，讓先進(jìn)的設(shè)備發(fā)揮最大效率。對內(nèi)通過調(diào)整企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高對檔案工作的重視程度，將檔案工作納入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息部門，提高信息處理能力；通過選用員工外出培訓(xùn)，鼓勵(lì)員工自我學(xué)習(xí)提升交流，提高企業(yè)檔案工作人員的實(shí)操能力。對外通過引進(jìn)信息技術(shù)和檔案專業(yè)人才，帶動檔案部門人員整體素質(zhì)的提高。最后加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化的安全防范。企業(yè)檔案的信息化進(jìn)程中安全保障應(yīng)放在第一位，要預(yù)防計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的空間，具有極大的風(fēng)險(xiǎn)性和危險(xiǎn)性，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)漏洞，設(shè)置高強(qiáng)度的防火墻。做好備份工作和應(yīng)急預(yù)案，將數(shù)據(jù)按照不同安全級別進(jìn)行分類存儲。做好異地備份，可在其他省份的下屬公司進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)存儲，多種方式多種渠道備份，提高檔案應(yīng)急恢復(fù)功能。要設(shè)置企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)、不同管理人員的訪問權(quán)限，區(qū)分公開檔案和涉密檔案聯(lián)網(wǎng)程度，防范不法人員盜取企業(yè)檔案機(jī)密，給企業(yè)造成不可估量的損失。

三、結(jié)語

信息化在檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的應(yīng)用是一項(xiàng)技術(shù)型、綜合性的工作，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的方式和內(nèi)容將更加豐富。了解信息化與檔案價(jià)值之間的關(guān)系，弄通檔案實(shí)現(xiàn)的隱蔽性、再造性、多元性等特性，結(jié)合事業(yè)單位、企業(yè)單位等不同單位的實(shí)際，總結(jié)檔案管理中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，“因地制宜”地采用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，讓信息化在檔案管理中開出燦爛之花。