汽車產(chǎn)品檔案信息化建設與管理研究

文/延鋒汽車飾件系統(tǒng)有限公司 王培

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案管理逐漸進入無紙化時代，汽車產(chǎn)品檔案的信息化建設與管理水平，將很大程度上影響汽車的制造與發(fā)展，加強對汽車產(chǎn)品檔案的管理，尤其針對科技類信息，能夠更好地服務汽車產(chǎn)品的市場發(fā)展。接下來將針對汽車產(chǎn)品檔案的信息化建設與管理，簡單介紹幾種有效策略。

一、汽車產(chǎn)品檔案信息化建設與管理存在的問題

汽車產(chǎn)品檔案信息化建設和管理是汽車制造企業(yè)的重要工作內(nèi)容之一，與企業(yè)汽車技術(shù)研發(fā)與市場推廣等各項內(nèi)容密切相關(guān)，但在實際的建設與管理過程中，由于其安全技術(shù)存在制約性，在電子檔案的建立、保存與傳輸、使用等過程中存在較大的信息安全隱患。同時，檔案保存所使用的各項計算機軟件與硬件的適配性等因素均會對檔案信息的安全性造成影響。產(chǎn)品技術(shù)文件的整理過程中，僅是按照理論開展，缺乏實踐性的專業(yè)指導，無法滿足檔案使用的實際需求。除此之外，汽車產(chǎn)品檔案紙質(zhì)化與電子化的內(nèi)容存在差異，且簽批流程具有一定的重復部分，對工作效率產(chǎn)生一定阻礙，造成企業(yè)資源的浪費等。

（一）檔案信息化安全技術(shù)不成熟。檔案信息化管理目前普遍具有便捷、高效的特點，尤其是在汽車產(chǎn)品檔案管理中，一般來說，檔案文件的數(shù)量較大，同時涉及的部門相關(guān)人員也很多，檔案的信息化不僅能夠有效提高工作效率，同時也能夠很好地節(jié)約人力資源。除此之外，產(chǎn)品檔案信息化建設工作離不開各個部門間的通力合作，工作的推動受到各個部門的影響。產(chǎn)品檔案在流轉(zhuǎn)過程中的每個環(huán)節(jié)，不管是設計人員在歸檔時的圖紙和文件，還是負責生產(chǎn)及質(zhì)量管控的相關(guān)單位，都會對檔案信息化建設的進度產(chǎn)生影響，但是其他文件的電子檔案也會受到各種各樣的因素影響，例如文件的上傳私密性、信息的存儲方式以及信息的傳輸?shù)龋@些工作環(huán)節(jié)都或多或少影響到信息安全。除此之外，電子檔案本身的信息安全也會受到各種因素的影響，例如電子計算機軟硬件的生存周期、載體壽命、載體所載檔案以及電子計算機軟硬件平臺的一致性等，倘若沒有能夠處理好這些因素，就很有可能造成檔案信息的丟失和損害。

（二）產(chǎn)品技術(shù)文件的信息化缺少實踐性指導。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的相關(guān)條例對于規(guī)范國內(nèi)電子化文件的管理發(fā)揮了重要作用，但是電子化文件的整理工作仍然缺少實踐性的指導，雖然規(guī)范中指出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定要求進行”，但是就目前的形勢來看，仍然無法滿足汽車產(chǎn)品檔案信息化建設的具體要求。

（三）電子檔案與紙質(zhì)簽批流程存在重疊。圖紙在一般情況下是汽車產(chǎn)品檔案記錄過程中最重要的部分。圖紙檔案在信息化建設過程中，在PDM（Product Data Management，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)平臺上管理電子檔案，但是在線下依然沒有取消紙質(zhì)圖紙的檔案管理，這就很難保證兩者能夠具有一定的同步性，進而管控工作較難進行，工作流程較為復雜，而且會造成資源上的浪費。

二、汽車產(chǎn)品檔案信息化建設的有效策略

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，重視檔案信息化建設。汽車產(chǎn)品檔案信息化建設應從人員的思想層面著手，有效轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的觀念，使企業(yè)員工，尤其是檔案管理相關(guān)人員，重視檔案信息化建設工作，落實好檔案建設各項工作。在建設信息化汽車產(chǎn)品檔案時，企業(yè)可以針對檔案管理工作人員開展專題培訓，使其在思想上對信息化檔案建設建立正確的認識，能夠給予信息化建檔工作足夠的重視，同時對信息化汽車產(chǎn)品檔案形成全面、專業(yè)、系統(tǒng)化的認知，能夠明確建設過程中需要落實的各項工作內(nèi)容，做好短期內(nèi)處理大量信息工作的準備，嚴格按照專業(yè)要求做好檔案審核、指導等各項信息化建設工作。同時，檔案管理人員在實際工作中可以同步做好檔案建設與管理重要性的宣傳工作，使企業(yè)各部門充分重視檔案的建立、保存、使用，形成良好的合作氛圍，為汽車產(chǎn)品檔案信息化建設奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立保密機制，確保電子信息的安全。在汽車產(chǎn)品的檔案管理中，大多數(shù)文件都是以電子化的方式進行存儲，電子文件相對紙質(zhì)文件而言，具有更久遠的保存性，但其安全性也同樣成為信息化檔案建設過程中不容忽視的重要內(nèi)容，需要企業(yè)建立嚴格的保密機制，采取有效管理措施，切實保障電子檔案信息的安全。首先，企業(yè)為檔案管理設置專門的技術(shù)人員，負責做好信息檔案系統(tǒng)的維護與升級，通過對汽車產(chǎn)品檔案文件加設保密程序，使關(guān)鍵的科技檔案信息內(nèi)容具有高度非公開性，在檔案信息的傳輸過程中能夠保持良好的保護作用。其次，可以在檔案的保密機制建設過程中，增加訪問權(quán)限設置，針對不同層次的員工設置不同的訪問權(quán)限，同時可以采用刷臉或者指紋等身份驗證的方式進行檔案的使用、查閱管理，只有輸入與訪問權(quán)限相匹配的檔案訪問通行證，經(jīng)過信息系統(tǒng)認證后，才可以進行檔案查詢。與此同時，計算機將會同步保存檔案的訪問記錄，由專門的檔案管理人員進行有效管理，確保汽車產(chǎn)品檔案信息的安全。

（三）加強部門溝通，明確檔案建設的流程。汽車產(chǎn)品檔案信息不僅與檔案管理部門有關(guān)，與汽車技術(shù)研發(fā)部門、市場推廣等多個部門都密切相關(guān)，檔案信息化建設需要企業(yè)各個部門加強溝通與交流，明確檔案處理的各項工作流程，在汽車產(chǎn)品信息化檔案建立過程中有效提升工作效率。檔案管理部門需要主動提出新想法，發(fā)現(xiàn)問題后要及時與信息技術(shù)部門溝通，真正讓信息技術(shù)為檔案管理所用，而不只是把檔案信息化建設當作“面子工程”。企業(yè)可以檔案管理部門為主導，通過制度宣傳等方式，使檔案信息涉及的各個部門明確檔案建立與使用流程，加強溝通與協(xié)作，有效提升檔案信息化建設效率，尤其是與信息技術(shù)部門，需要加強部門之間的溝通。在信息化檔案處理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以立即與信息技術(shù)部門開展有效溝通，必要時可以通過召開專題會議等方式，及時制定處理措施，進一步完善檔案信息化系統(tǒng)。如有任何創(chuàng)新想法，能夠有效豐富信息化檔案系統(tǒng)的使用功能或者提升安全性的設想，可以及時與信息技術(shù)部門進行合作，優(yōu)化汽車產(chǎn)品檔案信息化系統(tǒng)。除此之外，對于信息化檔案的建設，可以加強部門審批制度，立足信息技術(shù)管理的視角，將其流程設計為基于PDM等相關(guān)系統(tǒng)完成對圖紙等信息的審批，使其直接生成為電子信息文件，不僅可以有效簡化工作的流程，還能夠直接形成審批后的電子化文件，避免在打印后進行審批的重復性工作等。

三、加強汽車產(chǎn)品檔案信息化管理的有效策略

（一）提升信息技術(shù)，保障檔案信息安全。在汽車產(chǎn)品檔案信息化管理過程中，最重要的管理內(nèi)容是有效保障檔案信息的安全，企業(yè)可以通過提升信息技術(shù)等方式，實現(xiàn)檔案信息在存儲、傳輸和使用中的安全性，借助信息技術(shù)的升級與更新，保障信息數(shù)據(jù)的存儲與傳輸安全。例如，汽車產(chǎn)品檔案信息化管理等相關(guān)技術(shù)部門可以有效更新、升級企業(yè)的安全檢測系統(tǒng)，為信息化檔案管理配置專用電腦，在該電腦上安裝專業(yè)的殺毒軟件，定期進行防火墻更新。同時，對相應的存儲介質(zhì)做好安全信息管理，可以使用加密軟件，設立專用的移動存儲介質(zhì)，保障檔案信息傳輸?shù)陌踩浴Ａ硗猓梢越⑵髽I(yè)專用內(nèi)網(wǎng)，使其與公共信息網(wǎng)絡進行隔離，保證檔案信息的安全性。除此之外，信息化檔案管理部門需要做好嚴格要求，嚴禁出現(xiàn)涉密信息和非涉密信息設備之間的交叉?zhèn)鬏斉c使用，禁止涉密計算機接入互聯(lián)網(wǎng)或者連接非專用移動存儲介質(zhì)等，按照其涉密等級規(guī)定，及時對檔案信息進行必要的備份處理，做好檔案信息的存儲與備份等相關(guān)工作，防止信息化檔案丟失。

（二）引入電子文件，提升檔案管理效率。在信息化檔案管理過程中，可以通過引入電子文件等管理系統(tǒng)，使檔案管理效率得到可靠提升，減少在管理過程中反復查看文件信息、數(shù)據(jù)等現(xiàn)象。同時，能夠避免由于文件的修改或者版本更新等原因，造成檔案信息的紊亂，甚至丟失等現(xiàn)象。例如，可以由檔案信息管理部門設置固定歸檔節(jié)點，將辦公軟件系統(tǒng)、企業(yè)所運用的項目管理系統(tǒng)以及相應的繪圖系統(tǒng)等作為信息化檔案的來源，按照固定時限要求，對電子信息進行及時收集與管理。同時，在電子文件產(chǎn)品管理中，設置自動分類功能，使汽車產(chǎn)品檔案信息可以按照其歸屬性質(zhì)，如文件、繪圖、技術(shù)、市場等，在計算機系統(tǒng)中自動進行歸類，將同種類型、功能的信息歸列到同一文件目錄下，并且按照時間順序進行排列。

（三）設置發(fā)放系統(tǒng)，確保檔案傳輸安全。汽車產(chǎn)品檔案信息管理不僅涉及到汽車技研發(fā)企業(yè)，還與其供應商及銷售單位等密切相關(guān)，因此，為了保障電子檔案在傳輸過程中的安全，企業(yè)可以通過設置發(fā)放系統(tǒng)，暢通傳輸渠道，保證信息化檔案在傳輸過程中的安全性與可靠性。例如，企業(yè)可以設置與檔案信息化系統(tǒng)相匹配的發(fā)放系統(tǒng)，將其與檔案信息管理中的文件、繪圖、辦公等系統(tǒng)進行功能集合，使汽車產(chǎn)品檔案信息實現(xiàn)系統(tǒng)的自動收集、發(fā)放與傳輸，在企業(yè)與上、下游單位之間實現(xiàn)高效的檔案信息傳輸。同時，對檔案傳輸?shù)倪^程可以進行實時的監(jiān)控與記錄，在傳輸過程中通過設置加密系統(tǒng)或者采用身份驗證，開放特定權(quán)限等具體的管理措施，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的準確安全傳輸?shù)取?/p>

四、總結(jié)

建立健全信息化的汽車產(chǎn)品檔案體系，加強科技檔案的有效管理，需要在立足企業(yè)發(fā)展實際，以核心業(yè)務作為出發(fā)點，改進檔案管理機制，提升檔案管理的便捷性，才能為汽車產(chǎn)品的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)信息保障，有效提升企業(yè)的研發(fā)和管理效益。