醫院文書檔案信息化管理模式的構建研究

文/益陽市中心醫院 陳桃花

文書檔案在醫院檔案管理系統中發揮著重要的作用，文書檔案是收集各級領導機關下發的公文、醫院重大事件和重大活動的初始資料。文書檔案在醫院發展中屬于檔案的主要載體，可以從多角度展現出醫院在各時期的發展狀況和成果。

一、醫院文書檔案管理內容和特征

醫院文書檔案信息化，是指通過現代化技術來提高檔案管理的水平，掌握文書檔案管理的狀況，從而總結新時代文書檔案的框架，為醫院檔案管理提供保證，實施社會化服務。

（一）信息化管理醫院文書檔案內容。信息化管理文書的歸檔，醫院將每天收到的文件登記到計算機上，同時根據順序存在醫院的局域網中，便于內部傳閱。也可通過網絡來傳輸和發放文件，從而避免檔案管理人員出現錯誤，減輕工作人員的負擔。文書檔案信息化管理過程中，制作、保存以及傳遞和共享文書檔案可借助計算機實現。信息化管理醫院的病歷檔案，通過計算機對病歷進行信息加工，并直接反饋到臨床科室，便于醫生診斷，當出現問題后能夠及時解決問題。

（二）信息化管理醫院文書檔案特征。第一，全面性。醫院文件檔案的統一管理，綜合醫院科室一般包含行政、后勤、臨床、醫技、藥劑等科室。在各部門的日常工作中，產生了大量的文獻和檔案，內容繁多。根據檔案的類型，綜合醫院科室一般包含行政、后勤、臨床、醫技、藥劑等科室，資料可分為自上而下的文件或醫院制定的文件，也包括與醫院其他科室有關的文件。第二，專業性。醫療保健服務是醫院的主要業務。醫院的工作主要是臨床醫療服務，在醫療服務中，文檔和檔案的更新速度快，數量大，這類文件真實反映了醫療工作的特性。

（三）信息化管理醫院文書檔案的重要性。第一，可以及時查缺補漏。使用計算機技術管理文書檔案，可以在資料系統中輸入修改命令，讓系統能夠自動修改，此種方式提高了文書檔案修改效率。第二，可確保及時安全傳遞信息。傳統的文書檔案工作受到距離、人為因素等影響，經常丟失，影響著工作的實施，信息化管理主要是以網絡傳遞資料，取替了傳統文書檔案的不足，從而提高了安全性和及時性。第三，準確使用文檔資料。使用計算機網絡可以信息化管理文書檔案資料，使用電子目錄整理和歸檔資料，便于全面查詢文書檔案資料。應用計算機技術還能夠快速查找文書檔案，最大程度實現檔案資料的共享，提高資料的使用率。開展信息化工作可以便于人們檢索，同時也保證了文書檔案資料的安全性。第四，穩定保存信息資源。電子文件載體壽命遠遠高于傳統紙質載體資料，電子文件可在高溫天氣或者是其他劣質天氣完好無損，不會出現任何損失，但紙質文書檔案會受損。電子技術發展快，為文書檔案的儲存帶來便利。

二、信息化管理醫院文書檔案存在的優缺點

文書檔案管理是醫院管理工作的重要內容，然而在實際實施信息化管理的過程中，呈現出以下優點和缺點：

（一）缺少專業的信息化管理人才。醫院文書檔案信息化管理工作在我國發展晚、進度慢，開展醫院文書檔案管理工作存在著不足。首先是基礎設施尚未完善，其次是缺少專業的信息管理人才。醫院文書檔案的缺陷影響著醫院文書檔案信息化管理工作的落實，若想發揮出醫院文書檔案信息管理工作作用，則需要先引進專業的人才。

（二）醫院領導忽略了信息化管理文書檔案的重要性。我國醫院雖然實施了信息化管理文書檔案，但信息管理水平較低，出現此種情況是由于醫院的領導人未認識到信息化管理文書檔案的重要性，管理人員受到傳統思想影響。醫院管理人員會認為，信息化管理文書檔案的工作沒有管理醫院重要。在心理便否定了信息化管理醫院文書檔案。

（三）需要提高文書檔案管理質量。我國醫院文書檔案管理工作水平低，某些醫院檔案管理部門使用的是傳統文書檔案管理，用來保存和傳遞檔案。傳統的檔案管理和國外先進的信息化檔案管理法比較，仍舊存在著差距。傳統文書檔案管理質量低，精細化和信息化管理文書檔案在我國醫院有著重要的作用，需要提升檔案資源信息共享。

（四）忽略了宣傳信息化管理文書檔案。醫院的信息化建設已完善，構成了多個管理子系統，比如科教管理系統、文書檔案管理系統以及設備管理系統，同時也被廣泛使用。但醫院領導人員思想守舊，未合理將信息化管理應用在文書檔案中，致使使用檔案資源效率低，未發揮出信息化管理的作用。

（五）信息化管理醫院文書檔案的優點。信息化管理醫院文書檔案，有利于保存珍貴的資料，通過計算機掃描醫院資料即可，在日常管理中使用電子文件即可，能夠保存原始資料，同時對保存信息的完整性有利。在信息化管理文檔資料時，通過電子目錄歸檔資料，便于查詢資料，最大程度實現資料和信息的共享，提高使用率。直觀化管理資料，確保資料安全。

三、改善醫院文書檔案信息化管理的措施

新時期，醫院在實際加強文書檔案信息化管理的過程中，可采取加強建設管理文書檔案團隊、加大硬件設備資金投入、重視挖掘檔案資源價值、加強信息化管理文書檔案投入等措施：

（一）加強建設管理文書檔案團隊，提高管理水平。先進的管理模式，一方面要引進先進的設備和技術，一方面需要配備專業人才。信息化管理醫院文書檔案的水平，和工作人員業務素養有著直接的關系，檔案管理人員一方面需要掌握管理的技能和知識，一方面要熟練操作管理軟件，并且要掌握某些文書檔案管理知識，確保能夠自動編輯和索引檔案，自動控制文書。醫院要重視培訓教育檔案人才，為其提供學習和培訓的機會，不但能夠豐富工作人員的理論知識，同時也能夠提高業務能力。加強工作人員的信息意識和責任感，聘請有關專家講座，傳播國外的先進思想，提高工作人員的學習意識，豐富其工作經驗。在培養人才時，醫院需要做好審核培訓工作，爭取將最先進和實用的知識傳輸給管理文檔的人員，從而提高其專業素養，并且要定期對其進行考評，直至全部人員符合標準。

（二）加大硬件設備資金投入。引進先進的設備和基礎設施，并且加大投入費用，為順利開展文書檔案信息化管理工作奠定基礎，并且需要加強信息傳輸，應將醫院內部網絡平臺作為主要的技術，設置獨立的信息網站，此網站能夠為使用信息人員提供查詢、檢索等服務。同時也能夠提供信息咨詢服務，為醫院職工提供查詢服務，便于其快速健全文檔資源信息，提高醫院文書檔案管理標準。

（三）重視挖掘檔案資源價值，提高使用率。在醫院進程中，文書檔案是戰略性資源，因此應挖掘其價值。同時要重點整理醫院發生的事件、項目等檔案資料，為今后檔案打好基礎。檔案人員通過先進的信息手段和技術提高管理文檔質量，更新信息，確保檔案信息的完整性和及時性，從而有效提高檔案服務，推動醫院文書檔案發展。管理人員要提高專業素質，同時優化管理結構，延伸知識面，一方面掌握檔案管理知識，一方面可熟練掌握處理方法，保證信息化時代更好地推動醫院發展。

（四）加強信息化管理文書檔案投入。在管理醫院文書檔案時，應先加大資金投入，然后引進國外先進設備，考核信息管理人員。同時管理部門人員要對檔案工作予以監督，對于出現的問題應及時解決，善于使用技術創新。

四、結語

綜上所述，在信息化時代，醫院文書檔案管理應追隨時代的腳步，實現高效化和規范化的檔案管理。檔案管理人員也要認識到信息化管理文書檔案的重要性，轉變思路，提高文書檔案管理水平，讓醫院朝著更健康的方向前進。