信息化背景下文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新探究

文/達(dá)州市人事考試中心 秦魏

在信息技術(shù)處于迅猛發(fā)展態(tài)勢(shì)的新時(shí)代背景下，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中如果不更新文書(shū)檔案管理理念，拘泥于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，那么勢(shì)必難以滿足信息化時(shí)代對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求。所以對(duì)于企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員而言，必須充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作存在的不足，積極探索將先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作來(lái)，不斷提高文書(shū)檔案管理的工作水平與質(zhì)量，不斷提高文書(shū)檔案資源的利用率。

一、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

信息化背景下，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作模式已經(jīng)出現(xiàn)了新的變化，為了更好地滿足當(dāng)前企事業(yè)單位的發(fā)展要求，文書(shū)檔案管理人員必須對(duì)過(guò)往的文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行進(jìn)一步的總結(jié)，采用現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理方式，做好文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作。但就目前來(lái)說(shuō)，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作還存在著不少問(wèn)題，通過(guò)歸納總結(jié)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）文書(shū)檔案管理理念較為落后。文書(shū)檔案在通常情況下是企事業(yè)單位資料管理工作中的重要內(nèi)容，可以為企事業(yè)單位的日常經(jīng)營(yíng)管理提供重要的參考依據(jù)，屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性但是非常重要的工作。但就企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，許多文書(shū)檔案管理人員思想守舊，缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)，缺乏信息化管理應(yīng)用意識(shí)，依然沿用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理理念。如此不僅無(wú)法提高文書(shū)檔案管理工作效率，無(wú)法真正提高文書(shū)檔案管理工作水平，同時(shí)對(duì)于整個(gè)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展而言，也會(huì)產(chǎn)生較為不利的影響，容易產(chǎn)生資源浪費(fèi)問(wèn)題。

（二）文書(shū)檔案管理流程較為繁瑣。就當(dāng)前企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理實(shí)際工作現(xiàn)狀來(lái)看，文書(shū)檔案管理人員由于綜合素質(zhì)參差不齊，缺乏引進(jìn)先進(jìn)工作方式的意識(shí)，缺乏足夠的專業(yè)管理儲(chǔ)備知識(shí)，在信息化背景下，沒(méi)有對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，導(dǎo)致文書(shū)檔案的管理流程始終較為繁瑣。這樣會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中耗費(fèi)大量的時(shí)間，這無(wú)疑是一種極大的資源浪費(fèi)，不利于將管理人員的工作積極性有效調(diào)動(dòng)起來(lái)，難以適應(yīng)如今信息化要求。

（三）文書(shū)檔案管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)。從當(dāng)前企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，由于電子文本和電子檔案不斷出現(xiàn)，雖然為文書(shū)檔案管理人員的工作提供了極大的便利，但是也使得文書(shū)檔案管理工作面臨著較大的風(fēng)險(xiǎn)性，再加之許多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的管理模式，這無(wú)疑會(huì)進(jìn)一步加大這種風(fēng)險(xiǎn)性。倘若電子文書(shū)檔案在管理過(guò)程中遭受到不法分子的惡意入侵，使得文書(shū)檔案信息發(fā)生泄漏問(wèn)題，那么勢(shì)必難以有效確保文書(shū)檔案信息的完整性和安全性，最終對(duì)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新形成制約。

二、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）有利于文書(shū)檔案處理變得更加高速便捷。伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的信息處理能力也因此而獲得極大提升，那么將信息技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新中，無(wú)疑能夠使得文書(shū)檔案處理速度變得更加高速、便捷。相比于傳統(tǒng)的手工文書(shū)檔案處理操作，借助計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行文檔處理無(wú)疑可以使得工作時(shí)間大大縮短，文書(shū)檔案管理人員僅需要將計(jì)算機(jī)如何處理文書(shū)檔案的相關(guān)操作程序予以熟練掌握就可以了，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案處理工作的快速完成。相比于傳統(tǒng)的手工文書(shū)檔案處理操作，要借助計(jì)算機(jī)來(lái)處理相關(guān)文書(shū)檔案，所以發(fā)生錯(cuò)誤的情況非常少。而傳統(tǒng)手工處理往往需要文書(shū)檔案管理人員時(shí)刻保持仔細(xì)謹(jǐn)慎的態(tài)度，一旦發(fā)生錯(cuò)誤就得重新返工，這無(wú)疑大大延長(zhǎng)了處理時(shí)間。相比于傳統(tǒng)的手工文書(shū)檔案處理操作，當(dāng)文書(shū)檔案管理人員需要找尋相關(guān)文書(shū)檔案的時(shí)候，僅僅需要借助信息技術(shù)的檢索功能，就能夠根據(jù)日期、關(guān)鍵詞等要素快速查找到所需要的文書(shū)檔案，從而使得文書(shū)檔案的查閱利用效率大大提高。

（二）文書(shū)檔案?jìng)鬟f變得更加安全快速。文書(shū)檔案的傳遞是企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。將信息技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新中，無(wú)疑能夠使得文書(shū)檔案?jìng)鬟f變得更加安全快速。因?yàn)榻柚畔⒓夹g(shù)可以為企事業(yè)單位的文書(shū)檔案?jìng)鬟f提供一條安全、快速、高效的途徑。企事業(yè)單位僅僅需要建立一個(gè)通暢、安全的內(nèi)部局域網(wǎng)，就能夠使文書(shū)檔案在企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行快速的傳遞，而且借助這種傳遞方式還能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案?jìng)鬟f損壞、丟失問(wèn)題，從而有效保障文書(shū)檔案在傳遞過(guò)程中的完整性和安全性。但是需要注意數(shù)字化的文書(shū)檔案?jìng)鬟f，面臨的一個(gè)安全風(fēng)險(xiǎn)就是信息泄露。

三、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

（一）需要?jiǎng)?chuàng)新文書(shū)檔案管理理念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，唯有充分認(rèn)識(shí)到信息化背景下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的重要意義，才能夠?qū)⑽臅?shū)檔案管理人員的創(chuàng)新積極性有效調(diào)動(dòng)起來(lái)，從而以更加積極的態(tài)度去迎接文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作。一方面，應(yīng)培養(yǎng)企事業(yè)單位管理層文書(shū)檔案信息化管理理念。作為企事業(yè)單位的領(lǐng)航員，管理層直接決定了企事業(yè)單位的發(fā)展方向。所以企事業(yè)單位管理層應(yīng)當(dāng)首先認(rèn)識(shí)到信息化背景下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的重要意義，樹(shù)立文書(shū)檔案信息化管理理念，并積極采取實(shí)際行動(dòng)在文書(shū)檔案管理工作中落實(shí)新的工作理念，自上而下帶動(dòng)單位全體文書(shū)檔案管理人員認(rèn)識(shí)和樹(shù)立文書(shū)檔案信息化管理理念；另一方面，企事業(yè)單位應(yīng)注意培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員的文書(shū)檔案信息化管理理念，可以通過(guò)展示其他企事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作所取得的成果等方式，從而讓文書(shū)檔案管理人員深刻認(rèn)識(shí)到信息化背景下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的重要性及必要性，增強(qiáng)他們對(duì)文書(shū)檔案信息化管理理念的理解和重視程度，從而為接下來(lái)的文書(shū)檔案創(chuàng)新工作的開(kāi)展提供良好的思想保障。

（二）需要?jiǎng)?chuàng)新文書(shū)檔案管理方式。文書(shū)檔案信息化管理的各個(gè)階段對(duì)于管理方式的要求無(wú)疑是不一樣的。從文書(shū)檔案當(dāng)前階段的信息化管理發(fā)展水平來(lái)說(shuō)，需要著重在幾個(gè)方面把好關(guān)：其一，對(duì)于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的管理水平要予以進(jìn)一步增強(qiáng)。即便文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)了較高的信息化水平，但是這不代表基礎(chǔ)業(yè)務(wù)會(huì)因此而過(guò)時(shí)或者是完全被廢棄。現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，完全可以借助信息技術(shù)完成數(shù)字化文書(shū)檔案，然后將這些數(shù)字化后的文書(shū)檔案精心保存下來(lái)，再通過(guò)檔案編研使得紙質(zhì)文書(shū)檔案變成“記憶工程”。比如單位的扶貧檔案完全可以制作成為系列檔案，將貧困地區(qū)經(jīng)濟(jì)情況、貧困地區(qū)人員構(gòu)成情況、貧困原因等調(diào)研情況、扶貧實(shí)地考察的情形以及扶貧工作取得的成績(jī)等原始地展現(xiàn)出來(lái)，將當(dāng)時(shí)開(kāi)展扶貧工作的原貌予以真實(shí)還原。同時(shí)，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作方面，需要強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)工作與檔案工作在部署、實(shí)施、檢查、驗(yàn)收上的同步，業(yè)務(wù)工作開(kāi)展多深，那么文書(shū)檔案管理工作就需要開(kāi)展多深。其二，要做好對(duì)標(biāo)及學(xué)習(xí)。信息時(shí)代行業(yè)之間進(jìn)行跨界合作的情況越來(lái)越多，而且這些合作往往取得了令人意想不到的讓雙方共贏的效果。所以在信息化背景下，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)跳出傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的固定范圍，多去看一看、學(xué)一學(xué)其他行業(yè)是怎樣開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的，去看看其他行業(yè)在文書(shū)檔案信息化管理中的創(chuàng)意點(diǎn)子是否可以運(yùn)用到自己?jiǎn)挝坏奈臅?shū)檔案信息化管理實(shí)踐中去，不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方式，有效提高文書(shū)檔案管理效率及質(zhì)量。

（三）需要不斷挖掘文書(shū)檔案價(jià)值。信息時(shí)代，隨著信息化水平的不斷提高，文書(shū)檔案信息的巨大利用價(jià)值無(wú)疑會(huì)更加凸顯。有別于泛化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，文書(shū)檔案信息的真實(shí)可靠性強(qiáng)化了信息分析、預(yù)測(cè)和輔助決策等功能，因而在許多領(lǐng)域都有著尤為重要的應(yīng)用價(jià)值。信息技術(shù)內(nèi)容具有復(fù)雜、寬泛的特點(diǎn)，因此企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作要想成功融入整個(gè)時(shí)代，就必須突破產(chǎn)業(yè)、專業(yè)、技術(shù)、資金等諸多限制。第一，企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高文書(shū)檔案使用價(jià)值挖掘的可操作性，確保各項(xiàng)資金、人力、物力投入到位。第二，企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理部門可以與負(fù)責(zé)軟硬件開(kāi)發(fā)和維護(hù)的技術(shù)企業(yè)尋求合作，彌補(bǔ)自身文書(shū)檔案管理“重硬件輕軟件”的短板，在硬件維護(hù)的基礎(chǔ)上，以用戶需求為導(dǎo)向，加大對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、分析和預(yù)測(cè)方面的軟件開(kāi)發(fā)力度。第三，建立文書(shū)檔案信息共享平臺(tái)，既可以實(shí)現(xiàn)高價(jià)值文書(shū)檔案信息的公開(kāi)獲取，促進(jìn)文書(shū)檔案信息的二次利用，又可以根據(jù)文書(shū)檔案利用頻率過(guò)濾出價(jià)值密度較高的文書(shū)檔案資料，為高質(zhì)量的內(nèi)容輸出提供來(lái)源支持，以便文書(shū)檔案管理更有針對(duì)性地滿足企事業(yè)單位的使用需求。但是在挖掘文書(shū)檔案使用價(jià)值的過(guò)程中，為了不影響原文書(shū)檔案的使用價(jià)值，有必要借助數(shù)字水印手段來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。比如在文書(shū)檔案形成階段嵌入數(shù)字水印，以便識(shí)別電子文書(shū)檔案原始身份信息；在流轉(zhuǎn)階段嵌入數(shù)字水印，以便標(biāo)識(shí)電子文書(shū)檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程，形成完整的“水印鏈”。