信息化背景下地質科研院所檔案管理的思考

文/中國地質科學院礦產綜合利用研究所 田春秋

國內諸多地質科研院所具有悠久的發展歷史，檔案恰恰有效、準確地記錄了各單位歷年來的發展狀況、組織的各項活動，是單位管理歷程的見證和有效憑據，在一定程度上直接體現著地質科研院所總體的管理能力和業務水平，實際作用顯著。當前，伴隨著信息化技術迅猛發展，隨之而來的“互聯網+”現代信息技術席卷全球，掀起了檔案管理的改革發展浪潮。地質科研院所作為服務國家經濟建設和保障國家資源安全的先行軍，在國家發展過程中有著不可替代的作用，然而傳統的紙質檔案管理及實物檔案管理已不能完全適應當前社會的發展形勢。盡管辦公自動化OA系統已在地質科研院所大范圍普及，但是OA中包含的檔案管理功能實用性較差，不能根據檔案業務管理的發展進行持續性升級，因此檔案管理工作仍然拘泥于傳統的紙質處理形式。筆者根據自己近年來從事檔案資料管理的感受和體會，認為充分發揮“互聯網+”現代信息技術的先進性、便捷性優勢，實現傳統的紙質檔案管理方法向信息資源化管理方向轉變，是實現地質科研院所檔案管理效益最大化的必由之路。

一、提升檔案信息化管理的必要性

（一）提高檔案管理水平。傳統紙質檔案或實物檔案主要存入文件柜或檔案柜中，庫存較多，以手工管理為主，查找難度大，利用率不高。盡管采取了一些便捷式的查閱方式，但隨著歸檔文件或者實物越來越多，很容易造成人力資源的浪費。如果運用了現代信息技術，可以通過電子目錄對相關檔案進行分類整理和歸檔，使查詢分析工作變得更有效率，從而能夠更加有效地實現檔案管理者對檔案的全程控制和全覆蓋式管理，減輕檔案管理難度，提升檔案本身的使用價值。

（二）提高檔案使用效率。檔案管理工作繁雜、內容豐富，在傳統的檔案管理中，各管理部門之間不能共享信息資源，使得檔案柜中的大量信息閑置。在信息化背景下，充分利用信息化技術促使紙質檔案管理轉型升級，是各單位檔案管理工作者當前面臨的機遇和挑戰。如各單位檔案信息化管理體系建成之后，所有員工不需要進入文件存檔區域，就可以直接通過關鍵詞檢索找到自己想要的文件，不再受檔案管理部門地域的限制，同時還避免了紙質文件易玷污損壞的缺點，有利于延長檔案的使用壽命，節約紙質和資金。

（三）提升檔案存儲空間。傳統檔案資源種類繁多，涵蓋文本、圖形、視頻、音頻和其他形式的內容，隨著單位工作的進行，檔案數量不斷增加，存儲量日益變大，給檔案的查詢和管理帶來困難。在信息化背景下，數據存儲技術能夠將檔案存儲空間擴大，根據數據平臺實時分析，對檔案查詢量高、關注度高的文件進行深度分析，提取有效信息進行整合，建立數據庫，形成網絡辦公模式，可以滿足日常用戶所帶來的大訪問量，以及因檔案數量過大而造成的存放空間不足等問題。

二、加強檔案信息化管理的措施

（一）完善檔案信息化管理制度建設。地質科研院所作為社會發展中重要的公益性服務組織，其檔案管理工作一定程度上體現著各機構的總體管理水平，因此地質科研院所檔案管理部門要認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔和管理規范》《地質資料管理條例》《自然資源部機關歸檔文件整理辦法》等法律和制度規范要求，從單位實際情況出發：一方面，加強并完善檔案信息化管理制度建設，規范電子檔案的管理標準，細化電子檔案的歸檔流程，實現檔案信息化管理的規范化和制度化；另一方面，通過簽訂檔案信息化目標責任書，并與檔案管理相關制度結合共同約束管理人員行為，促使管理人員從思想上、行動上重視檔案管理，確保檔案管理規范高效。

（二）建設檔案信息數據庫促進資源共享。自國家檔案局頒布檔案管理新規以來，采用計算機軟件對檔案進行信息化管理變得更加簡單易行。作為地質科研院所檔案管理工作者，首先要對檔案信息化具有科學認識，具備過硬的專業技術水平，同時要積極爭取上級經費支持，根據實際需求引入先進的信息化設備，為檔案信息化管理提供重要的硬件支撐。通過大數據技術歸集全部檔案信息，完善檔案信息數據庫建設，及時進行信息更新和完善，實行光盤備份管理和系統保護機制，確保信息數據庫可查、可用、可共享。如可為職工設置一個相對應的賬號和密碼，當某職工因工作需要想查看某一份檔案時，只需填寫申請并經檔案管理部門批準就可以直接進入數據庫檢索，從而實現單位信息化資源利用的最大化，同時精簡了工作環節，減少了人力資源和財力成本。

（三）加強信息技術支撐和硬件設施保障。根據文件生命周期理論，檔案既來源于文件又與文件有所不同，從文件到檔案是一個前后銜接的過程。伴隨著OA系統的應用普及，傳統紙質文件減少，因此整合優化OA系統與檔案管理信息數據庫間的對接工作尤為重要。通過采用統一的電子文件格式和操作規范，建立統一的標準，將計算機網絡、檔案數據存儲和辦公OA系統集成一體，行使統一的技術參數和標準，由軟件開發方、信息技術人員及檔案管理人員三方溝通，設計開發兼容性強、應用性能好的軟件系統。同時，組建單位內部局域網系統，完善服務器、工作站、集線器、交換機等配套的硬件設施，確保系統操作方便，運行流暢，能夠滿足不同環境條件下服務使用的要求，全方位提高檔案管理水平和服務效率。

（四）加強網絡信息安全和保密管理。安全是信息時代文件管理的重要任務之一，從事檔案信息化管理工作必須把安全擺在最重要的位置。地質科研院所的檔案資料牽涉廣泛，特別是涉及國家安全及利益的戰略性資源文件，以及涉密的工作計劃或決策部署，尤其要做好安全和保密措施。在實際管理過程中，可在檔案管理內部網絡與外部網絡之間建立一定的物理隔離措施，如通過使用路由器IP地址和防火墻技術，加強對進出網絡訪問的管理，并配備專業的防病毒軟件和數據恢復技術軟件，從而有效提高檔案信息化管理的安全性。同時要做好檔案的保密管理措施，加強管理人員的培訓教育，增強保密意識，確保信息數據庫使用安全、穩定、高效。

（五）加強檔案信息化人才隊伍建設。在檔案信息化管理工作中，管理人員的專業管理水平對檔案信息化建設起著關鍵作用。當前檔案管理人才要求既懂得檔案管理又懂得信息化技術的復合型人才，這就要求地質科研院所管理層應將檔案管理人員整體素質的提高作為一項重要日常工作來抓。如制定一套完善的業務培訓計劃，通過定期或根據需要不定期舉辦專業化培訓班，普及檔案專業知識，強化“互聯網+”思維意識，不斷提升檔案管理人員的信息化管理知識技能。另外加大對信息化建設專業人才（數據庫建設、網絡安全、監管維護等）的引進力度，促使人才梯隊科學合理，管理工作健康有序開展。

三、結語

綜上所述，當今社會已經步入全面信息化時代，電子檔案的建設與應用已成必然，借助于信息化技術將會全面提升檔案的管理效率。地質科研院所等單位一定要意識到檔案信息化應用的價值，結合現代信息化時代背景來落實信息化檔案管理，從而促進檔案管理工作隨著時代進步不斷向前發展。