醫學科研檔案管理現狀與對策分析

文/海南省人民醫院綜合檔案室 黃富才

一、醫院科研檔案的內容與特點

醫院科研檔案是醫院科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實踐活動全過程的真實記錄和反映。醫學科研檔案是醫學科技知識的載體，包含豐富的研究成果、高新技術、前沿科技等醫學發展信息，是醫院科研工作寶貴的財富。相比于其他類型的檔案，醫院科研檔案除了包含一般檔案的共性特征外，還有著明顯不同的特征，主要體現有以下三點：

（一）檔案形成周期長。醫學科研檔案的形成與科研項目的執行周期相關，一般醫院科研項目都必須經過申報、立項審批等工作，一系列流程下來需要很多相關部門和領導鑒定，耗費較長時間。從課題立項到最后結題一般項目需要2-3年，重大項目需要3-5年甚至更長時間。大型的科研項目一般都分為階段性課題，每個階段性都需要完整的研究過程，各個環節都互相連接形成具有較完整的科研材料。因此醫學科學研究連續性強的特點決定了醫學科研檔案形成的周期較長。

（二）檔案專業性強。在項目進行過程中，科研工作者需要收集大量的資料，這些資料涉及的范圍廣、內容多，且專業性較強。醫學科研工作都是以專業范圍開展課題研究，如臨床研究中，從內科到外科，婦科到兒科；基礎醫學研究中，從生物化學科到病理學、藥理學等專業。不同學科專業的科研工作有著各自不同的特點，因此醫學科研檔案工作比一般的檔案管理需要更多的專業知識，體現了專業性的特征。

（三）檔案綜合性強。醫學研究是一項綜合性較強的學科領域，需要涉及多個方面。近年來，隨著醫學技術的快速發展，大量新興技術和科學設備越來越多地運用到醫學研究中，醫學研究呈綜合性交叉性發展趨勢，一些課題往往需要多個學科多個專業合作完成，需要綜合研究協作攻克，因此醫學科研檔案相比以前具有較強的綜合性。

（四）保密性較強。科研文件因為涉及知識產權的問題，一般需要相關部門的保護，尤其是醫學科研檔案。醫學科研成果應用性較強，影響較大，如果涉及疫情或重大疾病方面的資料，更需要嚴格的保密措施，防止外泄而帶來的嚴重后果。一定程度上，醫學科研成果與國家、人民的安危健康密不可分，因此保障醫學科研檔案的安全，提高科研檔案整體管理水平有著重大的意義。

二、醫院科研檔案管理現狀

（一）科研檔案收集與歸檔資料不充分。醫學科研項目檔案內容應該是十分豐富的，但一些醫院僅保存了開始的立項、審批材料、成果形式。一方面，因為醫學科研項目本身時間周期長、跨度大的特點導致了科研資料收集不完整，缺少細節材料；另一方面，檔案管理人員對歸檔范圍和內容不明確，不能準確把握歸檔范圍，科研人員歸檔意識不強，對過程性科研成果的歸檔和整理沒有高度重視起來，認為是檔案管理部門和管理人員的工作，加上平時忙于科研實踐工作，與檔案管理人員缺少溝通和交流，對提交自己的科研成果存在顧慮，錯誤地認為將科研成果歸檔后就會失去保密性，結束課題后只提交了一般性材料不愿意將其他材料歸檔，造成了檔案材料不完整。

（二）缺少完善的檔案管理體制。目前一些醫院仍沿用舊的檔案管理制度，缺乏標準化的流程，沒有建立起完善的檔案管理體制，影響科研檔案管理工作。這些醫院由于沒有成立專門的科研檔案管理部門，科研項目材料一般保存在科室，或者員工自行保管，檔案管理較零碎。一些科研檔案的工作由醫院領導掌管，也存在管理層缺乏建立完善的檔案管理體制現象，缺少管理重視，致使醫院科研檔案管理沒有切實可行的規章制度。工作人員在日常檔案管理工作中，對于歸檔的材料范圍、收集時間和保存期限沒有明確的制度可循，造成了科研資料不能系統完整歸檔，影響科研檔案的工作效率。

（三）檔案管理信息化程度低。傳統的科研檔案以卷宗形式保存，這種模式信息化程度較低，存在許多不足之處。第一，整理登記過程都需要花費工作人員大量的時間和精力，并且手工操作的方式更容易出錯，如果遇到更改信息，則會造成額外的工作量，需要將涉及的資料全都找出再進行修改，在查閱資料的時候仍需要人工翻閱，在檔案資料數量較大的情況下，這種方式效率較低。第二，紙質卷宗檔案不利于保管和存放，醫院每年都會產生很多的檔案資料，科研資料和醫療檔案等資料較多，需要較大的存儲空間和專門的人員維護管理。第三，紙質材料易破損易受潮，增加了維護和保存成本。這種傳統的檔案管理方式不符合信息化發展趨勢，不利于科研檔案的共享和再利用。

三、醫學科研檔案管理策略

（一）加強檔案管理意識。首先，各級醫院在鼓勵科研工作的同時，需要加強對科研檔案管理工作的重視。相比科研檔案的管理工作，在醫院發展過程中更重視病人醫療檔案的管理，科研檔案并沒有得到充分的重視，一方面與醫院的自身規劃發展有關，另一方面由于醫院管理層大多是學醫出身，對檔案管理專業了解不深，缺乏對科研資料整合管理的意識。因此醫院管理層需要充分認識到科研檔案對醫學科研有著重要的意義，應將科研檔案管理落實到日常工作中。其次，加強科研人員的主動歸檔意識。檔案管理部門應當對科研人員進行培訓學習，增強他們的歸檔意識，消除他們的顧慮，在平時工作中主動收集和累積科研資料，與檔案管理人員形成良好的溝通互動，提高檔案的歸檔率和完整性。最后，加強檔案工作人員的責任感和主動意識，通過宣傳學習《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》等檔案法律法規，提升工作人員的業務水平和思想意識，增強工作認同感和責任感，強化他們的職業道德修養，以端正嚴謹的態度面對內容繁雜的檔案工作，轉變被動工作狀態，形成主動整理積極了解不同專業項目的歸檔文件，及時與科研人員聯系，了解科研進度，做好階段性的歸檔工作。

（二）建立規范的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作的核心，通過建立完善的管理制度，約束工作過程中的不規范不合理之處，將科研檔案管理工作達到規范化、流程化標準，符合新時代對檔案工作的要求。第一，明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計劃、實施方案等原始數據，以及研究報告、工作總結、鑒定審批等資料，將各項工作明確到部門或個人，形成科學的管理網絡。第二，制定切實可行的工作流程，按照收集、分類、整理、移交、保存等環節，建立健全檔案工作流程，規定科研人員和檔案管理工作者在這些流程中需要完成的工作和配合的環節，明確各相關部門的角色，做到歸檔立卷有標準、借閱有規定，管理有制度，保證科研檔案工作順利進行。第三，建立激勵機制，在加強科研檔案規范化管理的同時，建立完善的激勵機制能夠更好地促進工作人員的積極性和歸屬感，在科研檔案管理過程中適當地添加激勵制度，對檔案管理工作人員設立年度考核、管理目標，與職位晉升考核相掛鉤，進而激發工作人員的積極性和責任感。此外還可以組織工作交流會、表彰大會等活動，對在檔案管理過程中工作認真、服務意識強的人員給予獎勵，激發檔案管理人員的工作熱情，提高工作質量。第四，為加強檔案規范管理工作，加強對科研材料的跟蹤收集，根據科研檔案形成周期較長的特點，檔案管理工作部門應當進行嚴格的監控管理，對歸檔資料及時檢查，動態監控歸檔過程，做到嚴格把控及時補充，形成超前的控制意識，對階段性材料進行及時收集和整理，對每一步流程進行細化和完善，保證科研檔案的齊全完整與規范。

（三）建立科研檔案數據庫。隨著互聯網信息技術的不斷發展，檔案管理向自動化、數字化方向發展，運用信息化手段管理科研檔案能夠提高管理效率，有助于應用和檢索，具體措施有以下三點：第一，醫院應當重視科研檔案信息化建設，基于醫院的長遠發展目標，建設檔案信息化專用平臺，聯合信息中心或尋找軟件開發公司開發檔案信息資源平臺，并與醫院的綜合系統平臺相連通，在全院范圍內實現資源共享。第二，努力提升檔案室硬件軟件設施建設，數字化檔案的建立需要硬件和軟件兩方面設施的保障，對一些需要掃描歸檔的文件，使用單一類型的設備無法滿足高質量的成像效果，無法保存文件的原始面貌，因此配備新型的掃描設備非常有必要，另外數字信息類檔案存在安全隱患，必須做好網絡安全工作，防止數據被不法分子盜取利用。第三，鼓勵工作人員學習信息化技術，通過交流經驗、專業培訓等形式提高業務水平，提升數據處理能力，做到獨立檢索、排序、提取數據，能夠滿足日常檔案管理和醫院的數據需求工作。運用信息化手段管理科研檔案，能夠提高科研檔案管理效率，保證科研檔案的系統性和準確性，以便于開發利用，從而實現科研檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，能夠更好地為醫院和社會服務。

四、總結

醫院科研檔案是科研管理中重要的組成部分，是醫院重要的知識資產，具有特殊的保管和利用價值。因此要正確認識科研檔案管理工作中的不足，加強科研檔案管理意識，醫院管理層和科研人員要高度重視醫學科研檔案的收集、整理、應用及保存工作；強化制度建設，建立完善的檔案管理流程，做到有制度可循，保證科研檔案工作的順利進行；提升信息化水平，提高檔案管理效率，實現資源的有效利用與共享，發揮科研檔案應有的價值。同時在管理工作中發揮創新精神，積極學習新型管理措施，強化科學管理，使得檔案管理工作向系統化、規范化方向發展，實現更好地為醫學科研服務的目的。