新時代高校學籍檔案發展創新中青年的責任擔當

文/湖南城建職業技術學院 陳榮

學籍檔案貫穿著學生這一高校主體從入學就讀至畢業整個過程，在規劃高校發展、制定人才培養方案、提升教育教學理念、培養人文精神與素養過程中具有很大的參考價值。高校學籍檔案包含的各種重要信息，是解決許多現實問題的科學參考依據。在科學技術高速發展的今天，社會經濟發展下用人單位優中選優錄取畢業生，也對高校學籍檔案管理的規范和效率提出了新的要求，要求高校學籍檔案管理工作更注重發展與創新。習近平總書記指出，青年一代是民族的希望，要承認青年一代的力量，為青年一代創建平臺，在新時代的發展中展現青年擔當。這啟示我們，在加快高校檔案事業發展創新的征程中，青年一代要貢獻自己的力量。

一、高校學籍檔案管理的現狀

（一）學籍檔案管理電子化趨勢不明顯。隨著信息技術的飛速發展，高校學籍檔案管理與信息技術行業融合，電子化成為必然趨勢。許多高校受辦公自動化的影響，雖已提出了無紙化辦公的概念，文件的傳輸大都在計算機系統中完成，學籍檔案以機讀的形式記錄在磁盤中，在一定程度實現了紙質文件轉向電子文檔，高校學籍檔案管理的收集、整理和歸檔工作也呈現出不同于傳統的新特點。但受管理模式、機構部門間工作銜接等權責利方面制約，文件起草、定稿、發放、回收過程，在學籍異動事宜經辦過程中仍然在很大程度上依賴紙質文件，請示匯報等工作仍實行線上與線下雙軌運行。

（二）學籍檔案管理系統軟件參差不齊。學籍檔案管理工作依據統一管理原則開展，電子化檔案管理模式興起之后，不同高校檔案管理軟件的內部機制存在較大的差距。一些高校的學籍檔案管理僅使用單機版的管理系統，一些高校的學籍檔案管理沒有軟件系統，僅使用Excel表格，日常資料、數據的保存靠管理人員的經驗和習慣進行人工輸機，無統一標準化的歸檔要求和流程。這雖在很大程度上避免了網絡安全風險，卻造成同一檔案在高校檔案管理機構之間的流動很難實現無縫銜接。目前的軟件開發由于缺乏足夠的技術和資金支撐，尚不能同時實現檔案信息管理和檔案文件的快速檢索，其滯后性和不統一性限制了高校電子化檔案管理的發展進程。

（三）學籍檔案管理人員的素質偏低。高校對于學籍檔案工作的重視程度普遍不夠，從領導層、教輔人員甚至學生對檔案管理工作認知均存在不同程度的偏差，認為學籍檔案管理崗位是“閑職”。加上高校檔案事業基礎比較差，檔案管理的質量不高，檔案管理人員的整體專業素質不高，新鮮血液注入不足，往往依照慣例開展工作，缺乏系統的理論與實踐學習指導，缺乏團隊領導與團隊協作，在此情況下實施電子化檔案管理，難度相當大。如何從繁重的日常工作中抽身系統學習檔案業務知識，全面提升業務素養與水平，切實做好學籍檔案管理與服務工作，成為青年檔案工作者面臨的問題。

二、青年應主動擔當學籍檔案管理發展創新的重任

黨的十九大提出“不忘初心、牢記使命”的時代精神，給學籍檔案管理工作帶來新的啟示。新一代創新型青年人才開拓進取，以師生群眾對檔案管理工作的需求為導向，尋求檔案管理工作的創新路徑，推進學籍檔案管理電子化。

（一）以信息安全為重要前提。高校學籍檔案包含著校內師生的重要信息，具有信息密集性和信息敏感性，因此高校檔案的安全性要求要遠遠高于其他單位。在電子化檔案管理趨勢出現以后，高校檔案信息的安全更是成為社會關注的焦點。在此情形下，青年檔案工作者充分發揮自身責任擔當，促進高校檔案管理安全。一方面，利用技術手段加強檔案管理的安全性，如對檔案信息的提取和修改權限進行限制，所有操作前都要進行身份認證；利用密碼加密技術，在計算機開機、檔案管理軟件登錄、檔案管理重要操作執行等環節設置不同的密碼，提高密碼保護力度；養成隨時備份、保留操作日志、使用完設備離身前關機等良好的工作習慣，減少檔案管理的安全疏漏。另一方面，在通過班級、專業、學院收集某項學生信息的過程中，有可能接觸到學生信息的人應自覺嚴格做到既不惡意提取、轉發他人的信息，也不將他人重要信息置于無保護之地，重要信息要進行加密或者刪除處理，自覺擔當起高校學籍檔案信息的保護責任。

（二）積極引入大數據技術，促進共享。高校學籍檔案管理中，對原始文件的搜集整理和價值鑒別是一項繁重的工作，檔案管理對象分散在高校發展過程中的各個環節，良莠不齊，一些文件信息還具有隱藏性，依靠人力進行檔案信息搜集已經遠遠不能滿足需要。利用大數據技術對數據的快速處理和分析，提煉出有價值的信息，為相關領導層的決策行為提供參考依據。利用大數據技術處理繁雜的高校檔案文件，實現檔案文件的精確收錄，提高檔案搜集整理的效率。在高校內部構建信息數據傳輸體系，建立信息獲取通道，開放有關信息資源庫的權限，實現智能化全自動信息收集，并利用大數據的信息數據分析功能，輔以檔案管理人員的精確操作，實現對檔案信息的精確價值鑒別，減輕檔案管理人員的負擔，為下一步檔案編輯和歸類編目工作做好準備。

（三）學籍檔案管理的“三化”。規范化、統一化、標準化是現階段高校檔案管理改革創新的重中之重，從專業技術、規章制度、學識素養三方面入手，促進檔案管理規范化。在專業技術方面，積極對接電子檔案管理軟件開發機構，根據高校檔案管理電子化的現實要求，開發檔案管理軟件，實現檔案信息管理和檔案文件快速檢索。對檔案管理的流程和環節進行合理拆分，形成操作簡單、流程清晰、環節固定的軟件核心，為實現現代化的檔案管理提供技術支持。在規章制度方面，認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，針對高校電子化、信息化的檔案管理需求，制定出一套符合現實要求的學籍電子檔案管理制度、管理辦法，對檔案管理的流程、檔案的分類、檔案的編碼規則和取用制度進行規范，使現實中的電子化檔案管理有據可依。最后，抓好電子化檔案管理人才培養的契機，現有的檔案管理人員組建團隊，加強團隊協作意識，利用高校自身的教育資源優勢，深化學習先進的檔案管理理念和技術，在高校檔案管理培養后備軍的同時，也能為社會培養優質的檔案管理人才。

（四）秉承綠色環保理念。在“新時代、新矛盾、新使命”的號召下，應正確認識高校學籍檔案管理工作的重要意義，放棄過度關注檔案的現實利益，以長遠的眼光分析檔案的參考價值、輔助價值和精神價值。申請配置獨立的工作場所和庫房，節約用紙、減少打印耗材的消耗；實施6S管理，做好保潔工作，利用測量儀器實現日常溫度濕度的把控，加強防霉防蟲的處理等，減少或避免粉塵、有害氣體、蚊蟲等對檔案資料及人體的損害，力求檔案在少受或不受損毀的同時又能高效提供利用。

三、結語

黨的十九大提出的“新時代”理念，實現青年擔當，是時代精神的內在要求。積極融合新科技、新理念，創新發展檔案管理事業，需要富有激情的專業檔案管理人員來應對高校檔案管理電子化中的難題，在檔案管理發展過程中，需要發揮青年一代的能力優勢和思維優勢，推動檔案管理的電子化，在“互聯網+”形勢下探索電子化檔案管理的新途徑和新模式，對檔案管理人員的檔案管理知識和計算機實踐能力有很高的要求。新一代青年應勇擔這份發展重任，以青年的激情、夢想、活力和創造性，探索檔案管理創新突破的可能路徑。