基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革

文/山東省青州市婦幼保健院 王曉峰

本文將人事檔案管理跟傳統思維和現代人力資源管理相結合進行分析，通過現代人力資源管理的視角把人事檔案管理工作與人事管理工作的關系理清楚，把傳統管理模式和現代管理模式進行區別，通過科學的方式把人事檔案管理工作進行改革，分析人事管理水平的提高方法，把人事檔案管理工作帶上正確的大道，讓人力資源開發更加平穩地發展。

一、現代人力資源管理和人事檔案管理的聯系

人力資源管理是信息和知識的一種載體，知識需要通過人們來實現繼承和創造，信息需要靠人們來收集，而現實生產力是人們利用知識和信息來轉換的。科學技術發展極為迅速，人力資源成為現階段的第一資源，現代人力資源管理的內容，知識管理已經是其中非常重要的核心內容。人事檔案作為人才信息的縮影，是把人在社會活動當中進行記錄的主要形式，綜合反映了人才的各方面信息。如果把人事檔案看作人才信息資源，那么可以非常全面地把握各個類型人才的相關信息。人事檔案在這些年通過各種人才信息的建立，慢慢成為現階段人力資源管理的重要信息來源。伴隨著時代的飛速發展，人事制度改革也在不斷實施，是各種組織以及發展的首要資源，以前的人事管理通過時代的改變已經慢慢轉化為現代化的人力資源管理，因為傳統的人事檔案管理對人們的需求已經無法滿足，這就需要人們從現代人力資源管理將兩者的關系進行分析，科學推動人事檔案管理改革，提高整體水平，滿足現代人力資源管理的發展需求。

二、人力資源工作和人事檔案工作的含義

（一）人力資源工作。人力資源主要是指人們通過一些生活和實踐的經歷，所形成的腦力及體力等方面的能力，將其和物理資源相比較，人力資源主要關注的是人，是通過人來進行主體的創造，從這方面看具有主觀性。這種以人為主要管理模式，需要平衡個人和整體的聯系，把個人的能力發揮出來。人力資源工作的主要目的是為了把有素質且有整體性的隊伍建立起來，形成獨特的醫院文化，總體來說，就是改變醫院發展方向的一支隊伍，在這種理念下，未來的醫院發展模式會出現很大的變化。

（二）人事檔案工作。人事檔案具體是在國家和社會當中所存在的一種事務，其目的是為了把個人經歷以及工作表現通過數據的形式記錄下來，在以后查找的時候可以更加方便。人事檔案包括了經歷、業績、性格、狀態等內容，擁有非常高的機密性和精確性，是很多醫院進行人才培養時非常重要的考核指標，日常的管理工作當中也是不可缺少的。

（三）人力資源的匹配觀點。有很多人認為，醫院在發展的時候會經歷不同的環節，所面臨的問題也會不同，這就需要人力資源管理實施不同的標準，其中包含了符合實際生產力的人力資源管理，時間活動相匹配，生產階段的不同其實際搭配也不同，然后把搭配的結果進行比較，把所需要的材料找出，對于多種實際組合的比較有著很好的效果，把最好的方案給找出來。有的時候會因為生產的條件不同以及策略不同，導致人力資源管理的具體實施出現一些變動，這就需要人力資源管理擁有很強的場景依附能力，在進行相關理論研究的時候加大力度，由于現階段的研究結果不是很多，很多都是比較具體的案例分析。在人力資源管理體系當中，人事檔案管理是其中非常重要的部分，員工的業務評審以及績效考核都是從中選取的。人事檔案資料可以將醫院人力資源部門以人為本的思想給發揮出來，通過科學有效的手段來對人力和物力進行分配，讓其一直處在很好的階段，這兩者是共同存在的，可以讓雙方都產生一定的效應。

三、現代人力資源管理視角下人事檔案管理變革

（一）傳統人事管理和現代人力資源管理的區別。傳統的人事管理需要把事作為中心，看中的是控制和管理人，管理方式使用的是行政事務的管理方式，研究的對象為人的事，對靜態事的關注和管理，只是針對招聘、工資發放、分派、檔案管理等事情。現代人力資源管理則把人作為中心，人不再作為一種工具被使用，而是把人作為活的資源用來開發和管理，通過把人和事、事和職責進行匹配，讓人、事、職三者效益最大化。

（二）人事檔案信息收集的方式變化。把現代人力資源管理當作分析對象，人力資源檔案中除了員工的基本信息資料，還需要把一些隱形知識囊括進去，例如職業技能、職業素質、職業道德等，人事檔案管理人員需要通過一定的手段來收集到這些數據，并不斷進行挖掘。想要把這些信息深度挖掘出來，需要檔案管理人員對相關人員定期考核，其中考核內容需要把職業技能、工作狀況、職業道德等方面的內容包含進去，將審查的結果反饋到每個人的檔案當中。人力檔案管理工作進行的時候，需要把人員的基本資料收集到，還需要把人員單位的信息以及意見進行收集，讓醫院的管理層在提取的時候可以參考，讓醫院的用人機制可以非常良好進行循環。人事檔案人員和各個階級的人員需要加強溝通，對于他們的工作建議需要積極聽取并進行整理和匯總。

（三）服務與競爭意識提升。首先，在服務意識方面，人事檔案管理工作質量想要提升，服務意識是關鍵問題。日后，絕大多數醫院會圍繞人才作為主要的競爭因素，所以人事檔案管理人員需要改變自己的觀念，端正服務態度，改變被動服務的模式，將服務藝術提升起來，這樣做可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務，提高人力資源管理水平。其次，在競爭意識方面，在現階段知識經濟時代，知識的作用被廣泛使用，也就是說，知識變為了一種非常重要的資源，檔案管理工作需要把醫院的工作效率進行提升，這就需要部門之間加強合作，人事檔案管理部門需要通過及時提交獲得準確的信息，在這個過程中，管理人員的競爭意識需要加強，對人力資源管理的理念要更加熟悉，通過競爭來加強目標管理。

（四）人事檔案管理的機制改革。傳統的人事檔案管理工作很大程度是針對人員的基礎信息進行歸納與保管，并沒有真正深入挖掘這些信息的內在價值，傳統的管理工作流程所涉及的就是信息的采集，并保管這些信息。對于這一現狀，需要從檔案管理人員的角度著手，重新做好檔案管理流程的改進，首先是制定具體的工作目標，例如檔案的細化、拓展，同時通過人事檔案部門做好工作監督機制的落實，及時制定具體的檢查目標，并將目標完成狀況作為人事檔案管理人員績效考核的主要依據，和薪酬獎金、職位晉升等直接關聯。另外，還需要進一步要求檔案管理人員做好對當前人事檔案的針對性分類、匯總，例如技能水平、知識成果等方面的構建，將分類的信息以綜合方式進行排序。同時，在具體工作中需要持續性提高自身專業技能水平以及知識水平，對于人員信息也需要適當改變。人事檔案管理人員需要及時從被動工作狀態轉變為主動工作狀態，主動收集關于人員信息的檔案資料，并及時歸納相關的人員信息，提取其中的重要信息，例如對人員的考核，并將考核的結果納入個人檔案當中，從而提高人事檔案管理的綜合效益。

（五）人事檔案管理體系的完善。人事檔案管理工作伴隨著時代的變遷，管理模式正在慢慢轉變，新形勢的出現讓人事檔案體系的轉變成為時代的必需品。以往的制度和體系因為沒有辦法適應新形勢或者沒有科學的管理，需要把人事檔案管理工作進行制度化并且更加科學。例如，在進行檔案收集的時候，需要注意到檔案的時效性；在進行檔案管理的時候，需要通過科學的手段來篩選管理。這些工作都是為了保證檔案隨時有效以及完整的相關措施，需要把醫院內部的情況結合起來。在完善檔案管理體系的時候，需要通過時代的變化來進行，人事檔案工作的完整性需要注意，在醫院發展的同時要掌握一些重要的理論依據。

四、總結

綜上所述，通過時代的發展和社會的進步，未來的社會當中，知識或許會成為促進人類發展的重要因素之一，人才會成為社會發展的關鍵因素，在醫院發展的過程中，人力資源管理起到了非常重要的作用，對于人事檔案管理有著非常直接的影響。現階段，人事檔案管理水平尚有不足之處，有很多地方需要大家參與共同完善，伴隨著全面改革的推動，檔案管理工作中的缺陷需要進行改革，對于人事檔案的管理需要加強，醫院發展中會擁有很堅實的基礎，對于人力資源管理和人事檔案工作的結合有著促進作用。