關于辦公室檔案收集整理的幾點思考

文/江蘇省鹽城市東臺市東臺鎮人力資源社會保障服務中心 鄧曉霞

辦公室作為單位當中的綜合部門，在單位的運轉當中，尤其在檔案的收集整理方面，需要面對復雜與繁瑣的工作內容，在這樣的背景下，想要保證資料收集整理的效率和效果就要改革傳統的工作模式，更新檔案管理思維，引入現代化的技術設備，同時不斷完善檔案收集整理制度體系，通過多層次建設體現出檔案資料的價值與作用，保證各個檔案管理環節的規范化和科學化。這樣辦公室的檔案收集整理效率可以得到大幅度提升，同時由于這些信息的安全性和可靠性，可以給單位的決策制定提供有效根據，減少出錯率。

一、辦公室檔案收集整理的特征和內容分析

在單位的各個部門當中，辦公室是一個承上啟下的綜合部門，所以辦公室的檔案工作也具備了一定的特殊性。尤其是在檔案收集整理方面形成了以下幾個鮮明特征：一是綜合性特征。辦公室在單位內部發揮著溝通聯系各個工作部門的作用，是部門之間協調互動的紐帶，所以要收集整理的檔案信息也是綜合而又全面的，與各個部門工作密切相關，同時還需要為各個部門的檔案查詢利用提供必要支持。正是因為檔案收集整理的綜合性，所以增加了檔案工作的難度，也在新形勢下開始面臨新要求。二是創新性特征。檔案是靜止不動的，但人是有主觀能動性的，所以要想在辦公室檔案收集整理當中獲得良好效果，更好地體現檔案資源的作用，就必須在檔案資料的收集整理環節加大創新力度，注意根據時代要求以及單位運轉需要調整和創新工作方法。三是邏輯性特征。辦公室檔案的收集整理必須要遵照內在規律落實規章制度，這正是企業內在邏輯性的要求。辦公室檔案收集整理的內容涉及對各項檔案信息的收集、整理、審查、保存等模塊，而且這些內容構成了一個系統性而又彼此關聯的工作流程，只有保證流程規范有序實施，才能夠維護收集整理工作的秩序，缺少其中任何一個方面都會影響到檔案收集整理的效果，甚至會帶來信息資源損失，影響到辦公室，甚至是單位工作的開展。

二、辦公室檔案收集整理要遵循的工作原則

檔案信息需要服務單位的各個部門，而辦公室因為負責檔案收集與整理工作，要想體現出檔案資料的服務價值，就必須加強收集管理的科學性和創新性，使得檔案資料的應用價值得到有效體現。辦公室在對檔案進行收集整理時必須遵循科學化的工作原則，以便提高檔案管理的效率和質量，為提出針對性的應對方案打下基礎。第一，遵循嚴謹性原則。新階段辦公室承擔的工作任務朝著復雜化的方向發展，除了要同步各項檔案信息，做好信息提取記錄等工作之外，還必須協調并確保管理任務完成達標。面對日益復雜的要求，辦公室在檔案收集整理當中必須貫徹嚴謹性原則，使得檔案工作人員始終以嚴謹認真與負責的態度投入檔案收集整理當中，并將這樣的態度帶入到不同的管理階段，維護檔案的安全和保密性。第二，遵循溝通性原則。辦公室要做好檔案的收集整理工作除了要接收保存部門信息之外，還需要主動和部門進行溝通交流，在這一過程當中主動獲取相關檔案資料，并在資料整合后加強分類管理，為后期的檔案利用創造良好條件，所以整個過程必須要遵循正確的溝通性原則，保證溝通順暢，促進信息的完整獲取。第三，遵循內容準確原則。檔案內容是對單位各部門發展史與工作內容的記錄，只有保證內容準確才可以體現檔案信息的服務作用，為單位制定決策和開展其他各項工作提供資料。在信息收集整理過程中，辦公室要嚴格遵循內容準確原則，提高檔案工作人員的責任意識，做好信息真實性和準確性的把控。

三、辦公室檔案收集整理工作的改進優化方法

（一）提高思想認識，加強檔案收集管理。辦公室在處理檔案收集整理工作時，必須要有極強的責任意識，在檔案資料形成之后，就要在第一時間運用科學有效的處理方法促進檔案資料快速歸檔。在處理好與檔案信息有關的事務之后，檔案工作人員需要對信息的價值情況進行評估，并結合檔案信息的類別和重要性程度做好初篩和整理。整個過程都要有辦公室檔案工作人員的參與，而且工作人員的思想認識會對工作的處理效果帶來直接影響，所以在檔案收集整理工作當中，檔案工作人員必須提高對自身工作的重視程度，同時樹立良好的超前控制意識，確保檔案質量的有效把握，優化檔案管理的不同環節，為接下來的移交、保管等提供便利。另外，單位要對檔案工作人員進行綜合素質的培訓和考核，讓他們明確檔案收集整理專業度高，要把握科學先進的檔案工作觀念以及創新性的檔案處理方法，并通過完善培訓體系，保證檔案收集管理的質量，落實人性化的檔案收集整理方法。

（二）完善檔案資料，做好檔案收集管理。辦公室檔案的收集整理是一個循序漸進的過程，在最開始的歸檔環節就需要對檔案資料進行嚴格檢查，檢查當中只要是信息不完整的情況必須立即催收，同時查找出現問題的根源，快速完成歸檔工作，防止檔案丟失。第一，針對上級發文的信息資料，在做好收文等級的相關工作之后，先要評價文件資料的價值和功能，并根據重要性程度選用相應的收集整理方法，同時要保證傳閱及時有效，細化歸檔管理環節，為接下來的信息傳閱打下基礎。第二，在檔案收集整理當中要加大對細節的把控，積極引入精細化管理方法。尤其是在面對單位的自身文件時，需要在領導簽發之后收集與這一文件有關的所有檔案信息，然后按照從上到下的順序排列，做好正式文件、簽發文件、定改稿、初稿等的集中整理。整理完畢之后需裝訂成冊，完成檔案信息從零散到集中的管理，為檔案資料入庫創造良好條件。這樣的做法可以保證檔案收集的完整性，完善檔案資料，以免在信息運用當中出現問題。

（三）構建信息系統，提升收集管理效率。辦公室檔案收集整理的復雜性和嚴謹性一直以來都特別受關注，而滿足日常檔案管理要求的重要做法就是引入先進的技術手段，運用檔案管理信息系統收集整理各方面的檔案信息，加大對信息的安全和完整性保護力度。辦公室構建檔案管理信息系統的過程中，需要著重做好以下幾項工作：一是對檔案信息管理系統建設的硬件和軟件進行優化建設，為系統的開發和運轉奠定基礎。辦公室先要對以往的硬件設備進行更新換代，淘汰掉與檔案信息化管理要求不相符的設施設備，同時還需要引入新的硬件設備與設施，確保硬件系統的有效運轉，保證檔案管理信息系統的建設。在軟件系統的開發工作當中，需要充分考慮辦公室檔案收集整理的職能與單位發展的要求，保證軟件開發與工作要求一致，并做好軟件系統的定時更新與優化。在這一環節要重點做好安全建設，開發防火墻、安全保密等技術，維護系統運轉，防止信息泄露。二是對檔案工作人員進行信息化素養培訓，指導檔案工作人員積極學習有關的信息知識和技術手段，掌握文件分類、查找等操作方法，同時建立起良好的責任意識，維護系統的穩定運轉規范，完成各項操作。

（四）分類存放處理，注重檔案資源共享。辦公室檔案收集整理的一個重要環節就是分類存放，這是保證檔案信息井然有序，奠定信息利用基礎的必經之路。在分類存放處理工作當中，首先需要根據辦公室編制分類大綱給出的要求，準備好不同種類的資料，并在封面上標注相應的名稱和類別，確定等級和編號，指出收發文的具體類型，保證檔案分類更加精細化。其次，嚴格把握檔案分類要求，做好登記和科學存放工作。辦公室的各類工作人員都需要明確分類規定，為檔案妥善處理提供保障。當然檔案工作人員需要發揮專業優勢，確保檔案分類大綱、目標等編制的科學性，保證收集整理的效率。另外，檔案資源的共享也是一項非常重要的工作內容，這一工作的實現需要通過發揮現代信息技術的作用，尤其是要利用好檔案管理信息系統，為信息利用者提供方便快捷的服務。

隨著時代的發展和社會環境的變化，單位辦公室所承擔的檔案管理工作也顯現出了一些新變化，怎樣確保檔案收集整理的質量與效率，充分體現檔案資源的價值，成為辦公室檔案工作人員必須要解決和研究的問題。考慮到辦公室工作的綜合性和復雜性，并聯系到檔案收集整理的復雜與繁瑣特征，辦公室檔案工作人員必須改變傳統的檔案收集整理方法與思想觀念，在思想更新的同時，還需要在各個環節加強規范，引入先進的技術手段，使得辦公室在開展各項業務時擁有完整科學的信息數據作為根本依據，建立一個日益完善化和先進性的辦公室檔案收集整理體系。