大數(shù)據(jù)時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息管理及利用

文/太原不動(dòng)產(chǎn)登記中心 李文龍

近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，為各項(xiàng)社會(huì)工作的順利開展發(fā)揮了積極的促進(jìn)作用。不動(dòng)產(chǎn)指不能移動(dòng)或移動(dòng)后會(huì)嚴(yán)重?fù)p害經(jīng)濟(jì)價(jià)值的有體物，包括土地、房屋和林木等；不動(dòng)產(chǎn)檔案則是能合法證明權(quán)利人與土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)之間權(quán)利關(guān)系的有效原始憑證。受房產(chǎn)交易、土地租賃、抵押、繼承和離婚財(cái)產(chǎn)分割等經(jīng)濟(jì)民事活動(dòng)的影響，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理越來越受到社會(huì)的關(guān)注和重視。信息技術(shù)高速發(fā)展背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的問題逐漸暴露，原有管理模式和方法亟待創(chuàng)新。如何利用信息技術(shù)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理和利用成為新的研究熱點(diǎn)，具有較大的探討價(jià)值。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理的不足

（一）檔案管理模式陳舊。雖然我國(guó)已通過頒布不動(dòng)產(chǎn)檔案管理相關(guān)條例和法規(guī)規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，但由于不動(dòng)產(chǎn)信息涉及民政、公安、法院、林業(yè)等多個(gè)部門，檔案分散在不同的部門中，傳統(tǒng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化要求，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的開展造成了嚴(yán)重阻礙。因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化程度不夠，信息的轉(zhuǎn)化與傳播渠道有限，相關(guān)職能部門進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與利用時(shí)無法實(shí)現(xiàn)信息共享，增加了不必要的工作程序，降低了工作效率。可見，由于缺乏先進(jìn)的檔案管理模式，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果，與實(shí)際需求之間存在一定差距，創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式迫在眉睫。

（二）專業(yè)管理人才匱乏。人才在檔案信息管理中有至關(guān)重要的作用，一線技術(shù)人員更是不可替代的角色。目前，專業(yè)化綜合型人才嚴(yán)重匱乏是不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理建設(shè)迫切需要解決的問題。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，管理者不僅需要具備檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)等多方面的知識(shí)技能，更要樹立終生學(xué)習(xí)的理念，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)信息登記和查詢的變化情況進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高服務(wù)意識(shí)，滿足信息查詢需求。在人才配備不充足的情況下，檔案管理可能會(huì)出現(xiàn)分類不詳、體系不全和整合有誤等現(xiàn)象，給檔案信息管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)，制約不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理向信息化、規(guī)范化、共享化方向發(fā)展。

（三）信息安全存在風(fēng)險(xiǎn)。安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代具有較大討論度的話題，雖然大部分單位都設(shè)有信息防護(hù)網(wǎng)，對(duì)電子信息安全有一定程度的保障，但受各種因素影響，信息網(wǎng)絡(luò)本身也存在明顯的安全風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致信息管理工作不可避免地存在一些危險(xiǎn)性因素，影響電子化檔案信息管理的安全。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理過程中，通過不斷進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、定期清理、查殺病毒和建立防火墻等方式保護(hù)信息系統(tǒng)安全，阻止不法分子通過網(wǎng)絡(luò)渠道侵犯產(chǎn)權(quán)人隱私。然而實(shí)際工作中，一些工作人員對(duì)信息管理的安全性不夠重視，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定章程進(jìn)行相關(guān)操作，降低了系統(tǒng)安全的防護(hù)水平，還可能出現(xiàn)信息泄露的情況，給單位員工、產(chǎn)權(quán)人及相關(guān)機(jī)構(gòu)的利益造成侵害。

二、大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

（一）構(gòu)建云端檔案存儲(chǔ)平臺(tái)。大數(shù)據(jù)實(shí)質(zhì)上是所有網(wǎng)絡(luò)用戶查閱瀏覽后留下的軌跡，包含用戶個(gè)人的喜好、需求等重要信息，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在此基礎(chǔ)上對(duì)信息進(jìn)行整合篩選，從而獲得想要的資料和數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)合理運(yùn)用到不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理中，需要構(gòu)建大容量檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，確保其存儲(chǔ)空間能滿足數(shù)據(jù)篩選和管理的需求，奠定展開大數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)的基礎(chǔ)。利用大數(shù)據(jù)信息篩選系統(tǒng)對(duì)以數(shù)據(jù)方式存儲(chǔ)于云端的信息進(jìn)行篩選，剔除其中不必要的數(shù)據(jù)，就能得到需要的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式除了文字、圖片外，還可以是音頻或視頻文件，方便人們對(duì)數(shù)據(jù)查詢利用。構(gòu)建云端檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，不僅豐富了檔案管理類型，提高了資料利用率，而且還實(shí)現(xiàn)了檔案的遠(yuǎn)程調(diào)用和雙重存儲(chǔ)，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的完整性。

（二）強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析服務(wù)質(zhì)量。對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與分析是大數(shù)據(jù)信息管理中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，為充分挖掘數(shù)據(jù)資料中隱藏的價(jià)值，數(shù)據(jù)分析能力還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。提高平臺(tái)的計(jì)算能力和升級(jí)大數(shù)據(jù)篩選插件的篩選能力，可有效增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析效果，提升數(shù)據(jù)獲取能力和管理工作精度，完成數(shù)據(jù)分析服務(wù)質(zhì)量的強(qiáng)化。另外，利用多個(gè)分析服務(wù)并行，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析能力的大幅提升，從而加快檔案發(fā)掘和整理的速度。由此可見，無論是質(zhì)量還是速度，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下都有了保證，極大改善了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

（三）優(yōu)化檔案管理更替技術(shù)。房產(chǎn)、船舶等行業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理也要不斷進(jìn)行資料更新。大數(shù)據(jù)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，不同于傳統(tǒng)檔案管理需要耗費(fèi)較多人力、財(cái)力、物力，基于大數(shù)據(jù)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理可輕松提升檔案更替速度，降低管理成本。為保證檔案有效性，管理人員需要優(yōu)化檔案管理技術(shù)，以便及時(shí)剔除無價(jià)值的檔案。檔案可根據(jù)機(jī)密程度劃分為數(shù)個(gè)不同等級(jí)：初級(jí)檔案的有效時(shí)間短，信息較不重要，可經(jīng)常進(jìn)行更新；中極檔案隨時(shí)間的推移需要進(jìn)行定期修改，具有一定重要性，因讀取頻率較為頻繁，需要存放在方便讀取的位置；高級(jí)檔案有一定程度的保密性，必須加密保存，查看和修改也要具備一定權(quán)限；機(jī)密檔案保密程度最高，不允許修改、閱讀和傳播，保密期結(jié)束后才能公開。將檔案分為不同重要級(jí)，更利于優(yōu)化檔案更替。

（四）提升檔案查詢檢索能力。以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理提高了檔案管理質(zhì)量和檔案檢索能力，能為用戶提供更好的服務(wù)體驗(yàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，檔案管理者可通過主題、分類、關(guān)鍵詞等檢索方式針對(duì)性地挖掘檔案信息，縮小搜索范圍，提高查詢管理的精確度。與紙質(zhì)檔案相比，大數(shù)據(jù)信息服務(wù)的檢索能力更強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行一定程度的優(yōu)化還能使這一優(yōu)勢(shì)得到巨大提升。如運(yùn)用高效搜索手段提升檢索能力時(shí)，技術(shù)管理人員可利用可視化分析技術(shù)繪制數(shù)據(jù)圖表和走勢(shì)圖，根據(jù)圖表情況設(shè)置智能推送服務(wù)，以此提升檔案信息檢索效率和精準(zhǔn)度。

三、不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用

（一）登記。目前，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理體系在良好社會(huì)環(huán)境的影響下得到進(jìn)一步完善，不動(dòng)產(chǎn)交易活動(dòng)也有了更全面的法律保障。經(jīng)過數(shù)年發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記管理體系越發(fā)健全，給不動(dòng)產(chǎn)登記工作帶來很大便利，對(duì)個(gè)人權(quán)益、企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步具有重大意義。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)主要有以下作用：一是保障物權(quán)所有者的合法權(quán)益。市場(chǎng)交易活動(dòng)帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)也逐步向成熟化和復(fù)雜化方向發(fā)展，由此帶來物權(quán)相關(guān)法律糾紛。而不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是保證物權(quán)人合法權(quán)益的重要法律憑證，可減少不動(dòng)產(chǎn)交易風(fēng)險(xiǎn)，為物權(quán)人交易提供有效的法律保障。二是穩(wěn)定市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。不動(dòng)產(chǎn)檔案登記會(huì)對(duì)財(cái)產(chǎn)的相關(guān)情況進(jìn)行公示，該公示具有法律意義，很大程度上保障了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定，降低了不動(dòng)產(chǎn)法律糾紛。不動(dòng)產(chǎn)交易后，產(chǎn)權(quán)信息發(fā)生轉(zhuǎn)變，新的物權(quán)所有人應(yīng)及時(shí)到相關(guān)管理部門進(jìn)行信息變更登記、認(rèn)證和處理，以有效界定物權(quán)歸屬問題，減少不動(dòng)產(chǎn)交易中欺詐和不法行為的發(fā)生。三是體現(xiàn)城市發(fā)展。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不僅是簡(jiǎn)單的不動(dòng)產(chǎn)信息記錄，更反映了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化，一定程度上體現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)文化的發(fā)展情況，兼具經(jīng)濟(jì)屬性和文化屬性。通過不動(dòng)產(chǎn)檔案登記，可以大致了解城市變化和經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，明確城市的下一步發(fā)展方向。

（二）查詢。查詢是不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理的重要功能，積極利用該功能可有效促進(jìn)檔案管理技術(shù)更新、及時(shí)調(diào)整查詢工作和保障信息真實(shí)性。首先，促進(jìn)技術(shù)更新。當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理普及度較高，但實(shí)際執(zhí)行效果還遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)期要求。目前來看，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)還存在信息化程度不夠、各地系統(tǒng)不統(tǒng)一等問題，給異地查詢和經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)查詢帶來極大不便。通過現(xiàn)實(shí)查詢需求反饋，有助于推動(dòng)信息化檔案管理系統(tǒng)的建立和完善，升級(jí)管理技術(shù)。其次，提升查詢質(zhì)量。實(shí)體查詢是確保不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的主要方式。利用信息系統(tǒng)查詢可規(guī)避很多人為性失誤，在實(shí)際工作中，在信息系統(tǒng)的輔助下開展實(shí)體不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢能保證查詢數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，優(yōu)化工作效率和工作效果。最后，確保信息真實(shí)。對(duì)檔案信息進(jìn)行針對(duì)性的查詢可增強(qiáng)檔案管理的靈活性、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)、提高信息的真實(shí)性與時(shí)效性，在查詢檔案登記、變更、清理相關(guān)信息時(shí)，管理者要精確把控關(guān)鍵數(shù)據(jù)，確保對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)收錄，并對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)際信息進(jìn)行更改和補(bǔ)充，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和一致性。

（三）管理。管理貫穿于不動(dòng)產(chǎn)檔案從登記到消亡的全過程，是不動(dòng)產(chǎn)檔案不可忽視的重要環(huán)節(jié)。重視不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，積極利用先進(jìn)管理理念和管理技術(shù),能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案信息管理的價(jià)值。第一，完善不動(dòng)產(chǎn)管理機(jī)制，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)。信息時(shí)代，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)深入到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)和利用帶來革命性改變。由于電子存儲(chǔ)媒體體積小、存儲(chǔ)量大、操作方便快捷，且一定范圍內(nèi)可實(shí)現(xiàn)信息共享，極大簡(jiǎn)化了管理程序，降低了存儲(chǔ)和管理難度。可見，加強(qiáng)管理信息化建設(shè)，能完善管理機(jī)制，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理發(fā)展。第二，開發(fā)檔案信息資源，豐富信息價(jià)值。不動(dòng)產(chǎn)檔案涵蓋建筑、材料、市場(chǎng)、法律法規(guī)、水文地質(zhì)等內(nèi)容，信息豐富全面，不但凝聚勞動(dòng)者的汗水和創(chuàng)造力，還體現(xiàn)了商業(yè)市場(chǎng)發(fā)展的基本狀況。管理中深入挖掘檔案中的信息內(nèi)容，可增加科學(xué)研究的實(shí)用資料，促進(jìn)社會(huì)和市場(chǎng)發(fā)展。第三，加強(qiáng)信息管理服務(wù)，滿足用戶需求。建立不動(dòng)產(chǎn)檔案是為更好地服務(wù)社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在管理過程中，其功能日趨完善，為民眾辦理土地使用證書、戶籍登記和購(gòu)房貸款等不動(dòng)產(chǎn)證明提供最便捷的服務(wù)和最可靠的依據(jù)，不僅滿足用戶需求，而且產(chǎn)生了廣泛的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)代社會(huì)科技發(fā)展日新月異，檔案管理部門只有積極應(yīng)對(duì)社會(huì)變化帶來的挑戰(zhàn)，才能從中獲得可貴的發(fā)展機(jī)遇，為提升不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理的技術(shù)、質(zhì)量及其在登記、查詢和管理中的利用價(jià)值創(chuàng)造有利條件，推動(dòng)檔案管理事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。