抽水蓄能電站檔案數(shù)字化工作中存在的問題及對策探討

文/華東宜興抽水蓄能有限公司 王莉 孟繁聰

宜興抽水蓄能電站是江蘇省第一座百萬裝機(jī)的大型水電項(xiàng)目，位于江蘇省宜興市，安裝四臺抽水蓄能機(jī)組，總裝機(jī)容量100萬千瓦。電站工程2002年項(xiàng)目核準(zhǔn)，2003年8月正式開工，2008年底全部機(jī)組投入商業(yè)運(yùn)行。檔案工作與工程建設(shè)工作同步進(jìn)行，形成建設(shè)期紙質(zhì)檔案8035卷共153173份（冊），竣工圖9365張，照片檔案127冊2344張，以及巖心實(shí)物檔案240箱、高壓鋼管等無損探傷底片實(shí)物檔案114盒。

經(jīng)過十余年生產(chǎn)運(yùn)行，各類文書檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案、科研檔案等歸檔數(shù)量逐年增加。

抽水蓄能電站在前期及建設(shè)期，涵蓋地勘、環(huán)保、水保、移民安置、職業(yè)衛(wèi)生等各個方面，全過程建設(shè)周期長。參建單位涉及設(shè)計、監(jiān)理、施工等多單位，地質(zhì)情況復(fù)雜，施工難度大。在生產(chǎn)運(yùn)行期，企業(yè)員工少、機(jī)組多工況頻繁運(yùn)行、主機(jī)設(shè)備維護(hù)檢修難度大，外包項(xiàng)目眾多。因此，抽水蓄能電站檔案管理貫穿電站建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營全過程，具有重要的實(shí)際意義，是反映抽水蓄能電站管理水平的重要標(biāo)志。為更好開展檔案利用服務(wù)推動數(shù)字化電站建設(shè)，推動檔案信息化是必由之路。作為其基礎(chǔ)性支撐的數(shù)字檔案館建設(shè)，在實(shí)際工作中也存在一些限制其高質(zhì)量發(fā)展的問題，值得探討。

一、推進(jìn)檔案數(shù)字化的重要意義

（一）數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的關(guān)鍵支撐。檔案數(shù)字化是檔案管理模式向信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵支撐，也是數(shù)字化檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容之一，是信息化社會檔案工作的必然選擇。伴隨著數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字化硬件設(shè)備的進(jìn)步，檔案數(shù)字化范圍不斷擴(kuò)展，從紙質(zhì)檔案數(shù)字化向?qū)嵨餀n案數(shù)字化發(fā)展。檔案數(shù)字化是指采用拍攝、掃描等設(shè)備對紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照實(shí)物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件相關(guān)聯(lián)的處理過程。通過利用數(shù)字化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)相融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享以及知識利用等多模式融合，是檔案工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展新機(jī)遇。

（二）數(shù)字化工作推動檔案管理模式重要轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字化可以改變檔案的傳統(tǒng)管理模式，促進(jìn)水電站安全穩(wěn)定高效運(yùn)行。利用館藏資源數(shù)字化、使用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)館藏資源網(wǎng)絡(luò)共享、遠(yuǎn)程服務(wù)。電站員工和檔案人員不再耗費(fèi)大量時間查找資料，而且在數(shù)字化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)深化應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源多場合利用。通過網(wǎng)絡(luò)化信息檢索、調(diào)取、瀏覽、傳輸?shù)裙δ埽峁┻h(yuǎn)程查檔、借閱一站式服務(wù)，提升電站管理辦公效率，有利于館藏原始資料保護(hù)。

（三）數(shù)字化工作可以更好發(fā)揮檔案利用價值。傳統(tǒng)檔案管理的“信息孤島”問題難以解決，通過檔案信息化建設(shè)可以突破原有檔案屬地利用限制，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程利用，提升檔案現(xiàn)代化水平。隨著抽水蓄能電站長期運(yùn)行，設(shè)備診斷分析、大修技改項(xiàng)目逐步增多，檔案工作發(fā)揮作用的空間越來越大，與電站生產(chǎn)經(jīng)營也越來越密切，推動數(shù)字檔案資源的共建共享，可以全流程、多維度、多方位地為電站安全健康發(fā)展服務(wù)。

二、檔案數(shù)字化工作存在的問題

（一）目錄錯誤率高。通過現(xiàn)場實(shí)際使用發(fā)現(xiàn)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，可以方便、高效完成檔案數(shù)據(jù)的檢索。抽水蓄能電站成立時間早，在檔案數(shù)字化工作實(shí)施前，已具有較為繁雜的目錄數(shù)據(jù)庫。但由于工程建設(shè)期、生產(chǎn)運(yùn)營期跨度特別長，經(jīng)辦人員多次更替，現(xiàn)有目錄數(shù)據(jù)存在著錯別字、題名不完整、擬題不清等錯誤。在檔案數(shù)字化過程中，校核目錄、優(yōu)化目錄數(shù)據(jù)庫這一重要工作環(huán)節(jié)往往被忽視。數(shù)字化工作人員缺乏相應(yīng)機(jī)電設(shè)備和水工建筑物專業(yè)技能，因?yàn)閷ξ募睦斫夂桶盐漳芰Σ粔颍浫胛淖值臏?zhǔn)確性不高等原因，致使雖然數(shù)字化已完成，但是有時查閱人員所需檔案還是查不到或查不全。

（二）歸檔文件不規(guī)范。在工程建設(shè)階段，項(xiàng)目的前期勘查、預(yù)可研、可研、各專項(xiàng)設(shè)計、項(xiàng)目核準(zhǔn)、施工設(shè)計、項(xiàng)目采購、土建工程、設(shè)備安裝、現(xiàn)場調(diào)試、專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工結(jié)算驗(yàn)收等全過程涉及眾多的管理部門，包括勘察設(shè)計單位、設(shè)備廠家以及其他參建單位等。各項(xiàng)歸檔資料經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，形成的檔案也不規(guī)范。有的歸檔文件缺失、資料不齊；個別檔案組卷錯誤、分類不合理，部分檔案案卷命名不規(guī)范；個別文件歸檔非原件，使用復(fù)印件歸檔；有些竣工圖紙未蓋章、圖紙編號缺失或重號等。這些都需要在數(shù)字化過程中進(jìn)行檢查改進(jìn)。

（三）檔案人員專業(yè)技術(shù)能力不足。抽水蓄能行業(yè)為技術(shù)密集型行業(yè)，涉及地質(zhì)勘測、水文氣象、科研試驗(yàn)、設(shè)備制造、機(jī)電安裝、生態(tài)環(huán)保、水利工程、消防安全、通風(fēng)空調(diào)等，可以說是涉及眾多學(xué)科、專業(yè)的行業(yè)。檔案管理人員既要求熟悉水力發(fā)電業(yè)務(wù)，也要求熟悉檔案業(yè)務(wù)，檔案的管理復(fù)雜度隨之增加。由于客觀原因，檔案人員專業(yè)受限，缺乏工程建設(shè)以及機(jī)電安裝等方面的專業(yè)知識，不清楚抽水蓄能電站工程建設(shè)和運(yùn)維檢修，對所接收的工程技術(shù)檔案缺少有效的質(zhì)檢把控，嚴(yán)重影響了歸檔質(zhì)量，不利于后期使用。

三、解決數(shù)字化工作問題的對策

（一）完善標(biāo)準(zhǔn)化檔案質(zhì)檢體系。歸檔資料整理工作的基礎(chǔ)決定了數(shù)字化工作的質(zhì)量。因此，要規(guī)范檔案基礎(chǔ)工作，嚴(yán)把檔案資料入口關(guān)。有必要組織專業(yè)技術(shù)部門建立標(biāo)準(zhǔn)化歸檔資料檢查作業(yè)指導(dǎo)書，并明確歸檔邊界條件。對所有的歸檔資料，采用標(biāo)準(zhǔn)化檢查流程，嚴(yán)格進(jìn)行數(shù)字化前檢查整改。只有對紙質(zhì)和實(shí)物歸檔資料的檔案文件名稱、分類、組卷、編號、保管期、頁碼、資料完整度、歸檔目錄、案卷題名進(jìn)行逐卷、逐件檢查并閉環(huán)完成整改后，才能具備數(shù)字化工作條件。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化歸檔資料檢查流程，可以實(shí)現(xiàn)電站自檢、數(shù)字化加工小組復(fù)檢以及檔案管理人員驗(yàn)收的完整流程，達(dá)到檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量目標(biāo)。

（二）推動檔案工作轉(zhuǎn)向制度化和規(guī)范化。隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的不斷提升，國家檔案局頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。在此基礎(chǔ)上國家電網(wǎng)公司2018年頒布了《國家電網(wǎng)公司實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》,對新時期信息化社會中的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案數(shù)字化工作提出了規(guī)范性要求。該項(xiàng)工作是數(shù)字化、智慧型檔案館的核心內(nèi)容之一，而信息化是轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵支撐，是新時期檔案工作的必由之路。要組織落實(shí)并進(jìn)一步加快推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案建設(shè)，明確數(shù)字化工作的范圍與標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)加快各類檔案數(shù)字化進(jìn)程。抽水蓄能檔案管理工作要以上述《規(guī)范》為原則，以達(dá)到原有檔案和新增檔案100%電子化的目標(biāo)，并嚴(yán)格落實(shí)，不走過場。

（三）探索檔案實(shí)時歸檔、實(shí)時利用新模式。大云物移技術(shù)在抽水蓄能電站建設(shè)中不斷投入應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)狀態(tài)自動監(jiān)測和數(shù)據(jù)自動傳輸處理，節(jié)約人力資源，提高了檔案生成、記錄的效率，也創(chuàng)造了檔案數(shù)據(jù)自動采集實(shí)施存儲的技術(shù)條件。因此，在“兩型兩化”背景下的抽水蓄能電站，可以探索數(shù)字化數(shù)據(jù)自動化歸檔新模式。職能部門管理工作實(shí)行在線發(fā)起、流轉(zhuǎn)、審批與終結(jié)，各項(xiàng)目工作記錄及相關(guān)資源可以實(shí)時在計算機(jī)系統(tǒng)中存儲，作為檔案數(shù)字化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。形成電站工程數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)電站建設(shè)項(xiàng)目前期、設(shè)計、建設(shè)施工、投產(chǎn)運(yùn)行的全過程資料的自動及時歸檔。同時，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)深化應(yīng)用，既可為建設(shè)項(xiàng)目的安全風(fēng)險管控、質(zhì)量驗(yàn)收、概預(yù)算管理提供參考，也可為投運(yùn)設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)、故障診斷提供原始數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目后評估、階段驗(yàn)收提供詳實(shí)的依據(jù)，從而提升大數(shù)據(jù)在抽水蓄能建設(shè)中的利用水平，促進(jìn)行業(yè)管理水平提升。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理者是溝通檔案資源和其使用人員的橋梁。其綜合能力直接影響檔案利用對企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。因此，推動檔案工作持續(xù)提升的核心就是提高檔案管理人員的素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理模式向信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式轉(zhuǎn)變，必須有一支既熟悉檔案管理又具備多元化技能的檔案隊伍。隨著社會和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，社會對檔案業(yè)務(wù)的管理和服務(wù)等提出了更新更高的要求。因此，要與時俱進(jìn)，開展電子檔案知識、計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)自身素質(zhì)的不斷提升，并運(yùn)用新理論、新技術(shù)對當(dāng)前管理工作開展進(jìn)行提升和促進(jìn)。

四、目前取得的成效

檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲在國網(wǎng)新源公司內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器中，按照信息系統(tǒng)訪問權(quán)限驗(yàn)證使用者身份后，可以按照系統(tǒng)權(quán)限等級直接檢索、瀏覽及下載。宜興電站嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)范和《國家電網(wǎng)有限公司實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》，加強(qiáng)質(zhì)量驗(yàn)收，細(xì)化驗(yàn)收條目，制定生產(chǎn)運(yùn)行期歸檔標(biāo)準(zhǔn)化清單，完成基建階段的可研設(shè)計、招投標(biāo)文件、施工驗(yàn)收、制造廠等資料及生產(chǎn)運(yùn)行階段的各項(xiàng)文件以及相關(guān)實(shí)物檔案的數(shù)字化工作。員工通過電站內(nèi)網(wǎng)可以異地、快速查閱檔案資料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化這一目標(biāo)，提高了檔案資源使用效率，避免原始檔案文件以及實(shí)物長期使用而破損。

為提高生產(chǎn)人員檔案利用效率，電站檔案數(shù)字化工作已經(jīng)列為電站運(yùn)營常態(tài)化工作同步進(jìn)行。在新的紙質(zhì)檔案驗(yàn)收入庫的同時，項(xiàng)目可研文件、招投標(biāo)資料、現(xiàn)場設(shè)計、完工資料、項(xiàng)目結(jié)算及結(jié)項(xiàng)等文件與紙質(zhì)版同步實(shí)行數(shù)字化歸檔。在國網(wǎng)新源公司檔案信息管理系統(tǒng)中，建立了文件目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享、互享的目標(biāo)。借助檔案數(shù)字化資源的利用，在電站運(yùn)行維護(hù)、項(xiàng)目管理、歷史數(shù)據(jù)分析利用、各階段審計、創(chuàng)優(yōu)爭先、企業(yè)經(jīng)營等方面促進(jìn)了電站安全生產(chǎn)，具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。