現(xiàn)代人力資源管理理念下的人事檔案管理研究

文/中億豐建設集團股份有限公司 錢麗銘

隨著傳統(tǒng)人力資源管理的不斷發(fā)展，企業(yè)從最初的高度模糊管理模式朝著精細化管理模式發(fā)展，其中人事檔案管理作為人力資源管理的核心和重要組成部分，在人力資源管理中發(fā)揮著重要作用。在不少企業(yè)中，對人事檔案管理缺乏重視，人事檔案價值無法體現(xiàn)，因此需要提高對人事檔案管理工作重要性認識，對檔案管理工作進行規(guī)范，使檔案管理制度不斷完善，并在企業(yè)員工入職、提拔及退休等關鍵節(jié)點上充分發(fā)揮其價值和作用。

一、現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理的聯(lián)系

人力資源管理主要針對人力資源的合理開發(fā)、配置、利用和生產(chǎn)進行研究，使企業(yè)預期目標得以實現(xiàn)，其中需要涉及的領域和學科包括了社會學、人類學、心理學以及管理學等，在企業(yè)的人員崗前培訓、崗位規(guī)劃、選拔錄用，并對業(yè)績考核的計劃、協(xié)調(diào)、組織以及控制的活動過程進行組織和管理。

作為管理工作的重要核心，人是企業(yè)發(fā)展的重要基礎，也是管理的主客體。隨著市場競爭的日益激烈，其實質(zhì)也是人才的競爭，由于人才的流動不斷加大，因此不少企業(yè)對人力資源管理越來越重視，甚至目前企業(yè)的人力資源管理水平直接影響和決定著企業(yè)未來的發(fā)展高度。

在人力資源管理中，人事檔案作為員工個人信息儲存的重要載體，能夠為企業(yè)對員工進行了解、考察、安置、錄用等提供重要參考依據(jù)。同時人事檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，有利于人力資源管理各項職能的充分發(fā)揮，并進一步促進人力資源的有效開發(fā)和利用。主要體現(xiàn)在：人力資源內(nèi)在效力的充分發(fā)揮；人力資源的科學配置的有效推動；科學預測人力資源等。因此人事檔案管理與人力資源管理需要同步發(fā)展，形成統(tǒng)一的整體。

二、加強人事檔案管理的重要性分析

企業(yè)在長期人事管理活動中，通過對活動過程進行記錄，從而形成了人事檔案，對內(nèi)部員工的工作表現(xiàn)、工作技能、工作經(jīng)歷、德行、工作業(yè)績、學歷背景等進行記錄和反映。加強人事檔案管理工作，有利于充分發(fā)揮檔案資料的信息服務和查詢等功能，為企業(yè)人才配置和規(guī)劃提供可靠的參考依據(jù)，對現(xiàn)代人力資源工作的有效開展起到促進作用。目前不少企業(yè)單位為了使企業(yè)整體管理水平有效提高，對人事檔案加強管理和利用，對所有職工的工作能力、知識水平、年齡、個人素養(yǎng)、工作經(jīng)驗等基本信息進行了解和掌握，對人力資源進行合理配置，使工作效率和質(zhì)量有效提高。另外加強人事檔案管理工作，能夠清楚掌握目前人力資源狀況，有利于人才的適時適度招聘與引進，進一步促進企業(yè)發(fā)展。

三、現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理存在的問題分析

（一）管理手段不足。不少企業(yè)由于各種因素的影響，如人事專員業(yè)務能力不足，檔案人員兼職多，職責松懈，對人事檔案管理缺乏足夠的專業(yè)知識積累，導致部分管理工作仍采用傳統(tǒng)手工模式，主要體現(xiàn)在職工的人事資料、信息等還采用紙質(zhì)材料進行記錄，并用紙質(zhì)檔案袋進行儲存和保管，在后期使用借閱時，在檔案室對其進行查閱、審核等。但隨著企業(yè)的發(fā)展，以及紙質(zhì)資料長時間的存放會出現(xiàn)變黃、霉變、蟲蛀等情況，對檔案資料造成一定的損壞，或因人為因素等使檔案資料出現(xiàn)遺失、不完整等情況，使檔案管理的安全性和完善性受到極大影響，甚至會給企業(yè)帶來無法估量的損失。

（二）綜合素質(zhì)較低。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸引入信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像等媒介手段、保存手段已由計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等所取代，紙質(zhì)資料也發(fā)展成電子數(shù)據(jù)。在人事檔案管理模式的改進和發(fā)展中，一方面需要企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變管理思路和理念，跟得上時代對檔案管理專業(yè)指導不斷創(chuàng)新的步伐；另一方面需要管理人員提高綜合素質(zhì)。目前不少企業(yè)的人事檔案工作人員采用兼職的方式，不僅相關檔案管理知識不足，而且相應的業(yè)務培訓也極為缺乏，導致檔案工作人員無法適應現(xiàn)代化人事檔案管理工作的開展需求。

（三）管理工作缺乏規(guī)范性。目前不少企業(yè)單位在人事檔案管理方面缺乏規(guī)范化，人員流動變化較大，管理工作往往隨意性較強，同時由于對檔案軟硬件建設和配備、工作人員配置等缺乏重視，使人事檔案管理無法全面、客觀、真實地對企業(yè)單位內(nèi)部各崗位員工的真實活動進行反映和評價，導致其實用性、記錄性下降。

四、人事檔案管理工作的有效改進策略

（一）建立完善人事檔案管理制度，在提拔、退休、入職等重要節(jié)點上進行檔案專項核查。在人事檔案管理中，需要對管理制度進行健全和完善，并建立查詢資料庫，有利于快速定位和查詢，操作更加簡單快捷，從而使檔案的分類存放和精準查閱得以實現(xiàn)。其中需要將在職人員檔案與非在職人員檔案進行分開管理，在職人員檔案應對員工的入職、提拔等環(huán)節(jié)加強重視，在制度建設完善的基礎上，通過人事檔案管理力度的加強，使對人才的培養(yǎng)和選拔得到重視；非在職人員中需要對離職、退養(yǎng)病休、退休、去世等信息進行細分，妥善保管。這類檔案很多會出現(xiàn)資料不全、重復補充的處境，降低了工作效率，相關檔案工作人員應不斷提高自身專業(yè)知識及相應的崗位服務理念，更好地適應新形勢下檔案管理工作發(fā)展的需求。另外人事檔案管理工作應對在職人員檔案和非在職人員檔案管理工作中的關鍵節(jié)點加強重點核查，進行統(tǒng)一管理，并不斷創(chuàng)新和完善，有效提升人事檔案管理水平。

（二）人事檔案分類系統(tǒng)規(guī)范化。現(xiàn)代人力資源管理工作在人事檔案內(nèi)容方式上與傳統(tǒng)人事管理存在著較大差異，要求檔案內(nèi)容盡可能完整、詳盡，有利于領導對員工各方面情況進行全面了解和掌握。在信息內(nèi)容收集時，還需要對定量信息和定性信息進行充分結(jié)合，提高人事檔案內(nèi)容的有效性和新穎性。在進行人事檔案管理時，應對已有信息盡可能保留，對相關內(nèi)容進行及時補充和更新，對無意義、多余的信息進行刪除，并對有意義的信息及時進行添加。通過檔案信息內(nèi)容的及時更新，能夠?qū)T工個人的思想水平及政治態(tài)度予以體現(xiàn)，同時還能對此人的學識、性格、工作能力、興趣等進行綜合反映，對員工進行工作業(yè)績、榮譽稱號、保險、創(chuàng)造發(fā)明以及職稱評定等活動中提供重要的參考依據(jù)。另外檔案內(nèi)容應對定性與定量信息的有效結(jié)合加強重視，不斷提高人事檔案信息的操作性和規(guī)范化，為人力資源管理工作的有序開展提供便利。

（三）加快管理現(xiàn)代化進程。目前我國企事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，結(jié)構(gòu)不斷多樣化，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已明顯出現(xiàn)不適應性，因此信息化及現(xiàn)代化管理模式的引入勢在必行。為了有效避免手工處理方式中普遍存在的出錯率高、查找資料不便等問題，需要加強信息化建設，對管理理念和管理模式進行更新，使人事檔案管理的高效率與科學化得以實現(xiàn)。

在企業(yè)現(xiàn)代人力資源管理中，需要通過現(xiàn)代化技術(shù)手段的引入，使人事檔案管理能夠更好地滿足企業(yè)發(fā)展的實際需要，使人事檔案管理水平和效率大幅度提高。在企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)中，首先硬件方面需要添加打印機、掃描儀、復印機、刻錄機等設備對傳統(tǒng)的辦公方式進行有效補充，使用數(shù)據(jù)化實現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換。同時從環(huán)境硬件出發(fā)，還需要對空調(diào)系統(tǒng)、去濕機、吸塵器、溫度計等設備進行設置，使檔案管理環(huán)境始終保持理想狀態(tài)，確保紙質(zhì)資料儲存的安全性。在管理軟件方面，需要通過充分利用計算機軟件、智能化程序、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、云存儲等先進信息化技術(shù)，對電子信息系統(tǒng)進行構(gòu)建，從而使整體技術(shù)建設效果有效提高。另外相關人員在進行信息化操作時，依托各類計算機軟件，對檔案資料進行分類、歸檔、立卷、使用等，同時結(jié)合檔案資料的數(shù)據(jù)庫建設，有效促進人事檔案信息化建設的不斷升級。最后利用先進技術(shù)的嚴謹性和科學性，通過計算機數(shù)字化存儲軟件程序的運用，使檔案資料規(guī)范化調(diào)整得以實現(xiàn)，檔案資料使用時間與服務效果得以有效延長和提高。

（四）人事檔案的數(shù)字化與外包。目前不少企事業(yè)單位采取了人事檔案外包的方式進行管理。由于外包公司作為從事數(shù)字化加工服務的專業(yè)公司，其服務人員具有專業(yè)技能和從業(yè)經(jīng)驗，能夠確保檔案管理工作的高效性，能夠完成檔案數(shù)字化加工外包全過程的技術(shù)和管理工作，如：數(shù)據(jù)掛接、高清圖像制作、數(shù)據(jù)存儲、系統(tǒng)運行與維護、備份等技術(shù)，使檔案部門缺乏數(shù)字化所需技術(shù)問題得以解決。由于公司性質(zhì)及管理體系等因素的影響，外包公司加工周期較短、工作效率較高，不僅能夠為檔案工作人員進行現(xiàn)場學習提供良好的機會，還能促進工作人員對檔案數(shù)字化及其他相關技術(shù)的有效掌握，并使人員外出培訓費用及時間得以節(jié)約，為人事檔案全面數(shù)字化奠定良好的基礎。

五、結(jié)語

人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的重要性日益凸現(xiàn)，同時人事檔案管理人員需要提高自身認識，對工作理念進行更新，加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，對人事檔案管理制度進行健全和完善，使人事檔案管理水平有效提升，進一步促進人力資源管理的良性發(fā)展。