數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性

文/濟寧市精神病防治院人力資源部 王然

隨著科學技術的不斷進步和快速發展，信息化、數字化時代的到來，對我國很多行業的發展具有非常重要的影響。尤其是在當前信息化技術、數字化技術已經逐漸普及的背景下，這些高新技術手段對人們現有的生活、生產以及管理方式等都會產生影響，進而影響其發生變化。醫院是當代社會經濟發展過程中非常重要的公共設施場所之一，與人們的健康息息相關，大眾對于醫院的依賴程度也比較高。新時代背景下，醫院要想實現穩定可持續發展，除了要將經濟效益放在首要位置上之外，還要清楚地認識到人力資源在當前市場環境中的重要性。醫院在開展人事檔案管理工作時，由于人員眾多，同時醫務工作者的類別、科室等很多因素之間具有非常明顯的差異性，導致需要記錄的檔案數據量異常龐大。如果依靠人為方式進行管理，不僅會導致工作人員的工作量嚴重地超負荷，而且還會導致數據信息的不完善等問題發生。所以，在醫院的人事檔案管理工作開展過程中，可以適當將數字化信息技術科學合理地應用其中。該技術的應用，不僅有利于提高人事檔案管理效率，而且還能夠將各個人員的相關檔案信息進行有效整合、分類和儲存。這樣可以為醫院內部人員調配提供合理的依據，同時還能夠為后期檔案的調取和使用提供便利條件。

一、醫院人事檔案管理現存問題分析

（一）缺少對人事檔案管理的重視。隨著社會經濟的不斷快速發展，人們日常生活質量和水平的不斷提升，促使人們對于各個方面的品質追求越來越看重，特別是醫院這種具有一定特殊性的公共設施，人們對醫院的期待值越來越高。醫院在現代社會背景下的發展，必須要保證內部醫療水平的不斷提升，這樣才能夠滿足現代人對于看病住院等方面提出的個性化需求。但是在與醫院現階段的管理和發展情況進行結合分析時，發現醫院對于自己的醫療水平提升、醫療服務等方面的重視程度過高，反而忽視了人事檔案管理在醫院內部管理中的重要性。任何一個單位或者是行業，之所以可以實現運轉，基本上都是依靠人力來完成，尤其是醫院對醫務工作者的需求非常大，但是醫院并沒有實現對人員的有效管理，同時也沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，管理意識淡薄，久而久之，導致醫院人事檔案管理工作根本無法有序開展。由于工作效率非常低，無法保證人事檔案的管理效果，所以醫院內部的人員調配、人事管理等很多方面都存在嚴重的問題，這對醫院的未來可持續發展也將會造成非常嚴重的不利影響。

（二）人工管理準確性低。在與當代眾多醫院的管理現狀進行結合分析時，發現醫院人事檔案管理工作在開展時，大多數情況下仍然是通過人工來進行操作。在利用人工操作方式時，不僅需要耗費大量的人力、物力以及時間成本作為支持，同時還要保證資金充足。即便如此，由于人工操作很容易出現失誤等問題，所以最終的人事檔案管理水平無法得到保證，人事檔案工作效率也無法得到有效提升。醫院內部的人事管理工作在開展時，主要是針對各個不同層級、不同科室的相關醫務工作者進行個人信息資料的統計和歸納整合，其中涉及的信息包括醫務人員的學歷、工作經歷以及工資等。人事檔案的整理和保存，不僅方便日常查詢使用，而且還能夠實現對醫院內部人員統一集中管理，實現內部人員配置的優化和完善。人事檔案管理工作在具體開展過程中，由于信息具有一定的流動性和變通性，所以需要根據人員的信息變化情況，對人事檔案的內容進行及時的更新。利用人工操作方式時，勢必會導致很多重復性資料的出現，因為人工操作無法實現有效覆蓋，同時還有可能會出現資料錯誤歸檔等問題，如果重新對這些檔案進行歸類和整理，那么需要耗費的時間就更多。如果整理不及時，信息更新不完全，那么人事檔案管理存在的價值就會被削弱。由此可以看出，人工操作模式下的人事檔案管理，不僅工作效率低，而且檔案的準確性也無法保證。

（三）人事管理人員自身的素質、專業能力不符合管理要求。要想從根本上保證醫院人事檔案管理工作的有序開展，就必須要保證工作人員的綜合素質和專業能力水平能夠達到一定的標準，保證各個環節的各項操作能夠真正有效落到實處，這樣才能夠將醫院人事檔案管理的作用和價值充分發揮出來。但是在與現階段實際情況進行結合分析時，發現很多醫院對于人事管理方面的工作等不是很重視，導致該崗位的工作人員缺乏對工作的認識和了解。與此同時，現有檔案管理人員的整體素質普遍比較低，導致后期工作在開展時存在很多問題，無法滿足新時代背景下對醫院人事檔案管理提出的個性化要求。

二、數字化信息技術在醫院人事檔案管理應用的重要性分析

（一）有利于節約時間和空間。雖然當前我國已經全面進入信息化時代，信息化技術、數字化技術等一些先進的技術手段可以被廣泛應用在各個領域中，但是在過去的醫院人事檔案管理工作開展過程中，大多數情況下都是直接利用人工的方式進行相關信息的登記，同時在保存方面有很多是以紙質為主。這樣不僅會導致工作人員的工作量非常大，而且人工操作難免會出現失誤等問題，同時紙質無法實現長久性的保存，在查找和使用時，也會存在很多問題。在這種形勢下，隨著科學技術的不斷進步和快速發展，數字化信息技術在很多領域中都可以實現合理的應用，尤其是在當前的醫院人事檔案管理中，能夠發揮的作用和價值更加明顯。數字化信息技術在當前醫院人事檔案管理中科學合理的應用，不僅能夠從根本上保證人事檔案管理水平的有效開展，而且還能夠代替傳統模式下的紙質檔案，不僅方便儲存，而且在調取和查詢等方面也具有一定的便利性。同時，這種管理方式還可以實現對資源的節約使用，并不需要大量的閑置空間來堆放這些人事檔案的資料，在保證保存效果的基礎上，還能夠提高利用率。除此之外，由于計算機設備在使用時，其自身的儲量非常大，同時效率高、速度也比較快，可以實現長期有效的保存，為人事檔案資料的有效性提供保證。由此可以看出，醫院當前在開展人事檔案管理工作時要意識到數字化信息技術在其中應用的重要性，在保證管理效率有所提升的基礎上，能夠滿足人事檔案管理的個性化需求。

（二）有利于提高資源的共享程度。傳統模式下，由于人事檔案大多數是以紙質的方式進行記錄和保存，所以如果想要對部分檔案進行調取或者是查詢，必須要進入資料管理室內對相關資料進行查找和獲取，這種方式不僅浪費時間，而且還會耗費很多資源，導致整個工作效率無法實現有效提升。而在數字化信息技術的實際應用過程中，人事檔案管理工作在開展和實施過程中，工作人員只需要將所有醫務人員的個人檔案信息全部都真實地錄入計算機系統中就可以，也就是將紙質檔案轉變成為電子檔案的方式，這樣可以實現對現有信息有效的分類、整合和歸檔、保存。這樣不僅從根本上保證工作人員的工作效率可以實現有效地提升，而且還能夠實現資源的共享。在對資料進行查找或者是想要閱覽時，可以直接通過計算機系統的操作，立即將相關信息直觀、簡潔地展示出來，整個過程不僅高效而且便利。由此可以看出，數字化信息技術在現代醫院人事檔案管理中的合理應用，不僅能夠保證人事檔案資料本身具有非常良好的準確性和可靠性，而且人事檔案在醫院內部的日常工作過程中，可以實現合理的應用，整體利用率也可以實現有效提升。

（三）有利于增強保密性。眾所周知，通常情況下，如果是按照傳統的方式開展人事檔案管理工作，一般都是以人工方式進行直接操作，這種情況下，由于紙質檔案本身的材質問題，對檔案安全保管提出很高要求，且不利于快速查詢，同時還很容易出現資料丟失等問題。由于紙質檔案管理基本上都是很多檔案存放在一起，這樣才能夠節省保管空間，所以即使其中部分檔案資料丟失，也很有可能不被發現，久而久之，這些人事檔案信息的保密性就會越來越差。在現階段，將數字化信息技術科學合理地應用到醫院人事檔案管理工作中，工作人員不需要與人事資料管理的原件進行接觸就可以完成相關信息的輸入和輸出。這樣不僅能夠避免信息泄露等一系列問題，而且通過計算機系統在其中的應用，還能夠增加加密處理措施，這樣可以最大限度保證醫院內部人事檔案管理的良好保密性。

（四）人事檔案資料利用率有所提升。由于經濟的快速發展，市場經濟體制也在不斷地變化，醫院雖然是人們日常生活中非常重要的公共場所之一，但是醫院相互之間也具有一定的競爭。醫院在日常管理以及發展過程中，必須要意識到人事檔案管理工作在其中的重要性。人事檔案資料的存在，不僅可以為醫院內部各項方針政策、制度體系的制定提供有效的依據作為支持，而且還能夠保證醫院內部人員在調配時的合理性和有效性。傳統人事檔案管理工作開展過程中，由于人工操作方式有非常多的局限性，同時還會受到很多因素的影響，不僅需要耗費大量的人力、物力，而且也無法保證最終的管理效果。因此，在對醫院內部各項事務進行處理或者是方案制定時，盡可能避免會使用到的人事檔案資料，這樣就可以省去一些不必要的麻煩。在數字化信息技術的應用過程中，由于人事檔案管理工作可以有序開展，同時整體開展效果也比較良好，所以人事檔案管理工作也逐漸得到了醫院內部領導人員的關注和重視。通過該技術的應用，不僅可以減少人力、物力等資源在其中的投入，而且還能夠實現對現有人事檔案資料全方位有效的分析和了解。在對醫院內部人員進行調配以及處理時，不僅可以保證整個過程的高效性，而且還能夠保證結果的有效性，實現現有人事檔案資料利用率的有效提升。

（五）有利于延長資料的使用年限。由于紙質本身就有一定的使用年限，同時不宜保存，經常會受到潮濕環境等客觀因素的影響，所以紙質檔案在保存方面的難度比較大。數字化信息技術的應用，可以直接將檔案全部都存儲在計算機系統中。這樣不僅方便查詢，而且能夠實現有效的保存，同時延長資料的使用年限。

三、數字化信息技術在醫院人事檔案管理中的應用

（一）增強安全防范意識。雖然數字化信息技術在當前醫院人事檔案管理工作開展中具有非常重要的作用，同時能夠為人事檔案管理帶來的優勢作用也比較多，但是不可否認的是，由于網絡本身具有一定的開放性，所以該技術在使用時，仍然存在很多安全隱患問題。尤其是在當前我國科學技術不斷進步和快速發展的背景下，計算機技術越來越完善，導致互聯網在運作過程中，其自身的整體保密性有了明顯的下滑趨勢，這樣就會威脅到醫院內部人事檔案資料的安全性，所以，在利用數字化信息技術開展人事檔案管理工作時，必須要保證工作人員自身具有非常良好的安全防范意識，時刻提高警惕。同時，醫院各層也要加強對員工的網絡安全教育，在實現數字化信息技術合理應用的基礎上，可以加強計算機系統的保密性，為數字化信息技術的應用效果提供保證。

（二）人事檔案管理部門要及時對人事檔案資料更新和整理。由于信息本身具有一定的流動性和互通性，同時信息也不是一成不變的，所以人事檔案管理部門內的工作人員在開展工作時，要在數字化信息技術的應用基礎上，定時對相關人員的檔案信息進行更新，保證這些信息資料的完善性，同時還要加強日常管理力度，為這些人事檔案資料的安全性和有效性提供保證。相關工作人員在對這些資料進行整理之后，要根據實際情況，將這些資料匯總，并且匯報給上級進行審核和確認。上級工作人員對這些人事檔案資料確認無誤之后，人事檔案管理部門的工作人員才將這些信息全部都準確地輸入計算機系統中，實現有效的保存。

（三）優化管理系統，提高人事檔案管理水平。醫院人事檔案管理工作在開展時，具有一定的復雜性，由于涉及人員數量較多，同時涉及的信息數據非常龐大，如果只依靠人工來完成，需要耗費的資源非常多，但仍可能達不到理想的管理要求。在當前數字化信息技術的應用過程中，不僅可以有效緩解這一問題的發生，而且能把醫院內部的信息、資源等全部集合在一起，構建一個符合醫院發展要求的人事檔案管理系統。與此同時，應將醫院內部的紙質檔案全部都轉變成為電子檔案，這樣可以實現人事檔案資料的合理利用，確保人事檔案信息的保存效果，為醫院人事檔案管理水平提升提供有效保證。除此之外，要定期保證計算機系統的升級和優化，這樣做的根本目的是保證系統在運行時的高效性和有效性及系統的良好操作性。只有這樣，才能夠保證數字化信息系統在構建以及具體應用過程中的效果可以發揮最大化，在保證人事檔案管理效率能夠得到有效提升的基礎上，提高醫院人事檔案資料的整體利用率，這對醫院的未來可持續發展具有實質性意義。

四、結語

經濟的快速發展，我國先進技術的進步和應用，對醫院人事檔案管理工作提出的要求也越來越高。為了提高管理效率，保證醫院人事檔案資料利用率的有效提升，醫院可以將數字化信息技術合理地應用其中。該技術的應用，不僅可以解決紙質檔案管理現存的各種問題，而且還能夠為醫院的決策、發展等提供有效的信息數據支持。