醫院人事檔案管理存在的問題及對策

文/蘇州市廣濟醫院 金燕敏

人事檔案管理對于醫院的人力資源利用具有重要的作用，它可以幫助醫院更科學更有效地調控人力，合理有效地利用人力資源。在人才競爭日趨激烈的今天，對人事檔案進行充分利用還可以有效地提升醫院的綜合競爭能力。但是相對于人事檔案而言，醫院對病案檔案過度重視，致使人事檔案的管理資源被壓縮，導致醫院在進行人事檔案管理的過程中不免出現一些問題。

一、醫院人事檔案管理存在的問題

（一）人員流動性大，管理人員專業素質低。醫院的檔案管理相對于其他檔案管理機構而言具有獨特性，這在人事檔案管理方面也有體現。醫院工作人員的工作具有特殊性，具體體現在人員具有較大的流動性，同時人事檔案的轉出轉入工作量較大，因此是否能夠公正客觀地對人事檔案進行評價和處理，對檔案管理人員的專業水準造成了極大挑戰。這就要求醫院的檔案管理人員的專業素質具備較高層次的水準。在大部分的醫院管理工作中，可以向檔案管理傾斜的資源遠達不到檔案管理的需求。醫院管理層對檔案的管理工作并不重視，甚至在部分醫院沒有專門的檔案管理人員，或者是由其他人員兼任檔案管理人員，專業素質不強，管理意識薄弱。對人事檔案多是被動地將檔案資料進行利用，而非主動地去收集和整理資料。由于對人事檔案機密性的認識不足，還導致檔案造假、檔案缺損等嚴重的管理失誤現象屢有發生。落后的管理制度、不夠專業的管理人員和復雜繁多的工作內容極大加重了醫院人事檔案管理的負擔。

（二）數字化水平低，信息化設備設施老舊。在大多數的醫院管理工作當中，數字化、信息化的應用已全面展開，但是在檔案管理方面仍然缺乏專業的人才隊伍、領導的重視以及資金技術的支持。許多醫院仍然存在使用手工錄入檔案信息、人工分類歸檔等情況，甚至很多醫院的檔案管理工作仍然借助于最原始的電腦系統進行。老舊的設備無法滿足現階段醫院人力資源管理中對人事檔案的利用需求，這也是導致人事檔案利用率不高的原因之一。

低水平的數字化，不僅為醫院人事檔案的利用工作帶來了不便，也在人事檔案的管理上造成了許多問題。傳統的紙質檔案相較于電子檔案而言存儲條件較為苛刻，要求的存儲空間也相對較大。但是大部分鄉鎮醫院并沒有足夠的能力對日益增長的檔案進行有效的管理，即使是在城市，部分醫院在資源分配上也無法完全滿足紙質人事檔案的管理需求。雖然人事檔案的數字化是檔案管理工作的必然發展走向，但是許多醫院卻沒有對其予以充分重視，這也是醫院在人事檔案管理中存在的一大弊端。

（三）信息收錄不全，內容管理重視程度低。人事檔案管理在人才的利用和安排上發揮著不可替代的作用，在醫院的人事檔案管理過程中，人事檔案的內容主要包括醫院工作人員的基本信息、職工學歷、各類證書鑒定、職稱、晉升任免信息、工資表及獎罰等。其中最主要的就是各科室醫生和護士的專業信息，只有在了解各個醫生的專業特長以后，才能更好地進行崗位分配，使得醫生的專業特長得以充分發揮，同時也在一定程度上影響醫院的人力資源規劃。

在醫院的人事檔案管理中，對人事檔案的內容管理卻不甚重視，在對人事檔案管理的過程中，沒有體現出醫院人事檔案較其他機構人事檔案的不同。對基本信息的管理過于重視而忽略了對內容質量的管理，對能夠更好地體現醫生工作水平的診療記錄、病案典型、科研報告卻極少進行收集歸檔，對聲像檔案、圖片檔案等文字檔案之外的新型檔案信息類型收集程度不高。這種過于單一化的人事檔案收集，造成了在醫院的人事檔案管理中可利用的方式缺乏多樣化，可供利用的內容也有限，因此在管理層面導致了醫院對人事檔案管理的忽視。此外，信息收錄的不全面更容易造成對一個醫生進行人事任免時出現有失公允的現象。

二、醫院人事檔案管理的對策意見

如何提高人事檔案在醫院管理工作中的比重是當前階段亟待解決的關鍵問題。針對醫院在人事檔案管理中出現的一些問題，提出一些對策建議提升醫院在人力資源利用和開發上對人事檔案的利用，有利于實現人事檔案地位的有效提升。

（一）提升檔案管理人員專業水平。在醫院的管理工作當中，如果強行要求醫院管理層人員加大醫院管理資源向檔案工作傾斜的力度，不僅無法取得良好的效果反而容易導致醫院管理方面出現更大的問題。那么，如何在合理的范圍內加強人事檔案管理資源，提升檔案管理人員的專業水平與能力就是我們需要重點關注的問題。部分醫院由于本身競爭力不強，經營范圍小而忽略了對檔案管理的重視，導致了醫院在檔案管理上會出現嚴重的問題，但是專門性地設立檔案管理機構又會壓縮醫院的醫療資源，造成更為嚴重的資源浪費。因此，如何在有效提升醫院人事檔案管理人員業務能力的基礎上，既不對醫院的管理資源和經營所需的醫療資源造成影響，又可以實現人事檔案管理人員專業能力的提升？對于部分資源條件不充分的醫院而言，可以對充當檔案管理人員角色的員工進行短期的專業性培訓工作。在專門的檔案培訓機構，由專業的檔案管理人員進行培訓，節約醫院資源的同時也提升了檔案管理人員的專業水平。另外，可以從提高檔案管理人員的服務意識方面著手，醫院檔案管理人員業務水平不高同檔案管理人員自身的檔案服務意識也有關系。檔案管理是一項瑣碎的專門性工作，很多檔案管理人員自身存在很大問題，他們不能主動去發現檔案管理中存在的不足之處，導致出現人浮于事的情況。所以這就需要醫院提升員工的責任感和擔當感，制定一套行之有效的人員管理制度，提升檔案管理人員的服務意識，使其積極、主動、及時地進行人事檔案管理工作。

（二）加強醫院對人事檔案的管理。1.合理分類，同病案檔案聯系，除了病案檔案管理以外，在醫院的檔案管理工作中，人事檔案的管理也具有重要地位。在我們對醫院檔案進行管理的過程中，常常會出現只重視對病案檔案的管理利用而忽視對人事檔案的管理利用的情況。病案檔案和人事檔案都是醫院檔案管理的重心，將兩者有機結合并進行管理可以更好地發揮二者的優勢。將人事檔案與病案檔案分卷進行管理，采用不同的案卷分類方式，歸檔整理后錄入同一個檔案管理系統之內。在對病案檔案進行調用的過程中，可以結合人事檔案中的相關資料加以分析，例如在進行病例分析時關聯人事檔案案卷，查找有關病例專家醫生的人事檔案，從其中發現與病例有關的其他有用檔案。在進行人事檔案歸檔時，也可以結合有關病歷檔案，用更有特色化的分類方式將醫生的診療記錄和病案評價做分類。2.優化配置，提高數字化水平，醫院應加大在信息化技術方面的投入，將信息化建設推進到醫院的日常管理工作當中去。大部分醫院已經全面開展了信息化改革，醫院的信息化系統也已經全面推廣，所以在醫院的檔案管理方面也應該進行信息化改革，對檔案進行數字化處理，配置信息化檔案管理系統，提升醫院檔案管理質量。加大資金投入，優化資源配置。老舊的計算機設備已經無法滿足檔案信息化的管理水平，醫院只有加大資金投入到信息化、數字化中，才能使人事檔案管理適應新的信息化管理軟件。建立完善的檔案信息管理系統，使得醫院人事檔案收集、整理、利用等日趨規范化，進一步提高醫院人事檔案方面的管理質量。在人事檔案的收集方面由原來的紙質檔案為主轉向數字化檔案，節約管理成本，合理利用有限的空間資源，最大化地開發與利用人事檔案資源。3.簡化程序，設立專門數據庫，進一步簡化管理程序，將一些老舊的人工管理流程由信息化檔案管理所取代。建立統一的數據庫對人事檔案進行管理，確立統一的管理規范，將人事檔案的編目、立卷等工作交由信息系統來完成，既可以減少人力資源的浪費，又可以避免因主觀的人為因素導致多種分類方式同時存在。針對醫院的特點，設立專門的數據庫資源。結合醫院自身的診療重心，建立專門的專業化的數據庫資源，將醫院的特色與醫生本身的能力特長相結合，更好地發揮每位醫療工作人員的專長。

（三）重視人事檔案內容的質量。1.注重檔案類型多樣化的收集。在醫院人事檔案內容的收集方面，應當注重多樣化人事檔案類型的收集，豐富人事檔案的形式，可以將醫生的手術視頻、案例教學視頻、個人典型病例報告、科研的成果報告等收錄到醫生的人事檔案當中，使得人事檔案的內容更加豐富具體，更具代表性。在對人事檔案進行利用時也能夠更加公正客觀地進行評價，對醫院工作人員的任免也能夠更加專業、科學。重視人事檔案內容的質量還可以從人事檔案載體的形式入手，在傳統的人事檔案管理觀念當中，人事檔案主要以紙質檔案為主，但隨著科技的進步，一些信息逐步數字化。我們在對人事檔案進行管理時，決不能只重視對紙質檔案的收集整理工作，還應當對數字報表、圖片、視頻資料、光盤等進行收集，如果條件允許，醫院還可以將有利用價值的醫生護士值班監控記錄等納入收集范圍，這樣既可以全面地展現檔案的客觀性，也可以在一定范圍內避免不必要的醫患糾紛。2.制定專門的檔案管理制度。醫院不重視人事檔案的管理工作很大一部分原因是因為沒有認識到人事檔案在進行人力資源開發上所能提供的服務利用。醫院應當建立一套完善的檔案管理制度，將人事檔案的利用納入人力資源開發規劃、人才的引進、薪酬福利的計算以及日常績效考核當中去。將人事檔案與晉升制度掛鉤，使得員工重視人事檔案的利用。專門的檔案管理制度，在一定程度上可以減少醫院人浮于事的狀況，做到物盡其用、人盡其才。強化對人事檔案的管理，減少檔案造假、檔案損毀現象的產生。雖然醫院的人事檔案管理工作還存在許多問題，但是隨著科學技術的進步和醫院對人事檔案利用的不斷重視，這些問題將會得到完善的解決，我們應當相信提高人事檔案的重視程度將是進行醫院管理工作的必然趨勢。